Jitterbit Meeting Notes Agent

Visão Geral

O Jitterbit Meeting Notes Agent (Agente de Notas de Reunião) é um agente de IA disponível através do Jitterbit Marketplace que automatiza o processamento de notas de reunião geradas pelo Gemini. O agente verifica uma caixa de entrada dedicada do Gmail, recupera documentos do Google vinculados e integra-se ao Salesforce e ao Slack para manter os participantes da reunião informados e responsáveis.

Em uma programação diária, o agente recupera novos emails de notas de reunião do Gmail e extrai o conteúdo do Google Doc vinculado em cada email. O conteúdo extraído é analisado por um LLM, que retorna um resumo estruturado da reunião, próximos passos e itens de ação por participante como uma resposta JSON. Para cada participante, o agente consulta o Salesforce para recuperar o registro de contato, cria uma Tarefa e um Evento vinculados a esse registro e envia uma mensagem direta personalizada no Slack contendo o resumo da reunião e os itens de ação individuais. Um Jitterbit Cloud Datastore gerencia o armazenamento de tokens OAuth e a deduplicação para evitar reprocessamento. Um fluxo de trabalho secundário expõe a recuperação de tarefas sob demanda através de um gatilho de API.

O agente realiza as seguintes tarefas:

• Verifica uma caixa de entrada do Gmail em uma programação de 24 horas para emails de notas de reunião do Gemini.
• Recupera e extrai o conteúdo de texto de documentos do Google vinculados.
• Deduplica notas de reunião processadas usando o Cloud Datastore para evitar reprocessamento.
• Gera resumos estruturados de reuniões, próximos passos e itens de ação por participante usando um LLM.
• Cria Tarefas e Eventos no Salesforce para cada participante da reunião.
• Envia mensagens diretas personalizadas no Slack com resumos de reuniões e itens de ação individuais.
• Responde a consultas de tarefas de reunião sob demanda através de um gatilho de API.

O agente está pré-configurado para trabalhar com esses serviços. Você pode adaptá-lo a outros sistemas modificando as configurações de endpoint e fluxos de trabalho.

Este documento explica como configurar e operar este agente de IA. Ele cobre arquitetura, pré-requisitos e etapas para instalar, configurar e operar o agente de IA.

Arquitetura do agente de IA

O Agente de Notas de Reunião opera como um fluxo de trabalho agendado e não supervisionado que conecta Gmail, Google Docs, um LLM, Salesforce e Slack através de um projeto no Studio. Um Cloud Datastore armazenamento de chaves armazena tokens OAuth do Gmail e rastreia quais notas de reunião já foram processadas.

Uma interação típica ocorre da seguinte forma:

1. Um agendamento de operação aciona o fluxo de trabalho de polling a cada 24 horas.
2. O agente consulta um armazenamento de chaves do Cloud Datastore para o token de atualização OAuth do Gmail armazenado e o troca por um novo token de acesso.
3. O agente busca na caixa de entrada do Gmail por emails de gemini-notes@google.com dentro da janela de 24 horas anteriores e recupera a lista de IDs de mensagens correspondentes.
4. Para cada email, o agente obtém o conteúdo completo da mensagem e extrai a URL do Google Doc incorporada, em seguida, analisa o ID do documento a partir da URL.
5. O agente consulta o armazenamento de chaves do Cloud Datastore para verificar se o ID do documento já foi processado. Se já foi, o documento é ignorado.
6. Para novos documentos, o agente registra o ID do documento como processado no armazenamento de chaves do Cloud Datastore e obtém o conteúdo em texto simples da API de exportação do Google Docs.
7. O agente envia o conteúdo do documento para um LLM, que retorna um objeto JSON estruturado contendo o resumo da reunião, próximos passos e itens de ação por participante.
8. Para cada proprietário de item de ação identificado na resposta do LLM, o agente resolve o email do participante a partir da lista de participantes extraída e consulta o Salesforce para recuperar o ID de Contato do participante.
9. O agente cria um registro de Tarefa no Salesforce para cada item de ação e um registro de Evento no Salesforce representando a reunião, ambos vinculados ao contato do participante.
10. O agente envia uma mensagem direta personalizada no Slack para cada participante contendo o resumo da reunião e seus itens de ação individuais.

Diagrama de fluxo

O diagrama a seguir mostra o fluxo principal de manuseio de solicitações para o Agente de Notas de Reunião.

Pré-requisitos

Você precisa dos seguintes componentes para usar este agente de IA.

Componentes do Harmony

Você deve ter uma licença do Jitterbit Harmony com acesso aos seguintes componentes:

• Jitterbit Studio
• Jitterbit API Manager
• Jitterbit Cloud Datastore
• Agente de Notas de Reunião adquirido como um complemento de licença

Endpoints suportados

O agente de IA se conecta aos seguintes endpoints. Você pode acomodar outros sistemas modificando as configurações de endpoint e fluxos de trabalho do projeto.

Modelo de linguagem grande (LLM)

O agente usa o OpenAI GPT-4o para analisar o conteúdo das notas de reunião e produzir um resumo estruturado da reunião, próximos passos e itens de ação por participante. Você deve ter uma conta OpenAI com acesso ao modelo GPT-4o e uma chave de API válida.

Gmail

O agente verifica uma caixa de entrada dedicada do Gmail em busca de emails de notas de reunião do Gemini enviados de gemini-notes@google.com usando a API REST do Gmail. Você deve ter um projeto do Google Cloud com a API do Gmail habilitada e credenciais OAuth 2.0 (ID do cliente e segredo do cliente) configuradas para a caixa de entrada.

Google Docs

O agente recupera o conteúdo do documento do Google Docs usando o método da API do Google Drive files.export. O acesso utiliza as mesmas credenciais OAuth 2.0 do Google configuradas para o Gmail, desde que a conta do Google associada tenha acesso de leitura aos documentos de notas de reunião.

Salesforce

O agente consulta registros de contatos do Salesforce e cria registros de Task e Event. Você deve ter uma conta do Salesforce com um nome de usuário de login, senha e token de segurança.

Slack

O agente envia mensagens diretas para os participantes da reunião usando a Slack Web API. É necessário ter um aplicativo Slack com um token de bot configurado com os seguintes escopos OAuth: users:read, users:read.email, conversations:open e chat:write.

Cloud Datastore

O agente utiliza o Jitterbit Cloud Datastore para armazenar tokens de atualização OAuth do Gmail e para rastrear IDs de documentos de reunião processados.

Instalação, configuração e operação

Siga estas etapas para instalar, configurar e operar este agente de IA:

1. Baixar e instalar o projeto
2. Preparar o Cloud Datastore
3. Configurar variáveis do projeto
4. Testar conexões
5. Implantar o projeto
6. Criar a API personalizada do Jitterbit
7. Configurar credenciais do Google OAuth
8. Autorizar acesso ao Gmail
9. Revisar fluxos de trabalho do projeto
10. Acionar os fluxos de trabalho do projeto

Para orientações de solução de problemas, consulte Solução de Problemas.

Baixar e instalar o projeto

Siga estas etapas para instalar o projeto Studio para o agente de IA:

1. Faça login no portal Harmony em https://login.jitterbit.com e abra o Marketplace.
2. Localize o agente de IA chamado Meeting Notes Agent. Para localizar o agente, use a barra de pesquisa ou, no painel Filtros sob Tipo, selecione Agente de IA para limitar a exibição a agentes de IA.
3. Clique no link Documentação do agente para abrir sua documentação em uma nova aba. Mantenha a aba aberta para consultar após iniciar o projeto.

4. Clique em Iniciar Projeto para abrir uma caixa de diálogo de configuração.

   Nota

   Se você ainda não adquiriu o agente de IA, Obter agente será exibido em vez disso. Clique nele para abrir uma caixa de diálogo informativa e, em seguida, clique em Enviar para que um representante entre em contato sobre a compra do agente de IA.

5. Na caixa de diálogo Criar um Novo Projeto, selecione um ambiente onde o projeto do Studio será criado e clique em Criar Projeto.

6. Após a caixa de diálogo de progresso indicar que o projeto foi criado, use o link da caixa de diálogo Ir para o Studio ou abra o projeto diretamente na página Projetos do Studio.

Preparar Cloud Datastore

O agente utiliza dois armazenamentos de chave do Cloud Datastore para armazenar tokens de atualização do Gmail OAuth e para rastrear IDs de documentos de reuniões processados:

Crie cada armazenamento de chave com os seguintes campos personalizados:

AIA_Authorized_Users

AIA_Processed_Meetings

Após criar cada armazenamento de chave, configure as atividades associadas ao Cloud Datastore no Studio:

1. Na aba Componentes do projeto do Studio, sob Endpoints, localize cada atividade do Cloud Datastore associada a esse armazenamento.
2. Clique duas vezes para abrir a atividade, atribua o nome do armazenamento e salve.

Configurar variáveis do projeto

No projeto do Studio instalado a partir do Marketplace, defina valores para as seguintes variáveis do projeto.

Para configurar variáveis de projeto, use o menu de ações do projeto e selecione Variáveis do Projeto para abrir o painel de configuração.

Google OAuth

OpenAI

Salesforce

Slack

Cloud Datastore

Testar conexões

Teste as configurações de endpoint para verificar a conectividade usando os valores de variáveis de projeto definidos.

Para testar conexões, vá até a aba Endpoints e conectores do projeto no painel de componentes de design, passe o mouse sobre cada endpoint e clique em Testar.

Implantar o projeto

Implante o projeto do Studio.

Para implantar o projeto, use o menu de ações do projeto e selecione Implantar.

Criar a API personalizada do Jitterbit

Crie uma API personalizada com os seguintes serviços de API:

• Conectar Gmail
• Callback OAuth
• Executar Notas da Reunião
• Conectar Gmail Copilot

Após configurar cada serviço de API, publique a API personalizada.

Conectar Gmail

Configure este serviço de API com os seguintes parâmetros:

Callback OAuth

Configure este serviço de API com os seguintes parâmetros:

Executar Notas da Reunião

Configure este serviço de API com os seguintes parâmetros:

Conectar Gmail Copilot

Configure este serviço de API com os seguintes parâmetros:

Configurar credenciais do Google OAuth

Cada ambiente do Jitterbit requer suas próprias credenciais OAuth 2.0, pois a URI de redirecionamento deve corresponder exatamente à URL do serviço de API da API personalizada implantada. Complete os seguintes passos para criar credenciais para cada ambiente.

Criar um projeto no Google Cloud

1. Abra um navegador e vá para https://console.cloud.google.com. Faça login com uma conta do Google que tenha permissão para criar ou gerenciar projetos do Google Cloud para sua organização.

2. Clique no menu suspenso de seleção de projeto na parte superior da página, ao lado do logotipo do Google Cloud.

3. Na caixa de diálogo que se abre, clique em Novo Projeto no canto superior direito.

4. No campo Nome do projeto, insira um nome descritivo, como Meeting Notes Agent QA.

5. Se aplicável, selecione sua organização no menu suspenso Organização. Deixe Localização como Sem organização se sua conta for pessoal.

6. Clique em Criar. Uma notificação aparece quando o provisionamento é concluído.

7. Clique na notificação ou abra o menu suspenso de seleção de projeto novamente e selecione o novo projeto. Confirme se o nome aparece na barra de navegação superior antes de continuar.

Ativar as APIs necessárias

1. Na barra lateral esquerda, vá para APIs e Serviços > Biblioteca.

2. Na barra de pesquisa, digite Gmail API. Clique em Gmail API nos resultados e clique em Ativar. Aguarde a confirmação antes de continuar.

3. Retorne à Biblioteca. Pesquise por Google Docs API. Clique em Google Docs API e clique em Ativar.

4. Retorne à Biblioteca. Pesquise por Google Drive API. Clique em Google Drive API e clique em Ativar.

5. Confirme que todas as três APIs estão ativas indo para APIs e Serviços > APIs e serviços ativados. Todas as três devem aparecer na lista antes de prosseguir. Se alguma API estiver faltando, o fluxo de consentimento OAuth falhará.

Configurar a tela de consentimento OAuth

1. Vá para APIs e Serviços > Tela de consentimento OAuth.

2. Se a conta do Gmail dedicada pertence a uma organização do Google Workspace, selecione Interno. Isso restringe o acesso apenas a usuários dentro da sua organização e é recomendado para ferramentas internas. Se estiver usando uma conta pessoal do Gmail, selecione Externo. Aplicativos externos permanecem em modo de teste até serem publicados, o que limita os usuários autorizados apenas à lista de usuários de teste.

3. Clique em Criar.

4. Na página Informações do aplicativo, preencha o campo Nome do aplicativo com Meeting Notes Agent. Insira um Email de suporte ao usuário e pelo menos um Email de contato do desenvolvedor. Clique em Salvar e Continuar.

5. Na página Escopos, clique em Adicionar ou Remover Escopos. Pesquise e adicione os seguintes escopos: https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly, https://www.googleapis.com/auth/documents.readonly e https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly. Clique em Atualizar, depois clique em Salvar e Continuar.

6. Se você selecionou Externo, uma página de Usuários de teste aparece. Clique em Adicionar usuários e adicione o endereço de email da caixa de entrada dedicada do Gmail (por exemplo, meetingnotes@company.com). Clique em Adicionar, depois em Salvar e continuar.

7. Revise o resumo na tela final e clique em Voltar ao Painel.

Criar o ID do cliente OAuth 2.0

1. Vá para APIs e Serviços > Credenciais. Clique em Criar credenciais no topo da página e selecione ID do cliente OAuth 2.0.

2. Em Tipo de aplicativo, selecione Aplicativo da Web. No campo Nome, insira um rótulo como Agente de Notas de Reunião - QA para facilitar a identificação entre os ambientes.

3. Role para baixo até a seção URIs de redirecionamento autorizados e clique em Adicionar URI. Insira o URI de redirecionamento anexando /oauth/callback à URL do serviço API para a API personalizada. Este valor é rotulado como URL base da API na aba Perfil no Gerenciador de API. O caminho deve ser exatamente /oauth/callback sem barra no final. Qualquer discrepância causa um erro redirect_uri_mismatch quando o fluxo OAuth é executado.

4. Clique em Criar.

Copiar e armazenar as credenciais

Após clicar em Criar, o Google exibe um diálogo mostrando o novo ID do cliente e o segredo do cliente. Copie ambos os valores imediatamente e armazene-os com segurança em um gerenciador de senhas ou cofre de segredos. O segredo do cliente é mostrado na íntegra apenas neste diálogo. Se você fechá-lo sem copiar, poderá regenerar o segredo mais tarde na página Credenciais clicando em Editar na entrada de credencial, mas você também deve atualizar a variável de projeto client_secret com o novo valor. Clique em OK para fechar o diálogo assim que ambos os valores forem salvos.

Autorizar acesso ao Gmail

Antes que o fluxo de trabalho de polling agendado possa ser executado, um administrador deve concluir uma autorização OAuth 2.0 única para a caixa de entrada dedicada do Gmail. Esta etapa armazena um token de atualização na chave de armazenamento do Cloud Datastore AIA_Authorized_Users para uso em execuções agendadas subsequentes.

Para autorizar o acesso ao Gmail:

1. Após implantar o projeto, acione a operação Handle Connect Gmail no fluxo de trabalho de Autenticação OAuth do Gmail navegando até o endpoint da API /connect-gmail publicado pelo Gerenciador de API Jitterbit.
2. Complete a tela de consentimento do Google para a conta dedicada do Gmail. O Google redireciona de volta para o endpoint de callback da API Jitterbit com um código de autorização.
3. O agente troca o código de autorização por tokens de acesso e de atualização, recupera o endereço de Gmail associado e armazena o token de atualização na chave de armazenamento do Cloud Datastore AIA_Authorized_Users.
4. Confirme se a variável de projeto refresh_token está preenchida ou se um registro aparece na coleção AIA_Authorized_Users antes que o fluxo de trabalho de polling agendado seja executado pela primeira vez.

Revisar fluxos de trabalho do projeto

O projeto Studio contém seis fluxos de trabalho que implementam a funcionalidade do Agente de Notas de Reunião, organizados em dois grupos funcionais.

Autenticação e polling

Autenticação OAuth do Gmail

Este fluxo de trabalho trata do fluxo de autorização única OAuth 2.0 para a caixa de entrada dedicada do Gmail. Um administrador navega até o endpoint da API /connect-gmail, que constrói a URL de autorização do Google e redireciona para a tela de consentimento do Google. Após o consentimento, o Google retorna um código de autorização para o endpoint de callback da API Jitterbit. O fluxo de trabalho troca o código por tokens de acesso e atualização, recupera o endereço do Gmail associado ao token e armazena o token de atualização na chave de armazenamento AIA_Authorized_Users do Cloud Datastore para reutilização em todas as execuções programadas subsequentes.

Polling do Gmail e Recuperação de Mensagens

Este fluxo de trabalho executa em um cronograma de operação de 24 horas. Ele consulta o armazenamento de chave AIA_Authorized_Users do Cloud Datastore em busca do token de atualização armazenado, troca-o por um novo token de acesso do Gmail e pesquisa a caixa de entrada do Gmail por emails de gemini-notes@google.com dentro da janela de 24 horas anterior. Para cada mensagem encontrada, o fluxo de trabalho recupera o payload completo da mensagem, decodifica o corpo em Base64, extrai a URL do Google Doc incorporada e analisa o ID do documento a partir da URL. Cada ID de documento é então roteado para o fluxo de trabalho de extração de conteúdo e deduplicação.

Processamento de notas de reunião

Extração e Deduplicação de Conteúdo do Google Docs

Este fluxo de trabalho consulta o armazenamento de chave AIA_Processed_Meetings do Cloud Datastore para determinar se o ID do documento atual já foi tratado. Se um registro correspondente existir, o fluxo de trabalho ignora o documento. Para documentos novos, o fluxo de trabalho grava o ID do documento em AIA_Processed_Meetings com o valor processed, e então chama a API de exportação do Google Docs para recuperar o conteúdo do documento como texto simples. O texto extraído é analisado para identificar a lista de participantes e isolar o conteúdo entre os cabeçalhos Resumo e Próximos passos sugeridos para processamento posterior pelo LLM.

Processamento OpenAI GPT-4o

Este fluxo de trabalho constrói um prompt a partir do conteúdo da nota de reunião extraído e o envia para a API da OpenAI. O prompt instrui o LLM a retornar um objeto JSON com as seguintes chaves: summary, next_steps e action_items (cada um com os campos description, owner, due_date e priority). O fluxo de trabalho analisa a resposta da conclusão do chat, remove quaisquer cercas de código Markdown do bloco de conteúdo e itera sobre os itens de ação para preparar cargas úteis por participante para os fluxos de trabalho do Salesforce e Slack.

Criação de Tarefas e Eventos do Salesforce

Este fluxo de trabalho processa cada proprietário de item de ação identificado na resposta do LLM. Para cada proprietário, o fluxo de trabalho resolve o email do participante a partir da lista de participantes extraída, em seguida, executa uma consulta SOQL para recuperar o registro de Contato do Salesforce pelo endereço de email. Se a consulta retornar exatamente um contato correspondente, o fluxo de trabalho cria um registro de Tarefa com a descrição do item de ação, uma prioridade mapeada da resposta do LLM (Alta, Média ou Baixa), uma data de vencimento obtida da resposta do LLM (padrão de sete dias a partir da data atual, se nenhuma for fornecida) e um status de Não Iniciado. Também cria um registro de Evento representando a reunião, com uma duração de 30 minutos e uma data e hora de atividade definidas para quando a operação é executada, vinculada ao mesmo contato. Se a consulta retornar zero ou mais de um contato correspondente, o item de ação é ignorado. Após a criação dos registros do Salesforce, o fluxo de trabalho aciona uma mensagem direta personalizada no Slack para o participante contendo o resumo da reunião e seus itens de ação individuais.

Consulta Sob Demanda do Copilot

Este fluxo de trabalho expõe um endpoint de API personalizado do Jitterbit API Manager que aceita um parâmetro user_email no corpo da solicitação e reativa o pipeline principal de processamento de notas de reunião para o usuário especificado.

Acionar os fluxos de trabalho do projeto

Após a implantação do projeto, o fluxo de trabalho principal de processamento de notas de reunião é executado automaticamente em um cronograma de operação.

O fluxo de trabalho de Autenticação OAuth do Gmail deve ser acionado manualmente uma vez por um administrador navegando até o endpoint de API personalizado /connect-gmail antes que o fluxo de trabalho de polling agendado possa ser executado com sucesso.

O fluxo de trabalho de Consulta Sob Demanda do Copilot é acionado por chamadas de API para o endpoint de API personalizado /runmeetingnotes.

Solução de Problemas

Se você encontrar problemas, revise os seguintes logs para obter informações detalhadas sobre a solução de problemas:

• Logs da API
• Logs de Operação

Para assistência adicional, entre em contato com o suporte da Jitterbit.