Jitterbit HR Agent

Übersicht

Jitterbit stellt den HR Agent Kunden über den Jitterbit Marketplace zur Verfügung. Dieser Agent soll Ihr internes HR-Team unterstützen. Der Agent nutzt die Retrieval-Augmented Generation (RAG)-Technik, die LLM-Reasoning mit Zugriff auf externe Tools und Datenquellen kombiniert. Der KI-Agent führt die folgenden Funktionen aus:

• Verbindung mit BambooHR oder anderen Human Resources Information Systems (HRIS) zur Abfrage von Echtzeit-Onboarding-Daten für Neuzugänge mit Jitterbit Studio.

• Verbindung mit Jira (oder anderen Service- und Arbeitsmanagementsystemen) zur Initiierung und Verfolgung von Anfragen.

• Integration mit einem LLM, um einen intelligenten HR-KI-Assistenten zu ermöglichen, auf den Sie über eine benutzerdefinierte API zugreifen, die mit Jitterbit API Manager erstellt wird.

Dieses Dokument erläutert die Einrichtung und den Betrieb dieses KI-Agenten. Es behandelt die Architektur und Voraussetzungen, Beispielaufforderungen, die zeigen, was der Agent kann, sowie Schritte zum Installieren, Konfigurieren und Betreiben des KI-Agenten.

KI-Agent-Architektur

Die folgenden Diagramme zeigen die im HR Agent implementierte Architektur.

Vor dem Einstellungstag (Vor dem ersten Tag)

Onboarding am ersten Tag

Erste Wochen und Schulung

Allgemeine Nutzung

Voraussetzungen

Um den HR Agent zu nutzen, benötigen Sie die folgenden Komponenten.

Harmony-Komponenten

Sie müssen über eine Jitterbit Harmony-Lizenz mit Zugriff auf die folgenden Komponenten verfügen:

• Jitterbit Studio
• Jitterbit API Manager
• Jitterbit HR Agent als Lizenz-Add-on erworben
• Jitterbit Cloud Datastore (optional)

Unterstützte Endpunkte

Die Architektur des KI-Agenten umfasst die folgenden Endpunkte. Sie können andere Systeme durch Änderung der Endpunktkonfigurationen und Workflows des Projekts berücksichtigen.

Human Resources Information System (HRIS)

Der KI-Agent verwendet BambooHR als Quelle für Mitarbeiterdaten, einschließlich erforderlicher Aufgaben, Dokumente und Joginformationen.

Large Language Model (LLM)

Der KI-Agent verwendet OpenAI als LLM-Anbieter. Um OpenAI zu nutzen, benötigen Sie ein OpenAI-Abonnement zum Erstellen und Verwalten eines OpenAI-API-Schlüssels. Weitere Informationen finden Sie in der OpenAI-Dokumentation.

Service-Management

Der KI-Agent verwendet Jira als Service- und Arbeitsmanagementsystem zur Ticketerstellung.

Dokumentation

Der KI-Agent verwendet Confluence als Quelle für IT-Dokumentation.

Chat-Schnittstelle

Die Architektur des KI-Agenten umfasst Slack als Chat-Schnittstelle für die Interaktion mit dem KI-Agent.

Wenn Sie eine andere Anwendung als Chat-Schnittstelle verwenden möchten, enthält dieser KI-Agent einen separaten Workflow und Anweisungen für eine generische API-Einrichtung.

Kernfunktionen

Wenn Sie den HR Agent mit den entsprechenden Endpunkten verbinden, bietet dieser die folgenden Kernfunktionen.

Vorbereitung von Mitarbeitern vor der Einstellung

• Benachrichtigt das Einstellungsteam über angenommene Angebote.
• Erstellt eine Willkommens-E-Mail und fordert Genehmigung an, diese an den Neuzugang zu versenden.
• Benachrichtigt den Neuzugang über erforderliche Aufgaben und zugewiesene Unterlagen basierend auf den lokalen Gesetzen und Bestimmungen des Wohnorts des Kandidaten.
• Erstellt ein Ticket für die IT-Einstellung und gibt erforderliche Ausrüstung, Anwendungen und E-Mail-Gruppen an.

Onboarding am ersten Tag

• Bietet eine Einführung zum Manager, Team und anderen nützlichen Kontakten in der Organisation.
• Verfolgt ausstehende Aufgaben für den Neuzugang und die HR- und IT-Teams und stellt Updates bereit, wenn Aufgaben erledigt sind.
• Bietet Unterstützung, wenn Onboarding-Schritte nach einer bestimmten Zeit nicht abgeschlossen sind.
• Bietet eine dedizierte Chat-Schnittstelle für Neuzugänge, um Fragen zum Onboarding zu stellen und Support anzufordern. Der KI-Agent kann IT-Service-Tickets in Ihrem Namen einreichen.

Erste Wochen und Training

• Stellt einen personalisierten Lernpfad basierend auf der Abteilung bereit.

Beispiel-Prompts

Die folgenden Beispiel-Prompts kann der HR Agent mit Zugriff auf die entsprechenden Daten verarbeiten.

HR-bezogene Fragen

• „Wer ist mein Manager?"
• „Wer ist nächste Woche abwesend?"
• „Wer war letzte Woche abwesend?"
• „Wer ist morgen abwesend?"
• „Ist [Name einfügen] heute abwesend?"

IT-Service-bezogene Fragen

• „Wie setze ich mein Passwort zurück?"
• „Ich benötige Hilfe beim Einrichten meines Computers."
• „Können Sie mir beim Einrichten meines E-Mail-Kontos helfen?"
• „Meine Maus ist kaputt. Was soll ich tun?"
• „Mein Laptop wird nicht aufgeladen. Was soll ich tun?"
• „Ich benötige eine neue Maus. Können Sie ein Ticket für mich erstellen?"

Installation, Konfiguration und Betrieb

Führen Sie diese Schritte aus, um diesen KI-Agent zu installieren, zu konfigurieren und zu betreiben:

1. Laden Sie Anpassungen herunter und installieren Sie das Studio-Projekt.
2. Bereiten Sie BambooHR vor.
3. Bereiten Sie Jira vor.
4. Erstellen Sie ein Google Form.
5. Erstellen Sie die Slack-App.
6. Bereiten Sie Jitterbit Cloud Datastore vor.
7. Konfigurieren Sie Projektvariablen.
8. Testen Sie Verbindungen.
9. Fügen Sie E-Mail-Vorlagen hinzu.
10. Erstellen Sie Zeitpläne.
11. Stellen Sie das Projekt bereit.
12. Erstellen Sie die benutzerdefinierte Jitterbit API.
13. Überprüfen Sie Projekt-Workflows.
14. Lösen Sie die Projekt-Workflows aus.
15. Fehlerbehebung.
16. Unterschiedliche Endpoint-Nutzung.

Laden Sie Anpassungen herunter und installieren Sie das Projekt

Führen Sie diese Schritte aus, um Anpassungsdateien herunterzuladen und das Studio-Projekt zu installieren:

1. Melden Sie sich beim Harmony Portal unter https://login.jitterbit.com an und öffnen Sie Marketplace.

2. Suchen Sie den KI-Agent mit dem Namen Jitterbit HR Agent. Um den Agent zu finden, können Sie die Suchleiste verwenden oder im Bereich Filter unter Typ die Option KI-Agent auswählen, um die Anzeige so zu filtern, dass nur die verfügbaren KI-Agenten angezeigt werden.

3. Klicken Sie auf den Link Documentation des KI-Agents, um seine Dokumentation in einem separaten Tab zu öffnen. Halten Sie den Tab offen, damit Sie die Dokumentation nach dem Starten des Projekts konsultieren können.

4. Klicken Sie auf Start Project, um einen zweistufigen Konfigurationsdialog zu öffnen. Der Dialog ermöglicht es Ihnen, Anpassungen herunterzuladen und den KI-Agent als Studio-Projekt zu importieren.

   Hinweis

   Wenn Sie den KI-Agent noch nicht erworben haben, wird stattdessen Get agent angezeigt. Klicken Sie auf Get agent, um einen Informationsdialog zu öffnen, und klicken Sie dann auf Submit, um anzufordern, dass sich ein Vertreter mit Ihnen zum Kauf des KI-Agents in Verbindung setzt.

5. Im Konfigurationsschritt 1, Download Customizations, werden die folgenden Dateien bereitgestellt, um die Struktur von CSV-Dateien einzuführen, die Slack-App zu erstellen und das Google Form App Script zu erstellen. Wählen Sie die Dateien aus und klicken Sie auf Download Files:

   • Google Form App Script

     • googleForm_appScript.js

   • CSV-Vorlagendateien

     • TEMPLATE - IT_Apps_JobRole.csv
     • TEMPLATE - IT_G-Suite Groups.csv
     • TEMPLATE - IT_LaptopChoice_JobRole.csv
     • TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv

   • Slack App Manifest-Datei

     • slack_app_manifest.json

   Tipp

   Der Konfigurationsdialog enthält eine Warnung, dass die Vorlage nicht importiert werden soll, bevor Endpoint-Anpassungen angewendet werden. Diese Warnung gilt nicht für diesen KI-Agent und kann ignoriert werden. Befolgen Sie die empfohlene Reihenfolge der Schritte in dieser Dokumentation.

6. Klicken Sie auf Next.

7. Im Konfigurationsschritt 2, Create a New Project, wählen Sie eine Umgebung, in der Sie das Studio-Projekt erstellen möchten, und klicken Sie auf Create Project.

8. Ein Fortschrittsdialog wird angezeigt. Nachdem dieser anzeigt, dass das Projekt erstellt wurde, verwenden Sie den Dialog-Link Go to Studio oder öffnen Sie das Projekt direkt auf der Projects-Seite von Studio.

BambooHR vorbereiten

Die folgenden wesentlichen Komponenten müssen in BambooHR für den HR Agent erstellt werden. Diese Komponenten sind erforderlich, um die für die Workflow-Ausführung notwendigen Informationen abzurufen.

Ordner in BambooHR erstellen

Erstellen Sie die folgenden Ordner in BambooHR. Der HR Agent verwendet diese Ordner, um relevante Ressourcen für die Workflow-Funktionalität zu finden.

1. Öffnen Sie im BambooHR-Dashboard den Bereich Dateien.

2. Klicken Sie auf + Ordner hinzufügen.

3. Geben Sie im Dialogfeld einen der folgenden Ordnernamen ein:

   • Schulungsdokumente
   • Onboarding-Dokumente (ALLE)
   • IT-Dokumente

4. Klicken Sie auf Speichern oder Erstellen, um den Ordner zu erstellen.

5. Wiederholen Sie die Schritte 2-4 für jeden verbleibenden Ordner.

Dateien in Ordner hinzufügen

Damit die HR Agent-Workflows funktionieren, müssen bestimmte Dateien in den entsprechenden BambooHR-Ordnern platziert werden. Das HR Agent-Paket enthält beispielhafte CSV-Dateien. Es ist wichtig, dass die Struktur aller Ersatzdateien identisch bleibt, aber Dateinamen können geändert werden. Wenn ein Dateiname geändert wird, muss diese Änderung konsistent auf alle anderen Stellen des Projekts angewendet werden, in denen auf den Dateinamen verwiesen wird, da diese Dateien für den Betrieb der Workflows erforderlich sind.

Schulungsdokumente hochladen

Das HR Agent-Paket enthält eine beispielhafte CSV-Datei mit dem Namen TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv. Diese Datei listet die Pflichtschulen auf, die jeder Abteilung zugeordnet sind.

1. Öffnen Sie TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv aus dem HR Agent-Paket.

2. Aktualisieren Sie die Datei mit den unternehmensüblichen Schulungsinformationen. Behalten Sie die Spaltenstruktur und Formatierung bei.

3. Speichern Sie die aktualisierte Datei.

4. Melden Sie sich bei BambooHR an.

5. Wählen Sie im linken Menü Dateien aus.

6. Klicken Sie auf den Ordner Schulungsdokumente.

7. Klicken Sie auf Hochladen.

8. Wählen Sie die aktualisierte CSV-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.

IT-Dokumente hochladen

Das HR Agent-Paket enthält drei beispielhafte CSV-Dateien für den IT-Onboarding-Ticket-Erstellungs-Workflow (Pre Onboarding | ITSM Request). Laden Sie nur die Dateien hoch, die für den IT-Onboarding-Prozess Ihres Unternehmens relevant sind:

• TEMPLATE - IT_Apps_JobRole.csv: Listet die Anwendungen auf, auf die jede Abteilung Zugriff hat.
• TEMPLATE - IT_G-Suite Groups.csv: Listet die Google Workspace-Gruppen auf, auf die jede Abteilung Zugriff hat.
• TEMPLATE - IT_LaptopChoice_JobRole.csv: Listet den Laptop-Typ auf, der jeder Abteilung zugeordnet ist.

Führen Sie diese Schritte aus, um die IT-Dokumente hochzuladen:

1. Öffnen Sie jede benötigte CSV-Datei aus dem HR Agent-Paket.

2. Ersetzen Sie die Beispieldaten durch die Abteilungen und IT-Ressourcen Ihres Unternehmens. Ändern Sie nicht die Spaltenüberschriften oder die Dateistruktur.

3. Speichern Sie jede aktualisierte Datei.

4. Navigieren Sie in BambooHR zu Dateien.

5. Klicken Sie auf den Ordner IT-Dokumente, um ihn zu öffnen.

6. Klicken Sie auf Hochladen.

7. Wählen Sie eine oder mehrere der aktualisierten CSV-Dateien aus und klicken Sie auf Öffnen.

Onboarding-Dokumente hochladen

Laden Sie Dokumente wie Unternehmenskulturleitfäden, Übersichten über Mitarbeiterleistungen, Kalender mit Unternehmensveranstaltungen, Unternehmensnachrichten und Updates, Richtlinien und Verfahren der Büros sowie Kontaktinformationen des Teams hoch.

So laden Sie Dateien in diesen Ordner hoch:

1. Sammeln Sie die Onboarding-Dokumente, die Sie an neue Mitarbeiter senden möchten.

2. Gehen Sie in BambooHR zu Dateien im linken Menü.

3. Klicken Sie auf den Ordner Onboarding-Dokumente (ALLE), um ihn zu öffnen.

4. Klicken Sie auf Hochladen.

5. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien von Ihrem Computer aus und klicken Sie auf Öffnen.

Benutzerdefinierte Berichte in BambooHR erstellen

Sie müssen zwei benutzerdefinierte Berichte in BambooHR erstellen, damit der HR Agent diese abrufen kann:

1. Eine umfassende Liste mit Details aller aktuellen Mitarbeiter.
2. Eine Liste für jeden Mitarbeiter mit Details aller unvollständigen HR-Aufgaben, die entweder direkt dem Mitarbeiter oder seinem designierten HR-Kontakt zugewiesen sind.

Mitarbeiterbericht erstellen

Erstellen Sie einen Bericht mit allen wesentlichen Mitarbeiterinformationen, um die erforderlichen Mitarbeiterdaten für das HR Agent-Projekt zu generieren:

1. Melden Sie sich im BambooHR-Dashboard an.

2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Berichte.

3. Klicken Sie auf + Neuer Bericht (normalerweise oben rechts).

4. Geben Sie einen Berichtsnamen ein: Employees Report.

5. Fügen Sie dem Bericht die folgenden Felder hinzu:

6. Vorname

7. Nachname
8. Einstellungsdatum
9. Land
10. Geschäftliche E-Mail
11. Private E-Mail
12. E-Mail des Vorgesetzten
13. Name des Vorgesetzten
14. LinkedIn-URL
15. Abteilung
16. Stellenbezeichnung
17. Berichtet an

18. SRE-Benutzerregion

    Hinweis

    SRE User Region ist ein benutzerdefiniertes Feld. Dieses Feld wird beim Erstellen eines IT-Onboarding-Tickets verwendet. Wenn Ihr Unternehmen diese Informationen nicht benötigt, ist dieses Feld optional. Andernfalls müssen Sie dieses benutzerdefinierte Feld in BambooHR gemäß der Dokumentation zum benutzerdefinierten Feldgenerator erstellen.

BambooHR stellt bestimmte Mitarbeiterfelder erst nach dem Einstellungsdatum eines Mitarbeiters zur Verfügung. Um die Pre-Onboarding-Workflows zu unterstützen, müssen Sie die folgenden benutzerdefinierten Felder erstellen und manuell ausfüllen, wenn Sie einen neuen Mitarbeiterdatensatz hinzufügen:

• NewHireDepartment
• NewHireJobTitle
• NewHireReportsTo

Um diese benutzerdefinierten Felder in BambooHR zu erstellen, folgen Sie der Dokumentation zum benutzerdefinierten Feldgenerator.

1. Filterergebnisse sollten Alle Mitarbeiter sein.

2. Klicken Sie auf Speichern.

Bericht über Mitarbeiteraufgaben erstellen

Um die erforderlichen offenen HR-Aufgaben für das HR-Agent-Projekt zu generieren, verwenden Sie das folgende Verfahren, um einen Bericht zu erstellen, der alle wesentlichen Mitarbeiteraufgaben enthält, die für das Projekt erforderlich sind:

1. Melden Sie sich bei Ihrem BambooHR-Dashboard an.

2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Berichte.

3. Klicken Sie auf + Neuer Bericht (normalerweise oben rechts).

4. Geben Sie einen Berichtnamen ein: Employee Tasks Report.

5. Fügen Sie dem Bericht die folgenden Felder hinzu:

   • Aufgabe
   • Kategorie
   • Aufgabenliste
   • Zugewiesen an
   • Fälligkeitsdatum
   • Abschluss-Datum
   • Abgeschlossen

6. Filterergebnisse sollten Alle Mitarbeiter sein.

7. Klicken Sie auf Speichern.

BambooHR-API-Schlüssel erstellen

Sie müssen einen API-Schlüssel generieren, um BambooHR im Projekt zu verbinden. Um Ihren API-Schlüssel zu erstellen, folgen Sie den Anweisungen von BambooHR zum Erstellen eines neuen API-Schlüssels (erforderliche Berechtigungen). Nachdem der API-Schlüssel erstellt wurde, speichern Sie ihn unbedingt. Dieser Schlüssel wird in den nächsten Konfigurationsschritten verwendet.

Jira vorbereiten

Erstellen Sie die folgenden benutzerdefinierten Felder und fügen Sie sie zum Objekt Aufgabe hinzu:

1. Vollständiger Name
2. Berichtet an
3. Abteilung
4. Stellenbezeichnung
5. Region

Jedes benutzerdefinierte Feld muss den Typ text verwenden.

Anleitungen zum Erstellen von benutzerdefinierten Feldern finden Sie in der Atlassian-Dokumentation zur Verwaltung von benutzerdefinierten Feldern.

Nach Abschluss aller Schritte bis Verbindungen testen müssen Sie auch die Jira-Aktivität Problem aktualisieren. Siehe Jira-Issue-Aktivität aktualisieren.

Google Formular erstellen

Dieses Formular ist für neue Kandidaten konzipiert. Es ist in ihrer Willkommens-E-Mail enthalten, um wesentliche Informationen zu sammeln und den Prozess zur Erstellung von IT-Service-Management-Tickets einzuleiten (Pre Onboarding | ITSM Request). Diese Schritte können übersprungen werden, wenn eine Alternative zu Google Forms bevorzugt wird. Allerdings sollten die benutzerdefinierten Jitterbit-APIs in den folgenden Schritten Benutzerdefinierte Jitterbit-API erstellen dennoch befolgt werden, und die API sollte von Ihrem bevorzugten Formular ausgelöst werden.

Formular erstellen

1. Gehen Sie zu Google Forms.

2. Erstellen Sie ein leeres Formular.

3. Fügen Sie die folgenden erforderlichen Felder hinzu:

   1. Vollständiger Name (Fragetyp: Kurze Antwort)

   2. Adresse (Fragetyp: Absatz)

   3. Telefonnummer (Fragetyp: Kurze Antwort)

   4. E-Mail (Fragetyp: Kurze Antwort, mit aktivierter E-Mail-Validierung)

   5. Geben Sie Ihrem Formular einen Namen: Onboarding Form.

Formular mit einem Google Sheet verknüpfen

1. Klicken Sie im Formular-Editor auf Responses.

2. Klicken Sie auf das grüne Google Sheets-Symbol in der oberen rechten Ecke.

3. Wählen Sie Create a new spreadsheet aus.

4. Geben Sie den Tabellenkalkulationsnamen ein: Onboarding Form (Responses).

5. Klicken Sie auf Create, um das Formular mit der Tabellenkalkulation zu verknüpfen.

Die Tabellenkalkulation erstellt automatisch Spalten basierend auf Ihren Formularfragen. Überprüfen Sie, dass die Spalten in der folgenden Reihenfolge angezeigt werden, da das Skript auf diese genaue Reihenfolge angewiesen ist:

• Timestamp
• Full Name
• Address
• Phone Number
• Email

Falls die Spaltenreihenfolge unterschiedlich ist, stimmen die Formularfragen möglicherweise nicht mit der erwarteten Reihenfolge überein. Um dies zu beheben, ordnen Sie die Fragen in Ihrem Formular so an, dass sie der obigen Reihenfolge entsprechen.

Apps Script einrichten

1. Wechseln Sie in der verknüpften Google Sheet zu Extensions > Apps Script.
2. Der Apps Script-Editor wird geöffnet. Standardmäßig heißt das Skript Untitled project.
3. Klicken Sie oben im Editor auf Untitled project und benennen Sie es in Onboarding Form (Responses) um.
4. Löschen Sie im Apps Script-Editor den vorhandenen Code.
5. Öffnen Sie die Datei googleForm_appScript.js aus dem HR Agent-Paket.
6. Kopieren Sie den gesamten Code aus googleForm_appScript.js und fügen Sie ihn in den Apps Script-Editor ein.
7. Lassen Sie YOUR_ENDPOINT_HERE und YOUR_API_KEY_HERE im eingefügten Code als Platzhalter. Sie werden diese Werte später unter Benutzerdefinierte Jitterbit-API erstellen aktualisieren.
8. Klicken Sie auf Save.

Formularübermittlungs-Trigger einrichten

Konfigurieren Sie das Skript so, dass es automatisch ausgeführt wird, wenn jemand das Formular absendet.

1. Klicken Sie im Apps Script-Editor auf das Symbol Triggers in der linken Seitenleiste.

2. Klicken Sie auf Add Trigger.

3. Konfigurieren Sie die Trigger-Einstellungen:

   • Choose which function to run: Wählen Sie onFormSubmit aus.
   • Select event source: Wählen Sie From spreadsheet aus.
   • Select event type: Wählen Sie On form submit aus.
   • Failure notification settings: Wählen Sie Notify me immediately aus.

4. Klicken Sie auf Save.

Wenn ein Benutzer das Formular absendet, sendet das Skript die Antwort an Ihr HR Agent-Projekt und löst den Vorgang Create ITSM Request API aus.

Formular freigeben

1. Gehen Sie zu Ihren Google Forms unter forms.google.com und öffnen Sie Ihr Onboarding-Formular.

2. Klicken Sie auf Send.

3. Klicken Sie auf das Link-Symbol, um den gemeinsamen Link zu erhalten.

4. Ändern Sie unter Get link die Zugangseinstellung in Anyone with the link.

5. Klicken Sie auf Copy link, um die Formular-URL zu kopieren.

6. Teilen Sie diesen Link mit neuen Mitarbeitern, damit sie auf das Formular zugreifen und es absenden können.

Slack-App erstellen

Führen Sie folgende Schritte aus, um die Slack-Chat-Oberfläche zu erstellen:

1. Erstellen Sie eine Slack-App mithilfe der Slack-App-Manifestdatei (slack_app_manifest.json), die mit den Anpassungsdateien dieses KI-Agenten bereitgestellt wird. Alternativ können Sie die App von Grund auf neu erstellen.

2. Wenn Sie die bereitgestellte Manifestdatei verwenden, ersetzen Sie die folgenden Platzhalter durch Ihre eigenen Konfigurationswerte:

   Platzhalter	Beschreibung
   {{Replace with Slack bot name}}	Der Name, den Ihr Slack-Bot haben soll, wie er den Benutzern angezeigt wird. Ersetzen Sie diesen Wert an zwei Stellen im Manifest.
   {{Replace with Jitterbit API URL}}	Die Service-URL der benutzerdefinierten Jitterbit-API, die Sie unter Create the Slack bot API request handler erstellt haben.

3. Installieren Sie die App in Ihrem Slack-Workspace.

4. Besorgen Sie sich das Bot-Token (für das Feld Bot User OAuth Token der Slack-Verbindung) und geben Sie seinen Wert für die Projektvariable slack.bot.user.token ein.

5. Testen Sie die Slack-Verbindung und stellen Sie das Projekt erneut bereit.

Jitterbit Cloud Datastore vorbereiten

Falls du noch kein Cloud Datastore-Zugangstoken hast, folge der Dokumentation, um eins zu erstellen. Speichere dein Zugangstoken nach der Erstellung. Dieses Token wird in den nächsten Konfigurationsschritten verwendet.

Erstelle einen Schlüsselspeicher in Jitterbit Cloud Datastore mit dem Namen candidate_welcome_emails. Die Felder Key, AlternativeKey und Value sind standardmäßig vorhanden. Füge die benutzerdefinierten Felder mit den Namen und Typen aus der folgenden Tabelle hinzu.

candidate_welcome_emails

Dieser Schlüsselspeicher enthält die Liste der Kandidaten, deren E-Mails und personalisierten Willkommens-E-Mail-Inhalte.

Projektvariablen konfigurieren

Im Studio-Projekt, das du zuvor über den Marketplace installiert hast, musst du Werte für die folgenden Projektvariablen festlegen.

Verwende das Menü des Projekts, um Projektvariablen auszuwählen und die Projektvariablen zu konfigurieren. Damit wird eine Schublade am unteren Rand der Seite geöffnet, wo du die Werte überprüfen und festlegen kannst.

BambooHR

Jira

Confluence

Email

Weitere Informationen zur Verwendung der Variablen findest du in der Dokumentation.

OpenAI

Slack

Sonstiges

Verbindungen testen

Testen Sie die Endpunktkonfigurationen, um die Konnektivität mit den definierten Projektvariablenwerten zu überprüfen.

Um Verbindungen zu testen, gehen Sie zur Registerkarte Projektendpunkte und Konnektoren in der Design-Komponentenpalette, fahren Sie mit der Maus über jeden Endpunkt und klicken Sie auf Testen.

E-Mail-Vorlagen hinzufügen

Im Workflow Common Operations, in der Operation Common Scripts, finden Sie ein Skript namens HTML Email Templates. Dieses Skript enthält alle E-Mail-Vorlagen für das Projekt. Als Referenz sind Jitterbit-Beispielvorlagen enthalten, müssen aber durch die tatsächlichen E-Mail-Vorlagen Ihres Unternehmens ersetzt werden.

Jira Issue-Aktivität aktualisieren

Sie müssen die Jira Issue-Aktivität aktualisieren, um die benutzerdefinierten Felder einzubeziehen, die unter Jira vorbereiten erstellt wurden:

1. Gehen Sie zur Operation ITSM - Create Task in JIRA.
2. Öffnen Sie die Jira Issue-Aktivität.
3. In Schritt 2: Ein Projekt auswählen, klicken Sie auf Aktualisieren und wählen Sie Ihr Projekt aus.
4. In Schritt 3: Ein Objekt auswählen, klicken Sie auf Aktualisieren und wählen Sie Task aus.
5. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig.

Zeitpläne erstellen

Bestimmte Workflows erfordern eine zeitgesteuerte Ausführung. Der KI-Agent verfügt über einen vorkonfigurierten Zeitplan, Daily Schedule, der für tägliche Auslöser eingerichtet ist.

Sie können den vorhandenen Daily Schedule verwenden (dies kann über das Menü Aktionen der Operation unter Einstellungen > Zeitpläne erfolgen) oder einen neuen Zeitplan erstellen. Den folgenden Operationen muss ein Zeitplan zugeordnet sein:

• Controller - Search Offer Signed
• Controller - Search New Hire - Week Before
• Controller - Search Introductions
• Controller - Search Write LI Post
• Controller - Search - Personalized Learning Path
• Controller - Search - Employee Remaining HR Tasks
• Controller - Search - In-progress IT Tickets

Projekt bereitstellen

1. Öffnen Sie den Datastore Calls-Workflow.

2. Suchen Sie die folgenden drei Cloud Datastore-Endpunktaktivitäten:

   • Insert Welcome Email
   • Query Welcome Email
   • Delete Items

3. Klicken Sie auf jede Cloud Datastore-Endpunktaktivität und wählen Sie den Speicher namens candidate_welcome_emailsStudio aus, den Sie im Schritt Jitterbit Cloud Datastore vorbereiten erstellt haben.

4. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig.

5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jede Cloud Datastore-Endpunktaktivität.

6. Stellen Sie das Studio-Projekt bereit.

   Um das Projekt bereitzustellen, verwenden Sie das Menü Aktionen des Projekts, um Bereitstellen auszuwählen.

Benutzerdefinierte Jitterbit-API erstellen

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte API mit API Manager für eines der folgenden:

• Slack Bot-API-Request Handler: Erforderlich, wenn Sie den im Design dieses KI-Agenten enthaltenen Slack-Benachrichtigungen verwenden.

• Google Form-API-Request Handler: Erforderlich, wenn Sie das im Design dieses KI-Agenten enthaltene Google-Formular verwenden.

Slack Bot-API-Request Handler erstellen

Diese benutzerdefinierte Jitterbit-API löst die Operation PlatformBot | Inbound Event aus. Konfigurieren und veröffentlichen Sie die benutzerdefinierte API mit den folgenden Einstellungen:

• API Service: HR Agent - PlatformBot | Inbound Event
• Path: /
• Project: Wählen Sie das aus dem Jitterbit HR Agent im Marketplace erstellte Studio-Projekt aus
• Operation To Trigger: PlatformBot | Inbound Event
• Method: POST
• Response Type: System Variable

Behalten Sie die Service-URL der veröffentlichten API zur Verwendung beim Erstellen der Slack-App bei. Die Service-URL finden Sie in der API-Detailschublade auf der Registerkarte Services, indem Sie auf die Spalte Aktionen des Service zeigen und auf API-Service-URL kopieren klicken.

Google Form API Request Handler erstellen

Dieser benutzerdefinierte Jitterbit API triggert die Operation Create ITSM Request API. Konfigurieren und veröffentlichen Sie die benutzerdefinierte API mit den folgenden Einstellungen:

• Servicename: HR Agent - Create ITSM Request API
• Projekt: Wählen Sie das Studio-Projekt aus, das aus dem Jitterbit HR Agent im Marketplace erstellt wurde
• Operation: Create ITSM Request API
• Methode: POST
• Antworttyp: System Variable
• Sicherheitsprofil: Neues Profil erstellen
  • Profilname: HR Agent
  • Umgebung: Wählen Sie die Umgebung aus, in der das Jitterbit HR Agent-Projekt bereitgestellt ist
  • Typ: API Key
  • Schlüssel: X-APIKey
  • Wert: Sie erhalten einen eindeutigen Schlüssel. Kopieren Sie diesen Wert vorerst. Dies ist erforderlich, um die Google Form-Konfiguration abzuschließen.
  • Klicken Sie auf Save (Speichern).

Stellen Sie sicher, dass das Sicherheitsprofil der API-Konfiguration zugewiesen wird und speichern Sie es. Behalten Sie die Service-URL der veröffentlichten API für die Verwendung im Google Form. Die Service-URL finden Sie im API-Details-Bereich auf der Registerkarte Services (Dienste). Um die URL zu kopieren, halten Sie den Mauszeiger über die Spalte Actions (Aktionen) des Service und klicken Sie auf Copy API service URL (API Service-URL kopieren). Nachdem Sie sowohl den API-Schlüssel als auch die Service-URL haben, schließen Sie die Google Form-Konfiguration des App-Skripts ab. Stellen Sie sicher, dass Sie das App-Skript speichern, nachdem Sie die Service-URL und den API-Schlüssel hinzugefügt haben.

Projekt-Workflows überprüfen

Überprüfen Sie im offenen Studio-Projekt die Workflows zusammen mit den folgenden Beschreibungen, um zu verstehen, was sie bewirken. Verwenden Sie die Zusammenfassungstabelle unten, um zu identifizieren, welche Workflows konfiguriert werden müssen und wie sie ausgelöst werden.

Core-Infrastructure-Workflows

Diese Workflows stellen grundlegende Operationen bereit, die im gesamten Projekt verwendet werden.

Allgemeine Operationen

Dieser Workflow enthält allgemeine Skripte für das Projekt. Sie müssen das Skript HTML Email Templates aktualisieren, um es an die E-Mail-Vorlagen Ihres Unternehmens anzupassen, während Sie sicherstellen, dass alle vorhandenen Variablen in den Vorlagen unverändert bleiben oder nach Bedarf geändert werden.

HR-Aufrufe

Dieser Workflow zentralisiert grundlegende HR-Operationen für das Projekt. Diese grundlegenden HR-Operationen werden in nachfolgenden einzelnen Workflows verwendet, wobei alle Antworten standardisiert und auf allgemeine Schemas abgebildet werden.

Plattform-Aufrufe

Dieser Workflow konsolidiert die grundlegenden Operationen für die gewählte Kommunikationsplattform (beispielsweise Slack). Diese standardisierten Plattformoperationen werden von nachfolgenden Workflows verwendet. Eine wichtige Funktion besteht darin, wesentliche Werte in Variablen zu erfassen oder Operationsantworten in nachgelagerte Workflows zu verschieben, um sie in allgemeine Schemas zu standardisieren und einheitlich zu nutzen.

ITS-Aufrufe

Dieser Workflow konsolidiert die grundlegenden Operationen für die gewählte IT-Service-Plattform (beispielsweise Jira). Diese standardisierten IT-Service-Operationen werden von nachfolgenden Workflows verwendet. Eine wichtige Funktion besteht darin, wesentliche Werte in Variablen zu erfassen oder Operationsantworten in nachgelagerte Workflows zu verschieben, um sie in allgemeine Schemas zu standardisieren und einheitlich zu nutzen.

E-Mails

Dieser Workflow verwaltet die erforderlichen E-Mail-Kommunikationen des Projekts und wird häufig während des gesamten Projektlebenszyklus verwendet.

Datastore-Aufrufe

Dieser Workflow verwaltet personalisierte Willkommens-E-Mails durch folgende Aktionen:

• Speichert sie in einer Datenbank mit eindeutigen Schlüsseln.
• Ruft sie bei Bedarf für das Projekt durch eine Abfrage ab.
• Löscht den Datensatz, sobald er nicht mehr erforderlich ist.

Kommunikationsplattform-Bot

Dieser Workflow verwaltet eingehende Slack-Bot-Anfragen. Er wird jedes Mal ausgelöst, wenn ein Benutzer über eine benutzerdefinierte Jitterbit-API mit der Slack-Bot-Chat-Oberfläche interagiert. Die Konfiguration der benutzerdefinierten Jitterbit-API wird unter Benutzerdefinierte Jitterbit-API erstellen später auf dieser Seite beschrieben.

OpenAI-Workflows

Diese Workflows integrieren sich mit OpenAI, um intelligente Automatisierung und Chatbot-Funktionalität bereitzustellen.

OpenAI - Function Calling

Dieser Workflow dient als zentralisierter Function-Calling-Mechanismus für das LLM und verarbeitet Anfragen, die von geplanten Workflows (wie Pre Onboarding | Offer Signed) eingeleitet werden. Seine Hauptaufgabe besteht darin, basierend auf den dem LLM zur Verfügung gestellten Benutzereingaben zu bestimmen, welches Tool ausgeführt werden soll. Er ist so konzipiert, dass er durch Aktionen ausgelöst wird, die außerhalb der Kommunikationsplattform oder des Chatbots stammen.

OpenAI - Code Interpreter

Dieser Workflow führt eine bedarfsgerechte Analyse von CSV-Dokumenten durch, um spezifische Übereinstimmungsergebnisse für verschiedene Anwendungsfälle zu identifizieren. Beispielsweise bestimmt er, welche Anwendungen basierend auf der Abteilung des neuen Mitarbeiters Zugriff erhalten sollten.

OpenAI - PDF Analysis

Dieser Workflow analysiert PDF-Lebensläufe, um deren Inhalte zusammenzufassen, damit das LLM personalisierte Willkommens-E-Mails generieren kann.

OpenAI - AskHR Router

Dieser Workflow dient als Vermittlungspunkt innerhalb der gesamten Verwendung des AskHR-Chatbots und verwaltet die Umformulierung von Dialogen, die Zusammenfassung von Inhalten und die Zusammensetzung von Antworten.

OpenAI - AskHR Function Calling

Dieser Workflow dient als zentralisierter Function-Calling-Mechanismus für das LLM und verarbeitet Anfragen, die von Benutzern über den AskHR-Chatbot eingeleitet werden. Seine Hauptaufgabe besteht darin, basierend auf den Benutzernachrichten zu bestimmen, welches Tool ausgeführt werden soll. Er ist so konzipiert, dass er durch Aktionen ausgelöst wird, die von der Kommunikationsplattform oder dem Chatbot stammen.

AskHR - After Tool

Dieses Workflow-Muster leitet eine Abfolge von Aktionen ein, nachdem der AskHR-Funktionsaufrufs-Workflow ein Tool auswählt. Es existieren mehrere Instanzen dieses Workflows mit unterschiedlichen Tool-Namen (beispielsweise AskHR | After Tool | Start - null_tool). Die null_tool-Variante signalisiert, dass das LLM die Chatbot-Anfrage des Benutzers als nicht geeignet für eines der derzeit verfügbaren Tools bestimmt hat.

Pre-Boarding-Workflows

Diese Workflows automatisieren Aufgaben vor dem ersten Tag des neuen Mitarbeiters.

Pre Onboarding - Offer Signed

Dieser Workflow prüft regelmäßig auf Kandidaten, die ein Angebot unterzeichnet haben, und führt folgende Aktionen aus:

• Identifiziert Kandidaten, die Angebote akzeptiert haben.
• Sendet Warnmeldungen an interne Teams.
• Erstellt eine Willkommens-E-Mail mit einem Onboarding-Formular für den Kandidaten.
• Sendet die Willkommens-E-Mail an den zukünftigen Manager des Kandidaten zusammen mit einer Slack-Nachricht zur abschließenden Genehmigung.

Weitere Informationen zum Einrichten des Zeitplans finden Sie im Abschnitt Zeitpläne erstellen.

Pre Onboarding - Week Before Documents

Dieser Workflow wird nach Zeitplan ausgeführt, um Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum (erster Arbeitstag) für die folgende Woche geplant ist. Nach der Identifikation führt er automatisch folgende Aktionen aus:

• Benachrichtigt die zuständigen Manager-, IT- und HR-Teams.
• Sendet eine E-Mail mit wesentlichen Onboarding-Dokumenten, wie Informationen zur Unternehmenskultur und Arbeitnehmerleistungen.

Pre Onboarding - ITSM Request

Dieser Workflow wird von einer benutzerdefinierten Jitterbit-API ausgelöst, sobald ein neuer Mitarbeiter ein Formular einreicht. Er führt folgende Aktionen aus:

• Analysiert die Position des neuen Mitarbeiters anhand mehrerer CSV-Dokumente.
• Erstellt ein IT-Ticket für den Onboarding-Prozess.
• Benachrichtigt HR- und IT-Teams per E-Mail und Kommunikationsplattform (beispielsweise Slack).

Die Konfiguration der benutzerdefinierten Jitterbit-API wird später auf dieser Seite unter Erstellen der benutzerdefinierten Jitterbit-API beschrieben.

Erste-Tag-Workflows

Diese Workflows werden nach Zeitplan ausgeführt, um automatisch Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum (erster Arbeitstag) heute ist, und führen dann spezifische Aktionen wie nachfolgend beschrieben aus.

First Day - Introductions

Dieser Workflow führt folgende Aktionen aus:

• Sendet Warnmeldungen an den Manager des neuen Mitarbeiters.
• Erstellt eine Einführungs-E-Mail mit wesentlichen Informationen zum ersten Tag und Unternehmenslinks.

First Day - Write LI Post

Dieser Workflow sendet eine E-Mail mit einem LinkedIn-Beitrag, der auf dem Profil des neuen Mitarbeiters geteilt werden kann.

Erste-Woche-Workflows

Dieser Workflow unterstützt neue Mitarbeiter während ihrer ersten Woche.

First Week - Personalized Learning Path

Dieser Workflow wird nach Zeitplan ausgeführt, um Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum heute ist, und führt folgende Aktionen aus:

• Führt CSV-Analyse durch, um ihre Positionen mit relevanten Schulungskursen abzugleichen.
• Erstellt und sendet eine personalisierte E-Mail mit Anleitung zu erforderlichen Schulungen.

Laufende Betriebs-Workflows

Diese Workflows verwalten kontinuierliche HR- und IT-Vorgänge während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.

General - Employee Remaining HR Tasks

Dieser Workflow wird nach Zeitplan ausgeführt, um Erinnerungen für ausstehende HR-Aufgaben zu automatisieren. Er führt folgende Aktionen aus:

• Prüft auf Mitarbeiter mit unvollständigen Aufgaben innerhalb eines 90-Tage-Zeitfensters.
• Erstellt separate E-Mails für den Mitarbeiter und das HR-Team mit Details zu den spezifischen Aufgaben, die jede Partei abschließen muss.

First Week - In-progress IT Tickets

Dieser Workflow wird nach Zeitplan ausgeführt, um ausstehende IT-Service-Onboarding-Aufgaben für neue Mitarbeiter proaktiv zu verwalten. Er führt folgende Aktionen aus:

• Scannt auf Mitarbeiter, die sich in ihrer ersten Woche befinden und noch unvollständige IT-Service-Tickets haben.
• Benachrichtigt IT und HR mit separaten Warnmeldungen, wenn das IT-Service-Ticket eines neuen Mitarbeiters noch nicht abgeschlossen ist.
• Sendet eine direkte Nachricht an den Mitarbeiter und bietet Unterstützung an, um sicherzustellen, dass er die notwendige IT-Unterstützung erhält.

Projekt-Workflows auslösen

Bereiten Sie Ihre Testdatensätze vor und führen Sie die folgenden Operationen aus, um die Workflows zu testen. Eine Operation lässt sich mit der Option Run ausführen. Diese Option wird angezeigt, wenn Sie die Maus über die Operation bewegen:

• Controller - Search Offer Signed
• Controller - Search New Hire - Week Before
• Controller - Search Introductions
• Controller - Search Write LI Post
• Controller - Search - Personalized Learning Path
• Controller - Search - Employee Remaining HR Tasks
• Controller - Search - In-progress IT Tickets

Die zwei anderen Haupt-Workflows werden durch benutzerdefinierte Jitterbit-APIs ausgelöst:

• PlatformBot | Inbound Event: Slack löst diesen Workflow über die benutzerdefinierte API HR Agent - PlatformBot | Inbound Event aus. Durch das Senden einer direkten Nachricht an die Slack-App wird der API-Trigger aktiviert.
• Create ITSM Request API: Google Forms löst diesen Workflow über die benutzerdefinierte API HR Agent - Create ITSM Request API aus. Durch das Senden eines Beispielformulars wird der API-Trigger aktiviert.

Alle anderen Workflows werden durch andere Operationen ausgelöst und sind nachgelagert von den oben aufgeführten Workflows. Diese sollten nicht eigenständig ausgeführt werden.

Fehlerbehebung

Wenn Probleme auftreten, überprüfen Sie die folgenden Protokolle für detaillierte Informationen zur Fehlerbehebung:

• API-Protokolle
• Operationsprotokolle

Für weitere Unterstützung wenden Sie sich an den Jitterbit-Support.

Verschiedene Endpoint-Nutzung

Wenn Sie den in der Vorlage verwendeten Endpoint ändern, müssen Sie mehrere Projektkomponenten ändern. In diesem Abschnitt werden die erforderlichen Aktualisierungen für jeden Workflow beschrieben, der den Endpoint verwendet.

HRIS-Plattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine HR-Plattform verwendet, die nicht BambooHR ist, verwenden Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt anzupassen.

Der Workflow HR Calls enthält alle Operationen, die Daten aus HR-Plattformen extrahieren. Da jede HR-Plattform eigene API-Dokumentationen und -Funktionen hat, unterscheiden sich die Schritte zum Abrufen von Informationen je nach HR-Plattform.

Signierte Angebote erkennen und verarbeiten

Die folgenden Operationen erkennen Kandidaten, die Angebote signiert haben, und lösen den Workflow zur Angebotsverarbeitung aus:

• Get Applicant Status: Ruft den aktuellen Status von Bewerbern ab.
• Get Applicant Status - Prep for Details: Bereitet Bewerberdaten für den detaillierten Abruf vor.
• Get Applicant Details: Ruft detaillierte Informationen zu Bewerbern ab.

Diese Operationen werden auf dem Controller Controller - Search Offer Signed ausgeführt. Wenn die Operationen einen Kandidaten mit signiertem Angebotsstatus erkennen, lösen Sie die Operation Start - Single Offer aus, um den Workflow zu verarbeiten.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Operation Start - Single Offer zu konfigurieren:

1. Öffnen Sie die Transformation Offer Signed Data to Common Model Employee Schema.
2. Aktualisieren Sie das Quellschema.
3. Schließen Sie die Feldzuordnungen ab, um die erforderlichen Variablen zuzuweisen (beispielsweise offerSigned_manager).

Wenn Sie neue Operationen für Ihre HR-Plattformanforderungen erstellen, fügen Sie diese zum Controller Controller - Search Offer Signed hinzu.

Benutzerdefinierte Berichte von Ihrer HR-Plattform abrufen

Die Operation GET Custom Report by ID dient zwei Zwecken:

1. Eine Liste von Mitarbeitern abrufen.
2. Verbleibende HR-Aufgaben abrufen.

Nachdem die Operation die Berichtsdaten abruft, ruft der Agent eine nachfolgende Operation auf, die die Quelldaten einem gemeinsamen Schema (common_schema_employeeInfo) zuordnet und Variablen zuweist, die der Workflow benötigt.

Die folgenden Workflows verwenden diese Operation:

Für jeden Workflow öffnen Sie die Transformation der Verarbeitungsoperation und führen die folgenden Schritte aus:

1. Aktualisieren Sie das Quellschema, um es mit Ihrer HR-Plattform abzustimmen.
2. Vervollständigen Sie die Feldzuordnungen, um die erforderlichen Variablen zuzuweisen.

Mitarbeiterdaten nach ID abrufen

Die Operation Get Employee by Id ruft Daten für einen einzelnen Mitarbeiter von Ihrer HR-Plattform ab. Die Operation Get Employee Details by Id ordnet die Quelldaten dem gemeinsamen Schema (common_schema_employeeInfo) zu.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Operationen zu konfigurieren:

1. Aktualisieren Sie die Operation Get Employee by Id mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform.
2. Öffnen Sie die Transformation Get Employee Details by Id, um das Quellschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen zur Zuweisung der erforderlichen Variablen zu vervollständigen.

Dateien von Ihrer HR-Plattform herunterladen

Die folgenden Operationen laden Dateien von Ihrer HR-Plattform herunter:

• Get List of Files: Ruft eine Liste von Ordnern ab.
• Get List of Files - Filter for Folders v2: Filtert die Ordnerliste, um den richtigen Ordner zu identifizieren.
• Get List of Files - Filter & Download Single File: Lädt eine einzelne Datei aus einem Ordner herunter.
• Get List of Files - Download All Files: Lädt alle Dateien aus einem Ordner herunter.
• Get List of Files - Download File v2: Verarbeitet den Dateidownload über die API.

Konfigurieren Sie Get List of Files

1. Aktualisieren Sie die Operation mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform, um eine Liste von Ordnern abzurufen.
2. Aktualisieren Sie in den BambooHR Variableneinstellungen die Variablen, die mit bamboo.folder beginnen. Diese Variablen identifizieren den richtigen Ordner für jeden Workflow.
3. Öffnen Sie die Transformation Get List of Files - Filter for Folders v2, um das Quellschema zu aktualisieren.
4. Vervollständigen Sie die Transformationszuordnungen nach den Kommentaren im Zielschema.

Konfigurieren Sie Get List of Files - Filter & Download Single File

Aktualisieren Sie in den BambooHR Variableneinstellungen die Variablen, die mit bamboo.folder.file beginnen. Diese Variablen identifizieren die richtige Datei für jeden Workflow, wenn Sie eine einzelne Datei aus einem Ordner herunterladen.

Konfigurieren Sie Get List of Files - Download All Files

Diese Operation lädt alle Dateien aus dem gefilterten Ordner herunter. Die Operation wird hauptsächlich im Workflow Pre Onboarding | Week before documents verwendet, um Onboarding-Dokumente zu versenden. Weitere Informationen finden Sie unter Review project workflows.

Konfigurieren Sie Get List of Files - Download File v2

Diese Operation ist sowohl mit Get List of Files - Filter & Download Single File als auch mit Get List of Files - Download All Files als nächster Schritt verknüpft. Aktualisieren Sie die Operation mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform, um den Dateidownload zu verarbeiten.

Abwesenheitsdaten von Mitarbeitern abrufen

Die Operation Get a list of Who's Out wird in AskHR-Workflows verwendet, um Benutzerfragen wie „Wer ist morgen abwesend?" zu beantworten.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Operation zu konfigurieren:

1. Aktualisieren Sie die Operation, um den API-Endpunkt Ihrer HR-Plattform aufzurufen, der Abwesenheitsdaten abruft.

2. Verwenden Sie die folgenden Variablen, um den Datumsbereich in Ihrer HTTP-Anfrage zu filtern:

   • $llm_response_start_date: Das Startdatum, das das LLM auf Grundlage der Benutzeranfrage auf einer Kommunikationsplattform wie Slack generiert.

   • $llm_response_end_date: Das Enddatum, das das LLM auf Grundlage der Benutzeranfrage auf einer Kommunikationsplattform wie Slack generiert.

ITSM-Plattformen

Falls Ihr Unternehmen eine andere IT Service Management (ITSM)-Plattform als Jira nutzt, verwenden Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu ändern.

IT-Onboarding-Tickets erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Operationen für eine andere ITSM-Plattform zu konfigurieren:

1. Aktualisieren Sie die Operation ITSM - Create Task in JIRA, um den API-Endpunkt Ihrer ITSM-Plattform zu verwenden.

2. (Optional.) Erwägen Sie die Verwendung dieser gemeinsamen Variablen in der Operation, um Konsistenz zu gewährleisten:

3. $it_laptopChoice_list: Die Laptop-Auswahl des neuen Mitarbeiters.

4. $it_application_list: Die Liste der bereitzustellenden Anwendungen.
5. $it_gSuite_list: Die Liste der bereitzustellenden Google Workspace-Dienste.
6. $newHire_department: Die Abteilung des neuen Mitarbeiters.

7. $newHire_region: Die Region des neuen Mitarbeiters.

8. Stellen Sie sicher, dass der Vorgang die Variable $newHire_itTicket mit der IT-Ticket-URL aus der API-Antwort füllt.

IT-Tickets in Bearbeitung abrufen

Der Vorgang Search ITSM Issue ruft IT-Onboarding-Tickets in Bearbeitung ab. Dieser Vorgang wird als Teil des Workflows First Week | In-progress IT Tickets ausgeführt.

Um diesen Vorgang für eine andere ITSM-Plattform zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aktualisieren Sie den Vorgang Search ITSM Issue, um den API-Endpunkt Ihrer ITSM-Plattform zum Abrufen von IT-Onboarding-Tickets in Bearbeitung zu verwenden.
2. Öffnen Sie die Transformation GET IT Newhire In-progress tickets - to Common Model IT Ticket Schema, um das Quellschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen abzuschließen.

Wissensmanagementioplattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Wissensmanagementioplattform als Confluence nutzt, verwenden Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu ändern.

IT-Onboarding-Inhalte abrufen

Der Vorgang AskHr - Get IT Onboarding Content ruft Inhalte von Ihrer IT-Onboarding-Dokumentationsseite ab. Der KI-Agent verwendet diese Inhalte, um IT-bezogene Fragen im Slack-Bot zu beantworten. Dieser Vorgang verwendet die Projektvariable confluence.base.url.

Um diesen Vorgang für eine andere Wissensmanagementioplattform zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. (Optional) Fügen Sie im Abschnitt Projektvariablen eine Variable für die Basis-URL Ihrer Plattform hinzu.

2. Aktualisieren Sie den Vorgang AskHr - Get IT Onboarding Content, um den API-Endpunkt Ihrer Plattform zu verwenden.

3. Aktualisieren Sie die Transformation des Vorgangs so, dass sie dem Antwortschemata Ihrer Plattform entspricht.

4. Stellen Sie sicher, dass der Vorgang die Variable $it_onboarding_content mit dem abgerufenen Inhalt füllt. Der KI-Agent verwendet diese Variable in einer LLM-Aufforderung, um Benutzerfragen im Slack-Bot zu beantworten.

CSV-Vorlagen

CSV-Vorlagen sind eine Kernkomponente dieses Projekts. Mit den Vorlagen werden Workflows ermöglicht, die Dateien analysieren und benutzerdefinierte E-Mails sowie IT-Tickets generieren. Obwohl Sie die Daten in diesen Vorlagen für Ihr Unternehmen anpassen können, müssen Sie die zugehörigen Aufforderungen aktualisieren, wenn Sie die Vorlagenstruktur ändern.

Die folgenden Vorgänge enthalten Aufforderungen, die für bestimmte CSV-Vorlagendateien ausgelegt sind:

Wenn Sie die Struktur einer CSV-Vorlagendatei ändern, aktualisieren Sie die entsprechende Aufforderung des Vorgangs, damit sie der neuen Struktur entspricht.

Formularübermittlungsplattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Formularübermittlungsplattform als Google Forms nutzt, verwenden Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu ändern.

Der KI-Agent verwendet ein Formular, um Informationen zum Starten des Workflows ITS Calls zu erfassen.

Um den KI-Agent für die Verwendung einer anderen Formularplattform zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Konfigurieren Sie Ihr Formular so, dass es Benutzerdaten an den benutzerdefinierten Jitterbit-API sendet.

2. Öffnen Sie die Transformation Form Response to Common Employee Schema, um das Quellschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen abzuschließen.

Datenspeicherplattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Datenspeicherplattform als Cloud Datastore nutzt, verwenden Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt anzupassen.

Der KI-Agent nutzt Cloud Datastore, um entworfene Willkommensmails und E-Mail-Adressen von Kandidaten zu speichern. Der Datenspeicher ermöglicht das Einfügen, Abfragen und Löschen von Datensätzen. Sie benötigen die gespeicherte E-Mail-Adresse des Kandidaten, um die Willkommensmail nach der Genehmigung durch den Manager zu versenden.

Um den KI-Agent für die Verwendung einer anderen Datenspeicherplattform zu konfigurieren, aktualisieren Sie die folgenden Operationen:

Willkommensmail-Daten speichern

Die Operation Datastore | Insert Welcome Email fügt die folgenden Daten in den Datenspeicher ein:

Willkommensmail-Daten löschen

Die Operation Datastore | Delete Welcome Email entfernt Datensätze, nachdem die Mail an den Kandidaten versendet wurde oder wenn der Manager die entworfene Mail ablehnt.

Konfigurieren Sie die Operation so, dass sie die interne Datensatz-ID aus der Variable $dataStore_item_id akzeptiert. Die Operation enthält Protokollierungsanweisungen zur Verfolgung des Löschvorgangs:

WriteToOperationLog("------------------------------");
WriteToOperationLog("Deleting Key: WE-" + $dataStore_Key + " With itemID: " + $dataStore_item_id);
WriteToOperationLog("------------------------------");
$dataStore_item_id

Die Abfrageoperation ruft den Wert $dataStore_item_id ab, der den zu löschenden Datensatz identifiziert.

Kommunikationsplattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Kommunikationsplattform als Slack nutzt, verwenden Sie die Anleitung in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt anzupassen.

Der KI-Agent nutzt Slack für IT-, HR- und Manager-Benachrichtigungen sowie für alle Benutzerinteraktionen.

Inbound-Event-Handler konfigurieren

Konfigurieren Sie Ihre Kommunikationsplattform so, dass Benutzeranfrage-Events an die benutzerdefinierte Jitterbit-API gesendet werden. Die Operation PlatformBot | Inbound Event empfängt diese Events und löst die Abfolge von Operationen aus, die Benutzernachrichten verarbeiten.

Projektvariablen aktualisieren

Aktualisieren Sie die folgenden Projektvariablen, um sie mit Ihrer Kommunikationsplattform abzustimmen:

Plattformnachrichten validieren

Die Operation Validate Platform Message überprüft, dass eingehende Nachrichten von einem Endbenutzer und nicht vom Bot selbst stammen, und extrahiert Variablen für die anschließende Verwendung.

Konfigurieren Sie Ihren Operation, um die folgenden Variablen zu füllen:

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation, um sie an die API Ihrer Kommunikationsplattform anzupassen.

Benachrichtigungsmeldungen senden

Der Operation Post Notification Message to Channel sendet Nachrichten oder Antworten an Kanäle der Plattform.

Konfigurieren Sie Ihren Operation, um die folgenden Variablen zu verwenden:

Wenn $platform_thread_ts einen Wert enthält (größer als 0), sendet der Operation die Antwort an diesen Thread. Andernfalls sendet der Operation eine neue Nachricht an den Kanal. Konfigurieren Sie diese Logik in Ihrem Transformations-Mapping:

if($platform_thread_ts > 0, $platform_thread_ts)

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation, um sie an die API Ihrer Kommunikationsplattform anzupassen.

Gesprächsverlauf abrufen

Der Operation Conversation History ruft die letzten fünf Nachrichten aus dem Gesprächsverlauf ab und ordnet die Nachrichten dem gemeinsamen Zielschema common_conversation_history_schema.json zu.

Das Zielschema enthält einen thread_latest_reply-Knoten, der die neueste Antwort in einem Thread darstellt. Dieser Knoten wird mit Variablen aus dem Operation Validate Platform Message gefüllt.

Aktualisieren Sie das Quellschema der Transformation, um es an die API Ihrer Kommunikationsplattform anzupassen.

Tippt-Indikator senden

Der Operation Post Typing to Channel sendet einen Tipp-Indikator an den Kanal.

Konfigurieren Sie Ihren Operation, um die folgenden Variablen zu verwenden:

Wenn $platform_thread_ts einen Wert enthält, sendet der Operation den Tipp-Indikator an diesen Thread. Andernfalls sendet der Operation den Indikator an den Kanal. Konfigurieren Sie diese Logik in Ihrem Transformations-Mapping:

if(Length($platform_thread_ts) > 0, $platform_thread_ts, unmap());

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation, um sie an die API Ihrer Kommunikationsplattform anzupassen.

Tippindikator löschen

Die Delete Message-Operation entfernt den Tippindikator aus dem Kanal, nachdem der Bot seine Antwort sendet.

Konfigurieren Sie Ihren Vorgang so, dass er die folgenden Variablen verwendet:

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation so, dass sie der API Ihrer Kommunikationsplattform entsprechen.

Benutzer-E-Mail nach Benutzer-ID abrufen

Die Get User Email by UserId-Operation ruft die E-Mail-Adresse eines Benutzers anhand seiner Benutzer-ID ab.

Konfigurieren Sie Ihren Vorgang so, dass er die folgenden Variablen verwendet:

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation so, dass sie der API Ihrer Kommunikationsplattform entsprechen.

Benutzerinformationen nach Name abrufen

Die Get UserID & Email by Name and Surname-Operation ruft die E-Mail-Adresse und Benutzer-ID eines Benutzers anhand seines vollständigen Namens ab.

Konfigurieren Sie Ihren Vorgang so, dass er die folgenden Variablen verwendet:

• Request-Schema

  Variable	Beschreibung
  $slack.bot.user.token	Authentifizierungstoken

• Response-Schema

  Der Vorgang füllt die folgenden Variablen:

  Variable	Beschreibung
  $platform_email	E-Mail-Adresse des Benutzers
  $platform_userID	Benutzer-ID

Der Vorgang vergleicht den vollständigen Namen des Benutzers von Ihrer Plattform mit entweder $llm_response_manager_full_name oder $newHire_fullName, um den richtigen Benutzer zu finden. Aktualisieren Sie diese Logik so, dass sie der Benutzerdatenstruktur Ihrer Plattform entspricht:

pass = false;
real_name = json$get_response$item.members$item.profile$real_name$;
if($llm_response_manager_full_name == real_name || $newHire_fullName == real_name,
  pass = true;
  WriteToOperationLog("We found a matching slack user for: " + $llm_response_manager_full_name + " " + $newHire_fullName);
);
//pass = true;
Pass

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemas der Transformation so, dass sie der API Ihrer Kommunikationsplattform entsprechen.