Jitterbit HR Agent

Übersicht

Jitterbit stellt den HR Agent für Kunden über den Jitterbit Marketplace bereit. Dieser Agent wurde entwickelt, um das interne HR-Team deiner Organisation zu unterstützen. Der Agent nutzt die Retrieval-Augmented Generation (RAG)-Technik, die LLM-Reasoning mit Zugriff auf externe Tools und Datenquellen kombiniert. Der KI-Agent führt die folgenden Funktionen aus:

• Verbindung zu BambooHR oder anderen Human Resources Information Systems (HRIS), um Echtzeit-Onboarding-Daten für neue Mitarbeiter mittels Jitterbit Studio abzurufen.

• Verbindung zu Jira (oder anderen Service- und Work-Management-Lösungen), um Anfragen einzuleiten und nachzuverfolgen.

• Integration mit einem LLM zur Unterstützung eines intelligenten HR KI-Assistenten, auf den du über eine benutzerdefinierte API zugreifst, die mit Jitterbit API Manager erstellt wurde.

Diese Dokumentation erläutert die Einrichtung und den Betrieb dieses KI-Agenten. Sie behandelt die Architektur und Voraussetzungen, Beispiel-Prompts, die zeigen, was der Agent kann, sowie Schritte zur Installation, Konfiguration und Bedienung des KI-Agenten.

Architektur des KI-Agenten

Die folgenden Diagramme zeigen die im HR Agent implementierte Architektur.

Vorbereitung (Vor dem ersten Tag)

Onboarding am ersten Tag

Die ersten Wochen und Training

Allgemeine Nutzung

Voraussetzungen

Um den HR Agent zu nutzen, benötigst du folgende Komponenten.

Harmony-Komponenten

Du benötigst eine Jitterbit Harmony-Lizenz mit Zugriff auf die folgenden Komponenten:

• Jitterbit Studio
• Jitterbit API Manager
• Jitterbit HR Agent als Lizenz-Add-on erworben
• Jitterbit Cloud Datastore (optional)

Unterstützte Endpunkte

Die Architektur des KI-Agenten beinhaltet die folgenden Endpunkte. Du kannst andere Systeme einbinden, indem du die Endpunkt-Konfigurationen und Workflows des Projekts anpasst.

Human Resources Information System (HRIS)

Der KI-Agent nutzt BambooHR als Quelle für Mitarbeiterdaten, einschließlich erforderlicher Aufgaben, Dokumente und Jobanforderungen.

Large Language Model (LLM)

Der KI-Agent nutzt OpenAI als LLM-Anbieter. Um OpenAI zu nutzen, benötigst du ein OpenAI-Abonnement, um einen OpenAI API-Schlüssel zu erstellen und zu verwalten. Weitere Informationen findest du unter OpenAI-Dokumentation.

Service-Management

Der KI-Agent nutzt Jira als Service- und Work-Management-System zur Ticketerstellung.

Dokumentation

Der KI-Agent nutzt Confluence als Quelle für IT-Dokumentation.

Chat-Schnittstelle

Die Architektur des KI-Agenten sieht Slack als Chat-Schnittstelle für die Interaktion mit dem KI-Agenten vor.

Wenn du eine andere Anwendung als Chat-Schnittstelle nutzen möchtest, enthält dieser KI-Agent einen separaten Workflow und Anweisungen für eine generische API-Einrichtung.

Kernfunktionen

Wenn du den HR Agent mit den entsprechenden Endpunkten verbindest, bietet er die folgende Kernfunktionalität.

Vorbereitung von Mitarbeitern vor Arbeitsbeginn

• Benachrichtigt das Einstellungsteam über ein angenommenes Angebot.
• Erstellt eine Willkommens-E-Mail und fordert Genehmigung an, um sie an den neuen Mitarbeiter zu senden.
• Benachrichtigt den neuen Mitarbeiter über erforderliche Aufgaben und zugeordnete Unterlagen basierend auf den lokalen Gesetzen und Vorschriften des Wohnortes des Kandidaten.
• Erstellt ein Ticket für das IT-Onboarding mit Angabe erforderlicher Ausrüstung, Anwendungen und E-Mail-Gruppen.

Onboarding am ersten Tag

• Bietet eine Einführung in den Manager, das Team und andere nützliche Kontakte in der Organisation.
• Überwacht ausstehende Aufgaben für den neuen Mitarbeiter, HR- und IT-Teams und bietet Updates, während Aufgaben abgeschlossen werden.
• Bietet Unterstützung an, wenn Onboarding-Schritte nach einem bestimmten Zeitraum noch nicht abgeschlossen sind.
• Bietet eine dedizierte Chat-Schnittstelle für neue Mitarbeiter, um Fragen im Zusammenhang mit dem Onboarding zu stellen und Support anzufordern. Der KI-Agent kann IT-Service-Tickets in deinem Namen einreichen.

Erste Wochen und Training

• Bietet einen personalisierten Lernpfad basierend auf der Abteilung.

Beispiel-Prompts

Im Folgenden finden Sie Beispiel-Prompts, die der HR Agent mit Zugriff auf die entsprechenden Daten verarbeiten kann.

HR-bezogene Fragen

• „Wer ist mein Manager?"
• „Wer ist nächste Woche abwesend?"
• „Wer war letzte Woche abwesend?"
• „Wer ist morgen abwesend?"
• „Ist [Name einfügen] heute abwesend?"

IT-Service-bezogene Fragen

• „Wie setze ich mein Passwort zurück?"
• „Ich benötige Hilfe beim Einrichten meines Computers."
• „Kannst du mir beim Einrichten meines E-Mail-Kontos helfen?"
• „Meine Maus ist defekt. Was sollte ich tun?"
• „Mein Laptop wird nicht aufgeladen. Was sollte ich tun?"
• „Ich benötige eine neue Maus. Kannst du dafür ein Ticket erstellen?"

Installation, Konfiguration und Betrieb

Führe diese Schritte aus, um diesen AI Agent zu installieren, zu konfigurieren und zu betreiben:

1. Benutzerdefinierte Komponenten herunterladen und das Studio-Projekt installieren.
2. BambooHR vorbereiten.
3. Jira vorbereiten.
4. Google Form erstellen.
5. Slack App erstellen.
6. Jitterbit Cloud Datastore vorbereiten.
7. Projektvariablen konfigurieren.
8. Verbindungen testen.
9. E-Mail-Vorlagen hinzufügen.
10. Zeitpläne erstellen.
11. Projekt bereitstellen.
12. Jitterbit Custom API erstellen.
13. Projekt-Workflows überprüfen.
14. Projekt-Workflows auslösen.
15. Fehlerbehebung.
16. Verschiedene Endpoint-Nutzung.

Benutzerdefinierte Komponenten herunterladen und das Projekt installieren

Führe diese Schritte aus, um Anpassungsdateien herunterzuladen und das Studio-Projekt zu installieren:

1. Melde dich beim Harmony-Portal unter https://login.jitterbit.com an und öffne Marketplace.

2. Suche den AI Agent namens Jitterbit HR Agent. Du kannst die Suchleiste verwenden oder im Bereich Filter unter Type die Option AI Agent auswählen, um die Ansicht so zu filtern, dass nur verfügbare AI Agents angezeigt werden.

3. Klicke auf den Documentation-Link des AI Agents, um dessen Dokumentation in einem neuen Tab zu öffnen. Halte den Tab offen, damit du nach dem Start des Projekts auf die Dokumentation verweisen kannst.

4. Klicke auf Start Project, um einen zweischrittigen Konfigurationsdialog zu öffnen. Mit diesem Dialog lassen sich benutzerdefinierte Komponenten herunterladen und der AI Agent als Studio-Projekt importieren.

   Hinweis

   Wenn der AI Agent noch nicht erworben wurde, wird stattdessen Get agent angezeigt. Klicke auf Get agent, um einen Informationsdialog zu öffnen, und klicke dann auf Submit, um anzufordern, dass ein Vertreter dich zum Kauf des AI Agents kontaktiert.

5. In Konfigurationsschritt 1 Download Customizations werden die folgenden Dateien bereitgestellt, um die Struktur von CSV-Dateien zu zeigen, die Slack App zu erstellen und das Google Form-App-Skript zu erstellen. Wähle die Dateien aus und klicke auf Download Files:

   • Google Form-App-Skript

     • googleForm_appScript.js

   • CSV-Vorlagendateien

     • TEMPLATE - IT_Apps_JobRole.csv
     • TEMPLATE - IT_G-Suite Groups.csv
     • TEMPLATE - IT_LaptopChoice_JobRole.csv
     • TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv

   • Slack-App-Manifestdatei

     • slack_app_manifest.json

   Tipp

   Der Konfigurationsdialog enthält eine Warnung, die Vorlage vor dem Anwenden von Endpoint-Anpassungen nicht zu importieren. Diese Warnung gilt nicht für diesen AI Agent und kann ignoriert werden. Folge der empfohlenen Reihenfolge der Schritte in dieser Dokumentation.

6. Klicke auf Next.

7. In Konfigurationsschritt 2 Create a New Project wählst du eine Umgebung, in der du das Studio-Projekt erstellen möchtest, und klickst auf Create Project.

8. Ein Fortschrittsdialog wird angezeigt. Nachdem dieser angibt, dass das Projekt erstellt wurde, verwendest du den Dialog-Link Go to Studio oder öffnest das Projekt direkt über die Seite Studio Projects.

BambooHR vorbereiten

Die folgenden wesentlichen Komponenten müssen in BambooHR für den HR Agent erstellt werden. Diese Komponenten sind notwendig, um die für die Workflow-Ausführung erforderlichen Informationen abzurufen.

Ordner in BambooHR erstellen

Erstelle die folgenden Ordner in BambooHR. Der HR Agent nutzt diese Ordner, um relevante Ressourcen für die Workflow-Funktionalität zu finden.

1. Öffne vom BambooHR-Dashboard aus den Bereich Files.

2. Klicke auf + Add Folder.

3. Gib im Dialogfeld einen der folgenden Ordnernamen ein:

   • Training Documents
   • Onboarding Documents (ALL)
   • IT Documents

4. Klicke auf Save oder Create, um den Ordner zu erstellen.

5. Wiederhole die Schritte 2–4 für jeden verbleibenden Ordner.

Dateien in Ordner hinzufügen

Damit die HR Agent-Workflows funktionieren, müssen bestimmte Dateien in den entsprechenden BambooHR-Ordnern abgelegt werden. Das HR Agent-Paket stellt beispielhafte CSV-Dateien bereit. Es ist entscheidend, dass die Struktur von Ersatzdateien identisch bleibt. Allerdings können Dateinamen geändert werden. Wenn ein Dateiname geändert wird, muss diese Änderung in allen anderen Teilen des Projekts, in denen auf den Dateinamen verwiesen wird, einheitlich angewendet werden, da diese Dateien für die Funktionsweise der Workflows essentiell sind.

Schulungsdokumente hochladen

Das HR Agent-Paket enthält eine beispielhafte CSV-Datei namens TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv. Diese Datei listet die Pflichtschulungen auf, die den einzelnen Abteilungen zugewiesen sind.

1. Öffne TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv aus dem HR Agent-Paket.

2. Aktualisiere die Datei mit den unternehmensabhängigen Schulungsinformationen. Behalte die Spaltenstruktur und Formatierung bei.

3. Speichere die aktualisierte Datei.

4. Melde dich bei BambooHR an.

5. Wähle aus dem linken Menü Files aus.

6. Klicke auf den Ordner Training Documents.

7. Klicke auf Upload.

8. Wähle deine aktualisierte CSV-Datei aus und klicke auf Open.

IT-Dokumente hochladen

Das HR Agent-Paket enthält drei beispielhafte CSV-Dateien für den IT-Onboarding-Ticketerstellungs-Workflow (Pre Onboarding | ITSM Request). Lade nur die Dateien hoch, die für den IT-Onboarding-Prozess deines Unternehmens relevant sind:

• TEMPLATE - IT_Apps_JobRole.csv: Listet die Anwendungen auf, auf die die einzelnen Abteilungen zugreifen können.
• TEMPLATE - IT_G-Suite Groups.csv: Listet die Google Workspace-Gruppen auf, auf die die einzelnen Abteilungen zugreifen können.
• TEMPLATE - IT_LaptopChoice_JobRole.csv: Listet den Laptop-Typ auf, der den einzelnen Abteilungen zugewiesen ist.

Gehe wie folgt vor, um die IT-Dokumente hochzuladen:

1. Öffne alle CSV-Dateien, die du aus dem HR Agent-Paket benötigst.

2. Ersetze die Beispieldaten durch die Abteilungen und IT-Ressourcen deines Unternehmens. Ändere nicht die Spaltenüberschriften oder die Dateistruktur.

3. Speichere alle aktualisierten Dateien.

4. Gehe in BambooHR zu Files.

5. Klicke auf den Ordner IT Documents, um ihn zu öffnen.

6. Klicke auf Upload.

7. Wähle eine oder mehrere deiner aktualisierten CSV-Dateien aus und klicke auf Open.

Onboarding-Dokumente hochladen

Lade Dokumente wie Unternehmenskultur-Leitfäden, Übersichten zu Arbeitnehmerleistungen, Unternehmensveranstaltungskalender, Unternehmensnachrichten und Updates, Bürorichtlinien und -verfahren sowie Kontaktinformationen zum Team hoch.

So lädst du Dateien in diesen Ordner hoch:

1. Sammle die Onboarding-Dokumente, die du an neue Mitarbeiter senden möchtest.

2. Gehe in BambooHR im linken Menü zu Files.

3. Klicke auf den Ordner Onboarding Documents (ALL), um ihn zu öffnen.

4. Klicke auf Upload.

5. Wähle eine oder mehrere Dateien von deinem Computer aus und klicke auf Open.

Benutzerdefinierte Berichte in BambooHR erstellen

Du musst zwei benutzerdefinierte Berichte in BambooHR für den HR Agent erstellen:

1. Eine umfassende Liste mit allen aktuellen Mitarbeitern.
2. Eine Liste mit allen unvollständigen HR-Aufgaben für jeden Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie dem Mitarbeiter direkt oder seinem designierten HR-Kontakt zugewiesen sind.

Mitarbeiterbericht erstellen

Um die erforderlichen Mitarbeiterdaten für das HR Agent-Projekt zu generieren, erstelle einen Bericht, der alle wesentlichen Mitarbeiterinformationen enthält:

1. Melde dich bei deinem BambooHR-Dashboard an.

2. Klicke in der oberen Navigationsleiste auf Reports.

3. Klicke auf + New Report (normalerweise oben rechts).

4. Gib einen Berichtsnamen ein: Employees Report.

5. Füge die folgenden Felder zum Bericht hinzu:

6. Vorname

7. Nachname
8. Einstellungsdatum
9. Land
10. E-Mail (Arbeit)
11. E-Mail (Privat)
12. E-Mail des Vorgesetzten
13. Name des Vorgesetzten
14. LinkedIn-URL
15. Abteilung
16. Berufsbezeichnung
17. Berichtet an

18. SRE-Benutzerregion

    Hinweis

    SRE-Benutzerregion ist ein benutzerdefiniertes Feld. Dieses Feld wird beim Erstellen eines IT-Onboarding-Tickets verwendet. Falls Ihr Unternehmen diese Informationen nicht benötigt, ist dieses Feld optional. Andernfalls müssen Sie dieses benutzerdefinierte Feld in BambooHR gemäß der Dokumentation zum benutzerdefinierten Feld-Generator erstellen.

    BambooHR stellt bestimmte Mitarbeiterfelder erst nach dem Einstellungsdatum eines Mitarbeiters zur Verfügung. Um die Workflows vor dem Onboarding zu unterstützen, müssen Sie die folgenden benutzerdefinierten Felder erstellen und beim Hinzufügen eines neuen Mitarbeiterdatensatzes manuell ausfüllen:

    • NewHireDepartment
    • NewHireJobTitle
    • NewHireReportsTo

    Um diese benutzerdefinierten Felder in BambooHR zu erstellen, folgen Sie der Dokumentation zum benutzerdefinierten Feld-Generator.

19. Filterergebnisse sollten Alle Mitarbeiter sein.

20. Klicken Sie auf Speichern.

Bericht über Mitarbeiteraufgaben erstellen

Um die erforderlichen ausstehenden HR-Aufgaben für das HR-Agent-Projekt zu generieren, erstellen Sie mit dem folgenden Verfahren einen Bericht, der alle wesentlichen Mitarbeiteraufgaben enthält, die für das Projekt erforderlich sind:

1. Melden Sie sich bei Ihrem BambooHR-Dashboard an.

2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Berichte.

3. Klicken Sie auf + Neuer Bericht (normalerweise oben rechts).

4. Geben Sie einen Berichtnamen ein: Employee Tasks Report.

5. Fügen Sie die folgenden Felder zum Bericht hinzu:

   • Aufgabe
   • Kategorie
   • Aufgabenliste
   • Zugewiesen an
   • Fälligkeitsdatum
   • Abschlussdatum
   • Abgeschlossen

6. Filterergebnisse sollten Alle Mitarbeiter sein.

7. Klicken Sie auf Speichern.

BambooHR-API-Schlüssel erstellen

Sie müssen einen API-Schlüssel generieren, um BambooHR innerhalb des Projekts zu verbinden. Folgen Sie den BambooHR-Anweisungen zum Erstellen eines neuen API-Schlüssels (Berechtigungen erforderlich). Nach der Erstellung des API-Schlüssels speichern Sie ihn. Dieser Schlüssel wird in den nächsten Konfigurationsschritten verwendet.

Jira vorbereiten

Erstellen Sie die folgenden benutzerdefinierten Felder und fügen Sie sie zum Objekt Aufgabe hinzu:

1. Vollständiger Name
2. Berichtet an
3. Abteilung
4. Berufsbezeichnung
5. Region

Jedes benutzerdefinierte Feld muss den Typ text verwenden.

Anleitungen zum Erstellen benutzerdefinierter Felder finden Sie in der Atlassian-Dokumentation zum Verwalten benutzerdefinierter Felder.

Nach Abschluss aller Schritte bis Verbindungen testen müssen Sie auch die Jira-Aktivität Problem aktualisieren. Siehe Jira-Issue-Aktivität aktualisieren.

Ein Google-Formular erstellen

Dieses Formular ist für neue Kandidaten konzipiert. Es wird in deren Willkommens-E-Mail eingefügt, um wichtige Informationen zu sammeln und den Prozess zur Erstellung von IT-Service-Management-Tickets einzuleiten (Pre Onboarding | ITSM Request). Diese Schritte können übersprungen werden, wenn eine Alternative zu Google Forms bevorzugt wird. Allerdings sollten die benutzerdefinierten Jitterbit-APIs in den folgenden Schritten Die benutzerdefinierte Jitterbit-API erstellen immer noch befolgt werden, und die API sollte durch Ihr bevorzugtes Formular ausgelöst werden.

Das Formular erstellen

1. Gehen Sie zu Google Forms.

2. Erstellen Sie ein leeres Formular.

3. Fügen Sie die folgenden erforderlichen Felder hinzu:

   1. Vollständiger Name (Fragetyp: Kurze Antwort)

   2. Adresse (Fragetyp: Absatz)

   3. Telefonnummer (Fragetyp: Kurze Antwort)

   4. E-Mail (Fragetyp: Kurze Antwort, mit aktivierter E-Mail-Validierung)

   5. Geben Sie Ihrem Formular einen Namen: Onboarding Form.

Das Formular mit einem Google Sheet verknüpfen

1. Klicken Sie im Formular-Editor auf Responses.

2. Klicken Sie auf das grüne Google Sheets-Symbol in der oberen rechten Ecke.

3. Wählen Sie Create a new spreadsheet aus.

4. Geben Sie den Tabellenkalkulationsnamen ein: Onboarding Form (Responses).

5. Klicken Sie auf Create, um das Formular mit der Tabellenkalkulation zu verknüpfen.

Die Tabellenkalkulation erstellt automatisch Spalten basierend auf den Formularfragen. Vergewissern Sie sich, dass die Spalten in der folgenden Reihenfolge angezeigt werden, da das Skript von dieser genauen Reihenfolge abhängt:

• Timestamp
• Full Name
• Address
• Phone Number
• Email

Wenn die Spaltenreihenfolge unterschiedlich ist, stimmen die Formularfragen möglicherweise nicht mit der erwarteten Reihenfolge überein. Ordnen Sie die Fragen im Formular so an, dass sie der obigen Reihenfolge entsprechen.

Apps Script einrichten

1. Gehen Sie in der verknüpften Google Sheet zu Extensions > Apps Script.
2. Der Apps Script-Editor wird geöffnet. Das Skript heißt standardmäßig Untitled project.
3. Klicken Sie oben im Editor auf Untitled project und benennen Sie es in Onboarding Form (Responses) um.
4. Löschen Sie im Apps Script-Editor vorhandenen Code.
5. Öffnen Sie die Datei googleForm_appScript.js aus dem HR Agent-Paket.
6. Kopieren Sie den gesamten Code aus googleForm_appScript.js und fügen Sie ihn in den Apps Script-Editor ein.
7. Lassen Sie YOUR_ENDPOINT_HERE und YOUR_API_KEY_HERE im eingefügten Code als Platzhalter. Sie werden diese Werte später in Create the Jitterbit custom API aktualisieren.
8. Klicken Sie auf Save.

Formularabsende-Trigger einrichten

Konfigurieren Sie das Skript so, dass es automatisch ausgeführt wird, wenn ein Formular abgesendet wird.

1. Klicken Sie im Apps Script-Editor auf das Symbol Triggers in der linken Seitenleiste.

2. Klicken Sie auf Add Trigger.

3. Konfigurieren Sie die Trigger-Einstellungen:

   • Choose which function to run: Wählen Sie onFormSubmit aus.
   • Select event source: Wählen Sie From spreadsheet aus.
   • Select event type: Wählen Sie On form submit aus.
   • Failure notification settings: Wählen Sie Notify me immediately aus.

4. Klicken Sie auf Save.

Wenn ein Benutzer das Formular absendet, sendet das Skript die Antwort an das HR Agent-Projekt und löst den Vorgang Create ITSM Request API aus.

Formular freigeben

1. Gehen Sie zu forms.google.com und öffnen Sie das Onboarding-Formular.

2. Klicken Sie auf Send.

3. Klicken Sie auf das Link-Symbol, um den teilbaren Link zu erhalten.

4. Ändern Sie unter Get link die Zugangseinstellung in Anyone with the link.

5. Klicken Sie auf Copy link, um die Formular-URL zu kopieren.

6. Teilen Sie diesen Link mit neuen Mitarbeitern, damit diese das Formular aufrufen und absendenkönnnen.

Slack-App erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Slack-Chat-Schnittstelle zu erstellen:

1. Erstellen Sie eine Slack-App mit der Slack-App-Manifestdatei (slack_app_manifest.json), die mit den Anpassungsdateien dieses KI-Agents bereitgestellt wird. Alternativ können Sie die App von Grund auf erstellen.

2. Wenn Sie die bereitgestellte Manifestdatei verwenden, ersetzen Sie die folgenden Platzhalter durch Ihre eigenen Konfigurationswerte:

   Platzhalter	Beschreibung
   {{Replace with Slack bot name}}	Der Name, den Ihr Slack-Bot haben soll, wie er Benutzern angezeigt wird. Ersetzen Sie diesen Wert an zwei Stellen im Manifest.
   {{Replace with Jitterbit API URL}}	Die Service-URL der Jitterbit-Custom-API, die Sie in Create the Slack bot API request handler erstellt haben.

3. Installieren Sie die App in Ihrem Slack-Workspace.

4. Rufen Sie das Bot-Token ab (für das Feld Bot User OAuth Token der Slack-Verbindung) und geben Sie seinen Wert für die Projektvariable slack.bot.user.token ein.

5. Testen Sie die Slack-Verbindung und stellen Sie das Projekt erneut bereit.

Jitterbit Cloud Datastore vorbereiten

Falls Sie noch kein Cloud Datastore-Zugriffstoken haben, folgen Sie der Dokumentation, um eines zu generieren. Speichern Sie das Zugriffstoken nach dem Erstellen. Dieses Token wird in den nächsten Konfigurationsschritten verwendet.

Erstellen Sie einen Schlüsselspeicher im Jitterbit Cloud Datastore mit dem Namen candidate_welcome_emails. Die Felder Key, AlternativeKey und Value sind standardmäßig vorhanden. Fügen Sie die benutzerdefinierten Felder mit den Namen und Typen aus der folgenden Tabelle hinzu.

candidate_welcome_emails

Dieser Schlüsselspeicher enthält die Liste der Kandidatennamen, E-Mails und personalisierten Willkommens-E-Mail-Inhalte.

Projektvariablen konfigurieren

Im Studio-Projekt, das früher über den Marketplace installiert wurde, müssen Sie Werte für die folgenden Projektvariablen festlegen.

Um Projektvariablen zu konfigurieren, verwenden Sie das Aktionsmenü des Projekts und wählen Sie Project Variables aus. Dies öffnet eine Schublade am unteren Rand der Seite, in der Sie die Werte überprüfen und festlegen können.

BambooHR

Jira

Confluence

E-Mail

Weitere Informationen zur Verwendung der Variablen finden Sie in der Dokumentation.

OpenAI

Slack

Sonstige

Verbindungen testen

Testen Sie die Endpunktkonfigurationen, um die Konnektivität mithilfe der definierten Projektvariablenwerte zu überprüfen.

Um Verbindungen zu testen, rufen Sie die Registerkarte Projektendpunkte und Konnektoren in der Designkomponentenpalette auf, bewegen Sie den Mauszeiger über jeden Endpunkt und klicken Sie auf Testen.

E-Mail-Vorlagen hinzufügen

Im Workflow Common Operations, in dessen Operation Common Scripts, finden Sie ein Skript namens HTML Email Templates. Dieses Skript enthält alle E-Mail-Vorlagen für das Projekt. Referenz-Jitterbit-Beispielvorlagen sind zur Orientierung enthalten, müssen aber durch die tatsächlichen E-Mail-Vorlagen Ihres Unternehmens ersetzt werden.

Jira-Issue-Aktivität aktualisieren

Sie müssen die Jira-Issue-Aktivität aktualisieren, um die in Jira vorbereiten erstellten benutzerdefinierten Felder einzubeziehen:

1. Gehen Sie zur Operation ITSM - Create Task in JIRA.
2. Öffnen Sie die Jira-Aktivität Issue.
3. In Schritt 2: Projekt auswählen klicken Sie auf Aktualisieren und wählen Sie Ihr Projekt aus.
4. In Schritt 3: Objekt auswählen klicken Sie auf Aktualisieren und wählen Sie Task aus.
5. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig.

Zeitpläne erstellen

Bestimmte Workflows erfordern eine geplante Ausführung. Der KI-Agent enthält einen vorkonfigurierten Zeitplan, Daily Schedule, der für tägliche Auslöser eingerichtet ist.

Sie können den vorhandenen Daily Schedule verwenden (dies kann im Menü Aktionen der Operation unter Einstellungen > Zeitpläne durchgeführt werden) oder neuen Zeitplan erstellen. Die nachfolgend aufgeführten Operationen müssen einen zugeordneten Zeitplan aufweisen:

• Controller - Search Offer Signed
• Controller - Search New Hire - Week Before
• Controller - Search Introductions
• Controller - Search Write LI Post
• Controller - Search - Personalized Learning Path
• Controller - Search - Employee Remaining HR Tasks
• Controller - Search - In-progress IT Tickets

Projekt bereitstellen

1. Öffnen Sie den Workflow Datastore Calls.

2. Suchen Sie die folgenden drei Cloud Datastore-Endpunktaktivitäten:

   • Insert Welcome Email
   • Query Welcome Email
   • Delete Items

3. Klicken Sie auf jede Cloud Datastore-Endpunktaktivität und wählen Sie den Speicher namens candidate_welcome_emailsStudio aus, den Sie im Schritt Jitterbit Cloud Datastore vorbereiten erstellt haben.

4. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig.

5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jede Cloud Datastore-Endpunktaktivität.

6. Stellen Sie das Studio-Projekt bereit.

   Um das Projekt bereitzustellen, wählen Sie im Menü Aktionen des Projekts die Option Bereitstellen aus.

Benutzerdefinierte Jitterbit-API erstellen

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte API mit dem API Manager für eines der folgenden Elemente:

• Slack-Bot-API-Request-Handler: Erforderlich, wenn die im Design dieses KI-Agenten enthaltene Slack-Benachrichtigung verwendet wird.

• Google Forms-API-Request-Handler: Erforderlich, wenn das im Design dieses KI-Agenten enthaltene Google Form verwendet wird.

Slack-Bot-API-Request-Handler erstellen

Diese benutzerdefinierte Jitterbit-API löst die Operation PlatformBot | Inbound Event aus. Konfigurieren und veröffentlichen Sie die benutzerdefinierte API mit den folgenden Einstellungen:

• API Service: HR Agent - PlatformBot | Inbound Event
• Path: /
• Project: Wählen Sie das aus dem Jitterbit HR Agent in Marketplace erstellte Studio-Projekt aus
• Operation to Trigger: PlatformBot | Inbound Event
• Method: POST
• Response Type: System Variable

Behalten Sie die Service-URL der veröffentlichten API zur Verwendung beim Erstellen der Slack-App bei. Die Service-URL finden Sie in der API-Details-Schublade auf der Registerkarte Services, indem Sie den Mauszeiger auf die Spalte Actions des Service bewegen und auf API-Service-URL kopieren klicken.

Google Form API Request Handler erstellen

Dieser benutzerdefinierte Jitterbit API löst die Operation Create ITSM Request API aus. Konfigurieren und veröffentlichen Sie die benutzerdefinierte API mit den folgenden Einstellungen:

• Servicename: HR Agent - Create ITSM Request API
• Projekt: Wählen Sie das Studio-Projekt aus, das aus dem Jitterbit HR Agent im Marketplace erstellt wurde
• Operation: Create ITSM Request API
• Methode: POST
• Antworttyp: System Variable
• Sicherheitsprofil: Neues Profil erstellen
  • Profilname: HR Agent
  • Umgebung: Wählen Sie die Umgebung aus, in der das Jitterbit HR Agent-Projekt bereitgestellt ist
  • Typ: API Key
  • Schlüssel: X-APIKey
  • Wert: Sie erhalten einen eindeutigen Schlüssel. Kopieren Sie diesen Wert vorerst. Dies ist erforderlich, um die Google Form-Konfiguration abzuschließen.
  • Klicken Sie auf Speichern.

Stellen Sie sicher, dass Sie das Sicherheitsprofil der API-Konfiguration zuweisen und diese speichern. Behalten Sie die Service-URL der veröffentlichten API zur Verwendung in dem Google Form. Sie finden die Service-URL in der API-Detaildatei auf der Registerkarte Dienste. Zum Kopieren der URL bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte Aktionen des Dienstes und klicken Sie auf API-Service-URL kopieren. Nachdem Sie sowohl den API-Schlüssel als auch die Service-URL haben, schließen Sie die Google Form-Konfiguration App Script ab. Stellen Sie sicher, dass Sie das App Script speichern, nachdem Sie die Service-URL und den API-Schlüssel hinzugefügt haben.

Projekt-Workflows überprüfen

Im geöffneten Studio-Projekt überprüfen Sie die Workflows sowie die folgenden Beschreibungen, um zu verstehen, was sie tun. Verwenden Sie die folgende Zusammenfassungstabelle, um zu ermitteln, welche Workflows konfiguriert werden müssen und wie sie ausgelöst werden.

Workflows der Kerninfrastruktur

Diese Workflows bieten grundlegende Operationen, die im gesamten Projekt verwendet werden.

Häufige Operationen

Dieser Workflow enthält häufig verwendete Skripte für das Projekt. Sie müssen das Skript HTML Email Templates aktualisieren, um es an die E-Mail-Vorlagen Ihres Unternehmens anzupassen. Stellen Sie dabei sicher, dass alle vorhandenen Variablen in den Vorlagen unverändert bleiben oder nach Ihren Anforderungen angepasst werden.

HR-Aufrufe

Dieser Workflow zentralisiert die wichtigsten HR-Operationen für das Projekt. Diese grundlegenden HR-Operationen werden in nachfolgenden einzelnen Workflows verwendet, wobei alle Antworten standardisiert und in gemeinsame Schemas abgebildet werden.

Plattform-Aufrufe

Dieser Workflow konsolidiert die grundlegenden Operationen für die gewählte Kommunikationsplattform (z. B. Slack). Diese standardisierten Plattform-Operationen werden von nachfolgenden Workflows verwendet. Eine Schlüsselfunktion besteht darin, wesentliche Werte in Variablen zu erfassen oder Operationsantworten in nachgelagerte Workflows zu verschieben, um sie in gemeinsame Schemas zu standardisieren und konsistent zu nutzen.

ITS-Aufrufe

Dieser Workflow konsolidiert die grundlegenden Operationen für die gewählte IT-Service-Plattform (z. B. Jira). Diese standardisierten IT-Service-Operationen werden von nachfolgenden Workflows verwendet. Eine Schlüsselfunktion besteht darin, wesentliche Werte in Variablen zu erfassen oder Operationsantworten in nachgelagerte Workflows zu verschieben, um sie in gemeinsame Schemas zu standardisieren und konsistent zu nutzen.

E-Mails

Dieser Workflow verwaltet die erforderlichen E-Mail-Kommunikationen des Projekts und wird häufig während des gesamten Projektlebenszyklus verwendet.

Datastore-Aufruf

Dieser Workflow verwaltet personalisierte Willkommens-E-Mails durch folgende Aktionen:

• Speichert sie in einer Datenbank mit eindeutigen Schlüsseln.
• Ruft sie durch eine Abfrage ab, wenn sie für das Projekt benötigt werden.
• Löscht den Datensatz, sobald er nicht mehr erforderlich ist.

Communication Platform Bot

Dieser Workflow verwaltet eingehende Slack Bot-Anfragen. Er wird jedes Mal über eine benutzerdefinierte Jitterbit-API ausgelöst, wenn ein Benutzer mit der Slack Bot-Chatoberfläche interagiert. Die Konfiguration der benutzerdefinierten Jitterbit-API wird in Create the Jitterbit custom API weiter unten auf dieser Seite beschrieben.

OpenAI-Workflows

Diese Workflows integrieren sich mit OpenAI, um intelligente Automation und Chatbot-Funktionalität zu ermöglichen.

OpenAI - Function Calling

Dieser Workflow dient als zentraler Function-Calling-Mechanismus für das LLM und verarbeitet Anfragen, die von geplanten Workflows eingeleitet werden (wie Pre Onboarding | Offer Signed). Seine Hauptaufgabe besteht darin, basierend auf den dem LLM bereitgestellten Benutzereingaben zu bestimmen, welches Tool ausgeführt werden soll. Er wurde so konzipiert, dass er von Aktionen ausgelöst wird, die außerhalb der Kommunikationsplattform oder des Chatbots stammen.

OpenAI - Code Interpreter

Dieser Workflow führt eine bedarfsgerechte Analyse von CSV-Dokumenten durch, um spezifische Übereinstimmungsergebnisse für verschiedene Anwendungsfälle zu ermitteln. So bestimmt er beispielsweise, welche Anwendungen basierend auf der Abteilung des neuen Mitarbeiters Zugriff erhalten sollten.

OpenAI - PDF Analysis

Dieser Workflow analysiert PDF-Lebensläufe, um deren Inhalte zusammenzufassen und es dem LLM zu ermöglichen, personalisierte Willkommens-E-Mails zu erstellen.

OpenAI - AskHR Router

Dieser Workflow dient als zwischengeschalteter Verbindungspunkt innerhalb der Gesamtnutzung des AskHR-Chatbots und verwaltet die Umformulierung von Dialoganforderungen, die Inhaltszusammenfassung und die Antworterstellung.

OpenAI - AskHR Function Calling

Dieser Workflow dient als zentraler Function-Calling-Mechanismus für das LLM und verarbeitet Anfragen, die von Benutzern über den AskHR-Chatbot eingeleitet werden. Seine Hauptaufgabe besteht darin, basierend auf den Nachrichten des Benutzers zu bestimmen, welches Tool ausgeführt werden soll. Er wurde so konzipiert, dass er von Aktionen ausgelöst wird, die von der Kommunikationsplattform oder dem Chatbot stammen.

AskHR - After Tool

Dieses Workflow-Muster leitet eine Abfolge von Aktionen ein, nachdem der AskHR-Funktionsaufruf-Workflow ein Tool auswählt. Es existieren mehrere Instanzen dieses Workflows mit unterschiedlichen Tool-Namen (beispielsweise AskHR | After Tool | Start - null_tool). Die null_tool-Variante signalisiert, dass das LLM festgestellt hat, dass die Chatbot-Anfrage des Benutzers für keines der derzeit verfügbaren Tools geeignet ist.

Pre-Boarding-Workflows

Diese Workflows automatisieren Aufgaben vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.

Pre Onboarding - Offer Signed

Dieser Workflow prüft regelmäßig nach Kandidaten, die ein Angebot unterzeichnet haben, und führt die folgenden Aktionen aus:

• Identifiziert Kandidaten, die Angebote angenommen haben.
• Sendet Warnmeldungen an interne Teams.
• Entwirft eine Willkommens-E-Mail mit einem Onboarding-Formular für den Kandidaten.
• Sendet die Willkommens-E-Mail an den zukünftigen Manager des Kandidaten zusammen mit einer Slack-Nachricht zur endgültigen Genehmigung.

Ausführliche Informationen zur Planung des Zeitplans finden Sie im Abschnitt Create schedules.

Pre Onboarding - Week Before Documents

Dieser Workflow wird nach einem Zeitplan ausgeführt, um Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum (erster Arbeitstag) für die folgende Woche geplant ist. Nach der Identifikation führt er automatisch die folgenden Aktionen aus:

• Benachrichtigt die zuständigen Manager-, IT- und HR-Teams.
• Sendet eine E-Mail mit wichtigen Onboarding-Dokumenten, z. B. Informationen zur Unternehmenskultur und zu Arbeitnehmerleistungen.

Pre Onboarding - ITSM Request

Dieser Workflow wird von einer Jitterbit-Custom-API gestartet, wenn ein neuer Mitarbeiter ein Formular einreicht. Er führt die folgenden Aktionen aus:

• Analysiert die Position des neuen Mitarbeiters anhand mehrerer CSV-Dokumente.
• Erstellt ein IT-Ticket für den Onboarding-Prozess.
• Benachrichtigt HR- und IT-Teams per E-Mail und über eine Kommunikationsplattform (beispielsweise Slack).

Die Konfiguration der Jitterbit-Custom-API wird später auf dieser Seite unter Create the Jitterbit custom API beschrieben.

First Day-Workflows

Diese Workflows werden nach einem Zeitplan ausgeführt, um automatisch Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum (erster Arbeitstag) heute ist, und führen dann bestimmte Aktionen wie unten beschrieben aus.

First Day - Introductions

Dieser Workflow führt die folgenden Aktionen aus:

• Sendet Warnmeldungen an den Manager des neuen Mitarbeiters.
• Entwirft eine Einführungs-E-Mail mit wichtigen Informationen zum ersten Arbeitstag und Unternehmenslinks.

First Day - Write LI Post

Dieser Workflow sendet eine E-Mail mit einem LinkedIn-Beitrag, der im Profil des neuen Mitarbeiters geteilt werden kann.

First Week-Workflows

Dieser Workflow unterstützt neue Mitarbeiter während ihrer ersten Woche.

First Week - Personalized Learning Path

Dieser Workflow wird nach einem Zeitplan ausgeführt, um Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum heute ist, und führt die folgenden Aktionen aus:

• Führt eine CSV-Analyse durch, um ihre Positionen mit relevanten Schulungskursen abzugleichen.
• Generiert und sendet eine personalisierte E-Mail mit Anleitung zu erforderlichen Schulungen.

Ongoing Operations-Workflows

Diese Workflows verwalten kontinuierliche HR- und IT-Operationen über den gesamten Mitarbeiterzyklus hinweg.

General - Employee Remaining HR Tasks

Dieser Workflow wird nach einem Zeitplan ausgeführt, um Erinnerungen für ausstehende HR-Aufgaben zu automatisieren. Er führt die folgenden Aktionen aus:

• Prüft auf Mitarbeiter mit unvollständigen Aufgaben innerhalb eines 90-Tage-Fensters.
• Generiert separate E-Mails sowohl für den Mitarbeiter als auch für das HR-Team mit Details zu den spezifischen Aufgaben, die jede Partei abschließen muss.

First Week - In-progress IT Tickets

Dieser Workflow wird nach einem Zeitplan ausgeführt, um ausstehende IT-Service-Onboarding-Aufgaben für neue Mitarbeiter proaktiv zu verwalten. Er führt die folgenden Aktionen aus:

• Scannt nach Mitarbeitern, die sich in ihrer ersten Woche befinden und noch unvollständige IT-Service-Tickets haben.
• Benachrichtigt IT und HR mit separaten Warnmeldungen, wenn ein IT-Service-Ticket eines neuen Mitarbeiters noch nicht abgeschlossen ist.
• Sendet eine direkte Nachricht an den Mitarbeiter und bietet Unterstützung an, um sicherzustellen, dass er die erforderliche IT-Unterstützung erhält.

Projekt-Workflows auslösen

Bereiten Sie zu Testzwecken Ihre Testdatensätze vor und führen Sie die folgenden Operationen aus. Sie können eine Operation über die Option Ausführen ausführen, die angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger über die Operation bewegen:

• Controller - Search Offer Signed
• Controller - Search New Hire - Week Before
• Controller - Search Introductions
• Controller - Search Write LI Post
• Controller - Search - Personalized Learning Path
• Controller - Search - Employee Remaining HR Tasks
• Controller - Search - In-progress IT Tickets

Die zwei anderen Hauptworkflows werden durch die benutzerdefinierten Jitterbit-APIs ausgelöst:

• PlatformBot | Inbound Event: Slack löst diesen Workflow über die benutzerdefinierte API HR Agent - PlatformBot | Inbound Event aus. Das Senden einer direkten Nachricht an die Slack-App löst den Trigger der benutzerdefinierten API aus.
• Create ITSM Request API: Google Form löst diesen Workflow über die benutzerdefinierte API HR Agent - Create ITSM Request API aus. Das Senden eines Beispielformulars löst den Trigger der benutzerdefinierten API aus.

Alle anderen Workflows werden durch andere Operationen ausgelöst und sind nachgelagert gegenüber den oben aufgeführten. Sie sollen nicht einzeln ausgeführt werden.

Fehlerbehebung

Lesen Sie die folgenden Protokolle durch, wenn Probleme auftreten, um detaillierte Informationen zur Fehlerbehebung zu erhalten:

• API-Protokolle
• Operationsprotokolle

Wenden Sie sich bei weiterer Unterstützung an den Jitterbit-Support.

Unterschiedliche Endpoint-Nutzung

Wenn Sie den in der Vorlage verwendeten Endpoint ändern, müssen Sie mehrere Projektkomponenten anpassen. In diesem Abschnitt werden die erforderlichen Aktualisierungen für jeden Workflow beschrieben, der den Endpoint nutzt.

HRIS-Plattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere HR-Plattform als BambooHR nutzt, verwenden Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt anzupassen.

Der Workflow HR Calls enthält alle Operationen, die Daten aus HR-Plattformen extrahieren. Da jede HR-Plattform über eindeutige API-Dokumentation und Funktionen verfügt, variieren die Schritte zum Abrufen von Informationen zwischen verschiedenen HR-Plattformen.

Signierte Angebote erkennen und verarbeiten

Die folgenden Operationen erkennen Kandidaten, die Angebote signiert haben, und lösen den Workflow zur Verarbeitung von Angeboten aus:

• Get Applicant Status: Ruft den aktuellen Status von Kandidaten ab.
• Get Applicant Status - Prep for Details: Bereitet Kandidatendaten für den detaillierten Abruf vor.
• Get Applicant Details: Ruft detaillierte Informationen über Kandidaten ab.

Diese Operationen werden auf dem Controller Controller - Search Offer Signed ausgeführt. Wenn die Operationen einen Kandidaten mit dem Status „Angebot signiert" erkennen, lösen sie die Operation Start - Single Offer aus, um den Workflow zu verarbeiten.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Operation Start - Single Offer zu konfigurieren:

1. Öffnen Sie die Transformation Offer Signed Data to Common Model Employee Schema.
2. Aktualisieren Sie das Quellschema.
3. Führen Sie die Feldzuordnungen durch, um die erforderlichen Variablen zuzuweisen (z. B. offerSigned_manager).

Wenn Sie neue Operationen für Ihre HR-Plattformanforderungen erstellen, fügen Sie diese zum Controller Controller - Search Offer Signed hinzu.

Benutzerdefinierte Berichte von Ihrer HR-Plattform abrufen

Die Operation GET Custom Report by ID erfüllt zwei Zwecke:

1. Eine Liste von Mitarbeitern abrufen.
2. Verbleibende HR-Aufgaben abrufen.

Nachdem die Operation die Berichtsdaten abgerufen hat, ruft der Agent eine nachfolgende Operation auf, die die Quelldaten einem gemeinsamen Schema (common_schema_employeeInfo) zuordnet und Variablen zuweist, die der Workflow benötigt.

Die folgenden Workflows verwenden diese Operation:

Für jeden Workflow öffnen Sie die Verarbeitungsvorgänge und führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aktualisieren Sie das Quellenschema, um es mit Ihrer HR-Plattform abzugleichen.
2. Vervollständigen Sie die Feldzuordnungen, um die erforderlichen Variablen zuzuweisen.

Mitarbeiterdaten nach ID abrufen

Der Vorgang Get Employee by Id ruft Daten für einen einzelnen Mitarbeiter von Ihrer HR-Plattform ab. Der Vorgang Get Employee Details by Id ordnet die Quelldaten dem gemeinsamen Schema zu (common_schema_employeeInfo).

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Vorgänge zu konfigurieren:

1. Aktualisieren Sie den Vorgang Get Employee by Id mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform.
2. Öffnen Sie die Transformation Get Employee Details by Id, um das Quellenschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen zur Zuweisung der erforderlichen Variablen auszufüllen.

Dateien von Ihrer HR-Plattform herunterladen

Die folgenden Vorgänge laden Dateien von Ihrer HR-Plattform herunter:

• Get List of Files: Ruft eine Liste der Ordner ab.
• Get List of Files - Filter for Folders v2: Filtert die Ordnerliste, um den richtigen Ordner zu identifizieren.
• Get List of Files - Filter & Download Single File: Lädt eine einzelne Datei aus einem Ordner herunter.
• Get List of Files - Download All Files: Lädt alle Dateien aus einem Ordner herunter.
• Get List of Files - Download File v2: Handhabt den Dateidownload über die API.

Get List of Files konfigurieren

1. Aktualisieren Sie den Vorgang mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform, um eine Liste der Ordner abzurufen.
2. Aktualisieren Sie in den Variableneinstellungen BambooHR die Variablen, die mit bamboo.folder beginnen. Diese Variablen identifizieren den richtigen Ordner für jeden Workflow.
3. Öffnen Sie die Transformation Get List of Files - Filter for Folders v2, um das Quellenschema zu aktualisieren.
4. Vervollständigen Sie die Transformationszuordnungen gemäß den Kommentaren im Zielschema.

Get List of Files - Filter & Download Single File konfigurieren

Aktualisieren Sie in den Variableneinstellungen BambooHR die Variablen, die mit bamboo.folder.file beginnen. Diese Variablen identifizieren die richtige Datei für jeden Workflow, wenn Sie eine einzelne Datei aus einem Ordner herunterladen.

Get List of Files - Download All Files konfigurieren

Dieser Vorgang lädt alle Dateien aus dem gefilterten Ordner herunter. Der Vorgang wird hauptsächlich im Workflow Pre Onboarding | Week before documents zum Versenden von Onboarding-Dokumenten verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Projektworkflows überprüfen.

Get List of Files - Download File v2 konfigurieren

Dieser Vorgang ist mit Get List of Files - Filter & Download Single File und Get List of Files - Download All Files als nächster Schritt verknüpft. Aktualisieren Sie den Vorgang mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform, um den Dateidownload zu handhaben.

Urlaubsdaten von Mitarbeitern abrufen

Der Vorgang Get a list of Who's Out wird in AskHR-Workflows verwendet, um Benutzerfragen wie „Wer ist morgen nicht im Büro?" zu beantworten.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diesen Vorgang zu konfigurieren:

1. Aktualisieren Sie den Vorgang, um den API-Endpunkt Ihrer HR-Plattform aufzurufen, der Abwesenheitsdaten abruft.

2. Verwenden Sie die folgenden Variablen, um den Datumsbereich in Ihrer HTTP-Anforderung zu filtern:

   • $llm_response_start_date: Das Startdatum, das der LLM basierend auf der Anforderung des Benutzers auf einer Kommunikationsplattform wie Slack generiert.

   • $llm_response_end_date: Das Enddatum, das der LLM basierend auf der Anforderung des Benutzers auf einer Kommunikationsplattform wie Slack generiert.

ITSM-Plattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine IT-Service-Management-(ITSM-)Plattform neben Jira verwendet, nutzen Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu ändern.

IT-Onboarding-Tickets erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Vorgänge für eine andere ITSM-Plattform zu konfigurieren:

1. Aktualisieren Sie den Vorgang ITSM - Create Task in JIRA, um den API-Endpunkt Ihrer ITSM-Plattform zu verwenden.

2. (Optional.) Erwägen Sie, diese häufig verwendeten Variablen im Vorgang zu nutzen, um Konsistenz zu gewährleisten:

3. $it_laptopChoice_list: Die Laptop-Auswahl des neuen Mitarbeiters.

4. $it_application_list: Die Liste der bereitzustellenden Anwendungen.
5. $it_gSuite_list: Die Liste der bereitzustellenden Google Workspace-Dienste.
6. $newHire_department: Die Abteilung des neuen Mitarbeiters.

7. $newHire_region: Die Region des neuen Mitarbeiters.

8. Stellen Sie sicher, dass Ihr Vorgang die Variable $newHire_itTicket mit der IT-Ticket-URL aus der API-Antwort füllt.

In Bearbeitung befindliche IT-Tickets abrufen

Der Vorgang Search ITSM Issue ruft In-Bearbeitung-IT-Onboarding-Tickets ab. Dieser Vorgang wird als Teil des Workflows First Week | In-progress IT Tickets ausgeführt.

So konfigurieren Sie diesen Vorgang für eine andere ITSM-Plattform:

1. Aktualisieren Sie den Vorgang Search ITSM Issue, um den API-Endpunkt Ihrer ITSM-Plattform zum Abrufen von In-Bearbeitung-IT-Onboarding-Tickets zu verwenden.
2. Öffnen Sie die Transformation GET IT Newhire In-progress tickets - to Common Model IT Ticket Schema, um das Quellschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen abzuschließen.

Wissensmanagement-Plattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Wissensmanagement-Plattform als Confluence verwendet, nutzen Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu ändern.

IT-Onboarding-Inhalte abrufen

Der Vorgang AskHr - Get IT Onboarding Content ruft Inhalte von Ihrer IT-Onboarding-Dokumentationsseite ab. Der KI-Agent nutzt diese Inhalte, um IT-bezogene Fragen im Slack-Bot zu beantworten. Dieser Vorgang verwendet die Projektvariable confluence.base.url.

So konfigurieren Sie diesen Vorgang für eine andere Wissensmanagement-Plattform:

1. (Optional) Fügen Sie im Abschnitt Projektvariablen eine Variable für die Basis-URL Ihrer Plattform hinzu.

2. Aktualisieren Sie den Vorgang AskHr - Get IT Onboarding Content, um den API-Endpunkt Ihrer Plattform zu verwenden.

3. Aktualisieren Sie die Transformation des Vorgangs, um dem Antwortschema Ihrer Plattform zu entsprechen.

4. Stellen Sie sicher, dass Ihr Vorgang die Variable $it_onboarding_content mit dem abgerufenen Inhalt füllt. Der KI-Agent nutzt diese Variable in einer LLM-Eingabeaufforderung, um Benutzerfragen im Slack-Bot zu beantworten.

CSV-Vorlagen

CSV-Vorlagen sind eine Kernkomponente dieses Projekts. Die Vorlagen ermöglichen Workflows, die Dateien analysieren und benutzerdefinierte E-Mails und IT-Tickets generieren. Sie können die Daten in diesen Vorlagen für Ihr Unternehmen anpassen. Wenn Sie jedoch die Vorlagenstruktur ändern, müssen Sie die zugehörigen Eingabeaufforderungen aktualisieren.

Die folgenden Vorgänge enthalten Eingabeaufforderungen, die für bestimmte CSV-Vorlagendateien ausgelegt sind:

Wenn Sie die Struktur einer CSV-Vorlagendatei ändern, aktualisieren Sie die entsprechende Eingabeaufforderung des Vorgangs, um der neuen Struktur zu entsprechen.

Formulareinreichungsplattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Formulareinreichungsplattform als Google Forms verwendet, nutzen Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu ändern.

Der KI-Agent verwendet ein Formular, um Informationen zum Starten des Workflows ITS Calls zu erfassen.

So konfigurieren Sie den KI-Agent für die Verwendung einer anderen Formularplattform:

1. Konfigurieren Sie Ihr Formular, um Benutzerdaten an den benutzerdefinierten Jitterbit-API zu senden.

2. Öffnen Sie die Transformation Form Response to Common Employee Schema, um das Quellschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen abzuschließen.

Datenspeicherplattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Datenspeicherplattform als Cloud Datastore verwendet, nutzen Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt anzupassen.

Der KI-Agent verwendet Cloud Datastore, um entworfene Willkommens-E-Mails und E-Mail-Adressen von Kandidaten zu speichern. Der Datenspeicher ermöglicht das Einfügen, Abfragen und Löschen von Datensätzen. Sie benötigen die gespeicherte E-Mail-Adresse des Kandidaten, um die Willkommens-E-Mail nach der Genehmigung durch den Manager zu versenden.

Um den KI-Agent für die Verwendung einer anderen Datenspeicherplattform zu konfigurieren, aktualisieren Sie folgende Operationen:

Willkommens-E-Mail-Daten speichern

Die Operation Datastore | Insert Welcome Email fügt folgende Daten in den Datenspeicher ein:

Willkommens-E-Mail-Daten löschen

Die Operation Datastore | Delete Welcome Email entfernt Datensätze, nachdem die E-Mail an den Kandidaten versendet oder der entworfene Text vom Manager abgelehnt wurde.

Konfigurieren Sie die Operation, um die interne Datensatz-ID aus der Variable $dataStore_item_id zu akzeptieren. Die Operation enthält Logging-Anweisungen zur Verfolgung des Löschvorgangs:

WriteToOperationLog("------------------------------");
WriteToOperationLog("Deleting Key: WE-" + $dataStore_Key + " With itemID: " + $dataStore_item_id);
WriteToOperationLog("------------------------------");
$dataStore_item_id

Die Abfrageoperation ruft den Wert $dataStore_item_id ab, der den zu löschenden Datensatz identifiziert.

Kommunikationsplattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Kommunikationsplattform als Slack verwendet, nutzen Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt anzupassen.

Der KI-Agent nutzt Slack für IT-, HR- und Manager-Benachrichtigungen sowie alle Benutzerinteraktionen.

Inbound-Event-Handler konfigurieren

Konfigurieren Sie Ihre Kommunikationsplattform so, dass Benutzeranfrage-Events an die benutzerdefinierte Jitterbit-API gesendet werden. Die Operation PlatformBot | Inbound Event empfängt diese Events und triggert die Operationskette, die Benutzernachrichten verarbeitet.

Projektvariablen aktualisieren

Aktualisieren Sie folgende Projektvariablen, um sie an Ihre Kommunikationsplattform anzupassen:

Plattformnachrichten validieren

Die Operation Validate Platform Message überprüft, dass eingehende Nachrichten von einem Endbenutzer und nicht vom Bot selbst stammen, und extrahiert Variablen für die anschließende Verwendung.

Konfigurieren Sie den Vorgang so, dass er die folgenden Variablen ausfüllt:

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation entsprechend der API Ihrer Kommunikationsplattform.

Benachrichtigungsmeldungen senden

Der Vorgang Post Notification Message to Channel sendet Nachrichten oder Antworten an Plattformkanäle.

Konfigurieren Sie den Vorgang für die Verwendung der folgenden Variablen:

Wenn $platform_thread_ts einen Wert enthält (größer als 0), sendet der Vorgang die Antwort an diesen Thread. Andernfalls sendet der Vorgang eine neue Nachricht an den Kanal. Konfigurieren Sie diese Logik in der Transformationszuordnung:

if($platform_thread_ts > 0, $platform_thread_ts)

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation entsprechend der API Ihrer Kommunikationsplattform.

Konversationsverlauf abrufen

Der Vorgang Conversation History ruft die letzten fünf Nachrichten aus dem Konversationsverlauf ab und ordnet die Nachrichten dem gemeinsamen Zielschema common_conversation_history_schema.json zu.

Das Zielschema enthält einen Knoten thread_latest_reply, der die neueste Antwort in einem Thread darstellt. Dieser Knoten wird mit Variablen aus dem Vorgang Validate Platform Message ausgefüllt.

Aktualisieren Sie das Quellschema der Transformation entsprechend der API Ihrer Kommunikationsplattform.

Tipp-Anzeige senden

Der Vorgang Post Typing to Channel sendet eine Tipp-Anzeige an den Kanal.

Konfigurieren Sie den Vorgang für die Verwendung der folgenden Variablen:

Wenn $platform_thread_ts einen Wert enthält, sendet der Vorgang die Tipp-Anzeige an diesen Thread. Andernfalls sendet er die Anzeige an den Kanal. Konfigurieren Sie diese Logik in der Transformationszuordnung:

if(Length($platform_thread_ts) > 0, $platform_thread_ts, unmap());

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation entsprechend der API Ihrer Kommunikationsplattform.

Tipp-Indikator löschen

Die Operation Delete Message entfernt den Tipp-Indikator aus dem Channel, nachdem der Bot seine Antwort gesendet hat.

Konfigurieren Sie Ihre Operation so, dass folgende Variablen verwendet werden:

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation, um die API Ihrer Kommunikationsplattform widerzuspiegeln.

E-Mail-Adresse eines Benutzers nach Benutzer-ID abrufen

Die Operation Get User Email by UserId ruft die E-Mail-Adresse eines Benutzers mithilfe seiner Benutzer-ID ab.

Konfigurieren Sie Ihre Operation so, dass folgende Variablen verwendet werden:

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation, um die API Ihrer Kommunikationsplattform widerzuspiegeln.

Benutzerinformationen nach Name abrufen

Die Operation Get UserID & Email by Name and Surname ruft die E-Mail-Adresse und Benutzer-ID eines Benutzers mithilfe des vollständigen Namens ab.

Konfigurieren Sie Ihre Operation so, dass folgende Variablen verwendet werden:

• Request-Schema

  Variable	Beschreibung
  $slack.bot.user.token	Authentifizierungstoken

• Response-Schema

  Die Operation füllt folgende Variablen:

  Variable	Beschreibung
  $platform_email	E-Mail-Adresse des Benutzers
  $platform_userID	Benutzer-ID

Die Operation vergleicht den vollständigen Namen des Benutzers von Ihrer Plattform mit entweder $llm_response_manager_full_name oder $newHire_fullName, um den richtigen Benutzer zu finden. Aktualisieren Sie diese Logik, um die Benutzerdatenstruktur Ihrer Plattform widerzuspiegeln:

pass = false;
real_name = json$get_response$item.members$item.profile$real_name$;
if($llm_response_manager_full_name == real_name || $newHire_fullName == real_name,
  pass = true;
  WriteToOperationLog("We found a matching slack user for: " + $llm_response_manager_full_name + " " + $newHire_fullName);
);
//pass = true;
Pass

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation, um die API Ihrer Kommunikationsplattform widerzuspiegeln.