Jitterbit HR Agent

Übersicht

Der Jitterbit HR Agent (HR Agent) ist ein KI-Agent, der über den Jitterbit Marketplace bereitgestellt wird und darauf ausgelegt ist, das interne HR-Team Ihrer Organisation zu unterstützen. Dieser Agent verwendet die Technik der Retrieval-Augmented Generation (RAG), die das Denken von LLM mit dem Zugriff auf externe Tools und Datenquellen kombiniert. Der KI-Agent führt die folgenden Funktionen aus:

• Stellt eine Verbindung zu BambooHR oder anderen Human Resources Information Systems (HRIS) her, um Echtzeit-Onboarding-Daten für neue Mitarbeiter über Jitterbit Studio abzurufen.

• Stellt eine Verbindung zu Jira (oder anderen Service- und Arbeitsmanagementlösungen) her, um Anfragen zu initiieren und zu verfolgen.

• Integriert sich mit einem LLM, um einen intelligenten HR KI-Assistenten zu betreiben, auf den Sie über eine benutzerdefinierte API zugreifen, die mit Jitterbit API Manager erstellt wurde.

Dieses Dokument erklärt, wie man diesen KI-Agenten einrichtet und betreibt. Es behandelt die Architektur und Voraussetzungen, Beispielaufforderungen, die zeigen, was der Agent tun kann, und Schritte zur Installation, Konfiguration und Betrieb des KI-Agenten.

Architektur des KI-Agenten

Die folgenden Diagramme zeigen die Architektur, die im HR Agent implementiert ist.

Pre-boarding (Vor dem ersten Tag)

Onboarding am ersten Tag

Erste Wochen und Schulung

Allgemeine Nutzung

Voraussetzungen

Um den HR Agent zu nutzen, benötigen Sie die folgenden Komponenten.

Harmony-Komponenten

Sie müssen über eine Jitterbit Harmony-Lizenz mit Zugriff auf die folgenden Komponenten verfügen:

• Jitterbit Studio
• Jitterbit API Manager
• Jitterbit HR Agent, der als Lizenz-Add-On erworben wurde
• Jitterbit Cloud Datastore (optional)

Unterstützte Endpunkte

Das Design des KI-Agenten umfasst die folgenden Endpunkte. Sie können andere Systeme integrieren, indem Sie die Endpunktkonfigurationen und Workflows des Projekts anpassen.

Human Resources Information System (HRIS)

Der KI-Agent verwendet BambooHR als Quelle für Mitarbeiterdaten, einschließlich erforderlicher Aufgaben, Dokumente und Stelleninformationen.

Großes Sprachmodell (LLM)

Der KI-Agent verwendet OpenAI als LLM-Anbieter. Um OpenAI zu nutzen, benötigen Sie ein OpenAI-Abonnement, um einen OpenAI-API-Schlüssel zu erstellen und zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie in den OpenAI-Richtlinien.

Service-Management

Der KI-Agent verwendet Jira als System für Service- und Arbeitsmanagement zur Erstellung von Tickets.

Dokumentation

Der KI-Agent verwendet Confluence als Quelle für IT-Dokumentation.

Chat-Schnittstelle

Das Design des KI-Agenten umfasst Slack als Chat-Schnittstelle für die Interaktion mit dem KI-Agenten.

Wenn Sie eine andere Anwendung als Chat-Schnittstelle verwenden möchten, enthält dieser KI-Agent einen separaten Workflow und Anweisungen für eine generische API-Konfiguration.

Kernfunktionen

Wenn Sie den HR-Agenten mit den entsprechenden Endpunkten verbinden, bietet er die folgenden Kernfunktionen.

Mitarbeiter-Vorbereitung

• Benachrichtigt das Einstellungsteam über ein akzeptiertes Angebot.
• Erstellt eine Willkommens-Email und fordert die Genehmigung an, um sie an den neuen Mitarbeiter zu senden.
• Benachrichtigt den neuen Mitarbeiter über erforderliche Aufgaben und zugewiesene Unterlagen basierend auf dem lokalen Recht und den Vorschriften des Wohnsitzlandes des Kandidaten.
• Erstellt ein Ticket für das IT-Onboarding und spezifiziert erforderliche Geräte, Anwendungen und Email-Gruppen.

Onboarding am ersten Tag

• Bietet eine Einführung beim Manager, im Team und bei anderen nützlichen Kontakten in der Organisation.
• Verfolgt ausstehende Aufgaben für den neuen Mitarbeiter, HR und IT-Teams und bietet Updates, wenn Aufgaben abgeschlossen sind.
• Bietet Unterstützung an, wenn Onboarding-Schritte nach einem bestimmten Zeitraum unvollständig bleiben.
• Stellt eine dedizierte Chat-Schnittstelle für neue Mitarbeiter zur Verfügung, um Fragen zum Onboarding zu stellen und Unterstützung anzufordern. Der KI-Agent kann im Namen des Benutzers IT-Service-Tickets einreichen.

Erste Wochen und Schulung

• Bietet einen personalisierten Lernpfad basierend auf der Abteilung.

Beispielaufforderungen

Die folgenden sind Beispielaufforderungen, die der HR-Agent mit Zugriff auf die entsprechenden Daten bearbeiten kann.

HR-bezogene Fragen

• "Wer ist mein Vorgesetzter?"
• "Wer ist nächste Woche nicht da?"
• "Wer war letzte Woche nicht da?"
• "Wer ist morgen nicht da?"
• "Ist [Name einfügen] heute nicht da?"

IT-Service-bezogene Fragen

• "Wie setze ich mein Passwort zurück?"
• "Ich benötige Hilfe bei der Einrichtung meines Computers."
• "Können Sie mir helfen, mein Email-Konto einzurichten?"
• "Meine Maus ist kaputt. Was soll ich tun?"
• "Mein Laptop lädt nicht. Was soll ich tun?"
• "Ich benötige eine neue Maus. Können Sie ein Ticket für mich erstellen?"

Installation, Konfiguration und Betrieb

Befolgen Sie diese Schritte, um diesen KI-Agenten zu installieren, zu konfigurieren und zu betreiben:

1. Laden Sie Anpassungen herunter und installieren Sie das Studio-Projekt.
2. Bereiten Sie BambooHR vor.
3. Bereiten Sie Jira vor.
4. Erstellen Sie ein Google-Formular.
5. Erstellen Sie die Slack-App.
6. Bereiten Sie Jitterbit Cloud Datastore vor.
7. Konfigurieren Sie Projektvariablen.
8. Testen Sie die Verbindungen.
9. Fügen Sie Email-Vorlagen hinzu.
10. Erstellen Sie Zeitpläne.
11. Stellen Sie das Projekt bereit.
12. Erstellen Sie die Jitterbit benutzerdefinierte API.
13. Überprüfen Sie die Projekt-Workflows.
14. Lösen Sie die Projekt-Workflows aus.
15. Fehlerbehebung.
16. Verschiedene Endpunktnutzungen.

Anpassungen herunterladen und das Projekt installieren

Befolgen Sie diese Schritte, um Anpassungsdateien herunterzuladen und das Studio-Projekt zu installieren:

1. Melden Sie sich im Harmony-Portal unter https://login.jitterbit.com an und öffnen Sie Marktplatz.

2. Suchen Sie den KI-Agenten mit dem Namen Jitterbit HR Agent. Um den Agenten zu finden, können Sie die Suchleiste verwenden oder im Filter-Bereich unter Typ KI-Agent auswählen, um die Anzeige auf die verfügbaren KI-Agenten zu filtern.

3. Klicken Sie auf den Dokumentations-Link des KI-Agenten, um die Dokumentation in einem separaten Tab zu öffnen. Halten Sie den Tab geöffnet, damit Sie auf die Dokumentation zugreifen können, nachdem Sie das Projekt gestartet haben.

4. Klicken Sie auf Projekt starten, um einen zweistufigen Konfigurationsdialog zu öffnen. Der Dialog ermöglicht es Ihnen, Anpassungen herunterzuladen und den KI-Agenten als Studio-Projekt zu importieren.

   Hinweis

   Wenn Sie den KI-Agenten noch nicht gekauft haben, wird stattdessen Agent erhalten angezeigt. Klicken Sie auf Agent erhalten, um einen Informationsdialog zu öffnen, und klicken Sie dann auf Absenden, um zu beantragen, dass ein Vertreter Sie bezüglich des Kaufs des KI-Agenten kontaktiert.

5. Im Konfigurationsschritt 1, Anpassungen herunterladen, werden die folgenden Dateien bereitgestellt, um die Struktur von CSV-Dateien einzuführen, die Slack-App zu erstellen und das Google Form-App-Skript zu erstellen. Wählen Sie die Dateien aus und klicken Sie auf Dateien herunterladen:

   • Google Form-App-Skript

     • googleForm_appScript.js

   • CSV-Vorlagendateien

     • TEMPLATE - IT_Apps_JobRole.csv
     • TEMPLATE - IT_G-Suite Groups.csv
     • TEMPLATE - IT_LaptopChoice_JobRole.csv
     • TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv

   • Slack-App-Manifestdatei

     • slack_app_manifest.json

   Tipp

   Der Konfigurationsdialog enthält eine Warnung, die besagt, dass die Vorlage nicht importiert werden soll, bevor die Endpunktanpassungen angewendet werden. Diese Warnung gilt nicht für diesen KI-Agenten und kann ignoriert werden. Befolgen Sie die empfohlene Reihenfolge der Schritte in dieser Dokumentation.

6. Klicken Sie auf Weiter.

7. Im Konfigurationsschritt 2, Neues Projekt erstellen, wählen Sie eine Umgebung, in der Sie das Studio-Projekt erstellen möchten, und klicken Sie dann auf Projekt erstellen.

8. Ein Fortschrittsdialog wird angezeigt. Nachdem angezeigt wird, dass das Projekt erstellt wurde, verwenden Sie den Dialoglink Gehe zu Studio oder öffnen Sie das Projekt direkt von der Studio Projekte Seite.

BambooHR vorbereiten

Die folgenden wesentlichen Komponenten müssen in BambooHR für den HR-Agenten erstellt werden. Diese Komponenten sind notwendig, um die Informationen abzurufen, die für die Ausführung des Workflows erforderlich sind.

Ordner in BambooHR erstellen

Erstellen Sie die folgenden Ordner in BambooHR. Der HR-Agent verwendet diese Ordner, um relevante Ressourcen für die Funktionalität des Workflows zu finden.

1. Öffnen Sie von Ihrem BambooHR-Dashboard den Abschnitt Dateien.

2. Klicken Sie auf + Ordner hinzufügen.

3. Geben Sie im Dialogfeld einen der folgenden Ordnernamen ein:

   • Training Documents
   • Onboarding Documents (ALL)
   • IT Documents

4. Klicken Sie auf Speichern oder Erstellen, um den Ordner zu erstellen.

5. Wiederholen Sie die Schritte 2-4 für jeden verbleibenden Ordner.

Dateien in Ordner hinzufügen

Damit die Workflows des HR-Agenten funktionieren, müssen bestimmte Dateien in die entsprechenden BambooHR-Ordner gelegt werden. Das HR-Agenten-Paket stellt Beispiel-CSV-Dateien zur Verfügung. Es ist entscheidend, dass die Struktur aller Ersatzdateien identisch bleibt; jedoch können die Dateinamen geändert werden. Wenn ein Dateiname geändert wird, muss diese Änderung konsequent in allen anderen Teilen des Projekts angewendet werden, in denen der Dateiname referenziert wird, da diese Dateien für den Betrieb der Workflows unerlässlich sind.

Schulungsdokumente hochladen

Das HR-Agenten-Paket enthält eine Beispiel-CSV-Datei mit dem Namen TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv. Diese Datei listet die obligatorischen Kurse auf, die jeder Abteilung zugewiesen sind.

1. Öffnen Sie TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv aus dem HR-Agenten-Paket.

2. Aktualisieren Sie die Datei mit den unternehmensspezifischen Kursinformationen. Behalten Sie die Spaltenstruktur und das Format bei.

3. Speichern Sie die aktualisierte Datei.

4. Melden Sie sich bei BambooHR an.

5. Wählen Sie im linken Menü Dateien aus.

6. Klicken Sie auf den Ordner Training Documents.

7. Klicken Sie auf Hochladen.

8. Wählen Sie Ihre aktualisierte CSV-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.

IT-Dokumente hochladen

Das HR-Agenten-Paket enthält drei Beispiel-CSV-Dateien für den Workflow zur Erstellung von IT-Onboarding-Tickets (Pre Onboarding | ITSM Request). Laden Sie nur die Dateien hoch, die für den IT-Onboarding-Prozess Ihres Unternehmens relevant sind:

• TEMPLATE - IT_Apps_JobRole.csv: Listet die Anwendungen auf, auf die jede Abteilung zugreifen kann.
• TEMPLATE - IT_G-Suite Groups.csv: Listet die Google Workspace-Gruppen auf, auf die jede Abteilung zugreifen kann.
• TEMPLATE - IT_LaptopChoice_JobRole.csv: Listet den Laptoptyp auf, der jeder Abteilung zugewiesen ist.

Befolgen Sie diese Schritte, um die IT-Dokumente hochzuladen:

1. Öffnen Sie jede CSV-Datei, die Sie aus dem HR-Agenten-Paket benötigen.

2. Ersetzen Sie die Beispieldaten durch die Abteilungen und IT-Ressourcen Ihres Unternehmens. Ändern Sie nicht die Spaltenüberschriften oder die Dateistruktur.

3. Speichern Sie jede aktualisierte Datei.

4. Gehen Sie in BambooHR zu Dateien.

5. Klicken Sie auf den Ordner IT-Dokumente, um ihn zu öffnen.

6. Klicken Sie auf Hochladen.

7. Wählen Sie eine oder mehrere Ihrer aktualisierten CSV-Dateien aus und klicken Sie auf Öffnen.

Onboarding-Dokumente hochladen

Laden Sie Dokumente wie Leitfäden zur Unternehmenskultur, Übersichten zu Mitarbeiterleistungen, Kalender für Unternehmensveranstaltungen, Unternehmensnachrichten und -aktualisierungen, Büropolitiken und -verfahren sowie Teamkontaktinformationen hoch.

Um Dateien in diesen Ordner hochzuladen:

1. Sammeln Sie die Onboarding-Dokumente, die Sie neuen Mitarbeitern senden möchten.

2. Gehen Sie in BambooHR im linken Menü zu Dateien.

3. Klicken Sie auf den Ordner Onboarding-Dokumente (ALLE), um ihn zu öffnen.

4. Klicken Sie auf Hochladen.

5. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien von Ihrem Computer aus und klicken Sie auf Öffnen.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte in BambooHR

Sie müssen zwei benutzerdefinierte Berichte in BambooHR erstellen, damit der HR-Agent sie abrufen kann:

1. Eine umfassende Liste, die alle aktuellen Mitarbeiter detailliert auflistet.
2. Eine Liste für jeden Mitarbeiter, die alle unvollständigen HR-Aufgaben auflistet, die entweder direkt dem Mitarbeiter oder seinem zugewiesenen HR-Kontakt zugewiesen sind.

Mitarbeiterbericht erstellen

Um die erforderlichen Mitarbeiterdaten für das HR-Agenten-Projekt zu generieren, erstellen Sie einen Bericht, der alle wesentlichen Mitarbeiterinformationen enthält:

1. Melden Sie sich bei Ihrem BambooHR-Dashboard an.

2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Berichte.

3. Klicken Sie auf + Neuer Bericht (normalerweise oben rechts).

4. Geben Sie einen Berichtsnamen ein: Mitarbeiterbericht.

5. Fügen Sie die folgenden Felder zum Bericht hinzu:

   • Vorname
   • Nachname
   • Einstellungsdatum
   • Land
   • Arbeits-Email
   • Privat-Email
   • Email des Vorgesetzten
   • Name des Vorgesetzten
   • LinkedIn-URL
   • Abteilung
   • Berufsbezeichnung
   • Berichtet an

   • SRE-Benutzerregion

     Hinweis

     SRE User Region ist ein benutzerdefiniertes Feld. Dieses Feld wird beim Erstellen eines IT-Onboarding-Tickets verwendet. Wenn Ihr Unternehmen diese Informationen nicht benötigt, ist dieses Feld optional. Andernfalls stellen Sie sicher, dass Sie dieses benutzerdefinierte Feld in BambooHR gemäß der Dokumentation zum Erstellen benutzerdefinierter Felder erstellen.

   BambooHR stellt bestimmte Mitarbeiterfelder erst nach dem Einstellungsdatum eines Mitarbeiters zur Verfügung. Um die Pre-Onboarding-Workflows zu unterstützen, müssen Sie die folgenden benutzerdefinierten Felder erstellen und manuell ausfüllen, wenn Sie einen neuen Mitarbeitereintrag hinzufügen:

   • NewHireDepartment
   • NewHireJobTitle
   • NewHireReportsTo

   Um diese benutzerdefinierten Felder in BambooHR zu erstellen, folgen Sie der Dokumentation zum Erstellen benutzerdefinierter Felder.

6. Die Filterergebnisse sollten Alle Mitarbeiter sein.

7. Klicken Sie auf Speichern.

Erstellen Sie einen Bericht über Mitarbeiteraufgaben

Um die erforderlichen verbleibenden HR-Aufgaben für das HR-Agent-Projekt zu generieren, verwenden Sie das folgende Verfahren, um einen Bericht zu erstellen, der alle wesentlichen Mitarbeiteraufgaben für das Projekt enthält:

1. Melden Sie sich bei Ihrem BambooHR-Dashboard an.

2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Berichte.

3. Klicken Sie auf + Neuer Bericht (normalerweise oben rechts).

4. Geben Sie einen Berichtsnamen ein: Mitarbeiteraufgabenbericht.

5. Fügen Sie die folgenden Felder zum Bericht hinzu:

   • Aufgabe
   • Kategorie
   • Aufgabenliste
   • Zugewiesen an
   • Fälligkeitsdatum
   • Abschlussdatum
   • Abgeschlossen

6. Die Filterergebnisse sollten Alle Mitarbeiter sein.

7. Klicken Sie auf Speichern.

Erstellen Sie einen BambooHR-API-Schlüssel

Sie müssen einen API-Schlüssel generieren, um BambooHR im Projekt zu verbinden. Um Ihren API-Schlüssel zu erstellen, folgen Sie den Anweisungen von BambooHR, um einen neuen API-Schlüssel zu erstellen (Berechtigungen erforderlich). Sobald der API-Schlüssel erstellt ist, stellen Sie sicher, dass Sie ihn speichern. Dieser Schlüssel wird in den nächsten Schritten der Konfiguration verwendet.

Jira vorbereiten

Erstellen Sie die folgenden benutzerdefinierten Felder und fügen Sie sie dem Aufgaben-Objekt hinzu:

1. Vollständiger Name
2. Berichtet an
3. Abteilung
4. Stellenbezeichnung
5. Region

Jedes benutzerdefinierte Feld muss den Typ text verwenden.

Für Anleitungen zur Erstellung benutzerdefinierter Felder siehe die Atlassian-Dokumentation zur Verwaltung benutzerdefinierter Felder.

Nachdem Sie alle Schritte bis zu Testverbindungen abgeschlossen haben, müssen Sie auch die Jira Issue-Aktivität aktualisieren. Siehe Aktualisieren der Jira Issue-Aktivität.

Erstellen eines Google-Formulars

Dieses Formular ist für neue Kandidaten gedacht. Es ist in ihrer Willkommens-Email enthalten, um wesentliche Informationen zu sammeln und den Prozess zur Erstellung eines IT-Service-Management-Tickets (Pre Onboarding | ITSM Request) einzuleiten. Diese Schritte können umgangen werden, wenn eine Alternative zu Google Forms bevorzugt wird. Die benutzerdefinierten Jitterbit-APIs in den folgenden Schritten Erstellen der Jitterbit-Benutzer-API sollten jedoch weiterhin befolgt werden, und die API sollte durch Ihr bevorzugtes Formular ausgelöst werden.

Erstellen des Formulars

1. Gehen Sie zu Google Forms.

2. Erstellen Sie ein leeres Formular.

3. Fügen Sie die folgenden erforderlichen Felder hinzu:

   1. Vollständiger Name (Fragetyp: Kurze Antwort)

   2. Adresse (Fragetyp: Absatz)

   3. Telefonnummer (Fragetyp: Kurze Antwort)

   4. Email (Fragetyp: Kurze Antwort, mit aktivierter Email-Validierung)

   5. Geben Sie Ihrem Formular einen Namen: Onboarding-Formular.

Verknüpfen Sie das Formular mit einem Google Sheet

1. Klicken Sie im Formular-Editor auf Antworten.

2. Klicken Sie auf das grüne Google Sheets-Symbol in der oberen rechten Ecke.

3. Wählen Sie Neues Spreadsheet erstellen.

4. Geben Sie den Namen des Spreadsheets ein: Onboarding-Formular (Antworten).

5. Klicken Sie auf Erstellen, um das Formular mit dem Spreadsheet zu verknüpfen.

Die Tabelle erstellt automatisch Spalten basierend auf Ihren Formularfragen. Überprüfen Sie, ob die Spalten in der folgenden Reihenfolge erscheinen, da das Skript von dieser genauen Reihenfolge abhängt:

• Zeitstempel
• Vollständiger Name
• Adresse
• Telefonnummer
• Email

Wenn die Spaltenreihenfolge anders ist, stimmen die Formularfragen möglicherweise nicht mit der erwarteten Reihenfolge überein. Um dies zu beheben, ordnen Sie die Fragen in Ihrem Formular so um, dass sie der obigen Reihenfolge entsprechen.

Richten Sie das Apps Script ein

1. Öffnen Sie das verlinkte Google Sheet und gehen Sie zu Erweiterungen > Apps Script.
2. Der Apps Script-Editor öffnet sich. Standardmäßig heißt das Skript Unbenanntes Projekt.
3. Klicken Sie oben im Editor auf Unbenanntes Projekt und benennen Sie es in Onboarding-Formular (Antworten) um.
4. Löschen Sie im Apps Script-Editor jeglichen vorhandenen Code.
5. Öffnen Sie die Datei googleForm_appScript.js aus dem HR-Agenten-Paket.
6. Kopieren Sie den gesamten Code aus googleForm_appScript.js und fügen Sie ihn in den Apps Script-Editor ein.
7. Lassen Sie in dem eingefügten Code YOUR_ENDPOINT_HERE und YOUR_API_KEY_HERE als Platzhalter. Sie werden diese Werte später in Erstellen Sie die Jitterbit benutzerdefinierte API aktualisieren.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Richten Sie den Trigger für die Formularübermittlung ein

Konfigurieren Sie das Skript so, dass es automatisch ausgeführt wird, wenn jemand das Formular einreicht.

1. Klicken Sie im Apps Script-Editor auf das Trigger-Symbol in der linken Seitenleiste.

2. Klicken Sie auf Trigger hinzufügen.

3. Konfigurieren Sie die Trigger-Einstellungen:

   • Wählen Sie aus, welche Funktion ausgeführt werden soll: Wählen Sie onFormSubmit.
   • Wählen Sie die Ereignisquelle: Wählen Sie Aus Tabelle.
   • Wählen Sie den Ereignistyp: Wählen Sie Bei Formularübermittlung.
   • Einstellungen zur Fehlermeldung: Wählen Sie Benachrichtigen Sie mich sofort.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn ein Benutzer das Formular einreicht, sendet das Skript die Antwort an Ihr HR-Agenten-Projekt und löst die Operation ITSM-Anforderungs-API erstellen aus.

Teilen Sie das Formular

1. Gehen Sie zu Ihren Google Formularen unter forms.google.com und öffnen Sie Ihr Onboarding-Formular.

2. Klicken Sie auf Senden.

3. Klicken Sie auf das Link-Symbol, um den teilbaren Link zu erhalten.

4. Ändern Sie unter Link abrufen die Zugriffseinstellung auf Jeder mit dem Link.

5. Klicken Sie auf Link kopieren, um die Formular-URL zu kopieren.

6. Teilen Sie diesen Link mit neuen Mitarbeitern, damit sie auf das Formular zugreifen und es einreichen können.

Erstellen Sie die Slack-App

Um die Slack-Chat-Oberfläche zu erstellen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Erstellen Sie eine Slack-App mit der Slack-App-Manifestdatei (slack_app_manifest.json), die mit den Anpassungsdateien dieses KI-Agenten bereitgestellt wurde. Alternativ können Sie die App von Grund auf neu erstellen.

2. Wenn Sie die bereitgestellte Manifestdatei verwenden, ersetzen Sie die folgenden Platzhalter durch Ihre eigenen Konfigurationswerte:

   Platzhalter	Beschreibung
   {{Replace with Slack bot name}}	Der Name, den Ihr Slack-Bot haben soll, wie er den Benutzern angezeigt wird. Ersetzen Sie diesen Wert an zwei Stellen im Manifest.
   {{Replace with Jitterbit API URL}}	Die Dienst-URL der Jitterbit-Custom-API, die Sie in Erstellen Sie den Slack-Bot-API-Anforderungs-Handler erstellt haben.

3. Installieren Sie die App in Ihrem Slack-Arbeitsbereich.

4. Erhalten Sie das Bot-Token (für das Feld Bot User OAuth Token der Slack-Verbindung) und geben Sie dessen Wert für die Projektvariable slack.bot.user.token ein.

5. Testen Sie die Slack-Verbindung und setzen Sie das Projekt erneut in Betrieb.

Jitterbit Cloud Datastore vorbereiten

Wenn Sie noch kein Zugriffstoken für den Cloud Datastore haben, folgen Sie der Dokumentation, um eines zu generieren. Sobald Sie Ihr Zugriffstoken erstellt haben, speichern Sie es. Dieses Token wird in den nächsten Schritten der Konfiguration verwendet.

Erstellen Sie einen Schlüssel-Speicher im Jitterbit Cloud Datastore mit dem Namen candidate_welcome_emails, mit Feldern, die die in der folgenden Tabelle aufgeführten Namen und Typen haben.

Wenn Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen, verwenden Sie die folgende Tabelle, um zu bestimmen, ob jedes im Benutzerinterface des Cloud Datastore auf Erforderlich umgeschaltet werden sollte. Die Felder AlternativeKey und Value sind Standardfelder, die nicht entfernt oder umgeschaltet werden können.

candidate_welcome_emails

Dieser Schlüssel-Speicher enthält die Liste der Namen, Emails und personalisierten Inhalte der Willkommens-Emails für Kandidaten.

Projektvariablen konfigurieren

Im im Marketplace installierten Studio-Projekt müssen Sie Werte für die folgenden Projektvariablen festlegen.

Um Projektvariablen zu konfigurieren, verwenden Sie das Aktionsmenü des Projekts, um Projektvariablen auszuwählen. Dadurch wird ein Schublade am unteren Rand der Seite geöffnet, in der Sie die Werte überprüfen und festlegen können.

BambooHR

Jira

Confluence

Email

Für weitere Informationen zur Verwendung der Variablen siehe die Dokumentation.

OpenAI

Slack

Andere

Testverbindungen

Test die Endpunktkonfigurationen, um die Konnektivität mit den definierten Projektvariablenwerten zu überprüfen.

Um Verbindungen zu testen, gehen Sie zur Projektendpunkte und -verbinder-Registerkarte der Designkomponentenpalette, fahren Sie mit der Maus über jeden Endpunkt und klicken Sie auf Test.

Email-Vorlagen hinzufügen

Im Workflow Common Operations, in seiner Operation Common Scripts, finden Sie ein Skript namens HTML Email Templates. Dieses Skript enthält alle Email-Vorlagen für das Projekt. Referenz-Jitterbit-Vorlagen sind zur Orientierung enthalten, müssen jedoch durch die tatsächlichen Email-Vorlagen Ihres Unternehmens ersetzt werden.

Jira Issue-Aktivität aktualisieren

Sie müssen die Jira Issue-Aktivität aktualisieren, um die in Jira vorbereiten erstellten benutzerdefinierten Felder einzuschließen:

1. Gehen Sie zur Operation ITSM - Aufgabe in JIRA erstellen.
2. Öffnen Sie die Jira Issue-Aktivität.
3. Klicken Sie in Schritt 2: Wählen Sie ein Projekt auf Aktualisieren und wählen Sie Ihr Projekt aus.
4. Klicken Sie in Schritt 3: Wählen Sie ein Objekt auf Aktualisieren und wählen Sie Aufgabe aus.
5. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig.

Zeitpläne erstellen

Bestimmte Workflows erfordern eine geplante Ausführung. Der KI-Agent enthält einen vorkonfigurierten Zeitplan, Täglicher Zeitplan, der für tägliche Auslöser eingerichtet ist.

Sie haben die Möglichkeit, diesen bestehenden Täglichen Zeitplan zu verwenden (dies kann über das Aktionsmenü der Operation in Einstellungen > Zeitpläne erfolgen) oder neuen Zeitplan erstellen. Die unten aufgeführten Operationen müssen mit einem Zeitplan verknüpft sein:

• Controller - Suche Angebot unterzeichnet
• Controller - Suche Neueinstellungen - Woche davor
• Controller - Suche Einführungen
• Controller - Suche LI-Beitrag schreiben
• Controller - Suche - Personalisierter Lernpfad
• Controller - Suche - Verbleibende HR-Aufgaben
• Controller - Suche - In Bearbeitung befindliche IT-Tickets

Projekt bereitstellen

1. Öffnen Sie den Datastore Calls Workflow.

2. Suchen Sie die folgenden drei Cloud Datastore Endpunktaktivitäten:

   • Insert Welcome Email
   • Query Welcome Email
   • Delete Items

3. Klicken Sie auf jede Cloud Datastore Endpunktaktivität und wählen Sie den Speicher namens candidate_welcome_emailsStudio, den Sie im Schritt Jitterbit Cloud Datastore vorbereiten erstellt haben.

4. Klicken Sie auf Weiter, und klicken Sie dann auf Fertigstellen.

5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jede Cloud Datastore Endpunktaktivität.

6. Bereitstellen des Studio-Projekts.

   Um das Projekt bereitzustellen, verwenden Sie das Aktionsmenü des Projekts, um Bereitstellen auszuwählen.

Erstellen Sie die benutzerdefinierte Jitterbit API

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte API mit dem API-Manager für eine der folgenden:

• Slack Bot API-Anforderungs-Handler: Erforderlich, wenn die Slack-Benachrichtigung verwendet wird, die im Design dieses KI-Agenten enthalten ist.

• Google Form API-Anforderungs-Handler: Erforderlich, wenn das Google-Formular verwendet wird, das im Design dieses KI-Agenten enthalten ist.

Erstellen Sie den Slack Bot API-Anforderungs-Handler

Diese benutzerdefinierte Jitterbit API löst die PlatformBot | Inbound Event Operation aus. Konfigurieren und veröffentlichen Sie die benutzerdefinierte API mit den folgenden Einstellungen:

• API-Dienst: HR Agent - PlatformBot | Inbound Event
• Pfad: /
• Projekt: Wählen Sie das Studio-Projekt aus, das aus dem Jitterbit HR Agent im Marketplace erstellt wurde
• Auszulösende Operation: PlatformBot | Inbound Event
• Methode: POST
• Antworttyp: Systemvariable

Behalten Sie die Dienst-URL der veröffentlichten API für die Erstellung der Slack-App. Die Dienst-URL finden Sie im API-Details-Bereich auf der Dienste-Registerkarte, indem Sie über die Aktionen-Spalte des Dienstes fahren und API-Dienst-URL kopieren klicken.

Erstellen Sie den Google Form API-Anforderungs-Handler

Diese benutzerdefinierte Jitterbit-API löst die Operation Create ITSM Request API aus. Konfigurieren und veröffentlichen Sie die benutzerdefinierte API mit den folgenden Einstellungen:

• Dienstname: HR Agent - Create ITSM Request API
• Projekt: Wählen Sie das Studio-Projekt aus, das aus dem Jitterbit HR Agent im Marketplace erstellt wurde
• Operation: Create ITSM Request API
• Methode: POST
• Antworttyp: Systemvariable
• Sicherheitsprofil: Neues Profil erstellen
  • Profilname: HR Agent
  • Umgebung: Wählen Sie die Umgebung aus, in der das Jitterbit HR Agent-Projekt bereitgestellt ist
  • Typ: API-Schlüssel
  • Schlüssel: X-APIKey
  • Wert: Sie erhalten einen eindeutigen Schlüssel. Kopieren Sie diesen Wert vorerst. Dies ist erforderlich, um die Google Form-Konfiguration abzuschließen.
  • Klicken Sie auf Speichern.

Stellen Sie sicher, dass Sie das Sicherheitsprofil der API-Konfiguration zuweisen und speichern. Behalten Sie die Dienst-URL der veröffentlichten API für die Verwendung im Google Form. Sie finden die Dienst-URL im API-Details-Bereich auf der Registerkarte Dienste. Um die URL zu kopieren, fahren Sie mit der Maus über die Aktionen-Spalte des Dienstes und klicken Sie auf API-Dienst-URL kopieren. Nachdem Sie sowohl den API-Schlüssel als auch die Dienst-URL haben, schließen Sie die Google Form-Konfiguration App-Skript ab. Stellen Sie sicher, dass Sie das App-Skript speichern, nachdem Sie die Dienst-URL und den API-Schlüssel hinzugefügt haben.

Überprüfen Sie die Projekt-Workflows

Überprüfen Sie im geöffneten Studio-Projekt die Workflows zusammen mit den Beschreibungen unten, um zu verstehen, was sie tun. Verwenden Sie die Zusammenfassungstabelle unten, um zu identifizieren, welche Workflows konfiguriert werden müssen und wie sie ausgelöst werden.

Kerninfrastruktur-Workflows

Diese Workflows bieten grundlegende Operationen, die im gesamten Projekt verwendet werden.

Gemeinsame Operationen

Dieser Workflow enthält allgemeine Skripte für das Projekt. Sie müssen das Skript HTML-Email-Vorlagen aktualisieren, um es an die Email-Vorlagen Ihres Unternehmens anzupassen, während sichergestellt wird, dass alle vorhandenen Variablen innerhalb der Vorlagen unverändert bleiben oder gemäß Ihren Bedürfnissen geändert werden.

HR-Aufrufe

Dieser Workflow zentralisiert die grundlegenden HR-Operationen für das Projekt. Diese grundlegenden HR-Operationen werden in den nachfolgenden einzelnen Workflows verwendet, wobei alle Antworten standardisiert und auf gemeinsame Schemata abgebildet werden.

Plattform-Aufrufe

Dieser Workflow konsolidiert die grundlegenden Operationen für die gewählte Kommunikationsplattform (zum Beispiel Slack). Diese standardisierten Plattformoperationen werden von nachfolgenden Workflows verwendet. Eine wichtige Funktion besteht darin, wesentliche Werte in Variablen zu erfassen oder die Antworten von Operationen in nachgelagerte Workflows zu verschieben, um sie in gemeinsame Schemata zu standardisieren und konsistent zu verwenden.

ITS-Aufrufe

Dieser Workflow konsolidiert die grundlegenden Operationen für die gewählte IT-Service-Plattform (zum Beispiel Jira). Diese standardisierten IT-Service-Operationen werden von nachfolgenden Workflows verwendet. Eine wichtige Funktion besteht darin, wesentliche Werte in Variablen zu erfassen oder die Antworten von Operationen in nachgelagerte Workflows zu verschieben, um sie in gemeinsame Schemata zu standardisieren und konsistent zu verwenden.

Emails

Dieser Workflow verwaltet die erforderlichen Email-Kommunikationen des Projekts und wird häufig während des Projektlebenszyklus verwendet.

Datenspeicheraufruf

Dieser Workflow verwaltet personalisierte Willkommens-Emails, indem er die folgenden Aktionen durchführt:

• Speichert sie in einer Datenbank mit eindeutigen Schlüsseln.
• Ruft sie bei Bedarf für das Projekt über eine Abfrage ab.
• Löscht den Datensatz, sobald er nicht mehr benötigt wird.

Kommunikationsplattform-Bot

Dieser Workflow verwaltet eingehende Slack-Bot-Anfragen. Er wird über eine benutzerdefinierte Jitterbit-API ausgelöst, jedes Mal, wenn ein Benutzer mit der Slack-Bot-Chatoberfläche interagiert. Die Konfiguration der benutzerdefinierten Jitterbit-API wird in Erstellen der benutzerdefinierten Jitterbit-API weiter unten auf dieser Seite beschrieben.

OpenAI-Workflows

Diese Workflows integrieren sich mit OpenAI, um intelligente Automatisierung und Chatbot-Funktionalität bereitzustellen.

OpenAI - Funktionsaufruf

Dieser Workflow dient als zentraler Funktionsaufrufmechanismus für das LLM und verarbeitet Anfragen, die von geplanten Workflows (wie Pre Onboarding | Offer Signed) initiiert werden. Seine Hauptaufgabe besteht darin, zu bestimmen, welches Tool basierend auf den vom Benutzer bereitgestellten Eingabeaufforderungen an das LLM ausgeführt werden soll. Er ist so konzipiert, dass er durch Aktionen ausgelöst wird, die außerhalb der Kommunikationsplattform oder des Chatbots stattfinden.

OpenAI - Code-Interpreter

Dieser Workflow führt auf Abruf Analysen von CSV-Dokumenten durch, um spezifische Übereinstimmungsergebnisse für verschiedene Anwendungsfälle zu identifizieren. Zum Beispiel bestimmt er, welche Anwendungen basierend auf der Abteilung des neuen Mitarbeiters Zugriff gewährt werden sollten.

OpenAI - PDF-Analyse

Dieser Workflow analysiert PDF-Lebensläufe, um deren Inhalt zusammenzufassen, sodass das LLM personalisierte Willkommens-Emails generieren kann.

OpenAI - AskHR-Router

Dieser Workflow dient als Vermittlungspunkt innerhalb der gesamten Nutzung des AskHR-Chatbots und verwaltet die Umformulierung von Dialogen, die Zusammenfassung von Inhalten und die Erstellung von Antworten.

OpenAI - AskHR Funktionsaufruf

Dieser Workflow dient als zentraler Funktionsaufrufmechanismus für das LLM und verarbeitet Anfragen, die von Benutzern über den AskHR-Chatbot initiiert werden. Seine Hauptaufgabe besteht darin, zu bestimmen, welches Tool basierend auf den Nachrichten des Benutzers ausgeführt werden soll. Er ist so konzipiert, dass er durch Aktionen ausgelöst wird, die von der Kommunikationsplattform oder dem Chatbot stammen.

AskHR - Nach dem Tool

Dieses Workflow-Muster initiiert eine Folge von Aktionen, nachdem der AskHR-Funktionsaufruf ein Tool ausgewählt hat. Es gibt mehrere Instanzen dieses Workflows mit unterschiedlichen Toolnamen (zum Beispiel AskHR | Nach dem Tool | Start - null_tool). Die null_tool-Variante bedeutet, dass das LLM festgestellt hat, dass die Anfrage des Benutzers an den Chatbot für keines der derzeit verfügbaren Tools geeignet war.

Pre-Boarding-Workflows

Diese Workflows automatisieren Aufgaben vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.

Pre Onboarding - Angebot Unterzeichnet

Dieser Workflow überprüft regelmäßig, ob Kandidaten ein Angebot unterzeichnet haben, und führt die folgenden Aktionen aus:

• Identifiziert Kandidaten, die Angebote angenommen haben.
• Sendet Benachrichtigungsnachrichten an interne Teams.
• Entwirft eine Willkommens-Email mit einem Onboarding-Formular für den Kandidaten.
• Sendet die Willkommens-Email an den zukünftigen Manager des Kandidaten zusammen mit einer Slack-Nachricht zur finalen Genehmigung.

Für Details zur Einrichtung des Zeitplans siehe den Abschnitt Zeitpläne erstellen.

Pre Onboarding - Woche Vor Dokumente

Dieser Workflow läuft nach einem Zeitplan, um Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum (erster Arbeitstag) für die folgende Woche geplant ist. Nach der Identifizierung führt er automatisch die folgenden Aktionen aus:

• Benachrichtigt den relevanten Manager, die IT- und HR-Teams.
• Sendet eine Email mit wichtigen Onboarding-Dokumenten, wie Informationen zur Unternehmenskultur und zu Mitarbeiterleistungen.

Pre Onboarding - ITSM-Anfrage

Dieser Workflow wird von einer benutzerdefinierten Jitterbit-API initiiert, wann immer ein neuer Mitarbeiter ein Formular einreicht. Er führt die folgenden Aktionen aus:

• Analysiert die Position des neuen Mitarbeiters anhand mehrerer CSV-Dokumente.
• Erstellt ein IT-Ticket für den Onboarding-Prozess.
• Benachrichtigt die HR- und IT-Teams per Email und über eine Kommunikationsplattform (zum Beispiel Slack).

Die Konfiguration der benutzerdefinierten Jitterbit-API wird im Abschnitt Erstellen der benutzerdefinierten Jitterbit-API weiter unten auf dieser Seite beschrieben.

Erste Tag Arbeitsabläufe

Diese Arbeitsabläufe laufen nach einem Zeitplan, um automatisch Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum (erster Arbeitstag) heute ist, und führen dann die spezifischen Aktionen aus, die unten beschrieben sind.

Erster Tag - Einführungen

Dieser Arbeitsablauf führt die folgenden Aktionen aus:

• Sendet Benachrichtigungsnachrichten an den Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters.
• Entwirft eine Einführungs-Email mit wichtigen Informationen zum ersten Tag und Unternehmenslinks.

Erster Tag - LinkedIn-Beitrag schreiben

Dieser Arbeitsablauf sendet eine Email mit einem LinkedIn-Beitrag, der auf dem Profil des neuen Mitarbeiters geteilt werden kann.

Erste Woche Arbeitsabläufe

Dieser Arbeitsablauf unterstützt neue Mitarbeiter während ihrer ersten Woche.

Erste Woche - Personalisierter Lernpfad

Dieser Arbeitsablauf läuft nach einem Zeitplan, um Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum heute ist, und führt die folgenden Aktionen aus:

• Führt eine CSV-Analyse durch, um ihre Positionen mit relevanten Schulungskursen abzugleichen.
• Generiert und sendet eine personalisierte Email, die Anleitungen zu erforderlichen Schulungen bereitstellt.

Laufende Betriebsabläufe

Diese Arbeitsabläufe verwalten kontinuierliche HR- und IT-Betriebsabläufe während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.

Allgemein - Verbleibende HR-Aufgaben des Mitarbeiters

Dieser Arbeitsablauf läuft nach einem Zeitplan, um Erinnerungen für ausstehende HR-Aufgaben zu automatisieren. Er führt die folgenden Aktionen aus:

• Überprüft Mitarbeiter mit unvollständigen Aufgaben innerhalb eines 90-Tage-Fensters.
• Generiert separate Emails sowohl für den Mitarbeiter als auch für das HR-Team, in denen die spezifischen Aufgaben aufgeführt sind, für die jede Partei verantwortlich ist.

Erste Woche - In Bearbeitung befindliche IT-Tickets

Dieser Arbeitsablauf läuft nach einem Zeitplan, um proaktiv ausstehende IT-Service-Onboarding-Aufgaben für neue Mitarbeiter zu verwalten. Er führt die folgenden Aktionen aus:

• Durchsucht nach Mitarbeitern, die sich in ihrer ersten Woche befinden und noch unvollständige IT-Service-Tickets haben.
• Benachrichtigt IT und HR mit separaten Warnungen, wenn das IT-Service-Ticket eines neuen Mitarbeiters noch nicht abgeschlossen ist.
• Sendet eine direkte Nachricht an den Mitarbeiter und bietet Unterstützung an, um sicherzustellen, dass er die notwendige IT-Unterstützung erhält.

Triggern Sie die Projekt-Workflows

Für Testzwecke bereiten Sie Ihre Testdatensätze vor und führen Sie die folgenden Operationen aus. Sie können eine Operation über die Ausführen-Option der Operation starten, die erscheint, wenn Sie mit der Maus über die Operation fahren:

• Controller - Suche Angebot Unterzeichnet
• Controller - Suche Neueinstellungen - Woche Vorher
• Controller - Suche Einführungen
• Controller - Suche LI-Beitrag Schreiben
• Controller - Suche - Personalisierter Lernpfad
• Controller - Suche - Verbleibende HR-Aufgaben
• Controller - Suche - In Bearbeitung befindliche IT-Tickets

Die beiden anderen Haupt-Workflows werden durch die benutzerdefinierten APIs von Jitterbit ausgelöst:

• PlatformBot | Eingehendes Ereignis: Slack löst diesen Workflow über die benutzerdefinierte API HR Agent - PlatformBot | Eingehendes Ereignis aus. Das Senden einer Direktnachricht an die Slack-App initiiert den Trigger der benutzerdefinierten API.
• Create ITSM Request API: Google Form löst diesen Workflow über die benutzerdefinierte API HR Agent - Create ITSM Request API aus. Das Senden eines Beispiel-Formulars initiiert den Trigger der benutzerdefinierten API.

Alle anderen Workflows werden durch andere Operationen ausgelöst und sind nachgelagert zu den oben aufgeführten. Sie sind nicht dafür gedacht, eigenständig ausgeführt zu werden.

Fehlersuche

Wenn Sie auf Probleme stoßen, überprüfen Sie die folgenden Protokolle für detaillierte Informationen zur Fehlersuche:

• API-Protokolle
• Operationsprotokolle

Für zusätzliche Unterstützung kontaktieren Sie Jitterbit-Support.

Unterschiedliche Nutzung von Endpunkten

Wenn Sie den im Template verwendeten Endpunkt ändern, müssen Sie mehrere Projektkomponenten anpassen. Dieser Abschnitt beschreibt die erforderlichen Aktualisierungen für jeden Workflow, der den Endpunkt verwendet.

HRIS-Plattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine HR-Plattform verwendet, die nicht BambooHR ist, verwenden Sie die Anweisungen in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu modifizieren.

Der HR Calls Workflow enthält alle Operationen, die Daten aus HR-Plattformen extrahieren. Da jede HR-Plattform eine einzigartige API-Dokumentation und -Funktionen hat, variieren die Schritte zum Abrufen von Informationen zwischen den verschiedenen HR-Plattformen.

Erkennen und Verarbeiten von unterzeichneten Angeboten

Die folgenden Operationen erkennen Kandidaten, die unterzeichnete Angebote haben, und lösen den Workflow zur Angebotsverarbeitung aus:

• Get Applicant Status: Ruft den aktuellen Status der Bewerber ab.
• Get Applicant Status - Prep for Details: Bereitet Bewerberdaten für die detaillierte Abfrage vor.
• Get Applicant Details: Ruft detaillierte Informationen über Bewerber ab.

Diese Operationen laufen auf dem Controller - Search Offer Signed Controller. Wenn die Operationen einen Kandidaten mit einem Status für ein unterzeichnetes Angebot erkennen, lösen sie die Operation Start - Single Offer aus, um den Workflow zu verarbeiten.

Vervollständigen Sie die folgenden Schritte, um die Operation Start - Single Offer zu konfigurieren:

1. Öffnen Sie die Offer Signed Data to Common Model Employee Schema Transformation.
2. Aktualisieren Sie das Quellschema.
3. Vervollständigen Sie die Feldzuordnungen, um die erforderlichen Variablen zuzuweisen (zum Beispiel offerSigned_manager).

Wenn Sie neue Operationen für die Anforderungen Ihrer HR-Plattform erstellen, fügen Sie diese dem Controller - Search Offer Signed Controller hinzu.

Abrufen benutzerdefinierter Berichte von Ihrer HR-Plattform

Die Operation GET Custom Report by ID dient zwei Zwecken:

1. Abrufen einer Liste von Mitarbeitern.
2. Abrufen verbleibender HR-Aufgaben.

Nachdem die Operation die Berichtsdaten abgerufen hat, ruft der Agent eine nachfolgende Operation auf, die die Quelldaten einem gemeinsamen Schema (common_schema_employeeInfo) zuordnet und Variablen zuweist, die der Workflow benötigt.

Die folgenden Workflows verwenden diese Operation:

Für jeden Workflow öffnen Sie die Transformation der Verarbeitungsoperation und führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aktualisieren Sie das Quellschema, um es an Ihre HR-Plattform anzupassen.
2. Vervollständigen Sie die Feldzuordnungen, um die erforderlichen Variablen zuzuweisen.

Mitarbeiterdaten nach ID abrufen

Die Operation Get Employee by Id ruft Daten für einen einzelnen Mitarbeiter von Ihrer HR-Plattform ab. Die Operation Get Employee Details by Id ordnet die Quelldaten dem gemeinsamen Schema (common_schema_employeeInfo) zu.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Operationen zu konfigurieren:

1. Aktualisieren Sie die Operation Get Employee by Id mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform.
2. Öffnen Sie die Transformation Get Employee Details by Id, um das Quellschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen zu vervollständigen, um die erforderlichen Variablen zuzuweisen.

Dateien von Ihrer HR-Plattform herunterladen

Die folgenden Operationen laden Dateien von Ihrer HR-Plattform herunter:

• Get List of Files: Ruft eine Liste von Ordnern ab.
• Get List of Files - Filter for Folders v2: Filtert die Ordnerliste, um den richtigen Ordner zu identifizieren.
• Get List of Files - Filter & Download Single File: Lädt eine einzelne Datei aus einem Ordner herunter.
• Get List of Files - Download All Files: Lädt alle Dateien aus einem Ordner herunter.
• Get List of Files - Download File v2: Handhabt den Dateidownload über die API.

Get List of Files konfigurieren

1. Aktualisieren Sie die Operation mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform, um eine Liste von Ordnern abzurufen.
2. Aktualisieren Sie in den BambooHR-Variableneinstellungen die Variablen, die mit bamboo.folder beginnen. Diese Variablen identifizieren den richtigen Ordner für jeden Workflow.
3. Öffnen Sie die Transformation Get List of Files - Filter for Folders v2, um das Quellschema zu aktualisieren.
4. Vervollständigen Sie die Transformationszuordnungen gemäß den Kommentaren im Zielschema.

Konfigurieren von Get List of Files - Filter & Download Single File

In den BambooHR Variableneinstellungen aktualisieren Sie die Variablen, die mit bamboo.folder.file beginnen. Diese Variablen identifizieren die richtige Datei für jeden Workflow, wenn Sie eine einzelne Datei aus einem Ordner herunterladen.

Konfigurieren von Get List of Files - Download All Files

Dieser Vorgang lädt alle Dateien aus dem gefilterten Ordner herunter. Der Vorgang wird hauptsächlich im Workflow Pre Onboarding | Woche vor Dokumenten verwendet, um Onboarding-Dokumente zu senden. Weitere Informationen finden Sie unter Review project workflows.

Konfigurieren von Get List of Files - Download File v2

Dieser Vorgang ist sowohl mit Get List of Files - Filter & Download Single File als auch mit Get List of Files - Download All Files als deren nächsten Schritt verbunden. Aktualisieren Sie den Vorgang mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform, um den Datei-Download zu verwalten.

Abrufen von Mitarbeiter-Abwesenheitsdaten

Der Vorgang Get a list of Who's Out wird in AskHR-Workflows verwendet, um Benutzerfragen wie "Wer ist morgen nicht im Büro?" zu beantworten.

Um diesen Vorgang zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aktualisieren Sie den Vorgang, um den API-Endpunkt Ihrer HR-Plattform aufzurufen, der Abwesenheitsdaten abruft.

2. Verwenden Sie die folgenden Variablen, um den Datumsbereich in Ihrer HTTP-Anfrage zu filtern:

   • $llm_response_start_date: Das Startdatum, das das LLM basierend auf der Anfrage des Benutzers auf einer Kommunikationsplattform wie Slack generiert.

   • $llm_response_end_date: Das Enddatum, das das LLM basierend auf der Anfrage des Benutzers auf einer Kommunikationsplattform wie Slack generiert.

ITSM-Plattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine IT-Service-Management (ITSM) Plattform verwendet, die nicht Jira ist, verwenden Sie die Anleitungen in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu modifizieren.

IT-Onboarding-Tickets erstellen

Um diese Vorgänge für eine andere ITSM-Plattform zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aktualisieren Sie den Vorgang ITSM - Create Task in JIRA, um den API-Endpunkt Ihrer ITSM-Plattform zu verwenden.

2. (Optional.) Ziehen Sie in Betracht, diese gängigen Variablen im Vorgang zu verwenden, um Konsistenz zu wahren:

   • $it_laptopChoice_list: Die Laptop-Auswahl des neuen Mitarbeiters.
   • $it_application_list: Die Liste der bereitzustellenden Anwendungen.
   • $it_gSuite_list: Die Liste der Google Workspace-Dienste, die bereitgestellt werden sollen.
   • $newHire_department: Die Abteilung des neuen Mitarbeiters.
   • $newHire_region: Die Region des neuen Mitarbeiters.

3. Stellen Sie sicher, dass Ihre Operation die Variable $newHire_itTicket mit der IT-Ticket-URL aus der API-Antwort befüllt.

In Bearbeitung befindliche IT-Tickets abrufen

Die Operation Search ITSM Issue ruft in Bearbeitung befindliche IT-Onboarding-Tickets ab. Diese Operation wird als Teil des First Week | In-progress IT Tickets Workflows ausgeführt.

Um diese Operation für eine andere ITSM-Plattform zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aktualisieren Sie die Operation Search ITSM Issue, um den API-Endpunkt Ihrer ITSM-Plattform zum Abrufen von in Bearbeitung befindlichen IT-Onboarding-Tickets zu verwenden.
2. Öffnen Sie die Transformation GET IT Newhire In-progress tickets - to Common Model IT Ticket Schema, um das Quellschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen abzuschließen.

Wissensmanagement-Plattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Wissensmanagement-Plattform als Confluence verwendet, nutzen Sie die Anweisungen in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu modifizieren.

IT-Onboarding-Inhalte abrufen

Die Operation AskHr - Get IT Onboarding Content ruft Inhalte von Ihrer IT-Onboarding-Dokumentationsseite ab. Der KI-Agent verwendet diese Inhalte, um IT-bezogene Fragen im Slack-Bot zu beantworten. Diese Operation verwendet die Projektvariable confluence.base.url.

Um diese Operation für eine andere Wissensmanagement-Plattform zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. (Optional) Fügen Sie im Abschnitt Projektvariablen eine Variable für die Basis-URL Ihrer Plattform hinzu.

2. Aktualisieren Sie die Operation AskHr - Get IT Onboarding Content, um den API-Endpunkt Ihrer Plattform zu verwenden.

3. Aktualisieren Sie die Transformation der Operation, um mit dem Antwortschema Ihrer Plattform übereinzustimmen.

4. Stellen Sie sicher, dass Ihre Operation die Variable $it_onboarding_content mit den abgerufenen Inhalten befüllt. Der KI-Agent verwendet diese Variable in einem LLM-Prompt, um Benutzerfragen im Slack-Bot zu beantworten.

CSV-Vorlagen

CSV-Vorlagen sind ein zentrales Element dieses Projekts. Die Vorlagen ermöglichen Workflows, die Dateien analysieren und angepasste Emails sowie IT-Tickets generieren. Während Sie die Daten in diesen Vorlagen für Ihr Unternehmen anpassen können, müssen Sie die zugehörigen Eingabeaufforderungen aktualisieren, wenn Sie die Struktur der Vorlage ändern.

Die folgenden Operationen enthalten Eingabeaufforderungen, die für spezifische CSV-Vorlagendateien entworfen wurden:

Wenn Sie die Struktur einer CSV-Vorlagendatei ändern, aktualisieren Sie die entsprechende Eingabeaufforderung, um der neuen Struktur zu entsprechen.

Plattformen zur Formularübermittlung

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Plattform zur Formularübermittlung als Google Forms verwendet, nutzen Sie die Anweisungen in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt anzupassen.

Der KI-Agent verwendet ein Formular, um Informationen für den Start des ITS Calls Workflows zu sammeln.

Um den KI-Agenten so zu konfigurieren, dass er eine andere Formularplattform verwendet, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Konfigurieren Sie Ihr Formular so, dass Benutzerdaten an die Jitterbit benutzerdefinierte API gesendet werden.

2. Öffnen Sie die Formularantwort in das gemeinsame Mitarbeiterschema-Transformation, um das Quellschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen abzuschließen.

Datenlagerplattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Datenplattform als Cloud Datastore verwendet, nutzen Sie die Anweisungen in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu modifizieren.

Der KI-Agent verwendet Cloud Datastore, um entworfene Willkommens-Emails und Email-Adressen von Kandidaten zu speichern. Das Datenspeicher ermöglicht das Einfügen, Abfragen und Löschen von Datensätzen. Sie benötigen die gespeicherte Email-Adresse des Kandidaten, um die Willkommens-Email nach der Genehmigung durch den Manager zu senden.

Um den KI-Agenten so zu konfigurieren, dass er eine andere Datenplattform verwendet, aktualisieren Sie die folgenden Operationen:

Willkommens-Email-Daten speichern

Die Datastore | Insert Welcome Email-Operation fügt die folgenden Daten in das Datenspeicher ein:

Willkommens-Email-Daten löschen

Die Datastore | Delete Welcome Email-Operation entfernt Datensätze, nachdem die Email an den Kandidaten gesendet wurde oder wenn der Manager die entworfene Email ablehnt.

Konfigurieren Sie die Operation so, dass sie die interne Datensatz-ID aus der $dataStore_item_id-Variablen akzeptiert. Die Operation enthält Protokollierungsanweisungen, um das Löschen zu verfolgen:

WriteToOperationLog("------------------------------");
WriteToOperationLog("Deleting Key: WE-" + $dataStore_Key + " With itemID: " + $dataStore_item_id);
WriteToOperationLog("------------------------------");
$dataStore_item_id

Die Abfrageoperation ruft den Wert $dataStore_item_id ab, der den Datensatz identifiziert, der gelöscht werden soll.

Kommunikationsplattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine Kommunikationsplattform verwendet, die nicht Slack ist, verwenden Sie die Anweisungen in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt anzupassen.

Der KI-Agent verwendet Slack für IT-, HR- und Managerbenachrichtigungen sowie für alle Benutzerinteraktionen.

Konfigurieren Sie den eingehenden Ereignishandler

Konfigurieren Sie Ihre Kommunikationsplattform so, dass Benutzeranforderungsereignisse an die Jitterbit benutzerdefinierte API gesendet werden. Die Operation PlatformBot | Inbound Event empfängt diese Ereignisse und löst die Kette von Operationen aus, die Benutzer Nachrichten verarbeiten.

Aktualisieren Sie die Projektvariablen

Aktualisieren Sie die folgenden Projektvariablen, um sie an Ihre Kommunikationsplattform anzupassen:

Validieren Sie Plattformnachrichten

Die Operation Validate Platform Message überprüft, ob eingehende Nachrichten von einem Endbenutzer und nicht vom Bot selbst stammen, und extrahiert Variablen für die spätere Verwendung.

Konfigurieren Sie Ihre Operation, um die folgenden Variablen zu befüllen:

Aktualisieren Sie die Quell- und Ziel-Schemas der Transformation, um mit der API Ihrer Kommunikationsplattform übereinzustimmen.

Benachrichtigungsnachrichten senden

Die Operation Post Notification Message to Channel sendet Nachrichten oder Antworten an Plattformkanäle.

Konfigurieren Sie Ihre Operation, um die folgenden Variablen zu verwenden:

Wenn $platform_thread_ts einen Wert enthält (größer als 0), sendet die Operation die Antwort an diesen Thread. Andernfalls sendet die Operation eine neue Nachricht an den Kanal. Konfigurieren Sie diese Logik in Ihrer Transformationszuordnung:

if($platform_thread_ts > 0, $platform_thread_ts)

Aktualisieren Sie die Quell- und Ziel-Schemas der Transformation, um mit der API Ihrer Kommunikationsplattform übereinzustimmen.

Gesprächsverlauf abrufen

Die Operation Conversation History ruft die letzten fünf Nachrichten im Gesprächsverlauf ab und ordnet die Nachrichten dem gemeinsamen Zielschema common_conversation_history_schema.json zu.

Das Zielschema enthält einen Knoten thread_latest_reply, der die letzte Antwort in einem Thread darstellt. Dieser Knoten wird mit Variablen aus der Operation Validate Platform Message gefüllt.

Aktualisieren Sie das Quellschema der Transformation, um mit der API Ihrer Kommunikationsplattform übereinzustimmen.

Schreibindikator senden

Die Operation Post Typing to Channel sendet einen Schreibindikator an den Kanal.

Konfigurieren Sie Ihre Operation, um die folgenden Variablen zu verwenden:

Wenn $platform_thread_ts einen Wert enthält, sendet die Operation den Schreibindikator an diesen Thread. Andernfalls wird der Indikator an den Kanal gesendet. Konfigurieren Sie diese Logik in Ihrer Transformationszuordnung:

if(Length($platform_thread_ts) > 0, $platform_thread_ts, unmap());

Aktualisieren Sie die Quell- und Ziel-Schemas der Transformation, um mit der API Ihrer Kommunikationsplattform übereinzustimmen.

Löschen des Schreibindikators

Die Operation Delete Message entfernt den Schreibindikator aus dem Kanal, nachdem der Bot seine Antwort gesendet hat.

Konfigurieren Sie Ihre Operation, um die folgenden Variablen zu verwenden:

Aktualisieren Sie die Quell- und Ziel-Schemas der Transformation, um mit der API Ihrer Kommunikationsplattform übereinzustimmen.

Benutzer-Email anhand der Benutzer-ID abrufen

Die Operation Get User Email by UserId ruft die Email-Adresse eines Benutzers anhand seiner Benutzer-ID ab.

Konfigurieren Sie Ihre Operation, um die folgenden Variablen zu verwenden:

Aktualisieren Sie die Quell- und Ziel-Schemas der Transformation, um mit der API Ihrer Kommunikationsplattform übereinzustimmen.

Benutzerinformationen anhand des Namens abrufen

Die Operation Get UserID & Email by Name and Surname ruft die Email-Adresse und die Benutzer-ID eines Benutzers anhand seines vollständigen Namens ab.

Konfigurieren Sie Ihre Operation, um die folgenden Variablen zu verwenden:

• Anfrageschema

  Variable	Beschreibung
  $slack.bot.user.token	Authentifizierungstoken

• Antwortschema

  Die Operation füllt die folgenden Variablen aus:

  Variable	Beschreibung
  $platform_email	Email-Adresse des Benutzers
  $platform_userID	Benutzer-ID

Die Operation vergleicht den vollständigen Namen des Benutzers von Ihrer Plattform mit entweder $llm_response_manager_full_name oder $newHire_fullName, um den richtigen Benutzer zu finden. Aktualisieren Sie diese Logik, um der Datenstruktur der Benutzerdaten Ihrer Plattform zu entsprechen:

pass = false;
real_name = json$get_response$item.members$item.profile$real_name$;
if($llm_response_manager_full_name == real_name || $newHire_fullName == real_name,
  pass = true;
  WriteToOperationLog("We found a matching slack user for: " + $llm_response_manager_full_name + " " + $newHire_fullName);
);
//pass = true;
Pass

Aktualisieren Sie die Quell- und Ziel-Schemas der Transformation, um der API Ihrer Kommunikationsplattform zu entsprechen.