Jitterbit HR Agent

Visão Geral

O Jitterbit HR Agent (Agente de RH) é um agente de IA fornecido através do Jitterbit Marketplace que foi projetado para apoiar a equipe interna de RH da sua organização. Este agente utiliza a técnica de Geração Aumentada por Recuperação (RAG), que combina o raciocínio de LLM com acesso a ferramentas externas e fontes de dados. O agente de IA realiza as seguintes funções:

• Conecta-se ao BambooHR ou a outros Sistemas de Informação de Recursos Humanos (HRIS) para recuperar dados de integração em tempo real para novos contratados usando o Jitterbit Studio.

• Conecta-se ao Jira (ou outras soluções de gerenciamento de serviços e trabalho) para iniciar e acompanhar solicitações.

• Integra-se ao modelo de linguagem grande (LLM) da OpenAI para alimentar um Assistente de RH inteligente que você acessa através de uma API personalizada criada com o Jitterbit API Manager.

Este documento explica como configurar e operar o agente de IA. O documento primeiro aborda a arquitetura e os pré-requisitos, em seguida, fornece exemplos de prompts para mostrar o que o agente pode fazer, e por fim, apresenta passos para instalar, configurar e operar o agente.

Arquitetura do agente de IA

Os seguintes diagramas ilustram a arquitetura implementada no Agente de RH.

Pré-integração (Antes do primeiro dia)

Integração no primeiro dia

Primeiras semanas e treinamento

Uso geral

Pré-requisitos

Para usar o Agente de RH, você precisa dos seguintes componentes.

Componentes do Harmony

Você deve ter uma licença do Jitterbit Harmony com acesso aos seguintes componentes:

• Jitterbit Studio
• Jitterbit API Manager
• Jitterbit HR Agent adquirido como um complemento de licença
• Jitterbit Cloud Datastore (opcional)

OpenAI

Você deve ter uma assinatura do OpenAI para criar e gerenciar os seguintes recursos:

• Chave da API do OpenAI. Veja a orientação do OpenAI para mais informações.

Endpoints suportados

O design do agente de IA incorpora os seguintes endpoints. Você pode acomodar outros sistemas modificando as configurações de endpoint e fluxos de trabalho do projeto.

Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS)

O agente de IA usa BambooHR como a fonte de dados dos funcionários, incluindo tarefas, documentos e informações de trabalho necessárias.

Gestão de serviços

O agente de IA usa Jira como o sistema de gestão de serviços e trabalho para a criação de tickets.

Documentação

O agente de IA usa o Confluence como a fonte para a documentação de TI.

Interface de chat

O design do agente de IA incorpora o Slack como a interface de chat para interagir com o agente de IA.

Se você quiser usar um aplicativo diferente como a interface de chat, este agente de IA inclui um fluxo de trabalho separado e instruções para uma configuração de API genérica.

Funções principais

Quando você conecta o Agente de RH aos endpoints apropriados, ele fornece a seguinte funcionalidade principal.

Pré-embarque de funcionários

• Notifica a equipe de contratação sobre uma oferta aceita.
• Cria um email de boas-vindas e solicita aprovação para enviar ao novo contratado.
• Notifica o novo contratado sobre tarefas necessárias e documentos atribuídos com base na legislação e regulamentação local da residência do candidato.
• Cria um ticket para o embarque de TI, especificando equipamentos, aplicativos e grupos de email necessários.

Embarque no primeiro dia

• Fornece uma introdução ao gerente, equipe e outros contatos úteis na organização.
• Acompanha as tarefas pendentes para o novo contratado, equipes de RH e TI, e fornece atualizações à medida que as tarefas são concluídas.
• Oferece assistência se os passos de embarque permanecerem incompletos após um período de tempo especificado.
• Fornece uma interface de chat dedicada para novos contratados fazerem perguntas relacionadas ao embarque e solicitarem suporte. O agente de IA pode enviar tickets de serviço de TI em nome do usuário.

Primeiras semanas e treinamento

• Fornece um caminho de aprendizado personalizado com base na função de trabalho.

Exemplos de prompts

Os seguintes são exemplos de prompts que o Agente de RH pode lidar com acesso aos dados apropriados.

Perguntas relacionadas a RH

• "Quem é meu gerente?"
• "Quem estará ausente na próxima semana?"
• "Quem esteve ausente na semana passada?"
• "Quem estará ausente amanhã?"
• "O [Inserir Nome] está ausente hoje?"

Perguntas relacionadas a serviços de TI

• "Como eu redefino minha senha?"
• "Preciso de ajuda para configurar meu computador."
• "Você pode me ajudar a configurar minha conta de email?"
• "Meu mouse está quebrado. O que devo fazer?"
• "Meu laptop não está carregando. O que devo fazer?"
• "Preciso de um mouse novo. Você pode criar um chamado para mim?"

Instalação, configuração e operação

Siga estas etapas para instalar, configurar e operar este agente de IA:

1. Baixar personalizações e instalar o projeto do Studio.
2. Revisar fluxos de trabalho do projeto.
3. Preparar o BambooHR.
4. Criar um Formulário do Google.
5. Preparar o Jitterbit Cloud Datastore.
6. Configurar variáveis do projeto.
7. Testar conexões.
8. Adicionar modelos de email.
9. Criar cronogramas.
10. Implantar o projeto.
11. Criar a API personalizada do Jitterbit.
12. Criar o aplicativo Slack, testar a conexão do Slack e reimplantar o projeto.
13. Acionar os fluxos de trabalho do projeto.
14. Solução de problemas.
15. Uso de diferentes endpoints.

Baixar personalizações e instalar o projeto

Siga estas etapas para baixar arquivos de personalização e instalar o projeto do Studio para o agente de IA:

1. Faça login no portal Harmony em https://login.jitterbit.com e abra o Marketplace.

2. Localize o agente de IA chamado Jitterbit HR Agent. Para localizar o agente, você pode usar a barra de pesquisa ou, no painel Filtros, sob Tipo, selecione Agente de IA para filtrar a exibição e mostrar apenas os agentes de IA disponíveis.

3. Clique no link Documentação do agente de IA para abrir sua documentação em uma nova aba. Mantenha a aba aberta para que você possa consultar a documentação após iniciar o projeto.

4. Clique em Iniciar Projeto para abrir uma caixa de diálogo de configuração em duas etapas. A caixa de diálogo permite que você baixe personalizações e importe o agente de IA como um projeto do Studio.

   Nota

   Se você ainda não adquiriu o agente de IA, Obter este agente aparece em vez disso. Clique em Obter este agente para abrir uma caixa de diálogo informativa, em seguida, clique em Enviar para solicitar que um representante entre em contato com você sobre a compra do agente de IA.

5. Na etapa de configuração 1, Baixar Personalizações, os seguintes arquivos são fornecidos para introduzir a estrutura dos arquivos CSV, criar o aplicativo Slack e criar o script do aplicativo Google Form. Selecione os arquivos e clique em Baixar Arquivos:

   • Script do aplicativo Google Form

     • googleForm_appScript.js

   • Arquivos de modelo CSV

     • TEMPLATE - IT_Apps_JobRole.csv
     • TEMPLATE - IT_G-Suite Groups.csv
     • TEMPLATE - IT_LaptopChoice_JobRole.csv
     • TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv

   • Arquivo de manifesto do aplicativo Slack

     • slack_app_manifest.json

   Dica

   A caixa de diálogo de configuração inclui um aviso para não importar o modelo antes de aplicar as personalizações de endpoint. Esse aviso não se aplica a este agente de IA e pode ser ignorado. Siga a ordem recomendada de etapas nesta documentação.

6. Clique em Próximo.

7. Na etapa de configuração 2, Criar um Novo Projeto, selecione um ambiente onde o projeto do Studio será criado, em seguida, clique em Criar Projeto.

8. Uma caixa de diálogo de progresso é exibida. Assim que indicar que o projeto foi criado, use o link da caixa de diálogo Ir para o Studio ou abra o projeto diretamente na página Projetos do Studio.

Revisar fluxos de trabalho do projeto

No projeto aberto do Studio, revise os fluxos de trabalho juntamente com as descrições abaixo para entender o que eles fazem. Use a tabela de resumo abaixo para identificar quais fluxos de trabalho requerem configuração e como são acionados.

Categorias e descrições de fluxo de trabalho

Fluxos de trabalho de infraestrutura central

Esses fluxos de trabalho fornecem operações fundamentais que são usadas ao longo do projeto.

Operações Comuns

Este fluxo de trabalho contém scripts comuns para o projeto. Você deve atualizar o script Modelos de Email HTML para alinhar com os modelos de email da sua empresa, garantindo que todas as variáveis existentes dentro dos modelos permaneçam inalteradas ou sejam alteradas de acordo com suas necessidades.

Chamadas de RH

Este fluxo de trabalho centraliza operações essenciais de RH para o projeto. Essas operações fundamentais de RH são usadas em fluxos de trabalho individuais subsequentes, com todas as respostas padronizadas e mapeadas para esquemas comuns.

Chamadas de Plataforma

Este fluxo de trabalho consolida as operações fundamentais para a plataforma de comunicação escolhida (por exemplo, Slack). Essas operações padronizadas da plataforma são usadas por fluxos de trabalho subsequentes. Uma função chave é capturar valores essenciais em variáveis ou mover respostas de operações para fluxos de trabalho posteriores para padronizá-las em esquemas comuns para uso consistente.

Chamadas de TI

Este fluxo de trabalho consolida as operações fundamentais para a plataforma de serviço de TI escolhida (por exemplo, Jira). Essas operações padronizadas de serviço de TI são usadas por fluxos de trabalho subsequentes. Uma função chave é capturar valores essenciais em variáveis ou mover respostas de operações para fluxos de trabalho posteriores para padronizá-las em esquemas comuns para uso consistente.

Emails

Este fluxo de trabalho lida com as comunicações por email necessárias do projeto e é usado com frequência ao longo do ciclo de vida do projeto.

Chamada de Armazenamento de Dados

Este fluxo de trabalho gerencia emails de boas-vindas personalizados realizando as seguintes ações:

• Salva-os em um banco de dados com chaves exclusivas.
• Recupera-os através de uma consulta quando necessário para o projeto.
• Exclui o registro uma vez que não é mais necessário.

Bot da Plataforma de Comunicação

Este fluxo de trabalho gerencia as solicitações de bot do Slack recebidas. Ele é acionado através de uma API personalizada do Jitterbit cada vez que um usuário interage com a interface de chat do bot do Slack. A configuração da API personalizada do Jitterbit é descrita em Criar a API personalizada do Jitterbit mais adiante nesta página.

Fluxos de Trabalho OpenAI/LLM

Esses fluxos de trabalho se integram ao LLM da OpenAI para potencializar a automação inteligente e a funcionalidade de chatbot.

OpenAI - Chamada de Função

Este fluxo de trabalho serve como o mecanismo centralizado de chamada de função para o LLM, processando solicitações iniciadas por fluxos de trabalho agendados (como Pré Onboarding | Oferta Assinada). Seu papel principal é determinar qual ferramenta executar com base nos prompts fornecidos pelo usuário ao LLM. Ele é projetado para ser acionado por ações originadas fora da plataforma de comunicação ou do chatbot.

OpenAI - Interpretador de Código

Este fluxo de trabalho realiza análises sob demanda de documentos CSV para identificar resultados específicos correspondentes a vários casos de uso. Por exemplo, ele determina quais aplicativos devem ter acesso com base no cargo do novo contratado.

OpenAI - Análise de PDF

Este fluxo de trabalho analisa currículos em PDF para resumir seu conteúdo, permitindo que o LLM gere emails de boas-vindas personalizados.

OpenAI - Roteador AskHR

Este fluxo de trabalho serve como um ponto de conexão intermediário dentro do uso geral do chatbot AskHR, gerenciando reformulação de diálogos, sumarização de conteúdo e composição de respostas.

OpenAI - Chamada de Função AskHR

Este fluxo de trabalho serve como o mecanismo centralizado de chamada de função para o LLM, processando solicitações iniciadas por usuários através do chatbot AskHR. Seu papel principal é determinar qual ferramenta executar com base nas mensagens do usuário. Ele é projetado para ser acionado por ações originadas da plataforma de comunicação ou do chatbot.

AskHR - Após a Ferramenta

Este padrão de fluxo de trabalho inicia uma sequência de ações após o fluxo de trabalho de chamada da função AskHR selecionar uma ferramenta. Múltiplas instâncias deste fluxo de trabalho existem com diferentes nomes de ferramentas (por exemplo, AskHR | Após a Ferramenta | Iniciar - null_tool). A variante null_tool indica que o LLM determinou que o pedido do chatbot do usuário não era adequado para nenhuma das ferramentas atualmente disponíveis.

Fluxos de trabalho de pré-embarque

Esses fluxos de trabalho automatizam tarefas antes do primeiro dia do novo contratado.

Pré Embarque - Oferta Assinada

Este fluxo de trabalho verifica periodicamente candidatos que assinaram uma oferta e realiza as seguintes ações:

• Identifica candidatos que aceitaram ofertas.
• Envia mensagens de alerta para equipes internas.
• Elabora um email de boas-vindas com um formulário de integração para o candidato.
• Envia o email de boas-vindas para o futuro gerente do candidato junto com uma mensagem no Slack para aprovação final.

Para detalhes sobre como configurar o cronograma, consulte a seção Criar cronogramas.

Pré Embarque - Semana Antes dos Documentos

Este fluxo de trabalho é executado em um cronograma para identificar funcionários cuja data de contratação (primeiro dia de trabalho) está agendada para a semana seguinte. Uma vez identificados, ele realiza automaticamente as seguintes ações:

• Alerta o gerente relevante, as equipes de TI e RH.
• Envia um email contendo documentos essenciais de integração, como informações sobre a cultura da empresa e benefícios para os funcionários.

Pré Embarque - Solicitação ITSM

Este fluxo de trabalho é iniciado por uma API personalizada do Jitterbit sempre que um novo funcionário envia um formulário. Ele realiza as seguintes ações:

• Analisa a posição do novo funcionário em relação a vários documentos CSV.
• Cria um ticket de TI para o processo de integração.
• Notifica as equipes de RH e TI por meio de email e uma plataforma de comunicação (por exemplo, Slack).

A configuração da API personalizada do Jitterbit é descrita em Criar a API personalizada do Jitterbit mais adiante nesta página.

Fluxos de trabalho do primeiro dia

Esses fluxos de trabalho são executados em um cronograma para identificar automaticamente os funcionários cuja data de contratação (primeiro dia de trabalho) é hoje, e então realizar ações específicas conforme descrito abaixo.

Primeiro Dia - Apresentações

Este fluxo de trabalho realiza as seguintes ações:

• Envia mensagens de alerta para o gerente do novo contratado.
• Elabora um email de apresentação contendo informações essenciais do primeiro dia e links da empresa.

Primeiro Dia - Escrever Post no LI

Este fluxo de trabalho envia um email com um post do LinkedIn que pode ser compartilhado no perfil do novo contratado.

Fluxos de trabalho da primeira semana

Este fluxo de trabalho apoia os novos contratados durante sua primeira semana.

Primeira Semana - Caminho de Aprendizado Personalizado

Este fluxo de trabalho é executado em um cronograma para identificar os funcionários cuja data de contratação é hoje e realiza as seguintes ações:

• Realiza análise de CSV para combinar suas posições com cursos de treinamento relevantes.
• Gera e envia um email personalizado fornecendo orientações sobre o treinamento necessário.

Fluxos de trabalho de operações contínuas

Esses fluxos de trabalho gerenciam operações contínuas de RH e TI ao longo do ciclo de vida do funcionário.

Geral - Tarefas de RH Restantes do Funcionário

Este fluxo de trabalho é executado em um cronograma para automatizar lembretes para tarefas de RH pendentes. Ele realiza as seguintes ações:

• Verifica funcionários com tarefas incompletas dentro de uma janela de 90 dias.
• Gera emails separados tanto para o funcionário quanto para a equipe de RH, detalhando as tarefas específicas que cada parte é responsável por completar.

Primeira Semana - Chamados de TI em Andamento

Este fluxo de trabalho é executado em um cronograma para gerenciar proativamente as tarefas de integração de serviços de TI pendentes para novos contratados. Ele realiza as seguintes ações:

• Escaneia funcionários que estão em sua primeira semana e ainda têm chamados de serviço de TI incompletos.
• Notifica TI e RH com alertas separados quando o chamado de serviço de TI de um novo funcionário ainda não está completo.
• Envia uma mensagem direta para o funcionário, oferecendo assistência para garantir que ele receba o suporte de TI necessário.

Preparar BambooHR

Os seguintes componentes essenciais devem ser criados no BambooHR para o Agente de RH. Esses componentes são necessários para recuperar as informações exigidas para a execução do fluxo de trabalho.

Criar pastas no BambooHR

Crie as seguintes pastas no BambooHR. O Agente de RH usa essas pastas para encontrar recursos relevantes para a funcionalidade do fluxo de trabalho.

1. No seu painel do BambooHR, abra a seção Arquivos.

2. Clique em + Adicionar Pasta.

3. Na caixa de diálogo, insira um dos seguintes nomes de pasta:

   • Documentos de Treinamento
   • Documentos de Integração (TODOS)
   • Documentos de TI

4. Clique em Salvar ou Criar para criar a pasta.

5. Repita os passos 2-4 para cada pasta restante.

Adicionar arquivos nas pastas

Para que os fluxos de trabalho do Agente de RH funcionem, arquivos específicos devem ser colocados nas pastas correspondentes do BambooHR. O pacote do Agente de RH fornece arquivos CSV de exemplo. É crucial que a estrutura de quaisquer arquivos substitutos permaneça idêntica; no entanto, os nomes dos arquivos podem ser alterados. Se um nome de arquivo for alterado, essa modificação deve ser aplicada de forma consistente em todas as outras partes do projeto onde o nome do arquivo é referenciado, pois esses arquivos são essenciais para a operação dos fluxos de trabalho.

Fazer upload de documentos de treinamento

O pacote do Agente de RH inclui um arquivo CSV de exemplo chamado TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv. Este arquivo lista os cursos obrigatórios atribuídos a cada função de trabalho.

1. Abra TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv do pacote do Agente de RH.

2. Atualize o arquivo com as informações dos cursos específicas da sua empresa. Mantenha a estrutura e a formatação das colunas intactas.

3. Salve o arquivo atualizado.

4. Faça login no BambooHR.

5. No menu à esquerda, selecione Arquivos.

6. Clique na pasta Documentos de Treinamento.

7. Clique em Fazer Upload.

8. Selecione seu arquivo CSV atualizado e clique em Abrir.

Fazer upload de documentos de TI

O pacote do Agente de RH inclui três arquivos CSV de exemplo para o fluxo de criação de tickets de integração de TI (Pré Integração | Solicitação de ITSM). Faça upload apenas dos arquivos que se aplicam ao processo de integração de TI da sua empresa:

• TEMPLATE - IT_Apps_JobRole.csv: Lista os aplicativos que cada função de trabalho pode acessar.
• TEMPLATE - IT_G-Suite Groups.csv: Lista os grupos do Google Workspace que cada função de trabalho pode acessar.
• TEMPLATE - IT_LaptopChoice_JobRole.csv: Lista o tipo de laptop atribuído a cada função de trabalho.

Siga estas etapas para fazer o upload dos documentos de TI:

1. Abra cada arquivo CSV necessário do pacote do Agente de RH.

2. Substitua os dados de exemplo pelas funções de trabalho e recursos de TI da sua empresa. Não modifique os cabeçalhos das colunas ou a estrutura do arquivo.

3. Salve cada arquivo atualizado.

4. No BambooHR, vá para Arquivos.

5. Clique na pasta Documentos de TI para abri-la.

6. Clique em Fazer Upload.

7. Selecione um ou mais arquivos CSV atualizados e clique em Abrir.

Fazer upload de documentos de integração

Faça o upload de documentos como guias de cultura da empresa, resumos de benefícios dos funcionários, calendários de eventos da empresa, notícias e atualizações da empresa, políticas e procedimentos do escritório, e informações de contato da equipe.

Para fazer upload de arquivos para esta pasta:

1. Reúna os documentos de integração que deseja enviar aos novos funcionários.

2. No BambooHR, vá para Arquivos no menu à esquerda.

3. Clique na pasta Documentos de Integração (TODOS) para abri-la.

4. Clique em Fazer Upload.

5. Selecione um ou mais arquivos do seu computador e clique em Abrir.

Criar relatórios personalizados no BambooHR

Você deve criar dois relatórios personalizados no BambooHR para que o Agente de RH possa recuperar:

1. Uma lista abrangente detalhando todos os funcionários atuais.
2. Uma lista para cada funcionário detalhando todas as tarefas de RH incompletas, sejam atribuídas diretamente ao funcionário ou ao seu contato de RH designado.

Criar relatório de funcionários

Para gerar os dados necessários dos funcionários para o projeto do Agente de RH, crie um relatório que inclua todas as informações essenciais dos funcionários:

1. Faça login no seu painel do BambooHR.

2. Na barra de navegação superior, clique em Relatórios.

3. Clique em + Novo Relatório (geralmente no canto superior direito).

4. Insira um nome para o relatório: Relatório de Funcionários.

5. Adicione os seguintes campos ao relatório:

   • Primeiro Nome
   • Último Nome
   • Data de Contratação
   • País
   • Email de Trabalho
   • Email Pessoal
   • Email do Supervisor
   • Nome do Supervisor
   • URL do LinkedIn
   • Departamento
   • Cargo
   • Reporta-se a

   • Região do Usuário SRE

     Nota

     SRE User Region é um campo personalizado. Este campo é utilizado ao criar um ticket de integração de TI. Se sua empresa não requer essas informações, este campo é opcional. Caso contrário, certifique-se de criar este campo personalizado no BambooHR seguindo a documentação do construtor de campos personalizados.

   O BambooHR só disponibiliza certos campos de funcionários após a data de contratação de um funcionário. Para suportar os fluxos de trabalho de pré-integração, você deve criar e preencher manualmente os seguintes campos personalizados ao adicionar um novo registro de funcionário:

   • NewHireDepartment
   • NewHireJobTitle
   • NewHireReportsTo

   Para criar esses campos personalizados no BambooHR, siga a documentação do construtor de campos personalizados.

6. Os resultados do filtro devem ser Todos os funcionários.

7. Clique em Salvar.

Criar relatório de tarefas de funcionários

Para gerar as tarefas restantes necessárias de RH para o projeto do Agente de RH, use o seguinte procedimento para criar um relatório que inclua todas as tarefas essenciais de funcionários exigidas para o projeto:

1. Faça login no seu painel do BambooHR.

2. Na barra de navegação superior, clique em Relatórios.

3. Clique em + Novo Relatório (geralmente no canto superior direito).

4. Insira um nome para o relatório: Relatório de Tarefas de Funcionários.

5. Adicione os seguintes campos ao relatório:

   • Tarefa
   • Categoria
   • Lista de tarefas
   • Atribuído a
   • Data de vencimento
   • Data de conclusão
   • Concluído

6. Os resultados do filtro devem ser Todos os funcionários.

7. Clique em Salvar.

Criar chave de API do BambooHR

Você deve gerar uma chave de API para conectar o BambooHR dentro do projeto. Para criar sua chave de API, siga as instruções do BambooHR para Criar uma Nova Chave de API (permissões necessárias). Uma vez que a chave de API é criada, certifique-se de salvá-la. Esta chave é utilizada nos próximos passos de configuração.

Criar um Formulário do Google

Este formulário é projetado para novos candidatos. Ele está incluído no email de boas-vindas para coletar informações essenciais e iniciar o processo de criação de ticket de gerenciamento de serviços de TI (Pré Integração | Solicitação de ITSM). Esses passos podem ser ignorados se uma alternativa ao Google Forms for preferida. No entanto, as APIs personalizadas do Jitterbit nos próximos passos Criar a API personalizada do Jitterbit ainda devem ser seguidas, e a API deve ser acionada pelo seu formulário preferido.

Criar o formulário

1. Acesse Google Forms.

2. Crie um formulário em branco.

3. Adicione os seguintes campos obrigatórios:

   1. Nome Completo (tipo de pergunta: Resposta curta)

   2. Endereço (tipo de pergunta: Parágrafo)

   3. Número de Telefone (tipo de pergunta: Resposta curta)

   4. Email (tipo de pergunta: Resposta curta, com validação de Email ativada)

   5. Dê um nome ao seu formulário: Formulário de Integração.

Vincular o formulário a uma Planilha Google

1. No editor de formulários, clique em Respostas.

2. Clique no ícone verde do Google Sheets no canto superior direito.

3. Selecione Criar uma nova planilha.

4. Insira o nome da planilha: Formulário de Integração (Respostas).

5. Clique em Criar para vincular o formulário à planilha.

A planilha cria automaticamente colunas com base nas perguntas do seu formulário. Verifique se as colunas aparecem na seguinte ordem, pois o script depende dessa sequência exata:

• Timestamp
• Nome Completo
• Endereço
• Número de Telefone
• Email

Se a ordem das colunas for diferente, as perguntas do formulário podem não corresponder à ordem esperada. Para corrigir isso, reorganize as perguntas no seu formulário para corresponder à sequência acima.

Configurar o Apps Script

1. Na Planilha Google vinculada, vá para Extensões > Apps Script.
2. O editor do Apps Script é aberto. Por padrão, o script é nomeado como Projeto sem título.
3. Na parte superior do editor, clique em Projeto sem título e renomeie para Formulário de Integração (Respostas).
4. No editor do Apps Script, exclua qualquer código existente.
5. Abra o arquivo googleForm_appScript.js do pacote HR Agent.
6. Copie todo o código de googleForm_appScript.js e cole no editor do Apps Script.
7. No código colado, mantenha YOUR_ENDPOINT_HERE e YOUR_API_KEY_HERE como marcadores. Você atualizará esses valores mais tarde em Criar a API personalizada do Jitterbit.
8. Clique em Salvar.

Configurar o gatilho de envio do formulário

Configure o script para ser executado automaticamente quando alguém enviar o formulário.

1. No editor do Apps Script, clique no ícone de Gatilhos na barra lateral esquerda.

2. Clique em Adicionar Gatilho.

3. Configure as configurações do gatilho:

   • Escolha qual função executar: Selecione onFormSubmit.
   • Selecione a fonte do evento: Selecione De planilha.
   • Selecione o tipo de evento: Selecione Ao enviar o formulário.
   • Configurações de notificação de falha: Selecione Notifique-me imediatamente.

4. Clique em Salvar.

Quando um usuário envia o formulário, o script envia a resposta para o seu projeto de Agente de RH e aciona a operação Create ITSM Request API.

Compartilhar o formulário

1. Vá para seus Google Forms em forms.google.com e abra seu formulário de integração.

2. Clique em Enviar.

3. Clique no ícone de link para obter o link compartilhável.

4. Em Obter link, altere a configuração de acesso para Qualquer pessoa com o link.

5. Clique em Copiar link para copiar a URL do formulário.

6. Compartilhe este link com os novos contratados para que possam acessar e enviar o formulário.

Preparar o Jitterbit Cloud Datastore

Se você ainda não tiver um token de acesso do Cloud Datastore, siga a documentação para gerar um. Depois de criar seu token de acesso, salve-o. Este token é usado nas próximas etapas de configuração.

Crie um armazenamento de chave no Jitterbit Cloud Datastore chamado candidate_welcome_emails, com campos que têm os nomes e tipos listados na tabela abaixo.

Ao adicionar campos personalizados, use a tabela abaixo para determinar se cada um deve ser alternado para Obrigatório na interface do usuário do Cloud Datastore. Os campos AlternativeKey e Value são campos padrão que não podem ser removidos ou alternados.

candidate_welcome_emails

Este armazenamento de chave contém a lista de nomes de candidatos, emails e conteúdos personalizados de email de boas-vindas.

Configurar variáveis do projeto

No projeto do Studio instalado anteriormente através do Marketplace, é necessário definir valores para as seguintes variáveis do projeto.

Isso pode ser feito usando o menu de ações do projeto para selecionar Variáveis do Projeto e abrir um painel na parte inferior da página onde você pode revisar e definir os valores.

BambooHR

Jira

Confluence

Email

Para mais informações sobre o uso das variáveis, consulte a documentação.

OpenAI e GPT

Slack

Outros

Testar conexões

Testar as configurações de endpoint para verificar a conectividade usando os valores de variáveis de projeto definidos.

Isso pode ser feito na aba Endpoints e conectores do projeto do painel de componentes de design, passando o mouse sobre cada endpoint e clicando em Testar.

Adicionar modelos de email

No fluxo de trabalho Operações Comuns, na sua operação Scripts Comuns, você pode encontrar um script chamado Modelos de Email HTML. Este script contém todos os modelos de email para o projeto. Modelos de exemplo do Jitterbit estão incluídos como orientação, mas devem ser substituídos pelos modelos de email reais da sua empresa.

Criar agendamentos

Certos fluxos de trabalho requerem execução agendada. O agente de IA inclui um agendamento pré-configurado, Agendamento Diário, que está configurado para gatilhos diários.

Você tem a opção de usar este Agendamento Diário existente (isso pode ser feito no menu de ações da operação em Configurações > Agendamentos) ou criar novo agendamento. As operações listadas abaixo devem ter um agendamento associado a elas:

• Controlador - Buscar Oferta Assinada
• Controlador - Buscar Novo Contratado - Semana Anterior
• Controlador - Buscar Apresentações
• Controlador - Buscar Escrever Postagem no LI
• Controlador - Buscar - Caminho de Aprendizado Personalizado
• Controlador - Buscar - Tarefas de RH Restantes do Funcionário
• Controlador - Buscar - Chamados de TI em Andamento

Implantar o projeto

1. Abra o fluxo de trabalho Chamadas ao Datastore.

2. Localize as seguintes três atividades de endpoint do Cloud Datastore:

   • Inserir Email de Boas-Vindas
   • Consultar Email de Boas-Vindas
   • Excluir Itens

3. Clique em cada atividade de endpoint do Cloud Datastore e selecione o armazenamento chamado candidate_welcome_emailsStudio que você criou na etapa Preparar Jitterbit Cloud Datastore.

4. Clique em Próximo e, em seguida, clique em Concluir.

5. Repita as etapas 3 e 4 para cada atividade de endpoint do Cloud Datastore.

6. Implante o projeto do Studio. Isso pode ser feito usando o menu de ações do projeto para selecionar Implantar.

Crie a API personalizada do Jitterbit

Crie uma API personalizada usando o API Manager para um dos seguintes:

• Manipulador de solicitações da API do bot Slack: Necessário se estiver usando a notificação do Slack incluída no design deste agente de IA.

• Manipulador de solicitações da API do Google Form: Necessário se estiver usando o Google Form incluído no design deste agente de IA.

Crie o manipulador de solicitações da API do bot Slack

Esta API personalizada do Jitterbit aciona a operação PlatformBot | Inbound Event. Configure e publique a API personalizada com as seguintes configurações:

• Serviço da API: HR Agent - PlatformBot | Inbound Event
• Caminho: /
• Projeto: Selecione o projeto do Studio criado a partir do Jitterbit HR Agent no Marketplace
• Operação a ser acionada: PlatformBot | Inbound Event
• Método: POST
• Tipo de resposta: System Variable

Mantenha a URL do serviço da API publicada para uso na criação do aplicativo Slack. A URL do serviço pode ser encontrada no painel de detalhes da API na guia Serviços, passando o mouse sobre a coluna Ações do serviço e clicando em Copiar URL do serviço da API.

Crie o manipulador de solicitações da API do Google Form

Esta API personalizada do Jitterbit aciona a operação Create ITSM Request API. Configure e publique a API personalizada com as seguintes configurações:

• Nome do serviço: HR Agent - Create ITSM Request API
• Projeto: Selecione o projeto do Studio criado a partir do Jitterbit HR Agent no Marketplace
• Operação: Create ITSM Request API
• Método: POST
• Tipo de resposta: System Variable
• Perfil de segurança: Criar novo perfil
  • Nome do perfil: HR Agent
  • Ambiente: Selecione o ambiente onde o projeto Jitterbit HR Agent está implantado
  • Tipo: API Key
  • Chave: X-APIKey
  • Valor: Você recebe uma chave única. Copie este valor por enquanto. Isso é necessário para concluir a configuração do Google Form.
  • Clique em Salvar.

Certifique-se de atribuir o perfil de segurança à configuração da API e salvá-lo. Mantenha a URL do serviço da API publicada para uso no Google Form. Você pode encontrar a URL do serviço na gaveta de detalhes da API na aba Serviços. Para copiar a URL, passe o mouse sobre a coluna Ações do serviço e clique em Copiar URL do serviço da API. Depois de ter tanto a chave da API quanto a URL do serviço, complete a configuração do Google Form script do aplicativo. Certifique-se de salvar o script do aplicativo após adicionar a URL do serviço e a chave da API.

Crie o aplicativo Slack, teste a conexão e redeploy o projeto

Para criar a interface de chat do Agente de RH no Slack, crie um aplicativo Slack usando o arquivo de manifesto do aplicativo Slack fornecido com os arquivos de personalização deste agente de IA. Alternativamente, crie-o do zero.

Se estiver usando o arquivo de manifesto do aplicativo Slack fornecido (slack_app_manifest.json), você deve substituir os seguintes espaços reservados pelos seus próprios valores de configuração:

Após instalar o aplicativo Slack, obtenha seu token de bot.

Reabra a configuração de variáveis do projeto e insira o token do bot para o valor da variável do projeto slack.bot.user.token.

Uma vez que o token do bot esteja configurado, teste a conexão com o Slack e reimplante o projeto.

Acionar os fluxos de trabalho do projeto

Para fins de teste, prepare seus registros de teste e execute as seguintes operações. Você pode executar uma operação usando a opção Executar da operação, que aparece quando você passa o mouse sobre a operação:

• Controller - Search Offer Signed
• Controller - Search New Hire - Week Before
• Controller - Search Introductions
• Controller - Search Write LI Post
• Controller - Search - Personalized Learning Path
• Controller - Search - Employee Remaining HR Tasks
• Controller - Search - In-progress IT Tickets

Os outros dois principais fluxos de trabalho são acionados pelas APIs personalizadas do Jitterbit:

• PlatformBot | Inbound Event: O Slack aciona este fluxo de trabalho através da API personalizada HR Agent - PlatformBot | Inbound Event. Enviar uma mensagem direta para o aplicativo Slack inicia o acionamento da API personalizada.
• Create ITSM Request API: O Google Form aciona este fluxo de trabalho através da API personalizada HR Agent - Create ITSM Request API. Enviar um formulário de exemplo inicia o acionamento da API personalizada.

Todos os outros fluxos de trabalho são acionados por outras operações e estão a jusante das listadas acima. Eles não são destinados a serem executados sozinhos.

Solução de problemas

Revise os logs da API e os logs de operação para informações detalhadas de solução de problemas.

Para assistência adicional, entre em contato com o suporte do Jitterbit.

Uso de diferentes endpoints

Se você alterar o endpoint utilizado no template, deve modificar vários componentes do projeto. Esta seção descreve as atualizações necessárias para cada fluxo de trabalho que utiliza o endpoint.

Plataformas de RH

Se sua empresa utiliza uma plataforma de RH diferente do BambooHR, use as orientações nesta seção para modificar seu projeto.

O fluxo de trabalho HR Calls contém todas as operações que extraem dados de plataformas de RH. Como cada plataforma de RH possui documentação e capacidades de API únicas, os passos para recuperar informações variam entre as diferentes plataformas de RH.

Detectar e processar ofertas assinadas

As seguintes operações detectam candidatos que assinaram ofertas e acionam o fluxo de trabalho de processamento de ofertas:

• Get Applicant Status: Recupera o status atual dos candidatos.
• Get Applicant Status - Prep for Details: Prepara os dados dos candidatos para recuperação detalhada.
• Get Applicant Details: Recupera informações detalhadas sobre os candidatos.

Essas operações são executadas no controlador Controller - Search Offer Signed. Quando as operações detectam um candidato com status de oferta assinada, elas acionam a operação Start - Single Offer para processar o fluxo de trabalho.

Complete os seguintes passos para configurar a operação Start - Single Offer:

1. Abra a transformação Offer Signed Data to Common Model Employee Schema.
2. Atualize o esquema de origem.
3. Complete os mapeamentos de campo para atribuir as variáveis necessárias (por exemplo, offerSigned_manager).

Se você criar novas operações para os requisitos da sua plataforma de RH, adicione-as ao controlador Controller - Search Offer Signed.

Recuperar relatórios personalizados da sua plataforma de RH

A operação GET Custom Report by ID serve a dois propósitos:

1. Recuperar uma lista de funcionários.
2. Recuperar tarefas de RH restantes.

Após a operação recuperar os dados do relatório, o agente chama uma operação subsequente que mapeia os dados de origem para um esquema comum (common_schema_employeeInfo) e atribui variáveis que o fluxo de trabalho requer.

Os seguintes fluxos de trabalho utilizam esta operação:

Para cada fluxo de trabalho, abra a transformação da operação de processamento e complete os seguintes passos:

1. Atualize o esquema de origem para corresponder à sua plataforma de RH.
2. Complete os mapeamentos de campo para atribuir as variáveis necessárias.

Recuperar dados do funcionário por ID

A operação Get Employee by Id recupera dados de um único funcionário da sua plataforma de RH. A operação Get Employee Details by Id mapeia os dados de origem para o esquema comum (common_schema_employeeInfo).

Complete os seguintes passos para configurar essas operações:

1. Atualize a operação Get Employee by Id com a chamada da API da sua plataforma de RH.
2. Abra a transformação Get Employee Details by Id para atualizar o esquema de origem e completar os mapeamentos de campo para atribuir as variáveis necessárias.

Baixar arquivos da sua plataforma de RH

As seguintes operações baixam arquivos da sua plataforma de RH:

• Get List of Files: Recupera uma lista de pastas.
• Get List of Files - Filter for Folders v2: Filtra a lista de pastas para identificar a pasta correta.
• Get List of Files - Filter & Download Single File: Baixa um único arquivo de uma pasta.
• Get List of Files - Download All Files: Baixa todos os arquivos de uma pasta.
• Get List of Files - Download File v2: Gerencia o download do arquivo através da API.

Configurar Get List of Files

1. Atualize a operação com a chamada da API da sua plataforma de RH para buscar uma lista de pastas.
2. Nas configurações de variáveis do BambooHR, atualize as variáveis que começam com bamboo.folder. Essas variáveis identificam a pasta correta para cada fluxo de trabalho.
3. Abra a transformação Get List of Files - Filter for Folders v2 para atualizar o esquema de origem.
4. Complete os mapeamentos da transformação de acordo com os comentários no esquema de destino.

Configurar Get List of Files - Filter & Download Single File

Nas configurações de variáveis do BambooHR, atualize as variáveis que começam com bamboo.folder.file. Essas variáveis identificam o arquivo correto para cada fluxo de trabalho quando você baixa um único arquivo de uma pasta.

Configure Get List of Files - Download All Files

Esta operação baixa todos os arquivos da pasta filtrada. A operação é utilizada principalmente no fluxo de trabalho Pré Onboarding | Semana antes dos documentos para enviar documentos de onboarding. Para mais informações, veja Revisar fluxos de trabalho do projeto.

Configure Get List of Files - Download File v2

Esta operação está vinculada tanto a Get List of Files - Filter & Download Single File quanto a Get List of Files - Download All Files como seu próximo passo. Atualize a operação com a chamada de API da sua plataforma de RH para gerenciar o download do arquivo.

Retrieve employee time-off data

A operação Get a list of Who's Out é utilizada nos fluxos de trabalho do AskHR para responder a perguntas dos usuários, como "Quem está fora do escritório amanhã?".

Para configurar esta operação, complete os seguintes passos:

1. Atualize a operação para chamar o endpoint da API da sua plataforma de RH que recupera dados de ausência.

2. Use as seguintes variáveis para filtrar o intervalo de datas na sua solicitação HTTP:

   • $llm_response_start_date: A data de início que o LLM gera com base na solicitação do usuário em uma plataforma de comunicação, como Slack.

   • $llm_response_end_date: A data de término que o LLM gera com base na solicitação do usuário em uma plataforma de comunicação, como Slack.

ITSM platforms

Se sua empresa utiliza uma plataforma de Gerenciamento de Serviços de TI (ITSM) diferente do Jira, use as orientações nesta seção para modificar seu projeto.

Create IT onboarding tickets

Para configurar essas operações para uma plataforma ITSM diferente, complete os seguintes passos:

1. Atualize a operação ITSM - Create Task in JIRA para usar o endpoint da API da sua plataforma ITSM.

2. (Opcional.) Considere usar essas variáveis comuns na operação para manter a consistência:

   • $it_laptopChoice_list: A escolha de laptop do novo contratado.
   • $it_application_list: A lista de aplicativos a serem provisionados.
   • $it_gSuite_list: A lista de serviços do Google Workspace a serem provisionados.
   • $newHire_department: O departamento do novo contratado.
   • $newHire_region: A região do novo contratado.

3. Certifique-se de que sua operação preencha a variável $newHire_itTicket com a URL do ticket de TI da resposta da API.

Recuperar tickets de TI em andamento

A operação Search ITSM Issue recupera tickets de integração de TI em andamento. Esta operação é executada como parte do fluxo de trabalho Primeira Semana | Tickets de TI em Andamento.

Para configurar esta operação para uma plataforma ITSM diferente, complete os seguintes passos:

1. Atualize a operação Search ITSM Issue para usar o endpoint da API da sua plataforma ITSM para recuperar tickets de integração de TI em andamento.
2. Abra a transformação GET IT Newhire In-progress tickets - to Common Model IT Ticket Schema para atualizar o esquema de origem e completar os mapeamentos de campo.

Plataformas de gerenciamento de conhecimento

Se sua empresa usa uma plataforma de gerenciamento de conhecimento diferente do Confluence, utilize as orientações nesta seção para modificar seu projeto.

Recuperar conteúdo de integração de TI

A operação AskHr - Get IT Onboarding Content recupera conteúdo da sua página de documentação de integração de TI. O agente de IA usa esse conteúdo para responder a perguntas relacionadas a TI no bot do Slack. Esta operação utiliza a variável de projeto confluence.base.url.

Para configurar esta operação para uma plataforma de gerenciamento de conhecimento diferente, complete os seguintes passos:

1. (Opcional) Na seção variáveis de projeto, adicione uma variável para a URL base da sua plataforma.

2. Atualize a operação AskHr - Get IT Onboarding Content para usar o endpoint da API da sua plataforma.

3. Atualize a transformação da operação para corresponder ao esquema de resposta da sua plataforma.

4. Certifique-se de que sua operação preencha a variável $it_onboarding_content com o conteúdo recuperado. O agente de IA usa essa variável em um prompt LLM para responder a perguntas dos usuários no bot do Slack.

Modelos CSV

Os modelos CSV são um componente central deste projeto. Os modelos possibilitam fluxos de trabalho que analisam arquivos e geram emails personalizados e tickets de TI. Embora você possa personalizar os dados nesses modelos para sua empresa, se modificar a estrutura do modelo, deve atualizar os prompts associados.

As operações a seguir contêm prompts que são projetados para arquivos de modelo CSV específicos:

Se você modificar a estrutura de um arquivo de modelo CSV, atualize o prompt da operação correspondente para corresponder à nova estrutura.

Plataformas de envio de formulários

Se sua empresa usa uma plataforma de envio de formulários diferente do Google Forms, use as orientações nesta seção para modificar seu projeto.

O agente de IA usa um formulário para coletar informações para iniciar o fluxo de trabalho ITS Calls.

Para configurar o agente de IA para usar uma plataforma de formulário diferente, complete as seguintes etapas:

1. Configure seu formulário para enviar dados do usuário para a API personalizada do Jitterbit.

2. Abra a transformação Resposta do Formulário para o Esquema Comum de Funcionários para atualizar o esquema de origem e completar os mapeamentos de campo.

Plataformas de armazenamento de dados

Se sua empresa usa uma plataforma de armazenamento de dados diferente do Cloud Datastore, use as orientações nesta seção para modificar seu projeto.

O agente de IA usa o Cloud Datastore para armazenar emails de boas-vindas em rascunho e endereços de email de candidatos. O datastore permite a inserção, consulta e exclusão de registros. Você precisa do endereço de email do candidato armazenado para enviar o email de boas-vindas após a aprovação do gerente.

Para configurar o agente de IA para usar uma plataforma de armazenamento de dados diferente, atualize as seguintes operações:

Armazenar dados do email de boas-vindas

A operação Datastore | Insert Welcome Email insere os seguintes dados no datastore:

Excluir dados do email de boas-vindas

A operação Datastore | Delete Welcome Email remove registros após o email ser enviado ao candidato ou se o gerente rejeitar o email elaborado.

Configure a operação para aceitar o ID de registro interno da variável $dataStore_item_id. A operação inclui declarações de registro para rastrear a exclusão:

WriteToOperationLog("------------------------------");
WriteToOperationLog("Deleting Key: WE-" + $dataStore_Key + " With itemID: " + $dataStore_item_id);
WriteToOperationLog("------------------------------");
$dataStore_item_id

A operação de consulta recupera o valor $dataStore_item_id, que identifica o registro a ser excluído.

Plataformas de comunicação

Se sua empresa usa uma plataforma de comunicação diferente do Slack, use as orientações nesta seção para modificar seu projeto.

O agente de IA usa o Slack para notificações de TI, RH e gerentes, além de todas as interações dos usuários.

Configure o manipulador de eventos de entrada

Configure sua plataforma de comunicação para enviar eventos de solicitação de usuários para a API personalizada do Jitterbit. A operação PlatformBot | Inbound Event recebe esses eventos e aciona a cadeia de operações que processam as mensagens dos usuários.

Atualize as variáveis do projeto

Atualize as seguintes variáveis do projeto para corresponder à sua plataforma de comunicação:

Valide as mensagens da plataforma

A operação Validate Platform Message verifica se as mensagens recebidas se originaram de um usuário final em vez do próprio bot e extrai variáveis para uso posterior.

Configure sua operação para preencher as seguintes variáveis:

Atualize os esquemas de origem e destino da transformação para corresponder à API da sua plataforma de comunicação.

Enviar mensagens de notificação

A operação Post Notification Message to Channel envia mensagens ou respostas para os canais da plataforma.

Configure sua operação para usar as seguintes variáveis:

Se $platform_thread_ts contiver um valor (maior que 0), a operação envia a resposta para essa thread. Caso contrário, a operação envia uma nova mensagem para o canal. Configure essa lógica no seu mapeamento de transformação:

if($platform_thread_ts > 0, $platform_thread_ts)

Atualize os esquemas de origem e destino da transformação para corresponder à API da sua plataforma de comunicação.

Recuperar histórico de conversas

A operação Conversation History recupera as últimas cinco mensagens no histórico de conversas e mapeia as mensagens para o esquema de destino comum common_conversation_history_schema.json.

O esquema de destino inclui um nó thread_latest_reply que representa a última resposta em uma thread. Este nó é preenchido com variáveis da operação Validate Platform Message.

Atualize o esquema de origem da transformação para corresponder à API da sua plataforma de comunicação.

Enviar indicador de digitação

A operação Post Typing to Channel envia um indicador de digitação para o canal.

Configure sua operação para usar as seguintes variáveis:

Se $platform_thread_ts contém um valor, a operação envia o indicador de digitação para aquele thread. Caso contrário, envia o indicador para o canal. Configure essa lógica em seu mapeamento de transformação:

if(Length($platform_thread_ts) > 0, $platform_thread_ts, unmap());

Atualize os esquemas de origem e destino da transformação para corresponder à API da sua plataforma de comunicação.

Delete typing indicator

A operação Delete Message remove o indicador de digitação do canal após o bot enviar sua resposta.

Configure sua operação para usar as seguintes variáveis:

Atualize os esquemas de origem e destino da transformação para corresponder à API da sua plataforma de comunicação.

Retrieve user email by user ID

A operação Get User Email by UserId recupera o endereço de email de um usuário usando seu ID de usuário.

Configure sua operação para usar as seguintes variáveis:

Atualize os esquemas de origem e destino da transformação para corresponder à API da sua plataforma de comunicação.

Retrieve user information by name

A operação Get UserID & Email by Name and Surname recupera o endereço de email e o ID de usuário de um usuário usando seu nome completo.

Configure sua operação para usar as seguintes variáveis:

• Request schema

  Variável	Descrição
  $slack.bot.user.token	Token de autenticação

• Response schema

  A operação preenche as seguintes variáveis:

  Variável	Descrição
  $platform_email	Endereço de email do usuário
  $platform_userID	ID do usuário

A operação compara o nome completo do usuário da sua plataforma com $llm_response_manager_full_name ou $newHire_fullName para encontrar o usuário correto. Atualize essa lógica para corresponder à estrutura de dados do usuário da sua plataforma:

pass = false;
real_name = json$get_response$item.members$item.profile$real_name$;
if($llm_response_manager_full_name == real_name || $newHire_fullName == real_name,
  pass = true;
  WriteToOperationLog("We found a matching slack user for: " + $llm_response_manager_full_name + " " + $newHire_fullName);
);
//pass = true;
Pass

Atualize os esquemas de origem e destino da transformação para corresponder à API da sua plataforma de comunicação.