Jitterbit Form Flow App

Übersicht

Jitterbit stellt die Form Flow App über Jitterbit Marketplace bereit. Sie basiert auf Jitterbit App Builder und ist eine vorlagengesteuerte Formular-Builder- und Datenerfassungs-App. Administratoren stellen wiederverwendbare Formularvorlagen aus Abschnitten, Formularen und Feldern zusammen, die Endbenutzer dann durch einen geführten, schrittweisen Assistenten ausfüllen. Einreichungen durchlaufen einen Überprüfungs- und Genehmigungsworkflow mit E-Mail-Benachrichtigungen in jeder Phase.

Die App wird als App Builder Release Package (eine .LP-Datei) aus dem Marketplace heruntergeladen und in einer eigenen App Builder Instanz installiert, wo man sie für den eigenen Prozess konfigurieren und erweitern kann.

Diese Seite beschreibt wie die App funktioniert, ihre Kernfunktionen und das Datenmodell, sowie die Voraussetzungen, wie man sie herunterlädt und installiert, wie man sie für die eigene Umgebung konfiguriert, wie der Zugriff kontrolliert wird, und häufige Troubleshooting-Schritte.

So funktioniert es

Auf hoher Ebene durchläuft Form Flow drei Phasen: das Erstellen einer Vorlage, das Ausfüllen von Einreichungen anhand dieser Vorlage und die Überprüfung dieser Einreichungen:

%%{init: {"themeVariables": {"lineColor": "#6b7280", "edgeLabelBackground": "#f5f5f5"}}}%% flowchart TD A["Administrator builds
a form template"] --> B["Define sections, forms,
fields, and visibility rules"] B --> C["Template available
for submissions"] C --> D["User starts
a submission"] D --> E["Complete the
guided wizard"] E --> F["Submit"] F --> G{"Reviewer
decision"} G -->|Approve| H["Submission locked,
approval email sent"] G -->|Request revision| I["Submission reopened,
revision email sent"] I --> E

Kernfunktionen

Wenn man Form Flow installiert und konfiguriert, bietet es folgende Funktionen:

Vorlagen-Builder: Erstelle benutzerdefinierte Fragebögen, die in Abschnitte und Formulare unterteilt sind, mit verschiedenen Feldtypen wie Text, Textbereich, Zahl, Datum, Kontrollkästchen, Optionsschaltfläche, Dropdown und HTML-Inhalt.
Geführte Dateneingabe: Endbenutzer füllen eine Einreichung über einen Assistenten mit einer Navigationsstruktur auf der linken Seite aus, die Abschnitte und Formulare in Reihenfolge anordnet und den Fortschritt anzeigt.
Bedingte Sichtbarkeit: Regeln bewerten Benutzerantworten in Echtzeit, um einzelne Felder oder ganze Formulare anzuzeigen oder auszublenden und Felder basierend auf früheren Antworten als erforderlich zu kennzeichnen.
Überprüfungs- und Genehmigungsworkflow: Jede Vorlage bestimmt einen Prüfer. Wenn ein Benutzer einen Eintrag einreicht, wechselt dieser in einen Überprüfungszustand, in dem nur dieser Prüfer ihn genehmigen oder ablehnen kann. Eine Genehmigung sperrt die Einreichung; eine Ablehnung öffnet sie erneut zur Bearbeitung.
E-Mail-Benachrichtigungen: Die App sendet E-Mails bei wichtigen Workflow-Ereignissen (Einreichung, Genehmigung und Ablehnung). Der Nachrichteninhalt wird durch konfigurierbare Vorlagendatensätze gesteuert, sodass Administratoren den Text ändern können, ohne die App-Logik zu modifizieren.

Lebenszyklus und Zustände

Form Flow verfolgt den Status für jede Endbenutzer-Einreichung (Instanz) auf zwei Ebenen: der Gesamtstatus der Einreichung und der Fortschritt der einzelnen Abschnitte, Formulare und Felder darin.

Einreichungsstatus

Eine Einreichung durchläuft drei Gesamtzustände von der Erstellung bis zur Genehmigung:

%%{init: {"themeVariables": {"lineColor": "#6b7280", "edgeLabelBackground": "#f5f5f5"}}}%% flowchart LR IP["In Progress"] -->|Submit| UR["Under Review"] UR -->|Approve| C["Completed"] UR -->|Reject| IP

In Bearbeitung: Der Startzustand für eine neue Einreichung. Wenn der Prüfer eine eingereichte Eintrag ablehnt, wechselt dieser in diesen Zustand zurück, damit der Benutzer Änderungen vornehmen kann.
Zur Überprüfung eingereicht: Wird gesetzt, wenn der Benutzer die Einreichung vornimmt. Die Einreichung wird an den zugewiesenen Prüfer übergeben.
Abgeschlossen: Wird gesetzt, wenn der Prüfer genehmigt, was die Einreichung sperrt.

Abschnitts- und Formularzustände

Während ein Benutzer eine Einreichung bearbeitet, durchlaufen ihre Abschnitte und Formulare folgende Zustände:

Abschnitte und Formulare beginnen als Nicht gestartet.
Ein Abschnitt wechselt zu In Bearbeitung, wenn der Benutzer ihn öffnet, und ein Formular wechselt zu In Bearbeitung, wenn der Benutzer sein erstes Feld beantwortet.
Bei der Einreichung werden Abschnitte und Formulare, die In Bearbeitung sind, zu Eingereicht, und alle noch Nicht gestartet werden Übersprungen.
Wenn der Prüfer genehmigt, wechselt der Gesamtstatus der Einreichung zu Abgeschlossen, aber die Abschnitts- und Formularzustände ändern sich nicht: Sie bleiben Eingereicht oder Übersprungen.
Wenn der Prüfer die Einreichung ablehnt, kehren Eingereichte Abschnitte und Formulare zu In Bearbeitung zurück und übersprungene zu Nicht gestartet, damit der Benutzer sie bearbeiten und erneut einreichen kann.

Datenmodell

Form Flow ist vollständig in sich geschlossen: Es speichert alle Vorlagen, Einreichungen und Antworten in eigenen Tabellen und benötigt keine externe Datenbankverbindung.

Jede Tabelle hat einen Datennutzungstyp, der durch ihre Installationsoption festgelegt wird. Dieser Typ steuert, wie die Daten behandelt werden, wenn die App in einer neuen Umgebung installiert wird: Developer-Daten werden bei der Installation ersetzt, Shared-Daten werden einmalig initialisiert, und User-Daten bleiben für jede Umgebung zum Ausfüllen verfügbar.

Tabelle	Nutzungstyp	Zweck
`FieldType`	Developer	Registrierung unterstützter Eingabefeldtypen.
`TemplateStatus`	Developer	Lebenszykluszustände der Einreichung (`In Progress`, `Under Review`, `Completed`).
`SectionStatus`	Developer	Bereichsnavigation und Sperrzustände.
`FormStatus`	Developer	Formulareingabe und Berechtigungszustände.
`Operator`	Developer	Vergleichsoperatoren, die von Sichtbarkeitseigenschaften verwendet werden.
`VisibilityAction`	Developer	Sichtbarkeitsergebnisse (`Hidden`, `Visible`).
`Template`	Shared	Root-Record für eine wiederverwendbare Formularvorlage.
`Section`	Shared	Eine Gruppierung von Formularen in einer Vorlage.
`Form`	Shared	Ein einzelner Schritt in einem Bereich.
`FormField`	Shared	Ein einzelnes Eingabefeld und dessen Einstellungen.
`FieldOption`	Shared	Auswahlwerte für Radio- und Dropdown-Felder.
`FormVisibility`	Shared	Regeln, die ganze Formulare anzeigen oder ausblenden.
`FieldVisibility`	Shared	Regeln, die einzelne Felder anzeigen oder ausblenden.
`Parameter`	Shared	Globale Einstellungen und Umgebungswerte.
`WorkflowTemplate`	Shared	E-Mail-Betreff- und Textvorlagen.
`TemplateInstance`	User	Ein einzelner Durchlauf einer Vorlage durch einen Endbenutzer.
`SectionInstance`	User	Fortschrittsstatus für einen Bereich innerhalb eines Durchlaufs.
`FormInstance`	User	Fortschrittsstatus für ein Formular innerhalb eines Durchlaufs.
`FieldResponse`	User	Eine einzelne Antwort, die von einem Benutzer erfasst wird.

Hinweis

Das Löschen eines Template wird auf seine untergeordneten Section-, Form-, FormField- und FieldOption-Records übertragen; das Löschen einer TemplateInstance wird auf ihre untergeordneten SectionInstance-, FormInstance- und FieldResponse-Records übertragen. Diese Löschvorgänge sind auf Administratoren beschränkt.

Voraussetzungen

Um Form Flow zu nutzen, benötigen Sie Folgendes:

Eine Jitterbit-Harmony-Lizenz mit Zugriff auf App Builder. Dies ermöglicht den Download vom Marketplace; wenn Ihre Organisation nicht für App Builder lizenziert ist, wird die Aktion App herunterladen durch eine Anforderungsaktion App abrufen ersetzt (siehe Herunterladen und Installieren).
Eine App-Builder-Instanz mit App Builder 4.63, der Version, auf der das aktuelle Paket aufgebaut ist. Jedes Paket wird nur auf seiner exakten App-Builder-Version installiert; wenn sich Ihre Instanz auf einer anderen Version befindet, wenden Sie sich an Jitterbit Support, um ein entsprechendes Paket anzufordern.
Eine PostgreSQL-Datenbank für Ihre App-Builder-Instanz.
Ein ausgehender SMTP-Mailserver, der in Ihrer App-Builder-Instanz konfiguriert ist. Die App-Benachrichtigungen hängen davon ab; ohne SMTP-Weiterleitung werden E-Mail-Benachrichtigungen nicht gesendet.

Herunterladen und Installieren

Melden Sie sich beim Harmony Portal unter https://login.jitterbit.com an und öffnen Sie Marketplace.
Suchen Sie die App mit dem Namen Form Flow. Sie können die Suchleiste verwenden oder im Filter-Bereich unter Typ App auswählen, um nur Apps anzuzeigen.
Klicken Sie auf die App-Karte, um das Panel Details zu öffnen. Überprüfen Sie die Anforderungen der App (die App-Builder-Version und die Datenbank, die benötigt werden).
Klicken Sie auf den Zur Dokumentation-Link der App, um diese Dokumentation in einem separaten Tab zu öffnen und lassen Sie ihn als Referenz offen.
Führen Sie je nach Lizenzierung Ihrer Organisation für App Builder einen der folgenden Schritte aus:
- App herunterladen: Wenn Ihre Organisation für App Builder lizenziert ist, klicken Sie auf App herunterladen, entweder auf der App-Karte oder im Panel Details. Ihr Browser speichert die Datei .LP an den Download-Ort, und eine Benachrichtigung App Builder-Datei erfolgreich heruntergeladen bestätigt den Download.
App abrufen: Wenn Ihre Organisation nicht für App Builder lizenziert ist, wird die Aktion als App abrufen bezeichnet. Im Details-Bereich wird eine Meldung angezeigt, dass eine App Builder-Lizenz erforderlich ist, zusammen mit einer Schaltfläche Absenden. Klicken Sie auf Absenden, um eine Anfrage zu senden, damit sich ein Vertreter mit Ihnen über App Builder in Verbindung setzt. Eine Benachrichtigung Meldung erfolgreich gesendet bestätigt dies.

App in App Builder installieren

Installieren Sie die heruntergeladene .LP-Datei in Ihrer App Builder-Instanz:

Melden Sie sich bei App Builder an und navigieren Sie zur IDE.
Klicken Sie unter Deploy auf Install Release.
Klicken Sie auf + Package, dann auf Browse und wählen Sie die heruntergeladene .LP-Datei aus.
Klicken Sie auf Save. Der Release-Bereich zeigt die Paketinformationen an und schließt dann den Package-Dialog.
Bestätigen Sie, dass die Details korrekt sind, und klicken Sie auf Install.

Um den Inhalt eines Pakets vor der Installation in der Vorschau anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Manifest.

App in einer Entwicklungsumgebung ändern

Die Datenquelle der App wird versiegelt installiert. Wenn Sie die App in einer Entwicklungsumgebung bereitstellen und beabsichtigen, diese zu ändern, entsperren Sie die Datenquelle, damit Sie die Objekte der App bearbeiten können. Lassen Sie sie in QA und Produktion versiegelt, um die Äquivalenz zwischen Umgebungen zu bewahren. Siehe Datenquelle versiegeln oder entsperren.

Konfiguration und Setup

Nach der Installation der App in einer neuen Umgebung führen Sie die folgenden Schritte aus, um sie einsatzbereit zu machen:

Weisen Sie Benutzer Gruppen zu. Fügen Sie Ihre Benutzer zur entsprechenden Zugriffsgruppe hinzu, entweder Form Flow Administrator oder Form Flow User. Siehe Sicherheit und Zugriff.
Überprüfen Sie die E-Mail-Formate der Benutzer. Die Ablehnungsbenachrichtigung wird an das Konto des Einreichenden gesendet. Bestätigen Sie, dass Benutzerkonten gültige E-Mail-Adressen verwenden, damit Benachrichtigungen korrekt zugestellt werden. Siehe zugehörige Fehlerbehebung.
Legen Sie die Umgebungs-URL fest. Aktualisieren Sie in den Parameter-Einstellungen den Wert AppBuilderURL so, dass er der Root-URL Ihrer Umgebung entspricht, damit Links in E-Mail-Benachrichtigungen korrekt aufgelöst werden.
Aktualisieren Sie den Prüfer der Beispielvorlage. Die App wird mit einer Beispielvorlage „Employee Onboarding Template" ausgeliefert. Öffnen Sie diese und ersetzen Sie die Platzhalter-Prüfer-E-Mail im Feld ApproverEmail durch eine gültige, überwachte Adresse.

Die App wird auch mit Beispiel-Nachschlagedaten und einer Beispielvorlage ausgeliefert, damit ihre Funktionen unmittelbar nach der Installation funktionieren.

Sicherheit und Zugriff

Form Flow verwendet rollenbasierte Sicherheit von App Builder mit zwei Zugriffsgruppen, Form Flow Administrator und Form Flow User. Der Zugriff auf die einzelnen Bereiche ist wie folgt:

Bereich	Form Flow Administrator	Form Flow User
Template Builder	Vollzugriff	Vorlagen erstellen und ändern
Submissions-Arbeitsbereich	Vollzugriff	Einreichungen anzeigen und starten
Live-Einreichungsformulare	Vollzugriff	Formulareingaben ausfüllen
Seite zur Ablehnung und Behebung	Vollzugriff	Schreibgeschützt, erreichbar über Workflow-Aktionen
Nachschlagedaten und Einstellungen	Vollzugriff	Kein Zugriff (Menüs ausgeblendet)
Datensatz-Löschung	Vollzugriff	Nicht zulässig

Genehmigungs- und Ablehnungsaktionen sind nur für den Prüfer verfügbar, dessen E-Mail mit der ApproverEmail in der Vorlage übereinstimmt. Für alle anderen Benutzer sind diese Aktionen deaktiviert. Wenn eine Einreichung eingereicht wird, werden ihre Felder schreibgeschützt. Eine Ablehnung durch den Prüfer öffnet sie zur Bearbeitung erneut.

Geschäftsregeln

Die Logik von Form Flow wird als Geschäftsregeln von App Builder implementiert. Regelnamen folgen der Konvention Target (Purpose or Subtype) Descriptor von App Builder, daher identifiziert das erste Wort die Tabelle, auf die die Regel wirkt. Die folgenden Tabellen führen die Regeln nach funktionalem Bereich auf, um Sie beim Lokalisieren und Verstehen zu unterstützen, wenn Sie die App erweitern.

Template-Konfigurationsregeln

Regel	Zweck
`Template (Business Object)`	Verwaltet übergeordnete Template-Konfigurationsdatensätze.
`Template (List)`	Auswahliste aktiver Templates.
`Section (Business Object)`	Verwaltet Bereichslayout-Datensätze.
`Section (List)`	Auswahliste konfigurierter Bereiche.
`Form (Business Object)`	Verwaltet einzelne Formular-Schrittdatensätze in einem Bereich.
`Form (List)`	Strukturelle Liste für Template-Zuordnung.
`FormField (Form Fields)`	Fügt Formularfelder im Template Builder hinzu und steuert das Feldoptionen-Bereich.
`FormField (List)`	Feldauswahl für die Definition von Sichtbarkeitsregeln, gruppiert nach Bereich und Formular.
`FieldOption (Business Object)`	Verwaltet Auswahlisten für Auswahlfelder.
`FieldOption (List)`	Referenzliste von Auswahlwerten.

Laufzeit-Regeln (Instanz)

Regel	Zweck
`TemplateInstance (Business Object)`	Verwaltet die Übermittlungsausführung eines Benutzers.
`TemplateInstance (Default) Status`	Setzt den Status einer neuen Instanz auf In Progress.
`TemplateInstance (Navigation)`	Ordnet aktive Abschnitte und Formulare im Arbeitsbereich an.
`TemplateInstance (Reject Submission)`	Unterstützt die Ablehnungsseite und erfasst den Ablehnungsgrund.
`TemplateInstance (Subquery) Navigation Steps`	Aggregiert Navigationsindizes für die Fortschrittsanalyse.
`TemplateInstance (Subquery) Navigation Union`	Vereinigt die Navigation von Abschnitten und Formularen in einer einzigen Liste.
`TemplateInstance (Update) Status Completed`	Setzt den Instanzstatus auf Completed.
`TemplateInstance (Update) Status In Progress`	Setzt den Instanzstatus auf In Progress zurück.
`TemplateInstance (Update) Status Under Review`	Erhöht den Instanzstatus auf Under Review.
`FormInstance (Business Object)`	Verfolgt einen Formularschritt innerhalb einer Ausführung.
`FormInstance (Insert) Forms`	Klont Live-Formularinstanzen aus der Vorlage.
`FormInstance (Subquery) Form Navigation`	Ordnet Formulare für die Navigationsliste nacheinander an.
`FormInstance (Update) Status Change On Reject`	Bei Ablehnung wird Submitted auf In Progress und Skipped auf Not Started gesetzt.
`FormInstance (Update) Status Change On Submit`	Bei Übermittlung wird In Progress auf Submitted und Not Started auf Skipped gesetzt.
`FormInstance (Update) Status In Progress`	Kennzeichnet ein Formular als In Progress bei der ersten Bearbeitung.
`SectionInstance (Business Object)`	Verfolgt einen Abschnitt innerhalb einer Ausführung.
`SectionInstance (Insert) Section`	Klont Live-Abschnittsinstanzen aus der Vorlage.
`SectionInstance (Subquery) Section Navigation`	Erstellt die Abschnittsebene der Navigationsliste.
`SectionInstance (Update) Status Change On Reject`	Bei Ablehnung werden Abschnittszustände zurückgesetzt.
`SectionInstance (Update) Status Change On Submit`	Bei Übermittlung werden Abschnittszustände erhöht.
`SectionInstance (Update) Status In Progress`	Kennzeichnet einen Abschnitt als In Progress beim Öffnen.
`FieldResponse (Responses)`	Erfasst Benutzerantworten auf der Übermittlungsseite und wendet Anzeige-/Ausblendungs- und erforderliche Logik an.
`FieldResponse (Insert) Fields`	Klont Antwortsätze aus den Feldern der Vorlage.
`FieldResponse (Validation) Required Response`	Überprüft erforderliche Felder vor dem Wechsel zum nächsten Formular oder Abschnitt.
`FieldResponse (Validation) Template Required Response`	Überprüft alle erforderlichen Felder vor der endgültigen Übermittlung.

Sichtbarkeitsregeln

Regel	Zweck
`FormVisibility (Business Object)`	Verwaltet Regeln, die ganze Formulare anzeigen oder ausblenden.
`FormVisibility (Subquery) Count By Template`	Gibt die Anzahl der Formularanzeige-Regeln pro Vorlage zurück.
`FieldVisibility (Business Object)`	Verwaltet Regeln, die einzelne Felder anzeigen oder ausblenden.
`FieldVisibility (Subquery) Count By Template`	Gibt die Anzahl der Feldanzeige-Regeln pro Vorlage zurück.
`FieldResponse (Visibility)`	Kennzeichnet ein Feld basierend auf den Benutzerantworten als erforderlich oder verfügbar.
`FieldResponse (Subquery) Field Visibility Action`	Löst den Sichtbarkeitsstatus auf Feldebene auf.
`FieldResponse (Subquery) Form Visibility Action`	Löst den Sichtbarkeitsstatus auf Formularebene auf.

Lookup- und Einstellungsregeln

Regel	Zweck
`FieldType (Business Object)` / `FieldType (List)`	Verwalten unterstützter Feldtypen.
`TemplateStatus (Business Object)` / `TemplateStatus (List)`	Verwalten der Lebenszyklusstatus der Übermittlung.
`SectionStatus (Business Object)` / `SectionStatus (List)`	Verwalten von Abschnittszuständen.
`SectionStatus (List) Form and Section Statuses`	Kombinierte Liste der Formular- und Abschnittszustände.
`SectionStatus (Subquery) Navigation Statuses`	Vereinigt Abschnitts- und Formularstatus für das Navigationspanel.
`FormStatus (Business Object)` / `FormStatus (List)`	Verwalten von Formularstatus.
`FormStatus (Subquery) Form and Section Status Union`	Konsolidiert Formular- und Abschnittsstatus für die Indizierung.
`FormStatus (Subquery) Navigation Statuses`	Vereinigt Formular- und Abschnittsstatus für das Navigationspanel.
`Operator (Business Object)` / `Operator (List)`	Verwalten von Vergleichsoperatoren für Sichtbarkeitsregeln.
`VisibilityAction (Business Object)` / `VisibilityAction (List)`	Verwalten von Sichtbarkeitsergebnissen (`Hidden`, `Visible`).
`Parameter (Business Object)`	Bietet Laufzeitzugriff auf globale Einstellungen.
`Parameter (Application Settings)`	Unterstützt die Einstellungsseite, auf der Administratoren globale Parameter bearbeiten.

Benachrichtigungsregeln

Regel	Zweck
`Email (Submission Under Review)`	Sendet die Benachrichtigung, wenn eine Einreichung eingereicht wird.
`Email (Submission Approved)`	Sendet die Benachrichtigung, wenn eine Einreichung genehmigt wird.
`Email (Submission Requires Revision)`	Sendet die Benachrichtigung, wenn eine Einreichung abgelehnt wird.
`WorkflowTemplate (Business Object)`	Verwaltet die Definitionen für Nachrichtenbetreff und -text.
`WorkflowTemplate (List)`	Ausnahmeliste von Benachrichtigungsvorlagen.

Sichtbarkeitsregeln konfigurieren

Sichtbarkeitsregeln (in den Tabellen FormVisibility und FieldVisibility) kontrollieren, was ein Benutzer basierend auf seinen Antworten sieht. Jede Regel wird durch die folgenden Eigenschaften definiert:

Quellformularfeld: Das Feld, dessen Wert überwacht wird.
Feldoption: Eine bestimmte Auswahl in einem Auswahlfeld (eine Schaltfläche oder eine Dropdown-Option).
Operator: Der Vergleich, der zur Auswertung der Eingabe verwendet wird.
Vergleichswert: Der Wert, der gegen die Liveeingabe verglichen wird.
Sichtbarkeitsaktion: Das Ergebnis, das angewendet wird, wenn die Regel erfüllt ist, entweder Verborgen oder Sichtbar.
Abhängiges Formular oder Feld: Das Ziel, dessen Anzeige und Anforderung durch die Regel geändert werden.

Beim Konfigurieren einer Regel werden zwei Verhaltensweisen erzwungen:

Direkte Auswahl und Ausdruck schließen sich gegenseitig aus. Man kann entweder eine bestimmte Feldoption oder einen Operator mit Vergleichswert auswerten, aber nicht beides. Wenn man eine Feldoption auswählt, werden der Operator und der Vergleichswert gelöscht und gesperrt.
Ein verborgenes Feld kann nicht erforderlich sein. Wenn die Sichtbarkeitsaktion Verborgen ist, wird die erforderliche Einstellung deaktiviert, ausgeblendet und gesperrt. Ein Feld kann nur dann bedingt erforderlich gemacht werden, wenn seine Aktion Sichtbar ist.