Agente de Notas de Reuniones de Jitterbit

Descripción general

Jitterbit proporciona el Agente de Notas de Reuniones a los clientes a través de Jitterbit Marketplace. Este agente automatiza el procesamiento de notas de reuniones generadas por Gemini. El agente consulta una bandeja de entrada de Gmail dedicada, recupera Documentos de Google vinculados e se integra con Salesforce y Slack para mantener informados y responsables a los asistentes de la reunión.

En una programación diaria, el agente recupera nuevos correos electrónicos de notas de reuniones de Gmail y extrae el contenido del Documento de Google vinculado en cada correo. Un modelo de lenguaje (LLM) analiza el contenido extraído y devuelve un resumen de reunión estructurado, pasos siguientes y elementos de acción por asistente como una respuesta JSON. Para cada asistente, el agente consulta Salesforce para recuperar el registro de contacto, crea una Tarea y un Evento vinculados a ese registro, y envía un mensaje directo personalizado de Slack que contiene el resumen de la reunión y los elementos de acción individuales. Un almacén de datos de Jitterbit Cloud maneja el almacenamiento de tokens OAuth y la deduplicación para evitar el reprocesamiento. Un flujo de trabajo secundario expone la recuperación de tareas bajo demanda a través de un desencadenador de API.

El agente realiza las siguientes tareas:

• Consulta una bandeja de entrada de Gmail cada 24 horas para correos electrónicos de notas de reuniones de Gemini.
• Recupera y extrae contenido de texto de Documentos de Google vinculados.
• Deduplica notas de reuniones procesadas usando el almacén de datos de Cloud para evitar el reprocesamiento.
• Genera resúmenes de reuniones estructurados, pasos siguientes y elementos de acción por asistente usando un LLM.
• Crea Tareas y Eventos de Salesforce para cada asistente de la reunión.
• Envía mensajes directos personalizados de Slack con resúmenes de reuniones y elementos de acción individuales.
• Responde a consultas de tareas de reuniones bajo demanda a través de un desencadenador de API.

El agente está preconfigurado para funcionar con estos servicios. Se puede adaptar a otros sistemas modificando las configuraciones de extremo y los flujos de trabajo.

Este documento explica cómo configurar y operar este agente de inteligencia artificial. Abarca arquitectura, requisitos previos, y pasos para instalar, configurar y operar el agente de inteligencia artificial.

Arquitectura del agente de inteligencia artificial

El Agente de Notas de Reuniones se ejecuta como un flujo de trabajo programado y desatendido que conecta Gmail, Documentos de Google, un LLM, Salesforce y Slack a través de un proyecto de Studio. Un almacenamiento de claves de almacén de datos de Cloud almacena tokens OAuth de Gmail y realiza un seguimiento de qué notas de reuniones ya se han procesado.

Una interacción típica procede de la siguiente manera:

1. Un programa de operación activa el flujo de trabajo de consulta cada 24 horas.
2. El agente consulta un almacenamiento de claves de almacén de datos de Cloud para el token de actualización de OAuth de Gmail almacenado e lo intercambia por un token de acceso actualizado.
3. El agente busca en la bandeja de entrada de Gmail correos electrónicos de gemini-notes@google.com dentro de la ventana anterior de 24 horas y recupera la lista de identificadores de mensaje coincidentes.
4. Para cada correo electrónico, el agente obtiene el contenido completo del mensaje y extrae la URL del Documento de Google incrustada, luego analiza el identificador del documento a partir de la URL.
5. El agente consulta el almacenamiento de claves de almacén de datos de Cloud para verificar si el identificador del documento ya ha sido procesado. Si es así, se omite el documento.
6. Para documentos nuevos, el agente escribe el identificador del documento como processed en el almacenamiento de claves de almacén de datos de Cloud y obtiene el contenido de texto sin formato de la API de exportación de Documentos de Google.
7. El agente envía el contenido del documento a un LLM, que devuelve un objeto JSON estructurado que contiene el resumen de la reunión, pasos siguientes y elementos de acción por asistente.
8. Para cada propietario de elemento de acción identificado en la respuesta del LLM, el agente resuelve el correo electrónico del asistente de la lista de asistentes extraída y consulta Salesforce para recuperar el Contact ID del asistente.
9. El agente crea un registro de Task de Salesforce para cada elemento de acción y un registro de Event de Salesforce que representa la reunión, ambos vinculados al contacto del asistente.
10. El agente envía un mensaje directo personalizado de Slack a cada asistente que contiene el resumen de la reunión y sus elementos de acción individuales.

Diagrama de flujo de trabajo

El siguiente diagrama muestra el flujo de trabajo principal de manejo de solicitudes para el Agente de Notas de Reuniones.

Requisitos previos

Se necesitan los siguientes componentes para usar este agente de IA.

Componentes de Harmony

Se debe contar con una licencia de Jitterbit Harmony con acceso a los siguientes componentes:

• Jitterbit Studio
• Jitterbit API Manager
• Jitterbit Cloud Datastore
• Agente de Notas de Reuniones adquirido como complemento de licencia

Endpoints compatibles

El agente de IA se conecta a los siguientes endpoints. Se pueden adaptarse otros sistemas modificando las configuraciones de endpoints y los flujos de trabajo del proyecto.

Modelo de lenguaje grande (LLM)

El agente utiliza OpenAI GPT-4o para analizar el contenido de notas de reuniones y producir un resumen de reunión estructurado, los siguientes pasos y elementos de acción por asistente. Se debe contar con una cuenta de OpenAI con acceso al modelo GPT-4o y una clave de API válida.

Gmail

El agente consulta una bandeja de entrada de Gmail dedicada para buscar correos de notas de reuniones de Gemini desde gemini-notes@google.com utilizando la API REST de Gmail. Se debe contar con un proyecto de Google Cloud con la API de Gmail habilitada y credenciales de OAuth 2.0 (ID de cliente y secreto de cliente) configuradas para la bandeja de entrada.

Google Docs

El agente recupera el contenido del documento desde Google Docs utilizando el método files.export de la API de Google Drive. El acceso utiliza las mismas credenciales de OAuth 2.0 de Google configuradas para Gmail, siempre que la cuenta de Google asociada tenga acceso de lectura a los documentos de notas de reuniones.

Salesforce

El agente consulta registros de contactos en Salesforce y crea registros de Task y Event. Se debe contar con una cuenta de Salesforce con un nombre de usuario de inicio de sesión, contraseña y token de seguridad.

Slack

El agente envía mensajes directos a los asistentes de la reunión utilizando la API Web de Slack. Se debe contar con una aplicación Slack con un token de bot configurado con los siguientes alcances de OAuth: users:read, users:read.email, conversations:open y chat:write.

Cloud Datastore

El agente utiliza Jitterbit Cloud Datastore para almacenar tokens de actualización de OAuth de Gmail y para rastrear los IDs de documentos de reuniones procesados. Cloud Datastore es parte de la plataforma Jitterbit Harmony y no requiere una cuenta de servicio separada, pero la cantidad de almacenamientos de claves disponibles depende del nivel de Cloud Datastore adquirido por la organización.

Instalación, configuración y operación

Sigue estos pasos para instalar, configurar y operar este agente de IA:

1. Descargar e instalar el proyecto
2. Preparar Cloud Datastore
3. Configurar variables del proyecto
4. Probar conexiones
5. Implementar el proyecto
6. Crear la API personalizada de Jitterbit
7. Configurar credenciales de OAuth de Google
8. Autorizar acceso a Gmail
9. Revisar flujos de trabajo del proyecto
10. Activar los flujos de trabajo del proyecto

Para orientación sobre solución de problemas, consulta Solución de problemas.

Descargar e instalar el proyecto

Sigue estos pasos para instalar el proyecto de Studio para el agente de IA:

1. Inicia sesión en el portal de Harmony en https://login.jitterbit.com y abre Marketplace.
2. Localiza el agente de IA llamado Meeting Notes Agent. Para localizar el agente, utiliza la barra de búsqueda o, en el panel Filters bajo Type, selecciona AI Agent para limitar la visualización a agentes de IA.
3. Haz clic en el enlace Documentation del agente para abrir su documentación en una pestaña separada. Mantén la pestaña abierta para consultarla después de iniciar el proyecto.
4. Haz clic en Start Project para abrir un cuadro de diálogo de configuración.

1. En el diálogo Crear un nuevo proyecto, selecciona un entorno donde se creará el proyecto de Studio y haz clic en Crear proyecto.
2. Después de que el diálogo de progreso indique que el proyecto se ha creado, utiliza el enlace del diálogo Ir a Studio o abre el proyecto directamente desde la página Proyectos de Studio.

Preparar Cloud Datastore

El agente utiliza dos almacenamientos de claves de Cloud Datastore para almacenar tokens de actualización de OAuth de Gmail y para rastrear los ID de documentos de reuniones procesados:

Crea cada almacenamiento de claves. Los campos Key, AlternativeKey y Value están presentes de forma predeterminada.

AIA_Authorized_Users

Añade el siguiente campo personalizado:

AIA_Processed_Meetings

No se requieren campos personalizados.

Después de crear cada almacenamiento de claves, configura las actividades de Cloud Datastore asociadas en Studio:

1. En la pestaña Componentes del proyecto de Studio, bajo Endpoints, localiza cada actividad de Cloud Datastore asociada con ese almacenamiento.
2. Haz doble clic para abrir la actividad, asigna el nombre del almacenamiento y guarda.

Configurar variables de proyecto

En el proyecto de Studio instalado desde Marketplace, establece valores para las siguientes variables de proyecto.

Para configurar variables de proyecto, utiliza el menú de acciones del proyecto y selecciona Variables de proyecto para abrir el panel de configuración.

Google OAuth

OpenAI

Salesforce

Slack

Cloud Datastore

Probar conexiones

Prueba las configuraciones del punto final para verificar la conectividad usando los valores de variables de proyecto definidos.

Para probar las conexiones, ve a la pestaña Puntos finales y conectores del proyecto de la paleta de componentes de diseño, pasa el cursor sobre cada punto final y haz clic en Prueba.

Implementar el proyecto

Implementa el proyecto de Studio.

Para implementar el proyecto, usa el menú de acciones del proyecto y selecciona Implementar.

Crear la API personalizada de Jitterbit

Crea una API personalizada con los siguientes servicios de API:

• Conectar Gmail
• Devolución de llamada OAuth
• Ejecutar notas de reunión
• Conectar Gmail Copilot

Después de configurar cada servicio de API, publica la API personalizada.

Conectar Gmail

Configura este servicio de API con los siguientes parámetros:

Devolución de llamada OAuth

Configura este servicio de API con los siguientes parámetros:

Ejecutar notas de reunión

Configura este servicio de API con los siguientes parámetros:

Conectar Gmail Copilot

Configura este servicio de API con los siguientes parámetros:

Configurar credenciales de Google OAuth

Cada entorno de Jitterbit requiere sus propias credenciales de OAuth 2.0 porque el URI de redirección debe coincidir exactamente con la URL del servicio API de la API personalizada implementada. Completa los siguientes pasos en orden para crear credenciales para cada entorno.

Crear un proyecto de Google Cloud

1. Abre un navegador y ve a https://console.cloud.google.com. Inicia sesión con una cuenta de Google que tenga permiso para crear o administrar proyectos de Google Cloud en tu organización.

2. Haz clic en el menú desplegable del selector de proyectos en la parte superior de la página, junto al logo de Google Cloud.

3. En el diálogo que se abre, haz clic en New Project en la esquina superior derecha.

4. En el campo Project name, ingresa un nombre descriptivo como Meeting Notes Agent QA.

5. Selecciona tu organización del menú desplegable Organization si aplica. Deja Location como No organization si tu cuenta es personal.

6. Haz clic en Create. Aparece una notificación cuando se completa el aprovisionamiento.

7. Haz clic en la notificación o abre el menú desplegable del selector de proyectos nuevamente y selecciona el nuevo proyecto. Confirma que su nombre aparece en la barra de navegación superior antes de continuar.

Habilitar las APIs requeridas

1. En la barra lateral izquierda, ve a APIs & Services > Library.

2. En la barra de búsqueda, escribe Gmail API. Haz clic en Gmail API en los resultados y haz clic en Enable. Espera la confirmación antes de continuar.

3. Regresa a Library. Busca Google Docs API. Haz clic en Google Docs API y haz clic en Enable.

4. Regresa a Library. Busca Google Drive API. Haz clic en Google Drive API y haz clic en Enable.

5. Confirma que las tres APIs están activas yendo a APIs & Services > Enabled APIs & services. Las tres deben aparecer en la lista antes de continuar. Si falta alguna API, el flujo de consentimiento de OAuth fallará.

Configurar la pantalla de consentimiento de OAuth

1. Ve a APIs & Services > OAuth consent screen.

2. Selecciona Internal si la cuenta de Gmail dedicada pertenece a una organización de Google Workspace. Esto restringe el acceso solo a usuarios dentro de tu organización y se recomienda para herramientas internas. Selecciona External si usas una cuenta de Gmail personal. Las aplicaciones externas permanecen en modo de prueba hasta que se publiquen, lo que limita a los usuarios autorizados solo a la lista de usuarios de prueba.

3. Haz clic en Create.

4. En la página App information, completa el campo App name con Meeting Notes Agent. Ingresa un User support email y al menos una dirección de Developer contact email. Haz clic en Save and Continue.

5. En la página Scopes, haz clic en Add or Remove Scopes. Busca y agrega los siguientes permisos: https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly, https://www.googleapis.com/auth/documents.readonly y https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly. Haz clic en Update, luego haz clic en Save and Continue.

6. Si seleccionaste External, aparece una página Test users. Haz clic en Add Users y agrega la dirección de correo electrónico de la bandeja de entrada de Gmail dedicada (por ejemplo, meetingnotes@company.com). Haz clic en Add, luego en Save and Continue.

7. Revisa el resumen en la pantalla final y haz clic en Back to Dashboard.

Crear el ID de cliente OAuth 2.0

1. Ve a APIs & Services > Credentials. Haz clic en Create Credentials en la parte superior de la página y selecciona OAuth 2.0 Client ID.

2. En Application type, selecciona Web application. En el campo Name, ingresa una etiqueta como Meeting Notes Agent - QA para identificarlo fácilmente en diferentes entornos.

3. Desplázate hacia abajo hasta la sección Authorized redirect URIs y haz clic en Add URI. Ingresa el URI de redirección agregando /oauth/callback a la URL del servicio API de la API personalizada. Este valor se etiqueta como Base API URL en la pestaña Profile de la API en API Manager. La ruta debe ser exactamente /oauth/callback sin barra diagonal al final. Cualquier discrepancia causa un error redirect_uri_mismatch cuando se ejecuta el flujo de OAuth.

4. Haz clic en Create.

Copiar y almacenar las credenciales

Después de hacer clic en Create, Google muestra un diálogo con el nuevo ID de cliente y secreto de cliente. Copia ambos valores de inmediato y guárdalos de forma segura en un gestor de contraseñas o bóveda de secretos. El secreto de cliente solo se muestra completo en este diálogo. Si lo cierras sin copiar, puedes regenerar el secreto más tarde desde la página Credentials haciendo clic en Edit en la entrada de credencial, pero también debes actualizar la variable de proyecto client_secret con el nuevo valor. Haz clic en OK para cerrar el diálogo una vez que ambos valores estén guardados.

Autorizar acceso a Gmail

Antes de que el flujo de trabajo de sondeo programado pueda ejecutarse, un administrador debe completar una autorización OAuth 2.0 de una sola vez para la bandeja de entrada de Gmail dedicada. Este paso almacena un token de actualización en el almacenamiento de clave Cloud Datastore AIA_Authorized_Users para utilizarlo en ejecuciones programadas posteriores.

Para autorizar el acceso a Gmail:

1. Después de implementar el proyecto, activa la operación Handle Connect Gmail en el flujo de trabajo Gmail OAuth Authentication navegando al extremo de API /connect-gmail publicado por Jitterbit API Manager.
2. Completa la pantalla de consentimiento de Google para la cuenta de Gmail dedicada. Google redirige de nuevo al extremo de devolución de llamada de API de Jitterbit con un código de autorización.
3. El agente intercambia el código de autorización por tokens de acceso y actualización, recupera la dirección de Gmail asociada y almacena el token de actualización en el almacenamiento de clave Cloud Datastore AIA_Authorized_Users.
4. Confirma que la variable de proyecto refresh_token está poblada o que aparece un registro en la colección AIA_Authorized_Users antes de que el flujo de trabajo de sondeo programado se ejecute por primera vez.

Revisar flujos de trabajo del proyecto

El proyecto de Studio contiene seis flujos de trabajo que implementan la funcionalidad del Agente de Notas de Reunión, organizados en dos grupos funcionales.

Autenticación y sondeo

Gmail OAuth Authentication

Este flujo de trabajo administra el flujo de autorización OAuth 2.0 de una sola vez para la bandeja de entrada de Gmail dedicada. Un administrador navega al extremo de API /connect-gmail, que construye la URL de autorización de Google y redirige a la pantalla de consentimiento de Google. Después del consentimiento, Google devuelve un código de autorización al extremo de devolución de llamada de API de Jitterbit. El flujo de trabajo intercambia el código por tokens de acceso y actualización, recupera la dirección de Gmail asociada al token y almacena el token de actualización en el almacenamiento de clave Cloud Datastore AIA_Authorized_Users para reutilizarlo en todas las ejecuciones programadas posteriores.

Gmail Polling and Message Retrieval

Este flujo de trabajo se ejecuta en una programación de operación de 24 horas. Consulta el almacenamiento de clave Cloud Datastore AIA_Authorized_Users para obtener el token de actualización almacenado, lo intercambia por un token de acceso de Gmail fresco y busca en la bandeja de entrada de Gmail correos electrónicos de gemini-notes@google.com dentro de la ventana de 24 horas anterior. Para cada mensaje encontrado, el flujo de trabajo recupera la carga útil del mensaje completo, descodifica en Base64 el cuerpo, extrae la URL incrustada de Google Docs y analiza el ID del documento a partir de la URL. Cada ID de documento se enruta posteriormente al flujo de trabajo de extracción de contenido y desduplicación.

Procesamiento de notas de reunión

Extracción y Deduplicación de Contenido de Google Docs

Este flujo de trabajo consulta el almacenamiento de clave Cloud Datastore AIA_Processed_Meetings para determinar si el ID del documento actual ya ha sido procesado. Si existe un registro coincidente, el flujo de trabajo omite el documento. Para documentos nuevos, el flujo de trabajo escribe el ID del documento en AIA_Processed_Meetings con el valor processed, luego llama a la API de exportación de Google Docs para recuperar el contenido del documento como texto sin formato. El texto extraído se analiza para identificar la lista de asistentes y aislar el contenido entre los encabezados Resumen y Próximos pasos sugeridos para su procesamiento posterior por LLM.

Procesamiento con OpenAI GPT-4o

Este flujo de trabajo construye un indicador (prompt) a partir del contenido de la nota de reunión extraída y lo envía a la API de OpenAI. El indicador indica al LLM que devuelva un objeto JSON con las siguientes claves: summary, next_steps y action_items (cada una con los campos description, owner, due_date y priority). El flujo de trabajo analiza la respuesta de finalización de chat, elimina las vallas de código Markdown del bloque de contenido e itera sobre los elementos de acción para preparar cargas útiles por asistente para los flujos de trabajo de Salesforce y Slack.

Creación de Tareas y Eventos en Salesforce

Este flujo de trabajo procesa cada propietario de elemento de acción identificado en la respuesta del LLM. Para cada propietario, el flujo de trabajo resuelve el correo electrónico del asistente a partir de la lista de asistentes extraída, luego ejecuta una consulta SOQL para recuperar el registro de Contacto de Salesforce por dirección de correo electrónico. Si la consulta devuelve exactamente un contacto coincidente, el flujo de trabajo crea un registro de Tarea con la descripción del elemento de acción, una prioridad asignada a partir de la respuesta del LLM (High, Medium o Low), una fecha de vencimiento obtenida de la respuesta del LLM (por defecto siete días a partir de la fecha actual si no se proporciona ninguna) y un estado de Not Started. También crea un registro de Evento que representa la reunión, con una duración de 30 minutos y una fecha y hora de actividad establecidas al momento en que se ejecuta la operación, vinculadas al mismo contacto. Si la consulta devuelve cero o más de un contacto coincidente, se omite el elemento de acción. Después de crear los registros de Salesforce, el flujo de trabajo activa un mensaje directo personalizado de Slack al asistente que contiene el resumen de la reunión y sus elementos de acción individuales.

Consulta de Copilot On-Demand

Este flujo de trabajo expone un punto de conexión de API personalizada del Administrador de API de Jitterbit que acepta un parámetro user_email en el cuerpo de la solicitud y reactiva la canalización de procesamiento de notas de reunión principal para el usuario especificado.

Activar los flujos de trabajo del proyecto

Después de implementar el proyecto, el flujo de trabajo principal de procesamiento de notas de reunión se ejecuta automáticamente en una programación de operación de 24 horas.

El flujo de trabajo Autenticación de Gmail OAuth debe activarse manualmente una vez por un administrador navegando al punto de conexión de API personalizada /connect-gmail antes de que el flujo de trabajo de sondeo programado pueda ejecutarse correctamente.

El flujo de trabajo Consulta de Copilot On-Demand se activa mediante llamadas de API al punto de conexión de API personalizada /runmeetingnotes.

Solución de problemas

Si encuentras problemas, revisa los siguientes registros para obtener información detallada de solución de problemas:

• Registros de API
• Registros de operación

Para obtener asistencia adicional, ponte en contacto con el soporte de Jitterbit.