Agente de RH Jitterbit

Visão geral

A Jitterbit fornece o Agente de RH aos clientes através do Jitterbit Marketplace. Este agente foi desenvolvido para apoiar sua equipe interna de RH. O agente utiliza a técnica de Geração Aumentada por Recuperação (RAG), que combina o raciocínio de LLM com acesso a ferramentas externas e fontes de dados. O agente de IA executa as seguintes funções:

• Conecta-se ao BambooHR ou a outros Sistemas de Informações de Recursos Humanos (HRIS) para recuperar dados de integração em tempo real de novos colaboradores usando Jitterbit Studio.

• Conecta-se ao Jira (ou outras soluções de gerenciamento de serviços e trabalho) para iniciar e rastrear solicitações.

• Integra-se a um LLM para potencializar um Assistente de RH com IA inteligente, que você acessa através de uma API personalizada criada com Jitterbit API Manager.

Este documento explica como configurar e operar este agente de IA. Aborda a arquitetura e os pré-requisitos, exemplos de prompts que mostram o que o agente pode fazer, e etapas para instalar, configurar e operar o agente de IA.

Arquitetura do agente de IA

Os diagramas a seguir descrevem a arquitetura implementada no Agente de RH.

Pré-integração (Antes do primeiro dia)

Integração no primeiro dia

Primeiras semanas e treinamento

Uso geral

Pré-requisitos

Para usar o Agente de RH, você precisa dos seguintes componentes.

Componentes Harmony

Você deve ter uma licença Jitterbit Harmony com acesso aos seguintes componentes:

• Jitterbit Studio
• Jitterbit API Manager
• Agente de RH Jitterbit adquirido como complemento de licença
• Jitterbit Cloud Datastore (opcional)

Endpoints suportados

O design do agente de IA incorpora os seguintes endpoints. Você pode adaptar outros sistemas modificando as configurações de endpoints e workflows do projeto.

Sistema de Informações de Recursos Humanos (HRIS)

O agente de IA usa BambooHR como fonte de dados de colaboradores, incluindo tarefas obrigatórias, documentos e informações de cargo.

Modelo de linguagem grande (LLM)

O agente de IA usa OpenAI como provedor de LLM. Para usar OpenAI, você deve ter uma assinatura OpenAI para criar e gerenciar uma chave de API OpenAI. Consulte orientações OpenAI para mais informações.

Gerenciamento de serviços

O agente de IA usa Jira como sistema de gerenciamento de serviços e trabalho para criação de tickets.

Documentação

O agente de IA usa Confluence como fonte de documentação de TI.

Interface de chat

O design do agente de IA incorpora Slack como interface de chat para interagir com o agente de IA.

Se você quiser usar uma aplicação diferente como interface de chat, este agente de IA inclui um workflow separado e instruções para uma configuração de API genérica.

Funções principais

Ao conectar o Agente de RH aos endpoints apropriados, ele oferece as seguintes funcionalidades principais.

Pré-integração de colaboradores

• Notifica o time de recrutamento sobre uma oferta aceita.
• Cria um email de boas-vindas e solicita aprovação para envio ao novo colaborador.
• Notifica o novo colaborador sobre tarefas obrigatórias e documentos atribuídos com base na legislação local e regulamentações da residência do candidato.
• Cria um ticket para integração de TI, especificando equipamentos necessários, aplicações e grupos de email.

Integração no primeiro dia

• Oferece uma apresentação do gerente, equipe e outros contatos úteis na organização.
• Rastreia tarefas pendentes para o novo colaborador, times de RH e TI, e fornece atualizações conforme as tarefas são concluídas.
• Oferece assistência se etapas de integração permanecerem incompletas após um período especificado.
• Fornece uma interface de chat dedicada para que novos colaboradores façam perguntas relacionadas à integração e solicitem apoio. O agente de IA pode enviar tickets de serviço de TI em nome do usuário.

Primeiras semanas e treinamento

• Oferece um caminho de aprendizado personalizado com base no departamento.

Exemplos de prompts

A seguir estão exemplos de prompts que o Agente de RH pode processar com acesso aos dados apropriados.

Perguntas relacionadas a RH

• "Quem é meu gerente?"
• "Quem está fora na próxima semana?"
• "Quem estava fora na semana passada?"
• "Quem está fora amanhã?"
• "O [Inserir Nome] está fora hoje?"

Perguntas relacionadas a serviços de TI

• "Como redefinir minha senha?"
• "Preciso de ajuda para configurar meu computador."
• "Você pode me ajudar a configurar minha conta de email?"
• "Meu mouse está quebrado. O que devo fazer?"
• "Meu laptop não está carregando. O que devo fazer?"
• "Preciso de um mouse novo. Você pode criar um ticket para mim?"

Instalação, configuração e operação

Siga estas etapas para instalar, configurar e operar este agente de IA:

1. Baixar customizações e instalar o projeto do Studio.
2. Preparar BambooHR.
3. Preparar Jira.
4. Criar um Google Form.
5. Criar o app do Slack.
6. Preparar o Jitterbit Cloud Datastore.
7. Configurar variáveis de projeto.
8. Testar conexões.
9. Adicionar templates de email.
10. Criar cronogramas.
11. Implantar o projeto.
12. Criar a API customizada do Jitterbit.
13. Revisar workflows do projeto.
14. Acionar os workflows do projeto.
15. Solução de problemas.
16. Uso de diferentes endpoints.

Baixar customizações e instalar o projeto

Siga estas etapas para baixar arquivos de customização e instalar o projeto do Studio:

1. Faça login no portal do Harmony em https://login.jitterbit.com e abra Marketplace.

2. Localize o agente de IA chamado Jitterbit HR Agent. Para localizá-lo, utilize a barra de pesquisa ou, no painel Filtros em Tipo, selecione Agente de IA para filtrar a exibição e mostrar apenas os agentes de IA disponíveis.

3. Clique no link Documentação do agente de IA para abrir sua documentação em uma aba separada. Mantenha a aba aberta para que você possa consultar a documentação após iniciar o projeto.

4. Clique em Iniciar Projeto para abrir um diálogo de configuração de duas etapas. O diálogo permite baixar customizações e importar o agente de IA como um projeto do Studio.

   Nota

   Se você ainda não adquiriu o agente de IA, Obter agente será exibido. Clique em Obter agente para abrir um diálogo informativo e, em seguida, clique em Enviar para solicitar que um representante entre em contato com você sobre a compra do agente de IA.

5. Na etapa de configuração 1, Baixar Customizações, os seguintes arquivos são fornecidos para apresentar a estrutura dos arquivos CSV, criar o app do Slack e criar o script da app do Google Form. Selecione os arquivos e clique em Baixar Arquivos:

   • Script da app do Google Form

     • googleForm_appScript.js

   • Arquivos de template CSV

     • TEMPLATE - IT_Apps_JobRole.csv
     • TEMPLATE - IT_G-Suite Groups.csv
     • TEMPLATE - IT_LaptopChoice_JobRole.csv
     • TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv

   • Arquivo de manifest do app do Slack

     • slack_app_manifest.json

   Dica

   O diálogo de configuração inclui um aviso para não importar o template antes de aplicar customizações de endpoints. Esse aviso não se aplica a este agente de IA e pode ser ignorado. Siga a ordem recomendada de etapas nesta documentação.

6. Clique em Próximo.

7. Na etapa de configuração 2, Criar um Novo Projeto, selecione um ambiente onde você deseja criar o projeto do Studio e clique em Criar Projeto.

8. Um diálogo de progresso é exibido. Após indicar que o projeto foi criado, use o link do diálogo Ir para Studio ou abra o projeto diretamente da página Projetos do Studio.

Preparar BambooHR

Os componentes essenciais a seguir devem ser criados no BambooHR para o HR Agent. Esses componentes são necessários para recuperar as informações necessárias à execução do workflow.

Criar pastas no BambooHR

Crie as seguintes pastas no BambooHR. O HR Agent utiliza essas pastas para encontrar recursos relevantes para a funcionalidade do workflow.

1. No painel do BambooHR, abra a seção Files (Arquivos).

2. Clique em + Add Folder (+ Adicionar Pasta).

3. Na caixa de diálogo, insira um dos seguintes nomes de pasta:

   • Training Documents
   • Onboarding Documents (ALL)
   • IT Documents

4. Clique em Save (Salvar) ou Create (Criar) para criar a pasta.

5. Repita as etapas 2 a 4 para cada pasta restante.

Adicionar arquivos nas pastas

Para que os workflows do HR Agent funcionem, é necessário colocar arquivos específicos nas pastas correspondentes do BambooHR. O pacote HR Agent fornece arquivos CSV de exemplo. É crucial que a estrutura de qualquer arquivo substituto permaneça idêntica; porém, os nomes dos arquivos podem ser alterados. Se um nome de arquivo for alterado, essa modificação deve ser aplicada consistentemente em todas as outras partes do projeto em que o nome do arquivo é referenciado, pois esses arquivos são essenciais para o funcionamento dos workflows.

Enviar documentos de treinamento

O pacote HR Agent inclui um arquivo CSV de exemplo chamado TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv. Este arquivo lista os cursos obrigatórios atribuídos a cada departamento.

1. Abra TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv do pacote HR Agent.

2. Atualize o arquivo com as informações de cursos específicas da sua empresa. Mantenha a estrutura e a formatação das colunas intactas.

3. Salve o arquivo atualizado.

4. Faça login no BambooHR.

5. No menu à esquerda, selecione Files (Arquivos).

6. Clique na pasta Training Documents (Documentos de Treinamento).

7. Clique em Upload (Enviar).

8. Selecione o arquivo CSV atualizado e clique em Open (Abrir).

Enviar documentos de TI

O pacote HR Agent inclui três arquivos CSV de exemplo para o workflow de criação de ticket de onboarding de TI (Pre Onboarding | ITSM Request). Envie apenas os arquivos que se aplicam ao processo de onboarding de TI da sua empresa:

• TEMPLATE - IT_Apps_JobRole.csv: Lista os aplicativos que cada departamento pode acessar.
• TEMPLATE - IT_G-Suite Groups.csv: Lista os grupos do Google Workspace que cada departamento pode acessar.
• TEMPLATE - IT_LaptopChoice_JobRole.csv: Lista o tipo de laptop atribuído a cada departamento.

Siga estas etapas para enviar os documentos de TI:

1. Abra cada arquivo CSV necessário do pacote HR Agent.

2. Substitua os dados de exemplo pelos departamentos e recursos de TI da sua empresa. Não modifique os cabeçalhos de coluna ou a estrutura do arquivo.

3. Salve cada arquivo atualizado.

4. No BambooHR, vá para Files (Arquivos).

5. Clique na pasta IT Documents (Documentos de TI) para abri-la.

6. Clique em Upload (Enviar).

7. Selecione um ou mais arquivos CSV atualizados e clique em Open (Abrir).

Enviar documentos de onboarding

Envie documentos como guias de cultura empresarial, visões gerais de benefícios dos funcionários, calendários de eventos da empresa, notícias e atualizações da empresa, políticas e procedimentos do escritório e informações de contato da equipe.

Para enviar arquivos para essa pasta:

1. Reúna os documentos de onboarding que deseja enviar aos novos funcionários.

2. No BambooHR, vá para Files (Arquivos) no menu à esquerda.

3. Clique na pasta Onboarding Documents (ALL) (Documentos de Onboarding - TODOS) para abri-la.

4. Clique em Upload (Enviar).

5. Selecione um ou mais arquivos do seu computador e clique em Open (Abrir).

Criar relatórios personalizados no BambooHR

Você deve criar dois relatórios personalizados no BambooHR para o HR Agent recuperar:

1. Uma lista abrangente detalhando todos os funcionários atuais.
2. Uma lista para cada funcionário detalhando todas as tarefas de RH incompletas, sejam atribuídas diretamente ao funcionário ou ao seu contato de RH designado.

Criar relatório de funcionários

Para gerar os dados de funcionários necessários para o projeto HR Agent, crie um relatório que inclua todas as informações essenciais do funcionário:

1. Faça login no painel do BambooHR.

2. Na barra de navegação superior, clique em Reports (Relatórios).

3. Clique em + New Report (+ Novo Relatório) (geralmente no canto superior direito).

4. Insira um nome de relatório: Employees Report.

5. Adicione os seguintes campos ao relatório:

6. Primeiro Nome

7. Sobrenome
8. Data de Contratação
9. País
10. Email Corporativo
11. Email Pessoal
12. Email do Supervisor
13. Nome do Supervisor
14. URL do LinkedIn
15. Departamento
16. Cargo
17. Subordinado de

18. Região do Usuário SRE

    !!! note "Nota"
        `Região do Usuário SRE` é um campo customizado. Esse campo é usado ao criar um ticket de onboarding de TI. Se sua empresa não exigir essa informação, este campo é opcional. Caso contrário, certifique-se de criar este campo customizado no BambooHR seguindo a [documentação do construtor de campos customizados](https://www.bamboohr.com/product-updates/custom-field-builder).
    

    O BambooHR disponibiliza apenas determinados campos de funcionários após a data de contratação do colaborador. Para dar suporte aos fluxos de pré-onboarding, você deve criar e preencher manualmente os seguintes campos customizados ao adicionar um novo registro de funcionário:

    • NewHireDepartment
    • NewHireJobTitle
    • NewHireReportsTo

    Para criar esses campos customizados no BambooHR, siga a documentação do construtor de campos customizados.

19. Os resultados do filtro devem ser Todos os funcionários.

20. Clique em Salvar.

Criar relatório de tarefas de funcionários

Para gerar as tarefas de RH pendentes necessárias dos funcionários para o projeto do Agente de RH, use o procedimento a seguir para criar um relatório que inclua todas as tarefas essenciais de funcionários necessárias para o projeto:

1. Faça login no painel do BambooHR.

2. Na barra de navegação superior, clique em Relatórios.

3. Clique em + Novo Relatório (geralmente no canto superior direito).

4. Insira um nome para o relatório: Employee Tasks Report.

5. Adicione os seguintes campos ao relatório:

   • Tarefa
   • Categoria
   • Lista de tarefas
   • Atribuído a
   • Data de Vencimento
   • Data de Conclusão
   • Concluído

6. Os resultados do filtro devem ser Todos os funcionários.

7. Clique em Salvar.

Criar chave de API do BambooHR

Você deve gerar uma chave de API para conectar o BambooHR dentro do projeto. Para criar sua chave de API, siga as instruções do BambooHR para Criar uma Nova Chave de API (permissões necessárias). Depois que a chave de API for criada, certifique-se de salvá-la. Essa chave é usada nas próximas etapas da configuração.

Preparar o Jira

Crie os seguintes campos customizados e adicione-os ao objeto Tarefa:

1. Nome Completo
2. Subordinado de
3. Departamento
4. Cargo
5. Região

Cada campo customizado deve usar o tipo text.

Para orientações sobre como criar campos customizados, consulte a documentação do Atlassian sobre gerenciamento de campos customizados.

Após concluir todas as etapas até Testar conexões, você também deve atualizar a atividade Issue do Jira. Consulte Atualizar a atividade Issue do Jira.

Criar um Google Form

Este formulário foi projetado para novos candidatos. Ele é incluído no email de boas-vindas para coletar informações essenciais e iniciar o processo de criação de tickets de gerenciamento de serviço de TI (Pre Onboarding | ITSM Request). Essas etapas podem ser ignoradas se uma alternativa ao Google Forms for preferida. No entanto, as APIs customizadas do Jitterbit nas etapas a seguir Criar a API customizada do Jitterbit ainda devem ser seguidas, e a API deve ser acionada pelo seu formulário preferido.

Criar o formulário

1. Acesse Google Forms.

2. Crie um formulário em branco.

3. Adicione os seguintes campos obrigatórios:

   1. Nome Completo (tipo de pergunta: Resposta curta)

   2. Endereço (tipo de pergunta: Parágrafo)

   3. Número de Telefone (tipo de pergunta: Resposta curta)

   4. Email (tipo de pergunta: Resposta curta, com validação de Email ativada)

   5. Dê um nome ao seu formulário: Onboarding Form.

Vincular o formulário a uma Planilha do Google

1. No editor de formulários, clique em Responses.

2. Clique no ícone verde do Google Sheets no canto superior direito.

3. Selecione Create a new spreadsheet.

4. Insira o nome da planilha: Onboarding Form (Responses).

5. Clique em Create para vincular o formulário à planilha.

A planilha cria automaticamente colunas com base nas perguntas do formulário. Verifique se as colunas aparecem na seguinte ordem, pois o script depende dessa sequência exata:

• Timestamp
• Full Name
• Address
• Phone Number
• Email

Se a ordem das colunas for diferente, as perguntas do formulário podem não corresponder à ordem esperada. Para corrigir isso, reordene as perguntas no formulário para corresponder à sequência acima.

Configure o Apps Script

1. Na Planilha Google vinculada, acesse Extensions > Apps Script.
2. O editor do Apps Script abre. Por padrão, o script é denominado Untitled project.
3. Na parte superior do editor, clique em Untitled project e renomeie para Onboarding Form (Responses).
4. No editor do Apps Script, delete qualquer código existente.
5. Abra o arquivo googleForm_appScript.js do pacote HR Agent.
6. Copie todo o código de googleForm_appScript.js e cole-o no editor do Apps Script.
7. No código colado, deixe YOUR_ENDPOINT_HERE e YOUR_API_KEY_HERE como espaços reservados. Você atualizará esses valores posteriormente em Create the Jitterbit custom API.
8. Clique em Save.

Configure o gatilho de envio do formulário

Configure o script para ser executado automaticamente quando alguém enviar o formulário.

1. No editor do Apps Script, clique no ícone Triggers na barra lateral esquerda.

2. Clique em Add Trigger.

3. Configure as definições do gatilho:

   • Choose which function to run: Selecione onFormSubmit.
   • Select event source: Selecione From spreadsheet.
   • Select event type: Selecione On form submit.
   • Failure notification settings: Selecione Notify me immediately.

4. Clique em Save.

Quando um usuário envia o formulário, o script envia a resposta para seu projeto HR Agent e dispara a operação Create ITSM Request API.

Compartilhe o formulário

1. Acesse seus Google Forms em forms.google.com e abra seu formulário de integração.

2. Clique em Send.

3. Clique no ícone de link para obter o link compartilhável.

4. Em Get link, altere a configuração de acesso para Anyone with the link.

5. Clique em Copy link para copiar a URL do formulário.

6. Compartilhe este link com novos colaboradores para que possam acessar e enviar o formulário.

Crie o aplicativo Slack

Para criar a interface de chat do Slack, siga estas etapas:

1. Crie um aplicativo Slack usando o arquivo de manifesto do aplicativo Slack (slack_app_manifest.json) fornecido com os arquivos de personalização deste agente de IA. Como alternativa, crie o aplicativo do zero.

2. Se usar o arquivo de manifesto fornecido, substitua os seguintes espaços reservados pelos valores de sua própria configuração:

   Espaço reservado	Descrição
   {{Replace with Slack bot name}}	O nome que você deseja que seu bot do Slack tenha, conforme exibido aos usuários. Substitua este valor em dois locais no manifesto.
   {{Replace with Jitterbit API URL}}	A URL do serviço da API personalizada do Jitterbit que você criou em Create the Slack bot API request handler.

3. Instale o aplicativo no seu espaço de trabalho do Slack.

4. Obtenha o token do bot (para o campo Bot User OAuth Token da conexão Slack) e insira seu valor para a variável do projeto slack.bot.user.token.

5. Teste a conexão do Slack e reimplante o projeto.

Preparar o Jitterbit Cloud Datastore

Se você ainda não possui um token de acesso ao Cloud Datastore, siga a documentação para gerar um. Depois de criar seu token de acesso, salve-o. Este token é utilizado nas próximas etapas de configuração.

Crie um armazenamento de chave no Jitterbit Cloud Datastore denominado candidate_welcome_emails. Os campos Key, AlternativeKey e Value estão presentes por padrão. Adicione os campos personalizados com os nomes e tipos listados na tabela abaixo.

candidate_welcome_emails

Este armazenamento de chave contém a lista de nomes de candidatos, emails e conteúdos de email de boas-vindas personalizados.

Configurar variáveis de projeto

No projeto do Studio instalado anteriormente pelo Marketplace, defina valores para as seguintes variáveis de projeto.

Para configurar variáveis de projeto, use o menu de ações do projeto para selecionar Variáveis de Projeto. Isso abre um painel na parte inferior da página onde você pode revisar e definir os valores.

BambooHR

Jira

Confluence

Email

Para mais informações sobre o uso das variáveis, consulte a documentação.

OpenAI

Slack

Outros

Testar conexões

Teste as configurações do endpoint para verificar a conectividade usando os valores das variáveis de projeto definidas.

Para testar conexões, acesse a aba Endpoints e conectores do projeto na paleta de componentes de design, passe o mouse sobre cada endpoint e clique em Testar.

Adicionar modelos de email

No workflow Common Operations, em sua operação Common Scripts, você encontra um script chamado HTML Email Templates. Este script contém todos os modelos de email do projeto. Modelos de amostra Jitterbit de referência estão inclusos como orientação, mas devem ser substituídos pelos modelos de email reais da sua empresa.

Atualizar a atividade Jira Issue

Você deve atualizar a atividade Jira Issue para incluir os campos personalizados criados em Preparar Jira:

1. Acesse a operação ITSM - Create Task in JIRA.
2. Abra a atividade Jira Issue.
3. Em Etapa 2: Selecionar um projeto, clique em Atualizar e selecione seu projeto.
4. Em Etapa 3: Selecionar um objeto, clique em Atualizar e selecione Task.
5. Clique em Próximo e depois clique em Concluído.

Criar agendas

Certos workflows requerem execução agendada. O agente de IA inclui uma agenda pré-configurada, Daily Schedule, que está configurada para acionamentos diários.

Você tem a opção de usar a Daily Schedule existente (isso pode ser feito no menu de ações da operação em Configurações > Agendas) ou criar uma nova agenda. As operações listadas abaixo devem ter uma agenda associada:

• Controller - Search Offer Signed
• Controller - Search New Hire - Week Before
• Controller - Search Introductions
• Controller - Search Write LI Post
• Controller - Search - Personalized Learning Path
• Controller - Search - Employee Remaining HR Tasks
• Controller - Search - In-progress IT Tickets

Implantar o projeto

1. Abra o workflow Datastore Calls.

2. Localize as três atividades de endpoint Cloud Datastore a seguir:

   • Insert Welcome Email
   • Query Welcome Email
   • Delete Items

3. Clique em cada atividade de endpoint Cloud Datastore e selecione o armazenamento denominado candidate_welcome_emailsStudio que você criou na etapa Preparar Jitterbit Cloud Datastore.

4. Clique em Próximo e depois clique em Concluir.

5. Repita as etapas 3 e 4 para cada atividade de endpoint Cloud Datastore.

6. Implante o projeto Studio.

   Para implantar o projeto, use o menu de ações do projeto para selecionar Implantar.

Criar a API personalizada Jitterbit

Crie uma API personalizada usando o API Manager para uma das seguintes opções:

• Manipulador de requisição da API do bot Slack: Obrigatório se usar a notificação Slack incluída no design deste agente de IA.

• Manipulador de requisição da API do Google Form: Obrigatório se usar o Google Form incluído no design deste agente de IA.

Criar o manipulador de requisição da API do bot Slack

Esta API Jitterbit personalizada dispara a operação PlatformBot | Inbound Event. Configure e publique a API personalizada com as seguintes configurações:

• API Service: HR Agent - PlatformBot | Inbound Event
• Path: /
• Project: Selecione o projeto Studio criado a partir do Jitterbit HR Agent no Marketplace
• Operation to Trigger: PlatformBot | Inbound Event
• Method: POST
• Response Type: System Variable

Mantenha a URL do serviço da API publicada para uso na criação do app Slack. A URL do serviço pode ser encontrada na gaveta de detalhes da API na aba Services, passando o mouse sobre a coluna Actions do serviço e clicando em Copiar URL do serviço da API.

Criar o handler de solicitação da API do Google Form

Esta API personalizada do Jitterbit dispara a operação Create ITSM Request API. Configure e publique a API personalizada com as seguintes configurações:

• Nome do serviço: HR Agent - Create ITSM Request API
• Projeto: Selecione o projeto do Studio criado a partir do Jitterbit HR Agent no Marketplace
• Operação: Create ITSM Request API
• Método: POST
• Tipo de resposta: System Variable
• Perfil de segurança: Criar novo perfil
  • Nome do perfil: HR Agent
  • Ambiente: Selecione o ambiente onde o projeto Jitterbit HR Agent está implantado
  • Tipo: API Key
  • Chave: X-APIKey
  • Valor: Você recebe uma chave única. Copie este valor por enquanto. Isso é necessário para concluir a configuração do Google Form.
  • Clique em Save.

Certifique-se de atribuir o perfil de segurança à configuração da API e salvá-la. Mantenha a URL de serviço da API publicada para uso no Google Form. Você pode encontrar a URL de serviço na gaveta de detalhes da API na guia Services. Para copiar a URL, passe o mouse sobre a coluna Actions do serviço e clique em Copy API service URL. Depois de obter a chave de API e a URL de serviço, conclua a configuração do Google Form script de app. Certifique-se de salvar o script de app após adicionar a URL de serviço e a chave de API.

Revisar workflows do projeto

No projeto do Studio aberto, revise os workflows e as descrições abaixo para entender o que eles fazem. Use a tabela resumida abaixo para identificar quais workflows requerem configuração e como são disparados.

Fluxos de trabalho de infraestrutura central

Esses fluxos de trabalho fornecem operações fundamentais utilizadas em todo o projeto.

Operações Comuns

Este fluxo de trabalho contém scripts comuns do projeto. É necessário atualizar o script Modelos de Email HTML para alinhar com os modelos de email da sua empresa, garantindo que todas as variáveis existentes nos modelos permaneçam inalteradas ou sejam modificadas conforme necessário.

Chamadas de RH

Este fluxo de trabalho centraliza as operações centrais de RH do projeto. Essas operações fundamentais de RH são usadas em fluxos de trabalho individuais subsequentes, com todas as respostas padronizadas e mapeadas para esquemas comuns.

Chamadas de Plataforma

Este fluxo de trabalho consolida as operações fundamentais para a plataforma de comunicação escolhida (por exemplo, Slack). Essas operações de plataforma padronizadas são usadas por fluxos de trabalho subsequentes. Uma função-chave é capturar valores essenciais em variáveis ou mover respostas de operações para fluxos de trabalho downstream para padronizá-las em esquemas comuns para uso consistente.

Chamadas de TI

Este fluxo de trabalho consolida as operações fundamentais para a plataforma de serviço de TI escolhida (por exemplo, Jira). Essas operações de serviço de TI padronizadas são usadas por fluxos de trabalho subsequentes. Uma função-chave é capturar valores essenciais em variáveis ou mover respostas de operações para fluxos de trabalho downstream para padronizá-las em esquemas comuns para uso consistente.

Emails

Este fluxo de trabalho gerencia as comunicações de email necessárias do projeto e é usado frequentemente durante todo o ciclo de vida do projeto.

Chamada de Armazenamento de Dados

Este fluxo de trabalho gerencia emails de boas-vindas personalizados realizando as seguintes ações:

• Salva-os em um banco de dados com chaves únicas.
• Recupera-os por meio de uma consulta quando necessário para o projeto.
• Exclui o registro quando não for mais necessário.

Bot da Plataforma de Comunicação

Este fluxo de trabalho gerencia solicitações recebidas do bot Slack. É acionado por meio de uma API customizada do Jitterbit cada vez que um usuário interage com a interface de chat do bot Slack. A configuração da API customizada do Jitterbit está descrita em Criar a API customizada do Jitterbit mais adiante nesta página.

Fluxos de trabalho do OpenAI

Esses fluxos de trabalho se integram ao OpenAI para impulsionar automação inteligente e funcionalidade de chatbot.

OpenAI - Chamada de Função

Este fluxo de trabalho funciona como o mecanismo centralizado de chamada de função do LLM, processando solicitações iniciadas por fluxos de trabalho agendados (como Pre Onboarding | Offer Signed). Seu papel principal é determinar qual ferramenta executar com base nos prompts do usuário fornecidos ao LLM. É projetado para ser acionado por ações originárias de fora da plataforma de comunicação ou chatbot.

OpenAI - Intérprete de Código

Este fluxo de trabalho realiza análise sob demanda de documentos CSV para identificar resultados de correspondência específicos para vários casos de uso. Por exemplo, determina quais aplicações devem ter acesso concedido com base no departamento do novo contratado.

OpenAI - Análise de PDF

Este fluxo de trabalho analisa currículos em PDF para resumir seu conteúdo, permitindo que o LLM gere emails de boas-vindas personalizados.

OpenAI - Roteador AskHR

Este fluxo de trabalho funciona como um ponto de conexão intermediário no uso geral do chatbot AskHR, gerenciando reformulação de diálogos, resumo de conteúdo e composição de respostas.

OpenAI - Chamada de Função AskHR

Este fluxo de trabalho funciona como o mecanismo centralizado de chamada de função do LLM, processando solicitações iniciadas por usuários por meio do chatbot AskHR. Seu papel principal é determinar qual ferramenta executar com base nas mensagens do usuário. É projetado para ser acionado por ações originárias da plataforma de comunicação ou chatbot.

AskHR - After Tool

Este padrão de fluxo de trabalho inicia uma sequência de ações após o fluxo de trabalho de chamada de função AskHR selecionar uma ferramenta. Existem múltiplas instâncias deste fluxo de trabalho com nomes de ferramentas diferentes (por exemplo, AskHR | After Tool | Start - null_tool). A variante null_tool indica que o LLM determinou que a solicitação do chatbot do usuário não era adequada para nenhuma das ferramentas disponíveis no momento.

Fluxos de trabalho de pré-integração

Estes fluxos de trabalho automatizam tarefas antes do primeiro dia do novo funcionário.

Pré-integração - Oferta Assinada

Este fluxo de trabalho verifica periodicamente candidatos que assinaram uma oferta e executa as seguintes ações:

• Identifica candidatos que aceitaram ofertas.
• Envia mensagens de alerta para equipes internas.
• Elabora um email de boas-vindas com um formulário de integração para o candidato.
• Envia o email de boas-vindas para o gerente futuro do candidato junto com uma mensagem no Slack para aprovação final.

Para obter detalhes sobre a configuração do agendamento, consulte a seção Criar agendamentos.

Pré-integração - Documentos da Semana Anterior

Este fluxo de trabalho é executado em um agendamento para identificar funcionários cuja data de admissão (primeiro dia de trabalho) está agendada para a semana seguinte. Depois de identificados, executa automaticamente as seguintes ações:

• Alerta o gerente relevante, equipes de TI e RH.
• Envia um email contendo documentos essenciais de integração, como informações sobre cultura da empresa e benefícios dos funcionários.

Pré-integração - Solicitação ITSM

Este fluxo de trabalho é iniciado por uma API customizada do Jitterbit sempre que um novo funcionário envia um formulário. Executa as seguintes ações:

• Analisa a posição do novo funcionário em relação a vários documentos CSV.
• Cria um tíquete de TI para o processo de integração.
• Notifica equipes de RH e TI por email e plataforma de comunicação (por exemplo, Slack).

A configuração da API customizada do Jitterbit é descrita em Criar a API customizada do Jitterbit mais adiante nesta página.

Fluxos de trabalho do primeiro dia

Estes fluxos de trabalho são executados em um agendamento para identificar automaticamente funcionários cuja data de admissão (primeiro dia de trabalho) é hoje, e depois executar ações específicas conforme descrito abaixo.

Primeiro dia - Apresentações

Este fluxo de trabalho executa as seguintes ações:

• Envia mensagens de alerta para o gerente do novo funcionário.
• Elabora um email de apresentação contendo informações essenciais do primeiro dia e links da empresa.

Primeiro dia - Escrever Post no LinkedIn

Este fluxo de trabalho envia um email com um post no LinkedIn que pode ser compartilhado no perfil do novo funcionário.

Fluxos de trabalho da primeira semana

Este fluxo de trabalho apoia novos funcionários durante sua primeira semana.

Primeira semana - Caminho de Aprendizado Personalizado

Este fluxo de trabalho é executado em um agendamento para identificar funcionários cuja data de admissão é hoje e executa as seguintes ações:

• Realiza análise de CSV para corresponder suas posições com cursos de treinamento relevantes.
• Gera e envia um email personalizado fornecendo orientação sobre treinamento obrigatório.

Fluxos de trabalho de operações contínuas

Estes fluxos de trabalho gerenciam operações contínuas de RH e TI ao longo do ciclo de vida do funcionário.

Geral - Tarefas de RH Pendentes do Funcionário

Este fluxo de trabalho é executado em um agendamento para automatizar lembretes de tarefas de RH pendentes. Executa as seguintes ações:

• Verifica funcionários com tarefas incompletas em uma janela de 90 dias.
• Gera emails separados para o funcionário e a equipe de RH, detalhando as tarefas específicas pelas quais cada parte é responsável.

Primeira semana - Tíquetes de TI em Andamento

Este fluxo de trabalho é executado em um agendamento para gerenciar proativamente tarefas pendentes de integração de serviço de TI para novos funcionários. Executa as seguintes ações:

• Verifica funcionários que estão em sua primeira semana e ainda têm tíquetes de serviço de TI incompletos.
• Notifica TI e RH com alertas separados quando um tíquete de serviço de TI de um novo funcionário ainda não está completo.
• Envia uma mensagem direta ao funcionário, oferecendo assistência para garantir que receba o suporte de TI necessário.

Disparar os workflows do projeto

Para fins de teste, prepare seus registros de teste e execute as operações a seguir. Você pode executar uma operação usando a opção Run da operação, que aparece ao passar o mouse sobre a operação:

• Controller - Search Offer Signed
• Controller - Search New Hire - Week Before
• Controller - Search Introductions
• Controller - Search Write LI Post
• Controller - Search - Personalized Learning Path
• Controller - Search - Employee Remaining HR Tasks
• Controller - Search - In-progress IT Tickets

Os dois outros workflows principais são disparados pelas APIs personalizadas do Jitterbit:

• PlatformBot | Inbound Event: o Slack dispara este workflow através da API personalizada HR Agent - PlatformBot | Inbound Event. O envio de uma mensagem direta para o aplicativo Slack inicia o gatilho da API personalizada.
• Create ITSM Request API: o Google Form dispara este workflow através da API personalizada HR Agent - Create ITSM Request API. O envio de um formulário de amostra inicia o gatilho da API personalizada.

Todos os outros workflows são disparados por outras operações e são dependentes das listadas acima. Não se pretende executá-los individualmente.

Resolução de problemas

Se você encontrar problemas, revise os seguintes logs para obter informações detalhadas sobre resolução de problemas:

• Logs de API
• Logs de operação

Para obter assistência adicional, entre em contato com o suporte do Jitterbit.

Uso de endpoints diferentes

Se você alterar o endpoint usado no template, será necessário modificar vários componentes do projeto. Esta seção descreve as atualizações necessárias para cada workflow que usa o endpoint.

Plataformas HRIS

Se sua empresa usa uma plataforma de RH diferente do BambooHR, use a orientação desta seção para modificar seu projeto.

O workflow HR Calls contém todas as operações que extraem dados das plataformas de RH. Como cada plataforma de RH tem documentação e recursos de API únicos, as etapas para recuperar informações variam entre diferentes plataformas de RH.

Detectar e processar ofertas assinadas

As operações a seguir detectam candidatos que assinaram ofertas e disparam o workflow de processamento de ofertas:

• Get Applicant Status: Recupera o status atual dos candidatos.
• Get Applicant Status - Prep for Details: Prepara dados de candidatos para recuperação detalhada.
• Get Applicant Details: Recupera informações detalhadas sobre candidatos.

Essas operações são executadas no controlador Controller - Search Offer Signed. Quando as operações detectam um candidato com status de oferta assinada, elas disparam a operação Start - Single Offer para processar o workflow.

Complete as etapas a seguir para configurar a operação Start - Single Offer:

1. Abra a transformação Offer Signed Data to Common Model Employee Schema.
2. Atualize o schema de origem.
3. Conclua os mapeamentos de campo para atribuir as variáveis obrigatórias (por exemplo, offerSigned_manager).

Se você criar novas operações para seus requisitos de plataforma de RH, adicione-as ao controlador Controller - Search Offer Signed.

Recuperar relatórios personalizados de sua plataforma de RH

A operação GET Custom Report by ID tem dois objetivos:

1. Recuperar uma lista de funcionários.
2. Recuperar tarefas de RH pendentes.

Após a operação recuperar os dados do relatório, o agente chama uma operação subsequente que mapeia os dados de origem para um schema comum (common_schema_employeeInfo) e atribui variáveis que o workflow requer.

Os workflows a seguir usam esta operação:

Para cada fluxo de trabalho, abra a transformação da operação de processamento e complete as seguintes etapas:

1. Atualize o esquema de origem para corresponder à sua plataforma de RH.
2. Complete os mapeamentos de campo para atribuir as variáveis necessárias.

Recuperar dados de funcionário por ID

A operação Get Employee by Id recupera dados de um único funcionário de sua plataforma de RH. A operação Get Employee Details by Id mapeia os dados de origem para o esquema comum (common_schema_employeeInfo).

Complete as seguintes etapas para configurar essas operações:

1. Atualize a operação Get Employee by Id com a chamada de API de sua plataforma de RH.
2. Abra a transformação Get Employee Details by Id para atualizar o esquema de origem e complete os mapeamentos de campo para atribuir as variáveis necessárias.

Baixar arquivos de sua plataforma de RH

As seguintes operações baixam arquivos de sua plataforma de RH:

• Get List of Files: Recupera uma lista de pastas.
• Get List of Files - Filter for Folders v2: Filtra a lista de pastas para identificar a pasta correta.
• Get List of Files - Filter & Download Single File: Baixa um único arquivo de uma pasta.
• Get List of Files - Download All Files: Baixa todos os arquivos de uma pasta.
• Get List of Files - Download File v2: Processa o download do arquivo através da API.

Configurar Get List of Files

1. Atualize a operação com a chamada de API de sua plataforma de RH para buscar uma lista de pastas.
2. Nas configurações de variáveis do BambooHR, atualize as variáveis que começam com bamboo.folder. Essas variáveis identificam a pasta correta para cada fluxo de trabalho.
3. Abra a transformação Get List of Files - Filter for Folders v2 para atualizar o esquema de origem.
4. Complete os mapeamentos de transformação de acordo com os comentários no esquema de destino.

Configurar Get List of Files - Filter & Download Single File

Nas configurações de variáveis do BambooHR, atualize as variáveis que começam com bamboo.folder.file. Essas variáveis identificam o arquivo correto para cada fluxo de trabalho quando você baixa um único arquivo de uma pasta.

Configurar Get List of Files - Download All Files

Esta operação baixa todos os arquivos da pasta filtrada. A operação é usada principalmente no fluxo de trabalho Pre Onboarding | Week before documents para enviar documentos de integração. Para obter mais informações, consulte Review project workflows.

Configurar Get List of Files - Download File v2

Esta operação está vinculada a Get List of Files - Filter & Download Single File e Get List of Files - Download All Files como próxima etapa. Atualize a operação com a chamada de API de sua plataforma de RH para processar o download do arquivo.

Recuperar dados de tempo livre de funcionários

A operação Get a list of Who's Out é usada em fluxos de trabalho AskHR para responder perguntas do usuário como "Quem está fora do escritório amanhã?".

Para configurar esta operação, complete as seguintes etapas:

1. Atualize a operação para chamar o endpoint de API de sua plataforma de RH que recupera dados de ausência do escritório.

2. Use as seguintes variáveis para filtrar o intervalo de datas em sua solicitação HTTP:

   • $llm_response_start_date: A data de início que o LLM gera com base na solicitação do usuário em uma plataforma de comunicação como Slack.

   • $llm_response_end_date: A data de término que o LLM gera com base na solicitação do usuário em uma plataforma de comunicação como Slack.

Plataformas ITSM

Se sua empresa usar uma plataforma de Gerenciamento de Serviços de TI (ITSM) diferente do Jira, use as orientações desta seção para modificar seu projeto.

Criar tickets de integração de TI

Para configurar essas operações para uma plataforma ITSM diferente, complete as seguintes etapas:

1. Atualize a operação ITSM - Create Task in JIRA para usar o endpoint de API de sua plataforma ITSM.

2. (Opcional.) Considere usar essas variáveis comuns na operação para manter a consistência:

3. $it_laptopChoice_list: A escolha de laptop do novo funcionário.

4. $it_application_list: A lista de aplicações a serem provisionadas.
5. $it_gSuite_list: A lista de serviços do Google Workspace a serem provisionados.
6. $newHire_department: O departamento do novo funcionário.

7. $newHire_region: A região do novo funcionário.

8. Certifique-se de que sua operação preencha a variável $newHire_itTicket com a URL do ticket de TI da resposta da API.

Recuperar tickets de TI em progresso

A operação Search ITSM Issue recupera tickets de onboarding de TI em progresso. Esta operação é executada como parte do fluxo de trabalho First Week | In-progress IT Tickets.

Para configurar esta operação para uma plataforma ITSM diferente, complete os seguintes passos:

1. Atualize a operação Search ITSM Issue para usar o endpoint da API da sua plataforma ITSM para recuperar tickets de onboarding de TI em progresso.
2. Abra a transformação GET IT Newhire In-progress tickets - to Common Model IT Ticket Schema para atualizar o esquema de origem e completar os mapeamentos de campo.

Plataformas de gerenciamento de conhecimento

Se sua empresa usa uma plataforma de gerenciamento de conhecimento diferente do Confluence, use as orientações desta seção para modificar seu projeto.

Recuperar conteúdo de onboarding de TI

A operação AskHr - Get IT Onboarding Content recupera conteúdo da sua página de documentação de onboarding de TI. O agente de IA usa este conteúdo para responder perguntas relacionadas a TI no bot do Slack. Esta operação usa a variável de projeto confluence.base.url.

Para configurar esta operação para uma plataforma de gerenciamento de conhecimento diferente, complete os seguintes passos:

1. (Opcional) Na seção variáveis de projeto, adicione uma variável para a URL base da sua plataforma.

2. Atualize a operação AskHr - Get IT Onboarding Content para usar o endpoint da API da sua plataforma.

3. Atualize a transformação da operação para corresponder ao esquema de resposta da sua plataforma.

4. Certifique-se de que sua operação preencha a variável $it_onboarding_content com o conteúdo recuperado. O agente de IA usa esta variável em um prompt LLM para responder às perguntas dos usuários no bot do Slack.

Modelos CSV

Os modelos CSV são um componente essencial deste projeto. Os modelos habilitam fluxos de trabalho que analisam arquivos e geram emails e tickets de TI personalizados. Embora você possa personalizar os dados nestes modelos para sua empresa, se modificar a estrutura do modelo, deverá atualizar os prompts associados.

As seguintes operações contêm prompts projetados para arquivos de modelo CSV específicos:

Se modificar a estrutura de um arquivo de modelo CSV, atualize o prompt da operação correspondente para corresponder à nova estrutura.

Plataformas de envio de formulários

Se sua empresa usa uma plataforma de envio de formulários diferente do Google Forms, use as orientações desta seção para modificar seu projeto.

O agente de IA usa um formulário para coletar informações para iniciar o fluxo de trabalho ITS Calls.

Para configurar o agente de IA para usar uma plataforma de formulário diferente, complete os seguintes passos:

1. Configure seu formulário para enviar dados de usuário para o API customizada do Jitterbit.

2. Abra a transformação Form Response to Common Employee Schema para atualizar o esquema de origem e completar os mapeamentos de campo.

Plataformas de armazenamento de dados

Se sua empresa usa uma plataforma de armazenamento de dados diferente do Cloud Datastore, use as orientações desta seção para modificar seu projeto.

O agente de IA usa o Cloud Datastore para armazenar rascunhos de emails de boas-vindas e endereços de email dos candidatos. O datastore permite inserção, consulta e exclusão de registros. Você precisa do endereço de email do candidato armazenado para enviar o email de boas-vindas após aprovação do gerente.

Para configurar o agente de IA a fim de usar uma plataforma de armazenamento de dados diferente, atualize as seguintes operações:

Armazenar dados de email de boas-vindas

A operação Datastore | Insert Welcome Email insere os seguintes dados no datastore:

Excluir dados de email de boas-vindas

A operação Datastore | Delete Welcome Email remove registros depois que o email é enviado para o candidato ou se o gerente rejeita o email rascunhado.

Configure a operação para aceitar a ID de registro interna da variável $dataStore_item_id. A operação inclui instruções de logging para rastrear a exclusão:

WriteToOperationLog("------------------------------");
WriteToOperationLog("Deleting Key: WE-" + $dataStore_Key + " With itemID: " + $dataStore_item_id);
WriteToOperationLog("------------------------------");
$dataStore_item_id

A operação de consulta recupera o valor $dataStore_item_id, que identifica o registro a ser excluído.

Plataformas de comunicação

Se sua empresa usa uma plataforma de comunicação diferente do Slack, use as orientações desta seção para modificar seu projeto.

O agente de IA usa o Slack para notificações de TI, RH e gerente, bem como para todas as interações com usuários.

Configurar o gerenciador de eventos de entrada

Configure sua plataforma de comunicação para enviar eventos de solicitação de usuários para a API customizada do Jitterbit. A operação PlatformBot | Inbound Event recebe esses eventos e dispara a cadeia de operações que processam mensagens do usuário.

Atualizar variáveis do projeto

Atualize as seguintes variáveis do projeto para corresponder à sua plataforma de comunicação:

Validar mensagens da plataforma

A operação Validate Platform Message verifica se as mensagens de entrada originaram de um usuário final e não do bot, e extrai variáveis para uso posterior.

Configure sua operação para preencher as seguintes variáveis:

Atualize os esquemas de origem e destino da transformação para corresponder à API da sua plataforma de comunicação.

Enviar mensagens de notificação

A operação Post Notification Message to Channel envia mensagens ou respostas para canais da plataforma.

Configure sua operação para usar as seguintes variáveis:

Se $platform_thread_ts contiver um valor (maior que 0), a operação envia a resposta para essa thread. Caso contrário, a operação envia uma nova mensagem para o canal. Configure essa lógica no mapeamento de transformação:

if($platform_thread_ts > 0, $platform_thread_ts)

Atualize os esquemas de origem e destino da transformação para corresponder à API da sua plataforma de comunicação.

Recuperar histórico de conversas

A operação Conversation History recupera as últimas cinco mensagens do histórico de conversas e mapeia as mensagens para o esquema de destino comum common_conversation_history_schema.json.

O esquema de destino inclui um nó thread_latest_reply que representa a resposta mais recente em uma thread. Este nó é preenchido com variáveis da operação Validate Platform Message.

Atualize o esquema de origem da transformação para corresponder à API da sua plataforma de comunicação.

Enviar indicador de digitação

A operação Post Typing to Channel envia um indicador de digitação para o canal.

Configure sua operação para usar as seguintes variáveis:

Se $platform_thread_ts contiver um valor, a operação envia o indicador de digitação para essa thread. Caso contrário, envia o indicador para o canal. Configure essa lógica no mapeamento de transformação:

if(Length($platform_thread_ts) > 0, $platform_thread_ts, unmap());

Atualize os esquemas de origem e destino da transformação para corresponder à API da sua plataforma de comunicação.

Excluir indicador de digitação

A operação Delete Message remove o indicador de digitação do canal depois que o bot envia sua resposta.

Configure sua operação para usar as seguintes variáveis:

Atualize os esquemas de origem e destino da transformação para corresponder à API de sua plataforma de comunicação.

Recuperar email do usuário por ID de usuário

A operação Get User Email by UserId recupera o endereço de email de um usuário usando seu ID de usuário.

Configure sua operação para usar as seguintes variáveis:

Atualize os esquemas de origem e destino da transformação para corresponder à API de sua plataforma de comunicação.

Recuperar informações do usuário por nome

A operação Get UserID & Email by Name and Surname recupera o endereço de email e o ID de usuário usando o nome completo.

Configure sua operação para usar as seguintes variáveis:

• Esquema de solicitação

  Variável	Descrição
  $slack.bot.user.token	Token de autenticação

• Esquema de resposta

  A operação popula as seguintes variáveis:

  Variável	Descrição
  $platform_email	Endereço de email do usuário
  $platform_userID	ID do usuário

A operação compara o nome completo do usuário de sua plataforma com $llm_response_manager_full_name ou $newHire_fullName para encontrar o usuário correto. Atualize essa lógica para corresponder à estrutura de dados de usuário de sua plataforma:

pass = false;
real_name = json$get_response$item.members$item.profile$real_name$;
if($llm_response_manager_full_name == real_name || $newHire_fullName == real_name,
  pass = true;
  WriteToOperationLog("We found a matching slack user for: " + $llm_response_manager_full_name + " " + $newHire_fullName);
);
//pass = true;
Pass

Atualize os esquemas de origem e destino da transformação para corresponder à API de sua plataforma de comunicação.