Jitterbit HR Agent

Übersicht

Jitterbit stellt den HR Agent Kunden über den Jitterbit Marketplace zur Verfügung. Dieser Agent unterstützt das interne HR-Team Ihrer Organisation. Der Agent nutzt die Retrieval-Augmented Generation (RAG)-Technik, die LLM-Reasoning mit Zugriff auf externe Tools und Datenquellen kombiniert. Der KI-Agent führt die folgenden Funktionen aus:

• Verbindung zu BambooHR oder anderen Human Resources Information Systems (HRIS), um Echtzeit-Onboarding-Daten für neue Mitarbeiter mit Jitterbit Studio abzurufen.

• Verbindung zu Jira (oder anderen Service- und Work-Management-Lösungen), um Anfragen einzuleiten und zu verfolgen.

• Integration mit einem LLM, um einen intelligenten HR-KI-Assistenten zu betreiben, auf den Sie über eine benutzerdefinierte API zugreifen, die mit Jitterbit API Manager erstellt wurde.

Dieses Dokument erklärt, wie man diesen KI-Agent einrichtet und betreibt. Es behandelt Architektur und Voraussetzungen, Beispiel-Prompts, die zeigen, was der Agent kann, und Schritte zur Installation, Konfiguration und zum Betrieb des KI-Agenten.

KI-Agent-Architektur

Die folgenden Diagramme zeigen die im HR Agent implementierte Architektur.

Pre-Boarding (Vor dem ersten Tag)

Onboarding am ersten Tag

Erste Wochen und Training

Allgemeine Nutzung

Voraussetzungen

Um den HR Agent zu nutzen, benötigen Sie die folgenden Komponenten.

Harmony-Komponenten

Sie müssen über eine Jitterbit Harmony-Lizenz mit Zugriff auf die folgenden Komponenten verfügen:

• Jitterbit Studio
• Jitterbit API Manager
• Jitterbit HR Agent als Lizenz-Add-on erworben
• Jitterbit Cloud Datastore (optional)

Unterstützte Endpoints

Die Architektur des KI-Agenten umfasst die folgenden Endpoints. Sie können andere Systeme durch Änderung der Endpoint-Konfigurationen und Workflows des Projekts integrieren.

Human Resources Information System (HRIS)

Der KI-Agent nutzt BambooHR als Quelle für Mitarbeiterdaten, einschließlich erforderlicher Aufgaben, Dokumente und Jobinformationen.

Large Language Model (LLM)

Der KI-Agent nutzt OpenAI als LLM-Anbieter. Um OpenAI zu nutzen, benötigen Sie ein OpenAI-Abonnement, um einen OpenAI-API-Schlüssel zu erstellen und zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie in der OpenAI-Dokumentation.

Service-Management

Der KI-Agent nutzt Jira als Service- und Work-Management-System zur Ticketerstellung.

Dokumentation

Der KI-Agent nutzt Confluence als Quelle für IT-Dokumentation.

Chat-Schnittstelle

Die Architektur des KI-Agenten umfasst Slack als Chat-Schnittstelle für die Interaktion mit dem KI-Agent.

Wenn Sie eine andere Anwendung als Chat-Schnittstelle verwenden möchten, enthält dieser KI-Agent einen separaten Workflow und Anweisungen für ein generisches API-Setup.

Kernfunktionen

Wenn Sie den HR Agent mit den entsprechenden Endpoints verbinden, bietet er die folgenden Kernfunktionen.

Pre-Boarding von Mitarbeitern

• Benachrichtigt das Einstellungsteam über ein angenommenes Angebot.
• Erstellt eine Willkommens-E-Mail und fordert Genehmigung an, diese an den neuen Mitarbeiter zu senden.
• Benachrichtigt den neuen Mitarbeiter über erforderliche Aufgaben und zugewiesene Unterlagen basierend auf den lokalen Gesetzen und Vorschriften des Wohnorts des Kandidaten.
• Erstellt ein Ticket für das IT-Onboarding mit Angabe erforderlicher Ausrüstung, Anwendungen und E-Mail-Gruppen.

Onboarding am ersten Tag

• Bietet eine Einführung zum Manager, Team und anderen nützlichen Kontakten in der Organisation.
• Verfolgt ausstehende Aufgaben für den neuen Mitarbeiter, HR- und IT-Teams und bietet Updates, wenn Aufgaben abgeschlossen werden.
• Bietet Unterstützung, wenn Onboarding-Schritte nach einem bestimmten Zeitraum unvollständig bleiben.
• Bietet eine dedizierte Chat-Schnittstelle für neue Mitarbeiter, um Fragen zum Onboarding zu stellen und Support anzufordern. Der KI-Agent kann IT-Service-Tickets im Namen des Benutzers einreichen.

Erste Wochen und Training

• Bietet einen personalisierten Lernpfad basierend auf der Abteilung.

Beispiel-Prompts

Die folgenden Beispiel-Prompts kann der HR Agent mit Zugriff auf die entsprechenden Daten verarbeiten.

HR-bezogene Fragen

• „Wer ist mein Manager?"
• „Wer ist nächste Woche abwesend?"
• „Wer war letzte Woche abwesend?"
• „Wer ist morgen abwesend?"
• „Ist [Name einfügen] heute abwesend?"

IT-Service-bezogene Fragen

• „Wie setze ich mein Passwort zurück?"
• „Ich benötige Hilfe beim Einrichten meines Computers."
• „Können Sie mir beim Einrichten meines E-Mail-Kontos helfen?"
• „Meine Maus ist kaputt. Was sollte ich tun?"
• „Mein Laptop wird nicht aufgeladen. Was sollte ich tun?"
• „Ich benötige eine neue Maus. Können Sie ein Ticket für mich erstellen?"

Installation, Konfiguration und Betrieb

Führen Sie diese Schritte aus, um diesen KI-Agent zu installieren, zu konfigurieren und zu betreiben:

1. Customizations herunterladen und das Studio-Projekt installieren.
2. BambooHR vorbereiten.
3. Jira vorbereiten.
4. Google Form erstellen.
5. Slack-App erstellen.
6. Jitterbit Cloud Datastore vorbereiten.
7. Projektvariablen konfigurieren.
8. Verbindungen testen.
9. E-Mail-Vorlagen hinzufügen.
10. Zeitpläne erstellen.
11. Projekt bereitstellen.
12. Benutzerdefinierte Jitterbit-API erstellen.
13. Projekt-Workflows überprüfen.
14. Projekt-Workflows auslösen.
15. Fehlerbehebung.
16. Unterschiedliche Endpoint-Nutzung.

Customizations herunterladen und das Projekt installieren

Führen Sie diese Schritte aus, um Customization-Dateien herunterzuladen und das Studio-Projekt zu installieren:

1. Melden Sie sich beim Harmony-Portal unter https://login.jitterbit.com an und öffnen Sie Marketplace.

2. Suchen Sie den KI-Agent namens Jitterbit HR Agent. Um den Agent zu finden, können Sie die Suchleiste verwenden oder im Bereich Filter unter Typ die Option KI-Agent auswählen, um die Anzeige so zu filtern, dass nur die verfügbaren KI-Agenten angezeigt werden.

3. Klicken Sie auf den Link Dokumentation des KI-Agenten, um seine Dokumentation in einem separaten Tab zu öffnen. Halten Sie den Tab offen, damit Sie nach dem Start des Projekts auf die Dokumentation verweisen können.

4. Klicken Sie auf Start Project, um einen zweistufigen Konfigurationsdialog zu öffnen. Der Dialog ermöglicht es Ihnen, Customizations herunterzuladen und den KI-Agent als Studio-Projekt zu importieren.

   Hinweis

   Wenn Sie den KI-Agent noch nicht erworben haben, wird stattdessen Get agent angezeigt. Klicken Sie auf Get agent, um einen Informationsdialog zu öffnen, und klicken Sie dann auf Submit, um anzufordern, dass ein Vertreter Sie zum Kauf des KI-Agenten kontaktiert.

5. Im Konfigurationsschritt 1 Download Customizations werden die folgenden Dateien bereitgestellt, um die Struktur von CSV-Dateien einzuführen, die Slack-App zu erstellen und das Google Form-App-Skript zu erstellen. Wählen Sie die Dateien aus und klicken Sie auf Download Files:

   • Google Form-App-Skript

     • googleForm_appScript.js

   • CSV-Vorlagendateien

     • TEMPLATE - IT_Apps_JobRole.csv
     • TEMPLATE - IT_G-Suite Groups.csv
     • TEMPLATE - IT_LaptopChoice_JobRole.csv
     • TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv

   • Slack-App-Manifestdatei

     • slack_app_manifest.json

   Tipp

   Der Konfigurationsdialog enthält eine Warnung, die Vorlage nicht zu importieren, bevor Endpoint-Customizations angewendet werden. Diese Warnung gilt nicht für diesen KI-Agent und kann ignoriert werden. Befolgen Sie die empfohlene Reihenfolge der Schritte in dieser Dokumentation.

6. Klicken Sie auf Next.

7. Im Konfigurationsschritt 2 Create a New Project wählen Sie eine Umgebung aus, in der Sie das Studio-Projekt erstellen möchten, und klicken Sie auf Create Project.

8. Ein Fortschrittsdialog wird angezeigt. Nachdem angezeigt wird, dass das Projekt erstellt wurde, verwenden Sie den Dialog-Link Go to Studio oder öffnen Sie das Projekt direkt von der Seite Projekte des Studios.

BambooHR vorbereiten

Die folgenden wesentlichen Komponenten müssen in BambooHR für den HR Agent erstellt werden. Diese Komponenten sind erforderlich, um die für die Workflow-Ausführung notwendigen Informationen abzurufen.

Ordner in BambooHR erstellen

Erstelle die folgenden Ordner in BambooHR. Der HR Agent nutzt diese Ordner, um relevante Ressourcen für die Workflow-Funktionalität zu finden.

1. Öffne von deinem BambooHR-Dashboard aus den Bereich Files.

2. Klicke auf + Add Folder.

3. Gib im Dialogfeld einen der folgenden Ordnernamen ein:

   • Training Documents
   • Onboarding Documents (ALL)
   • IT Documents

4. Klicke auf Save oder Create, um den Ordner zu erstellen.

5. Wiederhole die Schritte 2–4 für jeden verbleibenden Ordner.

Dateien in Ordner hochladen

Damit die HR Agent-Workflows funktionieren, müssen bestimmte Dateien in den entsprechenden BambooHR-Ordnern platziert werden. Das HR Agent-Paket stellt Beispiel-CSV-Dateien bereit. Es ist entscheidend, dass die Struktur von Ersatzdateien identisch bleibt; Dateinamen können jedoch geändert werden. Wenn ein Dateiname geändert wird, muss diese Änderung konsistent in allen anderen Teilen des Projekts angewendet werden, in denen auf den Dateinamen verwiesen wird, da diese Dateien für die Funktionalität der Workflows erforderlich sind.

Schulungsdokumente hochladen

Das HR Agent-Paket enthält eine Beispiel-CSV-Datei mit dem Namen TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv. Diese Datei listet die obligatorischen Kurse auf, die jeder Abteilung zugewiesen sind.

1. Öffne TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv aus dem HR Agent-Paket.

2. Aktualisiere die Datei mit deinen unternehmensspezifischen Kursinformationen. Behalte die Spaltenstruktur und Formatierung bei.

3. Speichere die aktualisierte Datei.

4. Melde dich bei BambooHR an.

5. Wähle im linken Menü Files aus.

6. Klicke auf den Ordner Training Documents.

7. Klicke auf Upload.

8. Wähle deine aktualisierte CSV-Datei aus und klicke auf Open.

IT-Dokumente hochladen

Das HR Agent-Paket enthält drei Beispiel-CSV-Dateien für den IT-Onboarding-Ticket-Erstellungs-Workflow (Pre Onboarding | ITSM Request). Lade nur die Dateien hoch, die für deinen IT-Onboarding-Prozess relevant sind:

• TEMPLATE - IT_Apps_JobRole.csv: Listet die Anwendungen auf, auf die jede Abteilung zugreifen kann.
• TEMPLATE - IT_G-Suite Groups.csv: Listet die Google Workspace-Gruppen auf, auf die jede Abteilung zugreifen kann.
• TEMPLATE - IT_LaptopChoice_JobRole.csv: Listet den Laptop-Typ auf, der jeder Abteilung zugewiesen ist.

Führe diese Schritte aus, um die IT-Dokumente hochzuladen:

1. Öffne jede CSV-Datei, die du aus dem HR Agent-Paket benötigst.

2. Ersetze die Beispieldaten durch die Abteilungen und IT-Ressourcen deines Unternehmens. Ändere nicht die Spaltenüberschriften oder die Dateistruktur.

3. Speichere jede aktualisierte Datei.

4. Gehe in BambooHR zu Files.

5. Klicke auf den Ordner IT Documents, um ihn zu öffnen.

6. Klicke auf Upload.

7. Wähle eine oder mehrere deiner aktualisierten CSV-Dateien aus und klicke auf Open.

Onboarding-Dokumente hochladen

Lade Dokumente wie Unternehmenskultur-Leitfäden, Übersichten zu Mitarbeiterleistungen, Unternehmensveranstaltungskalender, Unternehmens-News und Updates, Bürorichtlinien und -verfahren sowie Kontaktinformationen des Teams hoch.

So lädst du Dateien in diesen Ordner hoch:

1. Sammle die Onboarding-Dokumente, die du an neue Mitarbeiter senden möchtest.

2. Gehe in BambooHR zu Files im linken Menü.

3. Klicke auf den Ordner Onboarding Documents (ALL), um ihn zu öffnen.

4. Klicke auf Upload.

5. Wähle eine oder mehrere Dateien von deinem Computer aus und klicke auf Open.

Benutzerdefinierte Berichte in BambooHR erstellen

Du musst zwei benutzerdefinierte Berichte in BambooHR erstellen, damit der HR Agent diese abrufen kann:

1. Eine umfassende Liste mit allen aktuellen Mitarbeitern.
2. Eine Liste für jeden Mitarbeiter mit allen unvollständigen HR-Aufgaben, die entweder direkt dem Mitarbeiter oder seinem designierten HR-Kontakt zugewiesen sind.

Mitarbeiterbericht erstellen

Um die erforderlichen Mitarbeiterdaten für das HR Agent-Projekt zu generieren, erstelle einen Bericht, der alle wesentlichen Mitarbeiterinformationen enthält:

1. Melde dich bei deinem BambooHR-Dashboard an.

2. Klicke in der oberen Navigationsleiste auf Reports.

3. Klicke auf + New Report (normalerweise oben rechts).

4. Gib einen Berichtsnamen ein: Employees Report.

5. Füge dem Bericht die folgenden Felder hinzu:

6. Vorname

7. Nachname
8. Einstellungsdatum
9. Land
10. Geschäfts-E-Mail
11. Private E-Mail
12. E-Mail des Vorgesetzten
13. Name des Vorgesetzten
14. LinkedIn-URL
15. Abteilung
16. Stellenbezeichnung
17. Berichtet an

18. SRE-Benutzerregion

    Hinweis

    SRE User Region ist ein benutzerdefiniertes Feld. Dieses Feld wird beim Erstellen eines IT-Onboarding-Tickets verwendet. Falls Ihr Unternehmen diese Informationen nicht benötigt, ist dieses Feld optional. Andernfalls müssen Sie dieses benutzerdefinierte Feld in BambooHR gemäß der Dokumentation zum benutzerdefinierten Feld-Builder erstellen.

    BambooHR stellt bestimmte Mitarbeiterdaten erst nach dem Einstellungsdatum eines Mitarbeiters zur Verfügung. Um die Pre-Onboarding-Workflows zu unterstützen, müssen Sie die folgenden benutzerdefinierten Felder erstellen und beim Hinzufügen eines neuen Mitarbeiterdatensatzes manuell ausfüllen:

    • NewHireDepartment
    • NewHireJobTitle
    • NewHireReportsTo

    Um diese benutzerdefinierten Felder in BambooHR zu erstellen, folgen Sie der Dokumentation zum benutzerdefinierten Feld-Builder.

19. Filterergebnisse sollten Alle Mitarbeiter sein.

20. Klicken Sie auf Speichern.

Bericht über Mitarbeiteraufgaben erstellen

Um die erforderlichen verbleibenden HR-Aufgaben für Mitarbeiter für das HR-Agent-Projekt zu generieren, verwenden Sie das folgende Verfahren, um einen Bericht zu erstellen, der alle wesentlichen Mitarbeiteraufgaben enthält, die für das Projekt erforderlich sind:

1. Melden Sie sich bei Ihrem BambooHR-Dashboard an.

2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Berichte.

3. Klicken Sie auf + Neuer Bericht (normalerweise oben rechts).

4. Geben Sie einen Berichtnamen ein: Employee Tasks Report.

5. Fügen Sie dem Bericht die folgenden Felder hinzu:

   • Aufgabe
   • Kategorie
   • Aufgabenliste
   • Zugewiesen an
   • Fälligkeitsdatum
   • Abschluss-Datum
   • Abgeschlossen

6. Filterergebnisse sollten Alle Mitarbeiter sein.

7. Klicken Sie auf Speichern.

BambooHR-API-Schlüssel erstellen

Sie müssen einen API-Schlüssel generieren, um BambooHR im Projekt zu verbinden. Um Ihren API-Schlüssel zu erstellen, folgen Sie den Anweisungen von BambooHR zum Erstellen eines neuen API-Schlüssels (erforderliche Berechtigungen). Nachdem der API-Schlüssel erstellt wurde, speichern Sie ihn unbedingt. Dieser Schlüssel wird in den nächsten Konfigurationsschritten verwendet.

Jira vorbereiten

Erstellen Sie die folgenden benutzerdefinierten Felder und fügen Sie sie zum Objekt Aufgabe hinzu:

1. Vollständiger Name
2. Berichtet an
3. Abteilung
4. Stellenbezeichnung
5. Region

Jedes benutzerdefinierte Feld muss den Typ text verwenden.

Anweisungen zum Erstellen von benutzerdefinierten Feldern finden Sie in der Atlassian-Dokumentation zur Verwaltung von benutzerdefinierten Feldern.

Nachdem Sie alle Schritte bis Verbindungen testen abgeschlossen haben, müssen Sie auch die Jira-Aktivität Issue aktualisieren. Siehe Jira-Issue-Aktivität aktualisieren.

Google Form erstellen

Dieses Formular ist für neue Kandidaten konzipiert. Es ist in ihrer Willkommens-E-Mail enthalten, um wesentliche Informationen zu sammeln und den Prozess zur Erstellung von IT-Service-Management-Tickets einzuleiten (Pre Onboarding | ITSM Request). Diese Schritte können übersprungen werden, wenn eine Alternative zu Google Forms bevorzugt wird. Die benutzerdefinierten Jitterbit-APIs in den folgenden Schritten Benutzerdefinierte Jitterbit-API erstellen sollten jedoch weiterhin befolgt werden, und die API sollte durch Ihr bevorzugtes Formular ausgelöst werden.

Formular erstellen

1. Gehen Sie zu Google Forms.

2. Erstellen Sie ein leeres Formular.

3. Fügen Sie die folgenden erforderlichen Felder hinzu:

   1. Vollständiger Name (Fragetyp: Kurze Antwort)

   2. Adresse (Fragetyp: Absatz)

   3. Telefonnummer (Fragetyp: Kurze Antwort)

   4. E-Mail (Fragetyp: Kurze Antwort, mit aktivierter E-Mail-Validierung)

   5. Geben Sie Ihrem Formular einen Namen: Onboarding Form.

Formular mit einem Google Sheet verknüpfen

1. Klicken Sie im Formular-Editor auf Responses.

2. Klicken Sie auf das grüne Google Sheets-Symbol oben rechts.

3. Wählen Sie Create a new spreadsheet aus.

4. Geben Sie den Namen der Tabelle ein: Onboarding Form (Responses).

5. Klicken Sie auf Create, um das Formular mit der Tabelle zu verknüpfen.

Die Tabelle erstellt automatisch Spalten basierend auf Ihren Formularfragen. Überprüfen Sie, dass die Spalten in der folgenden Reihenfolge angezeigt werden, da das Skript auf diese genaue Reihenfolge angewiesen ist:

• Timestamp
• Full Name
• Address
• Phone Number
• Email

Wenn die Spaltenreihenfolge unterschiedlich ist, stimmen die Formularfragen möglicherweise nicht mit der erwarteten Reihenfolge überein. Um dies zu beheben, ordnen Sie die Fragen in Ihrem Formular so an, dass sie der obigen Reihenfolge entsprechen.

Apps Script einrichten

1. Gehen Sie in der verknüpften Google Sheet zu Extensions > Apps Script.
2. Der Apps Script-Editor wird geöffnet. Standardmäßig heißt das Skript Untitled project.
3. Klicken Sie oben im Editor auf Untitled project und benennen Sie es in Onboarding Form (Responses) um.
4. Löschen Sie im Apps Script-Editor vorhandenen Code.
5. Öffnen Sie die Datei googleForm_appScript.js aus dem HR Agent-Paket.
6. Kopieren Sie den gesamten Code aus googleForm_appScript.js und fügen Sie ihn in den Apps Script-Editor ein.
7. Lassen Sie im eingefügten Code YOUR_ENDPOINT_HERE und YOUR_API_KEY_HERE als Platzhalter. Sie aktualisieren diese Werte später in Create the Jitterbit custom API.
8. Klicken Sie auf Save.

Formularübermittlungs-Trigger einrichten

Konfigurieren Sie das Skript so, dass es automatisch ausgeführt wird, wenn jemand das Formular übermittelt.

1. Klicken Sie im Apps Script-Editor auf das Symbol Triggers in der linken Seitenleiste.

2. Klicken Sie auf Add Trigger.

3. Konfigurieren Sie die Trigger-Einstellungen:

   • Choose which function to run: Wählen Sie onFormSubmit aus.
   • Select event source: Wählen Sie From spreadsheet aus.
   • Select event type: Wählen Sie On form submit aus.
   • Failure notification settings: Wählen Sie Notify me immediately aus.

4. Klicken Sie auf Save.

Wenn ein Benutzer das Formular übermittelt, sendet das Skript die Antwort an Ihr HR Agent-Projekt und löst den Vorgang Create ITSM Request API aus.

Formular freigeben

1. Gehen Sie zu Ihren Google Forms unter forms.google.com und öffnen Sie Ihr Onboarding-Formular.

2. Klicken Sie auf Send.

3. Klicken Sie auf das Link-Symbol, um den freigebbaren Link zu erhalten.

4. Ändern Sie unter Get link die Zugriffsberechtigung in Anyone with the link.

5. Klicken Sie auf Copy link, um die Formular-URL zu kopieren.

6. Teilen Sie diesen Link mit neuen Mitarbeitern, damit diese das Formular aufrufen und übermitteln können.

Slack-App erstellen

Führen Sie diese Schritte aus, um die Slack-Chat-Schnittstelle zu erstellen:

1. Erstellen Sie eine Slack-App mit der Slack-App-Manifestdatei (slack_app_manifest.json), die mit den Anpassungsdateien dieses KI-Agenten bereitgestellt wird. Alternativ können Sie die App von Grund auf erstellen.

2. Wenn Sie die bereitgestellte Manifestdatei verwenden, ersetzen Sie die folgenden Platzhalter durch Ihre eigenen Konfigurationswerte:

   Platzhalter	Beschreibung
   {{Replace with Slack bot name}}	Der Name, den Ihr Slack-Bot haben soll, wie er den Benutzern angezeigt wird. Ersetzen Sie diesen Wert an zwei Stellen im Manifest.
   {{Replace with Jitterbit API URL}}	Die Service-URL der Jitterbit-Custom-API, die Sie in Create the Slack bot API request handler erstellt haben.

3. Installieren Sie die App in Ihrem Slack-Workspace.

4. Rufen Sie das Bot-Token ab (für das Feld Bot User OAuth Token der Slack-Verbindung) und geben Sie seinen Wert für die Projektvariable slack.bot.user.token ein.

5. Testen Sie die Slack-Verbindung und stellen Sie das Projekt erneut bereit.

Jitterbit Cloud Datastore vorbereiten

Falls Sie noch kein Cloud Datastore-Zugriffstoken haben, folgen Sie der Dokumentation, um eines zu generieren. Speichern Sie das Zugriffstoken nach der Erstellung. Dieses Token wird in den nächsten Konfigurationsschritten verwendet.

Erstellen Sie einen Schlüsselspeicher in Jitterbit Cloud Datastore mit dem Namen candidate_welcome_emails und Feldern mit den Namen und Typen aus der folgenden Tabelle.

Bestimmen Sie beim Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern anhand der folgenden Tabelle, ob jedes Feld in der Cloud Datastore-Benutzeroberfläche auf Erforderlich gesetzt werden soll. Die Felder AlternativeKey und Value sind Standardfelder, die nicht entfernt oder geändert werden können.

candidate_welcome_emails

Dieser Schlüsselspeicher enthält die Liste der Kandidatennamen, E-Mail-Adressen und personalisierten Willkommens-E-Mail-Inhalte.

Projektvariablen konfigurieren

Im Studio-Projekt, das zuvor über den Marketplace installiert wurde, müssen Sie Werte für die folgenden Projektvariablen festlegen.

Verwenden Sie zum Konfigurieren von Projektvariablen das Menü des Projekts, um Project Variables auszuwählen. Dies öffnet eine Schublade am unteren Rand der Seite, in der Sie die Werte überprüfen und festlegen können.

BambooHR

Jira

Confluence

E-Mail

Weitere Informationen zur Verwendung der Variablen finden Sie in der Dokumentation.

OpenAI

Slack

Sonstiges

Verbindungen testen

Testen Sie die Endpunktkonfigurationen, um die Konnektivität mit den definierten Projektvariablenwerten zu überprüfen.

Um Verbindungen zu testen, gehen Sie zur Registerkarte Projektendpunkte und Konnektoren in der Designkomponentenpalette, fahren Sie mit der Maus über jeden Endpunkt und klicken Sie auf Testen.

E-Mail-Vorlagen hinzufügen

Im Workflow Common Operations, in dessen Operation Common Scripts, finden Sie ein Skript namens HTML Email Templates. Dieses Skript enthält alle E-Mail-Vorlagen für das Projekt. Referenz-Jitterbit-Beispielvorlagen sind zur Orientierung enthalten, müssen aber durch die tatsächlichen E-Mail-Vorlagen Ihres Unternehmens ersetzt werden.

Jira Issue-Aktivität aktualisieren

Sie müssen die Jira Issue-Aktivität aktualisieren, um die in Jira vorbereiten erstellten benutzerdefinierten Felder einzubeziehen:

1. Gehen Sie zur Operation ITSM - Create Task in JIRA.
2. Öffnen Sie die Jira-Aktivität Issue.
3. In Schritt 2: Projekt auswählen klicken Sie auf Aktualisieren und wählen Sie Ihr Projekt aus.
4. In Schritt 3: Objekt auswählen klicken Sie auf Aktualisieren und wählen Sie Task aus.
5. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig.

Zeitpläne erstellen

Bestimmte Workflows erfordern eine geplante Ausführung. Der KI-Agent enthält einen vorkonfigurierten Zeitplan, Daily Schedule, der für tägliche Auslöser eingerichtet ist.

Sie haben die Möglichkeit, diesen vorhandenen Daily Schedule zu verwenden (dies kann über das Menü Aktionen der Operation unter Einstellungen > Zeitpläne erfolgen) oder einen neuen Zeitplan zu erstellen. Die folgenden Operationen müssen einen zugeordneten Zeitplan haben:

• Controller - Search Offer Signed
• Controller - Search New Hire - Week Before
• Controller - Search Introductions
• Controller - Search Write LI Post
• Controller - Search - Personalized Learning Path
• Controller - Search - Employee Remaining HR Tasks
• Controller - Search - In-progress IT Tickets

Projekt bereitstellen

1. Öffnen Sie den Workflow Datastore Calls.

2. Suchen Sie die folgenden drei Cloud Datastore-Endpunktaktivitäten:

   • Insert Welcome Email
   • Query Welcome Email
   • Delete Items

3. Klicken Sie auf jede Cloud Datastore-Endpunktaktivität und wählen Sie den Speicher namens candidate_welcome_emailsStudio aus, den Sie im Schritt Jitterbit Cloud Datastore vorbereiten erstellt haben.

4. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig.

5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jede Cloud Datastore-Endpunktaktivität.

6. Stellen Sie das Studio-Projekt bereit.

   Um das Projekt bereitzustellen, verwenden Sie das Menü Aktionen des Projekts, um Bereitstellen auszuwählen.

Benutzerdefinierte Jitterbit-API erstellen

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte API mit API Manager für eines der folgenden:

• Slack Bot-API-Request-Handler: Erforderlich, wenn Sie die im Design dieses KI-Agenten enthaltene Slack-Benachrichtigung verwenden.

• Google Form-API-Request-Handler: Erforderlich, wenn Sie das im Design dieses KI-Agenten enthaltene Google-Formular verwenden.

Slack Bot-API-Request-Handler erstellen

Diese benutzerdefinierte Jitterbit-API löst die Operation PlatformBot | Inbound Event aus. Konfigurieren und veröffentlichen Sie die benutzerdefinierte API mit den folgenden Einstellungen:

• API Service: HR Agent - PlatformBot | Inbound Event
• Path: /
• Project: Wählen Sie das aus dem Jitterbit HR Agent im Marketplace erstellte Studio-Projekt aus
• Operation to Trigger: PlatformBot | Inbound Event
• Method: POST
• Response Type: System Variable

Behalten Sie die Service-URL der veröffentlichten API zur Verwendung beim Erstellen der Slack-App. Die Service-URL finden Sie in der API-Details-Schublade auf der Registerkarte Services, indem Sie auf die Spalte Aktionen des Service fahren und auf API-Service-URL kopieren klicken.

Google Form API-Request-Handler erstellen

Dieser benutzerdefinierte Jitterbit API löst die Operation Create ITSM Request API aus. Konfigurieren und veröffentlichen Sie die benutzerdefinierte API mit den folgenden Einstellungen:

• Servicename: HR Agent - Create ITSM Request API
• Projekt: Wählen Sie das Studio-Projekt aus, das aus dem Jitterbit HR Agent im Marketplace erstellt wurde
• Operation: Create ITSM Request API
• Methode: POST
• Antworttyp: System Variable
• Sicherheitsprofil: Neues Profil erstellen
  • Profilname: HR Agent
  • Umgebung: Wählen Sie die Umgebung aus, in der das Jitterbit HR Agent-Projekt bereitgestellt ist
  • Typ: API Key
  • Schlüssel: X-APIKey
  • Wert: Sie erhalten einen eindeutigen Schlüssel. Kopieren Sie diesen Wert vorerst. Dies ist erforderlich, um die Google Form-Konfiguration abzuschließen.
  • Klicken Sie auf Speichern.

Stellen Sie sicher, dass Sie das Sicherheitsprofil der API-Konfiguration zuweisen und speichern. Behalten Sie die Service-URL der veröffentlichten API zur Verwendung im Google Form. Die Service-URL finden Sie in der API-Details-Schublade auf der Registerkarte Services. Um die URL zu kopieren, fahren Sie mit der Maus über die Spalte Aktionen des Service und klicken Sie auf API-Service-URL kopieren. Nachdem Sie sowohl den API-Schlüssel als auch die Service-URL haben, schließen Sie die Google Form-Konfiguration im App-Skript ab. Stellen Sie sicher, dass Sie das App-Skript speichern, nachdem Sie die Service-URL und den API-Schlüssel hinzugefügt haben.

Projekt-Workflows überprüfen

Überprüfen Sie im offenen Studio-Projekt die Workflows zusammen mit den folgenden Beschreibungen, um zu verstehen, was sie tun. Verwenden Sie die Zusammenfassungstabelle unten, um zu ermitteln, welche Workflows konfiguriert werden müssen und wie sie ausgelöst werden.

Zentrale Infrastruktur-Workflows

Diese Workflows bieten grundlegende Operationen, die im gesamten Projekt verwendet werden.

Allgemeine Operationen

Dieser Workflow enthält allgemeine Skripte für das Projekt. Sie müssen das Skript HTML Email Templates aktualisieren, um es an die E-Mail-Vorlagen Ihres Unternehmens anzupassen, während Sie sicherstellen, dass alle vorhandenen Variablen in den Vorlagen unverändert bleiben oder nach Bedarf geändert werden.

HR-Aufrufe

Dieser Workflow zentralisiert zentrale HR-Operationen für das Projekt. Diese grundlegenden HR-Operationen werden in nachfolgenden einzelnen Workflows verwendet, wobei alle Antworten standardisiert und auf gemeinsame Schemas abgebildet werden.

Plattform-Aufrufe

Dieser Workflow konsolidiert die grundlegenden Operationen für die gewählte Kommunikationsplattform (z. B. Slack). Diese standardisierten Plattformoperationen werden von nachfolgenden Workflows verwendet. Eine Schlüsselfunktion besteht darin, wesentliche Werte in Variablen zu erfassen oder Operationsantworten in nachgelagerte Workflows zu verschieben, um sie in gemeinsame Schemas zu standardisieren und konsistent zu nutzen.

ITS-Aufrufe

Dieser Workflow konsolidiert die grundlegenden Operationen für die gewählte IT-Service-Plattform (z. B. Jira). Diese standardisierten IT-Service-Operationen werden von nachfolgenden Workflows verwendet. Eine Schlüsselfunktion besteht darin, wesentliche Werte in Variablen zu erfassen oder Operationsantworten in nachgelagerte Workflows zu verschieben, um sie in gemeinsame Schemas zu standardisieren und konsistent zu nutzen.

E-Mails

Dieser Workflow verwaltet die erforderlichen E-Mail-Kommunikationen des Projekts und wird häufig während des gesamten Projektlebenszyklus verwendet.

Datastore-Aufrufe

Dieser Workflow verwaltet personalisierte Willkommens-E-Mails durch die folgenden Aktionen:

• Speichert sie in einer Datenbank mit eindeutigen Schlüsseln.
• Ruft sie durch eine Abfrage ab, wenn sie für das Projekt benötigt werden.
• Löscht den Datensatz, sobald er nicht mehr erforderlich ist.

Communication Platform Bot

Dieser Workflow verwaltet eingehende Slack-Bot-Anfragen. Er wird über eine benutzerdefinierte Jitterbit-API ausgelöst, jedes Mal wenn ein Benutzer mit der Slack-Bot-Chat-Schnittstelle interagiert. Die Konfiguration der benutzerdefinierten Jitterbit-API wird in Create the Jitterbit custom API später auf dieser Seite beschrieben.

OpenAI-Workflows

Diese Workflows integrieren sich mit OpenAI, um intelligente Automatisierung und Chatbot-Funktionalität zu ermöglichen.

OpenAI - Function Calling

Dieser Workflow dient als zentraler Function-Calling-Mechanismus für das LLM und verarbeitet Anfragen, die von geplanten Workflows initiiert werden (z. B. Pre Onboarding | Offer Signed). Seine Hauptrolle besteht darin, basierend auf den dem LLM bereitgestellten Benutzereingaben zu bestimmen, welches Tool ausgeführt werden soll. Er ist so konzipiert, dass er durch Aktionen ausgelöst wird, die außerhalb der Kommunikationsplattform oder des Chatbots stammen.

OpenAI - Code Interpreter

Dieser Workflow führt eine bedarfsgerechte Analyse von CSV-Dokumenten durch, um spezifische Übereinstimmungsergebnisse für verschiedene Anwendungsfälle zu identifizieren. Beispielsweise bestimmt er, welche Anwendungen basierend auf der Abteilung des neuen Mitarbeiters Zugriff erhalten sollten.

OpenAI - PDF Analysis

Dieser Workflow analysiert PDF-Lebensläufe, um deren Inhalte zusammenzufassen und dem LLM die Generierung personalisierter Willkommens-E-Mails zu ermöglichen.

OpenAI - AskHR Router

Dieser Workflow dient als Zwischenverbindungspunkt innerhalb der Gesamtnutzung des AskHR-Chatbots und verwaltet Dialogumformulierung, Inhaltszusammenfassung und Antworterstellung.

OpenAI - AskHR Function Calling

Dieser Workflow dient als zentraler Function-Calling-Mechanismus für das LLM und verarbeitet Anfragen, die von Benutzern über den AskHR-Chatbot initiiert werden. Seine Hauptrolle besteht darin, basierend auf den Nachrichten des Benutzers zu bestimmen, welches Tool ausgeführt werden soll. Er ist so konzipiert, dass er durch Aktionen ausgelöst wird, die von der Kommunikationsplattform oder dem Chatbot stammen.

AskHR - After Tool

Dieses Workflow-Muster leitet eine Abfolge von Aktionen ein, nachdem der AskHR-Funktionsaufrufs-Workflow ein Tool auswählt. Es existieren mehrere Instanzen dieses Workflows mit unterschiedlichen Tool-Namen (beispielsweise AskHR | After Tool | Start - null_tool). Die null_tool-Variante signalisiert, dass das LLM festgestellt hat, dass die Chatbot-Anfrage des Benutzers für keines der derzeit verfügbaren Tools geeignet ist.

Pre-Boarding-Workflows

Diese Workflows automatisieren Aufgaben vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.

Pre Onboarding - Offer Signed

Dieser Workflow prüft regelmäßig auf Kandidaten, die ein Angebot unterzeichnet haben, und führt die folgenden Aktionen durch:

• Identifiziert Kandidaten, die Angebote akzeptiert haben.
• Sendet Warnmeldungen an interne Teams.
• Entwirft eine Willkommens-E-Mail mit einem Onboarding-Formular für den Kandidaten.
• Sendet die Willkommens-E-Mail an den zukünftigen Manager des Kandidaten zusammen mit einer Slack-Nachricht zur abschließenden Genehmigung.

Weitere Informationen zum Einrichten des Zeitplans finden Sie im Abschnitt Zeitpläne erstellen.

Pre Onboarding - Week Before Documents

Dieser Workflow wird nach einem Zeitplan ausgeführt, um Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum (erster Arbeitstag) für die folgende Woche geplant ist. Nach der Identifizierung führt er automatisch die folgenden Aktionen durch:

• Benachrichtigt die relevanten Manager-, IT- und HR-Teams.
• Sendet eine E-Mail mit wichtigen Onboarding-Dokumenten, wie Informationen zur Unternehmenskultur und Leistungen für Mitarbeiter.

Pre Onboarding - ITSM Request

Dieser Workflow wird durch eine benutzerdefinierte Jitterbit-API ausgelöst, wenn ein neuer Mitarbeiter ein Formular einreicht. Er führt die folgenden Aktionen durch:

• Analysiert die Position des neuen Mitarbeiters anhand mehrerer CSV-Dokumente.
• Erstellt ein IT-Ticket für den Onboarding-Prozess.
• Benachrichtigt HR- und IT-Teams per E-Mail und über eine Kommunikationsplattform (beispielsweise Slack).

Die Konfiguration der benutzerdefinierten Jitterbit-API wird später auf dieser Seite unter Erstellen Sie die benutzerdefinierte Jitterbit-API beschrieben.

First-Day-Workflows

Diese Workflows werden nach einem Zeitplan ausgeführt, um automatisch Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum (erster Arbeitstag) heute ist, und führen dann spezifische Aktionen wie unten beschrieben durch.

First Day - Introductions

Dieser Workflow führt die folgenden Aktionen durch:

• Sendet Warnmeldungen an den Manager des neuen Mitarbeiters.
• Entwirft eine Einführungs-E-Mail mit wichtigen Informationen zum ersten Tag und Unternehmenslinks.

First Day - Write LI Post

Dieser Workflow sendet eine E-Mail mit einem LinkedIn-Beitrag, der im Profil des neuen Mitarbeiters geteilt werden kann.

First-Week-Workflows

Dieser Workflow unterstützt neue Mitarbeiter während ihrer ersten Woche.

First Week - Personalized Learning Path

Dieser Workflow wird nach einem Zeitplan ausgeführt, um Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum heute ist, und führt die folgenden Aktionen durch:

• Führt eine CSV-Analyse durch, um ihre Positionen mit relevanten Schulungskursen abzugleichen.
• Generiert und sendet eine personalisierte E-Mail mit Anleitung zu erforderlichen Schulungen.

Ongoing-Operations-Workflows

Diese Workflows verwalten kontinuierliche HR- und IT-Operationen während des gesamten Mitarbeiterzyklus.

General - Employee Remaining HR Tasks

Dieser Workflow wird nach einem Zeitplan ausgeführt, um Erinnerungen für ausstehende HR-Aufgaben zu automatisieren. Er führt die folgenden Aktionen durch:

• Prüft auf Mitarbeiter mit unvollständigen Aufgaben innerhalb eines 90-Tage-Fensters.
• Generiert separate E-Mails für sowohl den Mitarbeiter als auch das HR-Team mit Details zu den spezifischen Aufgaben, die jede Partei abschließen muss.

First Week - In-progress IT Tickets

Dieser Workflow wird nach einem Zeitplan ausgeführt, um ausstehende IT-Service-Onboarding-Aufgaben für neue Mitarbeiter proaktiv zu verwalten. Er führt die folgenden Aktionen durch:

• Scannt nach Mitarbeitern, die sich in ihrer ersten Woche befinden und noch unvollständige IT-Service-Tickets haben.
• Benachrichtigt IT und HR mit separaten Warnungen, wenn das IT-Service-Ticket eines neuen Mitarbeiters noch nicht abgeschlossen ist.
• Sendet eine direkte Nachricht an den Mitarbeiter und bietet Unterstützung an, um sicherzustellen, dass er die erforderliche IT-Unterstützung erhält.

Projekt-Workflows auslösen

Bereiten Sie zu Testzwecken Ihre Testdatensätze vor und führen Sie die folgenden Operationen aus. Eine Operation lässt sich über die Option Run ausführen, die beim Hovern über die Operation angezeigt wird:

• Controller - Search Offer Signed
• Controller - Search New Hire - Week Before
• Controller - Search Introductions
• Controller - Search Write LI Post
• Controller - Search - Personalized Learning Path
• Controller - Search - Employee Remaining HR Tasks
• Controller - Search - In-progress IT Tickets

Die zwei anderen Haupt-Workflows werden durch die benutzerdefinierten Jitterbit-APIs ausgelöst:

• PlatformBot | Inbound Event: Slack löst diesen Workflow über die benutzerdefinierte API HR Agent - PlatformBot | Inbound Event aus. Das Senden einer Direktnachricht an die Slack-App initiiert den Trigger der benutzerdefinierten API.
• Create ITSM Request API: Google Form löst diesen Workflow über die benutzerdefinierte API HR Agent - Create ITSM Request API aus. Das Senden eines Beispielformulars initiiert den Trigger der benutzerdefinierten API.

Alle anderen Workflows werden durch andere Operationen ausgelöst und sind nachgelagert zu den oben aufgeführten. Sie sind nicht dazu vorgesehen, eigenständig ausgeführt zu werden.

Fehlerbehebung

Überprüfen Sie bei Problemen die folgenden Protokolle für detaillierte Informationen zur Fehlerbehebung:

• API-Protokolle
• Operationsprotokolle

Für weitere Unterstützung wenden Sie sich an den Jitterbit-Support.

Unterschiedliche Endpoint-Nutzung

Wenn Sie den in der Vorlage verwendeten Endpoint ändern, müssen Sie mehrere Projektkomponenten anpassen. In diesem Abschnitt werden die erforderlichen Aktualisierungen für jeden Workflow beschrieben, der den Endpoint nutzt.

HRIS-Plattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere HR-Plattform als BambooHR nutzt, verwenden Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt anzupassen.

Der Workflow HR Calls enthält alle Operationen, die Daten aus HR-Plattformen extrahieren. Da jede HR-Plattform über eine eigene API-Dokumentation und Funktionen verfügt, unterscheiden sich die Schritte zum Abrufen von Informationen je nach HR-Plattform.

Signierte Angebote erkennen und verarbeiten

Die folgenden Operationen erkennen Kandidaten, die Angebote signiert haben, und lösen den Workflow zur Angebotsverarbeitung aus:

• Get Applicant Status: Ruft den aktuellen Status von Bewerbern ab.
• Get Applicant Status - Prep for Details: Bereitet Bewerberdaten für den detaillierten Abruf vor.
• Get Applicant Details: Ruft detaillierte Informationen über Bewerber ab.

Diese Operationen werden auf dem Controller Controller - Search Offer Signed ausgeführt. Wenn die Operationen einen Kandidaten mit dem Status „signiertes Angebot" erkennen, lösen sie die Operation Start - Single Offer aus, um den Workflow zu verarbeiten.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Operation Start - Single Offer zu konfigurieren:

1. Öffnen Sie die Transformation Offer Signed Data to Common Model Employee Schema.
2. Aktualisieren Sie das Quellschema.
3. Schließen Sie die Feldzuordnungen ab, um die erforderlichen Variablen zuzuweisen (z. B. offerSigned_manager).

Wenn Sie neue Operationen für Ihre HR-Plattformanforderungen erstellen, fügen Sie diese zum Controller Controller - Search Offer Signed hinzu.

Benutzerdefinierte Berichte von Ihrer HR-Plattform abrufen

Die Operation GET Custom Report by ID erfüllt zwei Zwecke:

1. Ruft eine Liste von Mitarbeitern ab.
2. Ruft verbleibende HR-Aufgaben ab.

Nachdem die Operation die Berichtsdaten abgerufen hat, ruft der Agent eine nachfolgende Operation auf, die die Quelldaten einem gemeinsamen Schema (common_schema_employeeInfo) zuordnet und Variablen zuweist, die der Workflow benötigt.

Die folgenden Workflows verwenden diese Operation:

Für jeden Workflow öffnen Sie die Transformation der Verarbeitungsoperation und führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aktualisieren Sie das Quellschema, um Ihre HR-Plattform widerzuspiegeln.
2. Vervollständigen Sie die Feldzuordnungen, um die erforderlichen Variablen zuzuweisen.

Mitarbeiterdaten nach ID abrufen

Die Operation Get Employee by Id ruft Daten für einen einzelnen Mitarbeiter von Ihrer HR-Plattform ab. Die Operation Get Employee Details by Id ordnet die Quelldaten dem gemeinsamen Schema (common_schema_employeeInfo) zu.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Operationen zu konfigurieren:

1. Aktualisieren Sie die Operation Get Employee by Id mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform.
2. Öffnen Sie die Transformation Get Employee Details by Id, um das Quellschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen zu vervollständigen, um die erforderlichen Variablen zuzuweisen.

Dateien von Ihrer HR-Plattform herunterladen

Die folgenden Operationen laden Dateien von Ihrer HR-Plattform herunter:

• Get List of Files: Ruft eine Liste von Ordnern ab.
• Get List of Files - Filter for Folders v2: Filtert die Ordnerliste, um den richtigen Ordner zu identifizieren.
• Get List of Files - Filter & Download Single File: Lädt eine einzelne Datei aus einem Ordner herunter.
• Get List of Files - Download All Files: Lädt alle Dateien aus einem Ordner herunter.
• Get List of Files - Download File v2: Verwaltet den Dateidownload über die API.

Get List of Files konfigurieren

1. Aktualisieren Sie die Operation mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform, um eine Liste von Ordnern abzurufen.
2. Aktualisieren Sie in den BambooHR-Variableneinstellungen die Variablen, die mit bamboo.folder beginnen. Diese Variablen identifizieren den richtigen Ordner für jeden Workflow.
3. Öffnen Sie die Transformation Get List of Files - Filter for Folders v2, um das Quellschema zu aktualisieren.
4. Vervollständigen Sie die Transformationszuordnungen gemäß den Kommentaren im Zielschema.

Get List of Files - Filter & Download Single File konfigurieren

Aktualisieren Sie in den BambooHR-Variableneinstellungen die Variablen, die mit bamboo.folder.file beginnen. Diese Variablen identifizieren die richtige Datei für jeden Workflow, wenn Sie eine einzelne Datei aus einem Ordner herunterladen.

Get List of Files - Download All Files konfigurieren

Diese Operation lädt alle Dateien aus dem gefilterten Ordner herunter. Die Operation wird hauptsächlich im Workflow Pre Onboarding | Week before documents verwendet, um Onboarding-Dokumente zu versenden. Weitere Informationen finden Sie unter Review project workflows.

Get List of Files - Download File v2 konfigurieren

Diese Operation ist mit Get List of Files - Filter & Download Single File und Get List of Files - Download All Files als nächster Schritt verknüpft. Aktualisieren Sie die Operation mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform, um den Dateidownload zu verwalten.

Urlaubsdaten von Mitarbeitern abrufen

Die Operation Get a list of Who's Out wird in AskHR-Workflows verwendet, um Benutzerfragen wie „Wer ist morgen nicht im Büro?" zu beantworten.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Operation zu konfigurieren:

1. Aktualisieren Sie die Operation, um den API-Endpunkt Ihrer HR-Plattform aufzurufen, der Abwesenheitsdaten abruft.

2. Verwenden Sie die folgenden Variablen, um den Datumsbereich in Ihrer HTTP-Anfrage zu filtern:

   • $llm_response_start_date: Das Startdatum, das die LLM basierend auf der Anfrage des Benutzers auf einer Kommunikationsplattform wie Slack generiert.

   • $llm_response_end_date: Das Enddatum, das die LLM basierend auf der Anfrage des Benutzers auf einer Kommunikationsplattform wie Slack generiert.

ITSM-Plattformen

Falls Ihr Unternehmen eine IT Service Management (ITSM)-Plattform außer Jira verwendet, nutzen Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu ändern.

IT-Onboarding-Tickets erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Operationen für eine andere ITSM-Plattform zu konfigurieren:

1. Aktualisieren Sie die Operation ITSM - Create Task in JIRA, um den API-Endpunkt Ihrer ITSM-Plattform zu verwenden.

2. (Optional.) Erwägen Sie die Verwendung dieser gemeinsamen Variablen in der Operation, um Konsistenz zu gewährleisten:

3. $it_laptopChoice_list: Die Laptop-Wahl des neuen Mitarbeiters.

4. $it_application_list: Die Liste der bereitzustellenden Anwendungen.
5. $it_gSuite_list: Die Liste der bereitzustellenden Google Workspace-Services.
6. $newHire_department: Die Abteilung des neuen Mitarbeiters.

7. $newHire_region: Die Region des neuen Mitarbeiters.

8. Stellen Sie sicher, dass der Vorgang die Variable $newHire_itTicket mit der IT-Ticket-URL aus der API-Antwort füllt.

In-Bearbeitung befindliche IT-Tickets abrufen

Der Vorgang Search ITSM Issue ruft in Bearbeitung befindliche IT-Onboarding-Tickets ab. Dieser Vorgang wird als Teil des Workflows First Week | In-progress IT Tickets ausgeführt.

Um diesen Vorgang für eine andere ITSM-Plattform zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aktualisieren Sie den Vorgang Search ITSM Issue, um den API-Endpunkt Ihrer ITSM-Plattform zum Abrufen von in Bearbeitung befindlichen IT-Onboarding-Tickets zu verwenden.
2. Öffnen Sie die Transformation GET IT Newhire In-progress tickets - to Common Model IT Ticket Schema, um das Quellschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen abzuschließen.

Wissensmanagementsysteme

Falls Ihr Unternehmen ein anderes Wissensmanagementsystem als Confluence nutzt, verwenden Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt anzupassen.

IT-Onboarding-Inhalte abrufen

Der Vorgang AskHr - Get IT Onboarding Content ruft Inhalte von Ihrer IT-Onboarding-Dokumentationsseite ab. Der KI-Agent nutzt diese Inhalte, um IT-bezogene Fragen im Slack-Bot zu beantworten. Dieser Vorgang verwendet die Projektvariable confluence.base.url.

Um diesen Vorgang für ein anderes Wissensmanagementsystem zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. (Optional) Fügen Sie im Abschnitt Projektvariablen eine Variable für die Basis-URL Ihrer Plattform hinzu.

2. Aktualisieren Sie den Vorgang AskHr - Get IT Onboarding Content, um den API-Endpunkt Ihrer Plattform zu verwenden.

3. Aktualisieren Sie die Transformation des Vorgangs, um dem Antwortschema Ihrer Plattform zu entsprechen.

4. Stellen Sie sicher, dass der Vorgang die Variable $it_onboarding_content mit den abgerufenen Inhalten füllt. Der KI-Agent nutzt diese Variable in einer LLM-Eingabeaufforderung, um Benutzerfragen im Slack-Bot zu beantworten.

CSV-Vorlagen

CSV-Vorlagen sind eine Kernkomponente dieses Projekts. Die Vorlagen ermöglichen Workflows, die Dateien analysieren und benutzerdefinierte E-Mails und IT-Tickets generieren. Während Sie die Daten in diesen Vorlagen für Ihr Unternehmen anpassen können, müssen Sie die zugehörigen Eingabeaufforderungen aktualisieren, wenn Sie die Vorlagenstruktur ändern.

Die folgenden Vorgänge enthalten Eingabeaufforderungen, die für bestimmte CSV-Vorlagendateien konzipiert sind:

Wenn Sie die Struktur einer CSV-Vorlagendatei ändern, aktualisieren Sie die entsprechende Eingabeaufforderung des Vorgangs, um der neuen Struktur zu entsprechen.

Formularübermittlungsplattformen

Falls Ihr Unternehmen eine andere Formularübermittlungsplattform als Google Forms nutzt, verwenden Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt anzupassen.

Der KI-Agent nutzt ein Formular, um Informationen zum Starten des Workflows ITS Calls zu erfassen.

Um den KI-Agent für die Verwendung einer anderen Formularplattform zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Konfigurieren Sie Ihr Formular so, dass Benutzerdaten an den benutzerdefinierten Jitterbit-API gesendet werden.

2. Öffnen Sie die Transformation Form Response to Common Employee Schema, um das Quellschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen abzuschließen.

Datenspeicherplattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Datenspeicherplattform als Cloud Datastore nutzt, verwenden Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt anzupassen.

Der KI-Agent nutzt Cloud Datastore, um entworfene Willkommens-E-Mails und E-Mail-Adressen von Kandidaten zu speichern. Der Datastore ermöglicht das Einfügen, Abfragen und Löschen von Datensätzen. Sie benötigen die gespeicherte E-Mail-Adresse des Kandidaten, um die Willkommens-E-Mail nach der Genehmigung durch den Manager zu versenden.

Um den KI-Agent für die Verwendung einer anderen Datenspeicherplattform zu konfigurieren, aktualisieren Sie die folgenden Operationen:

Willkommens-E-Mail-Daten speichern

Die Operation Datastore | Insert Welcome Email fügt die folgenden Daten in den Datastore ein:

Willkommens-E-Mail-Daten löschen

Die Operation Datastore | Delete Welcome Email entfernt Datensätze, nachdem die E-Mail an den Kandidaten versendet wurde oder wenn der Manager die entworfene E-Mail ablehnt.

Konfigurieren Sie die Operation so, dass sie die interne Datensatz-ID aus der Variable $dataStore_item_id akzeptiert. Die Operation enthält Logging-Anweisungen zur Verfolgung des Löschvorgangs:

WriteToOperationLog("------------------------------");
WriteToOperationLog("Deleting Key: WE-" + $dataStore_Key + " With itemID: " + $dataStore_item_id);
WriteToOperationLog("------------------------------");
$dataStore_item_id

Die Abfrageoperation ruft den Wert $dataStore_item_id ab, der den zu löschenden Datensatz identifiziert.

Kommunikationsplattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Kommunikationsplattform als Slack nutzt, verwenden Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt anzupassen.

Der KI-Agent nutzt Slack für IT-, HR- und Manager-Benachrichtigungen sowie für alle Benutzerinteraktionen.

Inbound-Event-Handler konfigurieren

Konfigurieren Sie Ihre Kommunikationsplattform so, dass Benutzeranfrage-Events an die benutzerdefinierte Jitterbit-API gesendet werden. Die Operation PlatformBot | Inbound Event empfängt diese Events und löst die Kette von Operationen aus, die Benutzernachrichten verarbeiten.

Projektvariablen aktualisieren

Aktualisieren Sie die folgenden Projektvariablen, um sie an Ihre Kommunikationsplattform anzupassen:

Plattformnachrichten validieren

Die Operation Validate Platform Message überprüft, dass eingehende Nachrichten von einem Endbenutzer und nicht vom Bot selbst stammen, und extrahiert Variablen zur weiteren Verwendung.

Konfigurieren Sie Ihren Vorgang so, dass die folgenden Variablen gefüllt werden:

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation, um sie an die API Ihrer Kommunikationsplattform anzupassen.

Benachrichtigungsmeldungen senden

Der Vorgang Post Notification Message to Channel sendet Nachrichten oder Antworten an Plattformkanäle.

Konfigurieren Sie Ihren Vorgang so, dass die folgenden Variablen verwendet werden:

Wenn $platform_thread_ts einen Wert enthält (größer als 0), sendet der Vorgang die Antwort an diesen Thread. Andernfalls sendet der Vorgang eine neue Nachricht an den Kanal. Konfigurieren Sie diese Logik in Ihrer Transformationszuordnung:

if($platform_thread_ts > 0, $platform_thread_ts)

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation, um sie an die API Ihrer Kommunikationsplattform anzupassen.

Gesprächsverlauf abrufen

Der Vorgang Conversation History ruft die letzten fünf Nachrichten aus dem Gesprächsverlauf ab und ordnet die Nachrichten dem gemeinsamen Zielschema common_conversation_history_schema.json zu.

Das Zielschema enthält einen Knoten thread_latest_reply, der die neueste Antwort in einem Thread darstellt. Dieser Knoten wird mit Variablen aus dem Vorgang Validate Platform Message gefüllt.

Aktualisieren Sie das Quellschema der Transformation, um es an die API Ihrer Kommunikationsplattform anzupassen.

Tippindikator senden

Der Vorgang Post Typing to Channel sendet einen Tippindikator an den Kanal.

Konfigurieren Sie Ihren Vorgang so, dass die folgenden Variablen verwendet werden:

Wenn $platform_thread_ts einen Wert enthält, sendet der Vorgang den Tippindikator an diesen Thread. Andernfalls sendet er den Indikator an den Kanal. Konfigurieren Sie diese Logik in Ihrer Transformationszuordnung:

if(Length($platform_thread_ts) > 0, $platform_thread_ts, unmap());

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation, um sie an die API Ihrer Kommunikationsplattform anzupassen.

Tippindikator löschen

Die Operation Delete Message entfernt den Tippindikator aus dem Kanal, nachdem der Bot seine Antwort gesendet hat.

Konfigurieren Sie Ihre Operation mit den folgenden Variablen:

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation, um sie an die API Ihrer Kommunikationsplattform anzupassen.

Benutzer-E-Mail nach Benutzer-ID abrufen

Die Operation Get User Email by UserId ruft die E-Mail-Adresse eines Benutzers anhand seiner Benutzer-ID ab.

Konfigurieren Sie Ihre Operation mit den folgenden Variablen:

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation, um sie an die API Ihrer Kommunikationsplattform anzupassen.

Benutzerinformationen nach Name abrufen

Die Operation Get UserID & Email by Name and Surname ruft die E-Mail-Adresse und Benutzer-ID eines Benutzers anhand seines vollständigen Namens ab.

Konfigurieren Sie Ihre Operation mit den folgenden Variablen:

• Request-Schema

  Variable	Beschreibung
  $slack.bot.user.token	Authentifizierungstoken

• Response-Schema

  Die Operation füllt die folgenden Variablen auf:

  Variable	Beschreibung
  $platform_email	E-Mail-Adresse des Benutzers
  $platform_userID	Benutzer-ID

Die Operation vergleicht den vollständigen Namen des Benutzers von Ihrer Plattform mit $llm_response_manager_full_name oder $newHire_fullName, um den richtigen Benutzer zu finden. Aktualisieren Sie diese Logik, um sie an die Benutzerdatenstruktur Ihrer Plattform anzupassen:

pass = false;
real_name = json$get_response$item.members$item.profile$real_name$;
if($llm_response_manager_full_name == real_name || $newHire_fullName == real_name,
  pass = true;
  WriteToOperationLog("We found a matching slack user for: " + $llm_response_manager_full_name + " " + $newHire_fullName);
);
//pass = true;
Pass

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation, um sie an die API Ihrer Kommunikationsplattform anzupassen.