Agente de Notas de Reunión de Jitterbit

Descripción General

El Agente de Notas de Reunión de Jitterbit (Agente de Notas de Reunión) es un agente de IA disponible a través de Jitterbit Marketplace que automatiza el procesamiento de las notas de reunión generadas por Gemini. El agente consulta una bandeja de entrada de Gmail dedicada, recupera documentos de Google vinculados e integra con Salesforce y Slack para mantener informados y responsables a los asistentes de la reunión.

En un horario diario, el agente recupera nuevos correos electrónicos de notas de reunión de Gmail y extrae el contenido del documento de Google vinculado en cada correo. El contenido extraído es analizado por un LLM, que devuelve un resumen estructurado de la reunión, los próximos pasos y las tareas asignadas a cada asistente como respuesta en JSON. Para cada asistente, el agente consulta Salesforce para recuperar el registro de contacto, crea una Tarea y un Evento vinculados a ese registro, y envía un mensaje directo personalizado por Slack que contiene el resumen de la reunión y las tareas individuales. Un Jitterbit Cloud Datastore maneja el almacenamiento de tokens OAuth y la deduplicación para evitar reprocesamientos. Un flujo de trabajo secundario expone la recuperación de tareas bajo demanda a través de un disparador de API.

El agente realiza las siguientes tareas:

• Consulta una bandeja de entrada de Gmail en un horario de 24 horas para correos electrónicos de notas de reunión de Gemini.
• Recupera y extrae el contenido de texto de los documentos de Google vinculados.
• Deduplica las notas de reunión procesadas utilizando Cloud Datastore para evitar reprocesamientos.
• Genera resúmenes estructurados de reuniones, próximos pasos y tareas asignadas a cada asistente utilizando un LLM.
• Crea Tareas y Eventos en Salesforce para cada asistente de la reunión.
• Envía mensajes directos personalizados por Slack con resúmenes de reuniones y tareas individuales.
• Responde a consultas de tareas de reunión bajo demanda a través de un disparador de API.

El agente está preconfigurado para trabajar con estos servicios. Se puede adaptar a otros sistemas modificando las configuraciones de los puntos finales y los flujos de trabajo.

Este documento explica cómo configurar y operar este agente de IA. Cubre arquitectura, requisitos previos y pasos para instalar, configurar y operar el agente de IA.

Arquitectura del agente de IA

El Agente de Notas de Reunión se ejecuta como un flujo de trabajo programado y desatendido que conecta Gmail, Google Docs, un LLM, Salesforce y Slack a través de un proyecto de Studio. Un Cloud Datastore almacenamiento de claves almacena tokens de OAuth de Gmail y rastrea qué notas de reunión ya han sido procesadas.

Una interacción típica procede de la siguiente manera:

1. Un programa de operaciones activa el flujo de trabajo de sondeo cada 24 horas.
2. El agente consulta un almacenamiento de claves de Cloud Datastore para el token de actualización de OAuth de Gmail almacenado y lo intercambia por un nuevo token de acceso.
3. El agente busca en la bandeja de entrada de Gmail correos electrónicos de gemini-notes@google.com dentro de la ventana de 24 horas anteriores y recupera la lista de IDs de mensajes coincidentes.
4. Para cada correo electrónico, el agente obtiene el contenido completo del mensaje y extrae la URL del Google Doc incrustada, luego analiza el ID del documento de la URL.
5. El agente consulta el almacenamiento de claves de Cloud Datastore para verificar si el ID del documento ya ha sido procesado. Si lo ha sido, se omite el documento.
6. Para los nuevos documentos, el agente escribe el ID del documento como procesado en el almacenamiento de claves de Cloud Datastore y obtiene el contenido en texto plano de la API de exportación de Google Docs.
7. El agente envía el contenido del documento a un LLM, que devuelve un objeto JSON estructurado que contiene el resumen de la reunión, los próximos pasos y los elementos de acción por asistente.
8. Para cada propietario de elemento de acción identificado en la respuesta del LLM, el agente resuelve el correo electrónico del asistente de la lista de asistentes extraída y consulta Salesforce para recuperar el ID de Contacto del asistente.
9. El agente crea un registro de Tarea en Salesforce para cada elemento de acción y un registro de Evento en Salesforce que representa la reunión, ambos vinculados al contacto del asistente.
10. El agente envía un mensaje directo personalizado de Slack a cada asistente que contiene el resumen de la reunión y sus elementos de acción individuales.

Diagrama de flujo

El siguiente diagrama muestra el flujo principal de manejo de solicitudes para el Agente de Notas de Reunión.

Requisitos previos

Necesitas los siguientes componentes para usar este agente de IA.

Componentes de Harmony

Debes tener una licencia de Jitterbit Harmony con acceso a los siguientes componentes:

• Jitterbit Studio
• Jitterbit API Manager
• Jitterbit Cloud Datastore
• Agente de Notas de Reunión adquirido como un complemento de licencia

Puntos finales soportados

El agente de IA se conecta a los siguientes puntos finales. Puedes acomodar otros sistemas modificando las configuraciones de puntos finales y flujos de trabajo del proyecto.

Modelo de lenguaje grande (LLM)

El agente utiliza OpenAI GPT-4o para analizar el contenido de las notas de reunión y producir un resumen estructurado de la reunión, los próximos pasos y las tareas por asistente. Debes tener una cuenta de OpenAI con acceso al modelo GPT-4o y una clave API válida.

Gmail

El agente consulta una bandeja de entrada de Gmail dedicada para correos electrónicos de notas de reunión de Gemini de gemini-notes@google.com utilizando la API REST de Gmail. Debes tener un proyecto de Google Cloud con la API de Gmail habilitada y credenciales de OAuth 2.0 (ID de cliente y secreto de cliente) configuradas para la bandeja de entrada.

Google Docs

El agente recupera el contenido del documento de Google Docs utilizando el método de la API de Google Drive files.export. El acceso utiliza las mismas credenciales de Google OAuth 2.0 configuradas para Gmail, siempre que la cuenta de Google asociada tenga acceso de lectura a los documentos de notas de reunión.

Salesforce

El agente consulta registros de contactos de Salesforce y crea registros de Task y Event. Debes tener una cuenta de Salesforce con un nombre de usuario de inicio de sesión, contraseña y token de seguridad.

Slack

El agente envía mensajes directos a los asistentes de la reunión utilizando la Slack Web API. Debes tener una aplicación de Slack con un token de bot configurado con los siguientes alcances de OAuth: users:read, users:read.email, conversations:open y chat:write.

Cloud Datastore

El agente utiliza Jitterbit Cloud Datastore para almacenar tokens de actualización de OAuth de Gmail y para rastrear los IDs de documentos de reuniones procesados.

Instalación, configuración y operación

Sigue estos pasos para instalar, configurar y operar este agente de IA:

1. Descargar e instalar el proyecto
2. Preparar Cloud Datastore
3. Configurar variables del proyecto
4. Probar conexiones
5. Desplegar el proyecto
6. Crear la API personalizada de Jitterbit
7. Configurar credenciales de Google OAuth
8. Autorizar acceso a Gmail
9. Revisar flujos de trabajo del proyecto
10. Activar los flujos de trabajo del proyecto

Para orientación sobre solución de problemas, consulta Solución de problemas.

Descargar e instalar el proyecto

Sigue estos pasos para instalar el proyecto de Studio para el agente de IA:

1. Inicia sesión en el portal Harmony en https://login.jitterbit.com y abre Marketplace.
2. Localiza el agente de IA llamado Meeting Notes Agent. Para localizar el agente, utiliza la barra de búsqueda o, en el panel de Filtros bajo Tipo, selecciona Agente de IA para limitar la visualización a agentes de IA.
3. Haz clic en el enlace de Documentación del agente para abrir su documentación en una pestaña separada. Mantén la pestaña abierta para referirte a ella después de iniciar el proyecto.

4. Haz clic en Iniciar Proyecto para abrir un diálogo de configuración.

   Nota

   Si aún no has comprado el agente de IA, se mostrará Obtener agente en su lugar. Haz clic en él para abrir un diálogo informativo, luego haz clic en Enviar para que un representante se comunique contigo sobre la compra del agente de IA.

5. En el diálogo de Crear un Nuevo Proyecto, selecciona un entorno donde se creará el proyecto de Studio, luego haz clic en Crear Proyecto.

6. Después de que el diálogo de progreso indique que el proyecto ha sido creado, utiliza el enlace del diálogo Ir a Studio o abre el proyecto directamente desde la página de Proyectos de Studio.

Preparar Cloud Datastore

El agente utiliza dos almacenamientos de claves de Cloud Datastore para almacenar los tokens de actualización de OAuth de Gmail y para rastrear los IDs de documentos de reuniones procesados:

Crea cada almacenamiento de claves con los siguientes campos personalizados:

AIA_Authorized_Users

AIA_Processed_Meetings

Después de crear cada almacenamiento de claves, configura las actividades de Cloud Datastore asociadas en Studio:

1. En la pestaña Componentes del proyecto de Studio bajo Puntos finales, localiza cada actividad de Cloud Datastore asociada con ese almacenamiento.
2. Haz doble clic para abrir la actividad, asigna el nombre del almacenamiento y guarda.

Configurar variables del proyecto

En el proyecto de Studio instalado desde Marketplace, establece valores para las siguientes variables del proyecto.

Para configurar las variables del proyecto, utiliza el menú de acciones del proyecto y selecciona Variables del Proyecto para abrir el panel de configuración.

Google OAuth

OpenAI

Salesforce

Slack

Cloud Datastore

Probar conexiones

Probar las configuraciones de los endpoints para verificar la conectividad utilizando los valores de variables del proyecto definidos.

Para probar conexiones, ve a la pestaña Endpoints y conectores del proyecto en la paleta de componentes de diseño, pasa el cursor sobre cada endpoint y haz clic en Probar.

Desplegar el proyecto

Desplegar el proyecto de Studio.

Para desplegar el proyecto, utiliza el menú de acciones del proyecto y selecciona Desplegar.

Crear la API personalizada de Jitterbit

Crea una API personalizada con los siguientes servicios de API:

• Conectar Gmail
• Callback de OAuth
• Ejecutar Notas de Reunión
• Conectar Gmail Copilot

Después de configurar cada servicio de API, publica la API personalizada.

Conectar Gmail

Configura este servicio API con los siguientes parámetros:

Callback de OAuth

Configura este servicio API con los siguientes parámetros:

Ejecutar Notas de Reunión

Configura este servicio API con los siguientes parámetros:

Conectar Gmail Copilot

Configura este servicio API con los siguientes parámetros:

Configurar credenciales de Google OAuth

Cada entorno de Jitterbit requiere sus propias credenciales de OAuth 2.0 porque la URI de redirección debe coincidir exactamente con la URL del servicio API del API personalizado desplegado. Completa los siguientes pasos para crear credenciales para cada entorno.

Crear un proyecto en Google Cloud

1. Abre un navegador y ve a https://console.cloud.google.com. Inicia sesión con una cuenta de Google que tenga permiso para crear o gestionar proyectos de Google Cloud para tu organización.

2. Haz clic en el menú desplegable del selector de proyectos en la parte superior de la página, junto al logo de Google Cloud.

3. En el diálogo que se abre, haz clic en Nuevo Proyecto en la esquina superior derecha.

4. En el campo Nombre del proyecto, ingresa un nombre descriptivo como Meeting Notes Agent QA.

5. Selecciona tu organización del menú desplegable Organización si aplica. Deja Ubicación como Sin organización si tu cuenta es personal.

6. Haz clic en Crear. Aparece una notificación cuando la provisión se completa.

7. Haz clic en la notificación o abre nuevamente el menú desplegable del selector de proyectos y selecciona el nuevo proyecto. Confirma que su nombre aparece en la barra de navegación superior antes de continuar.

Habilitar las APIs requeridas

1. En la barra lateral izquierda, ve a APIs y Servicios > Biblioteca.

2. En la barra de búsqueda, escribe Gmail API. Haz clic en Gmail API en los resultados y haz clic en Habilitar. Espera la confirmación antes de continuar.

3. Regresa a la Biblioteca. Busca Google Docs API. Haz clic en Google Docs API y haz clic en Habilitar.

4. Regresa a la Biblioteca. Busca Google Drive API. Haz clic en Google Drive API y haz clic en Habilitar.

5. Confirma que las tres APIs están activas yendo a APIs y Servicios > APIs y servicios habilitados. Las tres deben aparecer en la lista antes de continuar. Si falta alguna API, el flujo de consentimiento de OAuth fallará.

Configurar la pantalla de consentimiento de OAuth

1. Ve a APIs y Servicios > Pantalla de consentimiento de OAuth.

2. Selecciona Interno si la cuenta de Gmail dedicada pertenece a una organización de Google Workspace. Esto restringe el acceso a los usuarios dentro de tu organización únicamente y se recomienda para herramientas internas. Selecciona Externo si usas una cuenta de Gmail personal. Las aplicaciones externas permanecen en modo de prueba hasta que se publiquen, lo que limita a los usuarios autorizados solo a la lista de usuarios de prueba.

3. Haz clic en Crear.

4. En la página de Información de la aplicación, completa el campo Nombre de la aplicación con Meeting Notes Agent. Ingresa un Correo electrónico de soporte al usuario y al menos una dirección de Correo electrónico de contacto del desarrollador. Haz clic en Guardar y continuar.

5. En la página de Ámbitos, haz clic en Agregar o quitar ámbitos. Busca y agrega los siguientes ámbitos: https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly, https://www.googleapis.com/auth/documents.readonly, y https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly. Haz clic en Actualizar, luego haz clic en Guardar y continuar.

6. Si seleccionaste Externo, aparece una página de Usuarios de prueba. Haz clic en Agregar usuarios y añade la dirección de correo electrónico de la bandeja de entrada de Gmail dedicada (por ejemplo, meetingnotes@company.com). Haz clic en Agregar, luego en Guardar y continuar.

7. Revisa el resumen en la pantalla final y haz clic en Volver al panel.

Crear el ID de cliente OAuth 2.0

1. Ve a APIs y servicios > Credenciales. Haz clic en Crear credenciales en la parte superior de la página y selecciona ID de cliente OAuth 2.0.

2. En Tipo de aplicación, selecciona Aplicación web. En el campo Nombre, ingresa una etiqueta como Meeting Notes Agent - QA para facilitar su identificación en diferentes entornos.

3. Desplázate hacia abajo hasta la sección de URIs de redirección autorizados y haz clic en Agregar URI. Ingresa el URI de redirección añadiendo /oauth/callback a la URL del servicio API para la API personalizada. Este valor está etiquetado como Base API URL en la pestaña Perfil en API Manager. La ruta debe ser exactamente /oauth/callback sin una barra diagonal al final. Cualquier discrepancia causa un error redirect_uri_mismatch cuando se ejecuta el flujo OAuth.

4. Haz clic en Crear.

Copiar y almacenar las credenciales

Después de hacer clic en Crear, Google muestra un cuadro de diálogo con el nuevo ID de cliente y el secreto del cliente. Copia ambos valores de inmediato y guárdalos de forma segura en un administrador de contraseñas o en un almacén de secretos. El secreto del cliente solo se muestra en su totalidad en este cuadro de diálogo. Si lo cierras sin copiar, puedes regenerar el secreto más tarde desde la página de Credenciales haciendo clic en Editar en la entrada de credenciales, pero también debes actualizar la variable de proyecto client_secret con el nuevo valor. Haz clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo una vez que ambos valores estén guardados.

Autorizar el acceso a Gmail

Antes de que el flujo de trabajo de sondeo programado pueda ejecutarse, un administrador debe completar una autorización OAuth 2.0 única para la bandeja de entrada de Gmail dedicada. Este paso almacena un token de actualización en el almacenamiento de claves de Cloud Datastore AIA_Authorized_Users para su uso en ejecuciones programadas posteriores.

Para autorizar el acceso a Gmail:

1. Después de desplegar el proyecto, activa la operación Handle Connect Gmail en el flujo de trabajo de Autenticación OAuth de Gmail navegando al punto final de API /connect-gmail publicado por Jitterbit API Manager.
2. Completa la pantalla de consentimiento de Google para la cuenta de Gmail dedicada. Google redirige de vuelta al punto final de callback de la API de Jitterbit con un código de autorización.
3. El agente intercambia el código de autorización por tokens de acceso y de actualización, recupera la dirección de Gmail asociada y almacena el token de actualización en el almacenamiento de claves de Cloud Datastore AIA_Authorized_Users.
4. Confirma que la variable de proyecto refresh_token esté poblada o que aparezca un registro en la colección AIA_Authorized_Users antes de que el flujo de trabajo de sondeo programado se ejecute por primera vez.

Revisar flujos de trabajo del proyecto

El proyecto de Studio contiene seis flujos de trabajo que implementan la funcionalidad del Agente de Notas de Reunión, organizados en dos grupos funcionales.

Autenticación y sondeo

Autenticación OAuth de Gmail

Este flujo de trabajo maneja el flujo de autorización única de OAuth 2.0 para la bandeja de entrada dedicada de Gmail. Un administrador navega a la API /connect-gmail, que construye la URL de autorización de Google y redirige a la pantalla de consentimiento de Google. Después del consentimiento, Google devuelve un código de autorización al punto de callback de la API de Jitterbit. El flujo de trabajo intercambia el código por tokens de acceso y actualización, recupera la dirección de Gmail asociada con el token y almacena el token de actualización en el almacenamiento de claves AIA_Authorized_Users de Cloud Datastore para su reutilización en todas las ejecuciones programadas posteriores.

Sondeo de Gmail y Recuperación de Mensajes

Este flujo de trabajo se ejecuta en un horario de operación de 24 horas. Consulta el almacenamiento de claves AIA_Authorized_Users de Cloud Datastore para el token de actualización almacenado, lo intercambia por un nuevo token de acceso de Gmail y busca en la bandeja de entrada de Gmail correos electrónicos de gemini-notes@google.com dentro de la ventana de 24 horas anteriores. Para cada mensaje encontrado, el flujo de trabajo recupera la carga completa del mensaje, decodifica el cuerpo en Base64, extrae la URL del documento de Google incrustada y analiza el ID del documento de la URL. Cada ID de documento se enruta luego al flujo de trabajo de extracción de contenido y deduplicación.

Procesamiento de notas de reunión

Extracción y desduplicación de contenido de Google Docs

Este flujo de trabajo consulta el almacenamiento de claves AIA_Processed_Meetings en Cloud Datastore para determinar si el ID del documento actual ya ha sido manejado. Si existe un registro coincidente, el flujo de trabajo omite el documento. Para documentos nuevos, el flujo de trabajo escribe el ID del documento en AIA_Processed_Meetings con el valor processed, luego llama a la API de exportación de Google Docs para recuperar el contenido del documento como texto plano. El texto extraído se analiza para identificar la lista de asistentes y aislar el contenido entre los encabezados de Resumen y Siguientes pasos sugeridos para el procesamiento posterior por el LLM.

Procesamiento de OpenAI GPT-4o

Este flujo de trabajo construye un aviso a partir del contenido extraído de la nota de reunión y lo envía a la API de OpenAI. El aviso instruye al LLM para que devuelva un objeto JSON con las siguientes claves: summary, next_steps y action_items (cada uno con campos de description, owner, due_date y priority). El flujo de trabajo analiza la respuesta de finalización del chat, elimina cualquier cerca de código Markdown del bloque de contenido y itera sobre los elementos de acción para preparar cargas útiles por asistente para los flujos de trabajo de Salesforce y Slack.

Creación de Tareas y Eventos en Salesforce

Este flujo de trabajo procesa cada propietario de ítem de acción identificado en la respuesta del LLM. Para cada propietario, el flujo de trabajo resuelve el correo electrónico del asistente de la lista de asistentes extraída, luego ejecuta una consulta SOQL para recuperar el registro de Contacto de Salesforce por dirección de correo electrónico. Si la consulta devuelve exactamente un contacto coincidente, el flujo de trabajo crea un registro de Tarea con la descripción del ítem de acción, una prioridad mapeada desde la respuesta del LLM (Alta, Media o Baja), una fecha de vencimiento obtenida de la respuesta del LLM (predeterminada a siete días a partir de la fecha actual si no se proporciona), y un estado de No Iniciado. También crea un registro de Evento que representa la reunión, con una duración de 30 minutos y una fecha y hora de actividad establecidas para cuando se ejecute la operación, vinculadas al mismo contacto. Si la consulta devuelve cero o más de un contacto coincidente, se omite el ítem de acción. Después de que se crean los registros de Salesforce, el flujo de trabajo envía un mensaje directo personalizado de Slack al asistente que contiene el resumen de la reunión y sus ítems de acción individuales.

Consulta On-Demand de Copilot

Este flujo de trabajo expone un punto final de API personalizado de Jitterbit API Manager que acepta un parámetro user_email en el cuerpo de la solicitud y vuelve a activar la canalización principal de procesamiento de notas de reunión para el usuario especificado.

Activar los flujos de trabajo del proyecto

Después de desplegar el proyecto, el flujo de trabajo principal de procesamiento de notas de reunión se ejecuta automáticamente en un programa de operación de 24 horas.

El flujo de trabajo de Autenticación OAuth de Gmail debe ser activado manualmente una vez por un administrador navegando al punto final de API personalizado /connect-gmail antes de que el flujo de trabajo de sondeo programado pueda ejecutarse con éxito.

El flujo de trabajo de Consulta On-Demand de Copilot se activa mediante llamadas a la API al punto final de API personalizado /runmeetingnotes.

Solución de problemas

Si encuentras problemas, revisa los siguientes registros para obtener información detallada sobre la solución de problemas:

• Registros de API
• Registros de operaciones

Para asistencia adicional, contacta a soporte de Jitterbit.