Jitterbit HR Agent

Übersicht

Der Jitterbit HR Agent (HR Agent) ist ein KI-Agent, der über den Jitterbit Marketplace bereitgestellt wird und darauf ausgelegt ist, das interne HR-Team Ihrer Organisation zu unterstützen. Dieser Agent verwendet die Technik der Retrieval-Augmented Generation (RAG), die das Denken von LLM mit dem Zugriff auf externe Tools und Datenquellen kombiniert. Der KI-Agent führt die folgenden Funktionen aus:

• Stellt eine Verbindung zu BambooHR oder anderen Human Resources Information Systems (HRIS) her, um Echtzeit-Onboarding-Daten für neue Mitarbeiter über Jitterbit Studio abzurufen.

• Stellt eine Verbindung zu Jira (oder anderen Service- und Arbeitsmanagementlösungen) her, um Anfragen zu initiieren und zu verfolgen.

• Integriert sich mit dem OpenAI Large Language Model (LLM), um einen intelligenten HR KI-Assistenten zu betreiben, auf den Sie über eine benutzerdefinierte API zugreifen, die mit Jitterbit API Manager erstellt wurde.

Dieses Dokument erklärt, wie man den KI-Agenten einrichtet und betreibt. Zunächst werden die Architektur und die Voraussetzungen behandelt, gefolgt von Beispielaufforderungen, um zu zeigen, was der Agent leisten kann, und schließlich werden Schritte zur Installation, Konfiguration und Betrieb des Agenten bereitgestellt.

Architektur des KI-Agenten

Die folgenden Diagramme zeigen die Architektur, die im HR Agent implementiert ist.

Pre-Boarding (Vor dem ersten Tag)

Onboarding am ersten Tag

Erste Wochen und Schulung

Allgemeine Nutzung

Voraussetzungen

Um den HR Agenten zu nutzen, benötigen Sie die folgenden Komponenten.

Harmony-Komponenten

Sie müssen über eine Jitterbit Harmony-Lizenz mit Zugriff auf die folgenden Komponenten verfügen:

• Jitterbit Studio
• Jitterbit API Manager
• Jitterbit HR Agent, der als Lizenz-Add-On erworben wurde
• Jitterbit Cloud Datastore (optional)

OpenAI

Sie müssen über ein OpenAI-Abonnement verfügen, um die folgenden Ressourcen zu erstellen und zu verwalten:

• OpenAI API-Schlüssel. Weitere Informationen finden Sie in der OpenAI-Anleitung.

Unterstützte Endpunkte

Das Design des KI-Agenten umfasst die folgenden Endpunkte. Sie können andere Systeme integrieren, indem Sie die Endpunktkonfigurationen und Workflows des Projekts anpassen.

Human Resources Information System (HRIS)

Der KI-Agent verwendet BambooHR als Quelle für Mitarbeiterdaten, einschließlich erforderlicher Aufgaben, Dokumente und Stelleninformationen.

Service-Management

Der KI-Agent verwendet Jira als System für Service- und Arbeitsmanagement zur Erstellung von Tickets.

Dokumentation

Der KI-Agent verwendet Confluence als Quelle für IT-Dokumentation.

Chat-Schnittstelle

Das Design des KI-Agenten umfasst Slack als Chat-Schnittstelle zur Interaktion mit dem KI-Agenten.

Wenn Sie eine andere Anwendung als Chat-Schnittstelle verwenden möchten, enthält dieser KI-Agent einen separaten Workflow und Anweisungen für eine generische API-Einrichtung.

Kernfunktionen

Wenn Sie den HR-Agenten mit den entsprechenden Endpunkten verbinden, bietet er die folgenden Kernfunktionen.

Mitarbeiter-Vorbereitung

• Benachrichtigt das Einstellungsteam über ein akzeptiertes Angebot.
• Erstellt eine Willkommens-Email und fordert die Genehmigung an, um sie an den neuen Mitarbeiter zu senden.
• Benachrichtigt den neuen Mitarbeiter über erforderliche Aufgaben und zugewiesene Unterlagen basierend auf dem lokalen Recht und den Vorschriften des Wohnsitzlandes des Kandidaten.
• Erstellt ein Ticket für die IT-Einarbeitung, das die erforderliche Ausrüstung, Anwendungen und Email-Gruppen angibt.

Einarbeitung am ersten Tag

• Bietet eine Einführung beim Manager, im Team und bei anderen nützlichen Kontakten in der Organisation.
• Verfolgt ausstehende Aufgaben für den neuen Mitarbeiter, HR- und IT-Teams und bietet Updates, wenn Aufgaben abgeschlossen sind.
• Bietet Unterstützung an, wenn Einarbeitungsschritte nach einem bestimmten Zeitraum unvollständig bleiben.
• Stellt eine dedizierte Chat-Schnittstelle für neue Mitarbeiter zur Verfügung, um Fragen zur Einarbeitung zu stellen und Unterstützung anzufordern. Der KI-Agent kann im Namen des Benutzers IT-Service-Tickets einreichen.

Erste Wochen und Schulung

• Bietet einen personalisierten Lernpfad basierend auf der Berufsrolle.

Beispielaufforderungen

Die folgenden sind Beispielaufforderungen, die der HR-Agent mit Zugriff auf die entsprechenden Daten bearbeiten kann.

HR-bezogene Fragen

• "Wer ist mein Vorgesetzter?"
• "Wer ist nächste Woche nicht da?"
• "Wer war letzte Woche nicht da?"
• "Wer ist morgen nicht da?"
• "Ist [Name einfügen] heute nicht da?"

IT-Service-bezogene Fragen

• "Wie setze ich mein Passwort zurück?"
• "Ich benötige Hilfe bei der Einrichtung meines Computers."
• "Können Sie mir helfen, mein Email-Konto einzurichten?"
• "Meine Maus ist kaputt. Was soll ich tun?"
• "Mein Laptop lädt nicht. Was soll ich tun?"
• "Ich brauche eine neue Maus. Können Sie ein Ticket für mich erstellen?"

Installation, Konfiguration und Betrieb

Befolgen Sie diese Schritte, um diesen KI-Agenten zu installieren, zu konfigurieren und zu betreiben:

1. Laden Sie Anpassungen herunter und installieren Sie das Studio-Projekt.
2. Überprüfen Sie die Projekt-Workflows.
3. Bereiten Sie BambooHR vor.
4. Erstellen Sie ein Google-Formular.
5. Bereiten Sie den Jitterbit Cloud Datastore vor.
6. Konfigurieren Sie die Projektvariablen.
7. Testen Sie die Verbindungen.
8. Fügen Sie Email-Vorlagen hinzu.
9. Erstellen Sie Zeitpläne.
10. Stellen Sie das Projekt bereit.
11. Erstellen Sie die Jitterbit benutzerdefinierte API.
12. Erstellen Sie die Slack-App, testen Sie die Slack-Verbindung und stellen Sie das Projekt erneut bereit.
13. Lösen Sie die Projekt-Workflows aus.
14. Fehlerbehebung.
15. Verschiedene Endpunktnutzungen.

Anpassungen herunterladen und das Projekt installieren

Befolgen Sie diese Schritte, um Anpassungsdateien herunterzuladen und das Studio-Projekt für den KI-Agenten zu installieren:

1. Melden Sie sich im Harmony-Portal unter https://login.jitterbit.com an und öffnen Sie den Marktplatz.

2. Suchen Sie den KI-Agenten mit dem Namen Jitterbit HR Agent. Um den Agenten zu finden, können Sie die Suchleiste verwenden oder im Filter-Bereich unter Typ KI-Agent auswählen, um die Anzeige auf die verfügbaren KI-Agenten zu filtern.

3. Klicken Sie auf den Dokumentations-Link des KI-Agenten, um dessen Dokumentation in einem separaten Tab zu öffnen. Halten Sie den Tab geöffnet, damit Sie auf die Dokumentation zugreifen können, nachdem Sie das Projekt gestartet haben.

4. Klicken Sie auf Projekt starten, um einen zweistufigen Konfigurationsdialog zu öffnen. Der Dialog ermöglicht es Ihnen, Anpassungen herunterzuladen und den KI-Agenten als Studio-Projekt zu importieren.

   Hinweis

   Wenn Sie den KI-Agenten noch nicht gekauft haben, wird stattdessen Diesen Agenten erhalten angezeigt. Klicken Sie auf Diesen Agenten erhalten, um einen Informationsdialog zu öffnen, und klicken Sie dann auf Absenden, um zu beantragen, dass ein Vertreter Sie bezüglich des Kaufs des KI-Agenten kontaktiert.

5. Im Konfigurationsschritt 1, Anpassungen herunterladen, werden die folgenden Dateien bereitgestellt, um die Struktur von CSV-Dateien einzuführen, die Slack-App zu erstellen und das Google Form-App-Skript zu erstellen. Wählen Sie die Dateien aus und klicken Sie auf Dateien herunterladen:

   • Google Form-App-Skript

     • googleForm_appScript.js

   • CSV-Vorlagendateien

     • TEMPLATE - IT_Apps_JobRole.csv
     • TEMPLATE - IT_G-Suite Groups.csv
     • TEMPLATE - IT_LaptopChoice_JobRole.csv
     • TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv

   • Slack-App-Manifestdatei

     • slack_app_manifest.json

   Tipp

   Der Konfigurationsdialog enthält eine Warnung, die besagt, dass die Vorlage nicht importiert werden soll, bevor die Endpunktanpassungen angewendet werden. Diese Warnung gilt nicht für diesen KI-Agenten und kann ignoriert werden. Befolgen Sie die empfohlene Reihenfolge der Schritte in dieser Dokumentation.

6. Klicken Sie auf Weiter.

7. Im Konfigurationsschritt 2, Neues Projekt erstellen, wählen Sie eine Umgebung, in der das Studio-Projekt erstellt wird, und klicken Sie dann auf Projekt erstellen.

8. Ein Fortschrittsdialog wird angezeigt. Sobald er anzeigt, dass das Projekt erstellt wurde, verwenden Sie den Dialoglink Gehe zu Studio oder öffnen Sie das Projekt direkt von der Studio Projekte Seite.

Überprüfung der Projekt-Workflows

Überprüfen Sie im offenen Studio-Projekt die Workflows sowie die nachstehenden Beschreibungen, um zu verstehen, was sie tun. Verwenden Sie die Zusammenfassungstabelle unten, um zu identifizieren, welche Workflows konfiguriert werden müssen und wie sie ausgelöst werden.

Workflow-Kategorien und Beschreibungen

Kerninfrastruktur-Workflows

Diese Workflows bieten grundlegende Operationen, die im gesamten Projekt verwendet werden.

Gemeinsame Operationen

Dieser Workflow enthält gemeinsame Skripte für das Projekt. Sie müssen das Skript HTML-Email-Vorlagen aktualisieren, um es an die Email-Vorlagen Ihres Unternehmens anzupassen, während sichergestellt wird, dass alle vorhandenen Variablen innerhalb der Vorlagen unverändert bleiben oder gemäß Ihren Bedürfnissen geändert werden.

HR-Anrufe

Dieser Workflow zentralisiert die grundlegenden HR-Operationen für das Projekt. Diese grundlegenden HR-Operationen werden in den nachfolgenden einzelnen Workflows verwendet, wobei alle Antworten standardisiert und auf gemeinsame Schemata abgebildet sind.

Plattform-Anrufe

Dieser Workflow konsolidiert die grundlegenden Operationen für die gewählte Kommunikationsplattform (zum Beispiel Slack). Diese standardisierten Plattformoperationen werden von nachfolgenden Workflows verwendet. Eine wichtige Funktion besteht darin, wesentliche Werte in Variablen zu erfassen oder die Antworten von Operationen in nachgelagerte Workflows zu verschieben, um sie in gemeinsame Schemata zu standardisieren und eine konsistente Nutzung zu gewährleisten.

ITS-Anrufe

Dieser Workflow konsolidiert die grundlegenden Operationen für die gewählte IT-Service-Plattform (zum Beispiel Jira). Diese standardisierten IT-Service-Operationen werden von nachfolgenden Workflows verwendet. Eine wichtige Funktion besteht darin, wesentliche Werte in Variablen zu erfassen oder die Antworten von Operationen in nachgelagerte Workflows zu verschieben, um sie in gemeinsame Schemata zu standardisieren und eine konsistente Nutzung zu gewährleisten.

Emails

Dieser Workflow verwaltet die erforderlichen Email-Kommunikationen des Projekts und wird häufig während des Projektlebenszyklus verwendet.

Datenspeicher-Anruf

Dieser Workflow verwaltet personalisierte Willkommens-Emails, indem er die folgenden Aktionen ausführt:

• Speichert sie in einer Datenbank mit eindeutigen Schlüsseln.
• Ruft sie bei Bedarf über eine Abfrage für das Projekt ab.
• Löscht den Datensatz, sobald er nicht mehr benötigt wird.

Kommunikationsplattform-Bot

Dieser Workflow verwaltet eingehende Slack-Bot-Anfragen. Er wird über eine benutzerdefinierte Jitterbit-API ausgelöst, jedes Mal, wenn ein Benutzer mit der Slack-Bot-Chatoberfläche interagiert. Die Konfiguration der benutzerdefinierten Jitterbit-API wird in Erstellen der benutzerdefinierten Jitterbit-API weiter unten auf dieser Seite beschrieben.

OpenAI/LLM-Workflows

Diese Workflows integrieren sich mit dem OpenAI LLM, um intelligente Automatisierung und Chatbot-Funktionalität bereitzustellen.

OpenAI - Funktionsaufruf

Dieser Workflow dient als zentraler Funktionsaufrufmechanismus für das LLM und verarbeitet Anfragen, die von geplanten Workflows (wie Pre Onboarding | Angebot unterzeichnet) initiiert werden. Seine Hauptaufgabe besteht darin, zu bestimmen, welches Tool basierend auf den vom Benutzer an das LLM übermittelten Eingabeaufforderungen ausgeführt werden soll. Er ist so konzipiert, dass er durch Aktionen ausgelöst wird, die außerhalb der Kommunikationsplattform oder des Chatbots stattfinden.

OpenAI - Code-Interpreter

Dieser Workflow führt auf Abruf Analysen von CSV-Dokumenten durch, um spezifische Übereinstimmungsergebnisse für verschiedene Anwendungsfälle zu identifizieren. Zum Beispiel bestimmt er, welche Anwendungen basierend auf der Stellenbezeichnung des neuen Mitarbeiters Zugriff gewährt werden sollten.

OpenAI - PDF-Analyse

Dieser Workflow analysiert PDF-Lebensläufe, um deren Inhalt zusammenzufassen, sodass das LLM personalisierte Willkommens-Emails generieren kann.

OpenAI - AskHR-Router

Dieser Workflow dient als Zwischenverbindungspunkt innerhalb der gesamten Nutzung des AskHR-Chatbots und verwaltet die Umformulierung von Dialogen, die Zusammenfassung von Inhalten und die Erstellung von Antworten.

OpenAI - AskHR Funktionsaufruf

Dieser Workflow dient als zentraler Funktionsaufrufmechanismus für das LLM und verarbeitet Anfragen, die von Benutzern über den AskHR-Chatbot initiiert werden. Seine Hauptaufgabe besteht darin, zu bestimmen, welches Tool basierend auf den Nachrichten des Benutzers ausgeführt werden soll. Er ist so konzipiert, dass er durch Aktionen ausgelöst wird, die von der Kommunikationsplattform oder dem Chatbot stammen.

AskHR - Nach dem Tool

Dieses Workflow-Muster initiiert eine Folge von Aktionen, nachdem der AskHR-Funktionsaufruf ein Tool ausgewählt hat. Es gibt mehrere Instanzen dieses Workflows mit unterschiedlichen Toolnamen (zum Beispiel AskHR | Nach dem Tool | Start - null_tool). Die null_tool-Variante bedeutet, dass das LLM festgestellt hat, dass die Anfrage des Benutzers an den Chatbot für keines der derzeit verfügbaren Tools geeignet war.

Pre-Boarding-Workflows

Diese Workflows automatisieren Aufgaben vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.

Pre Onboarding - Angebot Unterzeichnet

Dieser Workflow überprüft regelmäßig, ob Kandidaten ein Angebot unterzeichnet haben, und führt die folgenden Aktionen aus:

• Identifiziert Kandidaten, die Angebote angenommen haben.
• Sendet Alarmnachrichten an interne Teams.
• Entwirft eine Willkommens-Email mit einem Onboarding-Formular für den Kandidaten.
• Sendet die Willkommens-Email an den zukünftigen Manager des Kandidaten zusammen mit einer Slack-Nachricht zur endgültigen Genehmigung.

Für Details zur Einrichtung des Zeitplans siehe den Abschnitt Zeitpläne erstellen.

Pre Onboarding - Woche Vor Dokumente

Dieser Workflow läuft nach einem Zeitplan, um Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum (erster Arbeitstag) für die folgende Woche geplant ist. Nach der Identifizierung führt er automatisch die folgenden Aktionen aus:

• Benachrichtigt den zuständigen Manager, die IT- und HR-Teams.
• Sendet eine Email mit wichtigen Onboarding-Dokumenten, wie Informationen zur Unternehmenskultur und zu Mitarbeiterleistungen.

Pre Onboarding - ITSM-Anfrage

Dieser Workflow wird von einer benutzerdefinierten Jitterbit-API initiiert, wann immer ein neuer Mitarbeiter ein Formular einreicht. Er führt die folgenden Aktionen aus:

• Analysiert die Position des neuen Mitarbeiters anhand mehrerer CSV-Dokumente.
• Erstellt ein IT-Ticket für den Onboarding-Prozess.
• Benachrichtigt die HR- und IT-Teams per Email und über eine Kommunikationsplattform (zum Beispiel Slack).

Die Konfiguration der benutzerdefinierten Jitterbit-API wird im Abschnitt Erstellen der benutzerdefinierten Jitterbit-API weiter unten auf dieser Seite beschrieben.

Erste Tag Arbeitsabläufe

Diese Arbeitsabläufe laufen nach einem Zeitplan, um automatisch Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum (erster Arbeitstag) heute ist, und führen dann spezifische Aktionen aus, wie unten beschrieben.

Erster Tag - Einführungen

Dieser Arbeitsablauf führt die folgenden Aktionen aus:

• Sendet Benachrichtigungsnachrichten an den Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters.
• Entwirft eine Einführungs-Email mit wichtigen Informationen zum ersten Tag und Unternehmenslinks.

Erster Tag - LinkedIn-Beitrag schreiben

Dieser Arbeitsablauf sendet eine Email mit einem LinkedIn-Beitrag, der auf dem Profil des neuen Mitarbeiters geteilt werden kann.

Erste Woche Arbeitsabläufe

Dieser Arbeitsablauf unterstützt neue Mitarbeiter während ihrer ersten Woche.

Erste Woche - Personalisierter Lernpfad

Dieser Arbeitsablauf läuft nach einem Zeitplan, um Mitarbeiter zu identifizieren, deren Einstellungsdatum heute ist, und führt die folgenden Aktionen aus:

• Führt eine CSV-Analyse durch, um ihre Positionen mit relevanten Schulungskursen abzugleichen.
• Generiert und sendet eine personalisierte Email mit Anweisungen zu erforderlichen Schulungen.

Laufende Betriebsabläufe

Diese Arbeitsabläufe verwalten kontinuierliche HR- und IT-Operationen während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.

Allgemein - Verbleibende HR-Aufgaben des Mitarbeiters

Dieser Arbeitsablauf läuft nach einem Zeitplan, um Erinnerungen für ausstehende HR-Aufgaben zu automatisieren. Er führt die folgenden Aktionen aus:

• Überprüft Mitarbeiter mit unvollständigen Aufgaben innerhalb eines 90-Tage-Fensters.
• Generiert separate Emails sowohl für den Mitarbeiter als auch für das HR-Team, in denen die spezifischen Aufgaben aufgeführt sind, für die jede Partei verantwortlich ist.

Erste Woche - Ausstehende IT-Tickets

Dieser Arbeitsablauf läuft nach einem Zeitplan, um proaktiv ausstehende IT-Service-Onboarding-Aufgaben für neue Mitarbeiter zu verwalten. Er führt die folgenden Aktionen aus:

• Durchsucht nach Mitarbeitern, die sich in ihrer ersten Woche befinden und noch unvollständige IT-Service-Tickets haben.
• Benachrichtigt IT und HR mit separaten Warnungen, wenn das IT-Service-Ticket eines neuen Mitarbeiters noch nicht abgeschlossen ist.
• Sendet eine direkte Nachricht an den Mitarbeiter und bietet Unterstützung an, um sicherzustellen, dass er die notwendige IT-Unterstützung erhält.

BambooHR vorbereiten

Die folgenden wesentlichen Komponenten müssen in BambooHR für den HR-Agenten erstellt werden. Diese Komponenten sind notwendig, um die Informationen abzurufen, die für die Ausführung des Workflows erforderlich sind.

Ordner in BambooHR erstellen

Erstellen Sie die folgenden Ordner in BambooHR. Der HR-Agent verwendet diese Ordner, um relevante Ressourcen für die Funktionalität des Workflows zu finden.

1. Öffnen Sie im BambooHR-Dashboard den Abschnitt Dateien.

2. Klicken Sie auf + Ordner hinzufügen.

3. Geben Sie im Dialogfeld einen der folgenden Ordnernamen ein:

   • Schulungsdokumente
   • Onboarding-Dokumente (ALLE)
   • IT-Dokumente

4. Klicken Sie auf Speichern oder Erstellen, um den Ordner zu erstellen.

5. Wiederholen Sie die Schritte 2-4 für jeden verbleibenden Ordner.

Dateien in Ordner hinzufügen

Für die HR-Agent-Workflows müssen bestimmte Dateien in den entsprechenden BambooHR-Ordnern abgelegt werden. Das HR-Agent-Paket stellt Beispiel-CSV-Dateien zur Verfügung. Es ist entscheidend, dass die Struktur aller Ersatzdateien identisch bleibt; jedoch können die Dateinamen geändert werden. Wenn ein Dateiname geändert wird, muss diese Änderung konsequent in allen anderen Teilen des Projekts angewendet werden, in denen der Dateiname referenziert wird, da diese Dateien für den Betrieb der Workflows unerlässlich sind.

Schulungsdokumente hochladen

Das HR-Agent-Paket enthält eine Beispiel-CSV-Datei mit dem Namen TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv. Diese Datei listet die obligatorischen Kurse auf, die jedem Jobrolle zugewiesen sind.

1. Öffnen Sie TEMPLATE - HR Agent Onboarding Courses - Job Role.csv aus dem HR-Agent-Paket.

2. Aktualisieren Sie die Datei mit den unternehmensspezifischen Kursinformationen. Behalten Sie die Spaltenstruktur und das Format bei.

3. Speichern Sie die aktualisierte Datei.

4. Melden Sie sich bei BambooHR an.

5. Wählen Sie im linken Menü Dateien aus.

6. Klicken Sie auf den Ordner Schulungsdokumente.

7. Klicken Sie auf Hochladen.

8. Wählen Sie Ihre aktualisierte CSV-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.

IT-Dokumente hochladen

Das HR-Agent-Paket enthält drei Beispiel-CSV-Dateien für den IT-Onboarding-Ticket-Erstellungsworkflow (Pre Onboarding | ITSM Request). Laden Sie nur die Dateien hoch, die für den IT-Onboarding-Prozess Ihres Unternehmens relevant sind:

• TEMPLATE - IT_Apps_JobRole.csv: Listet die Anwendungen auf, auf die jede Berufsrolle zugreifen kann.
• TEMPLATE - IT_G-Suite Groups.csv: Listet die Google Workspace-Gruppen auf, auf die jede Berufsrolle zugreifen kann.
• TEMPLATE - IT_LaptopChoice_JobRole.csv: Listet den Laptoptyp auf, der jeder Berufsrolle zugewiesen ist.

Befolgen Sie diese Schritte, um die IT-Dokumente hochzuladen:

1. Öffnen Sie jede CSV-Datei, die Sie aus dem HR-Agenten-Paket benötigen.

2. Ersetzen Sie die Beispieldaten durch die Berufsrollen und IT-Ressourcen Ihres Unternehmens. Ändern Sie nicht die Spaltenüberschriften oder die Dateistruktur.

3. Speichern Sie jede aktualisierte Datei.

4. Gehen Sie in BambooHR zu Dateien.

5. Klicken Sie auf den Ordner IT-Dokumente, um ihn zu öffnen.

6. Klicken Sie auf Hochladen.

7. Wählen Sie eine oder mehrere Ihrer aktualisierten CSV-Dateien aus und klicken Sie auf Öffnen.

Onboarding-Dokumente hochladen

Laden Sie Dokumente wie Leitfäden zur Unternehmenskultur, Übersichten zu Mitarbeiterleistungen, Kalender für Unternehmensveranstaltungen, Unternehmensnachrichten und -aktualisierungen, Büropolitiken und -verfahren sowie Teamkontaktinformationen hoch.

Um Dateien in diesen Ordner hochzuladen:

1. Sammeln Sie die Onboarding-Dokumente, die Sie neuen Mitarbeitern senden möchten.

2. Gehen Sie in BambooHR im linken Menü zu Dateien.

3. Klicken Sie auf den Ordner Onboarding-Dokumente (ALLE), um ihn zu öffnen.

4. Klicken Sie auf Hochladen.

5. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien von Ihrem Computer aus und klicken Sie auf Öffnen.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte in BambooHR

Sie müssen zwei benutzerdefinierte Berichte in BambooHR erstellen, damit der HR-Agent sie abrufen kann:

1. Eine umfassende Liste, die alle aktuellen Mitarbeiter detailliert auflistet.
2. Eine Liste für jeden Mitarbeiter, die alle unvollständigen HR-Aufgaben auflistet, die entweder direkt dem Mitarbeiter oder seinem zugewiesenen HR-Kontakt zugewiesen sind.

Mitarbeiterbericht erstellen

Um die erforderlichen Mitarbeiterdaten für das HR-Agenten-Projekt zu generieren, erstellen Sie einen Bericht, der alle wesentlichen Mitarbeiterinformationen enthält:

1. Melden Sie sich bei Ihrem BambooHR-Dashboard an.

2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Berichte.

3. Klicken Sie auf + Neuer Bericht (normalerweise oben rechts).

4. Geben Sie einen Berichtsnamen ein: Mitarbeiterbericht.

5. Fügen Sie die folgenden Felder zum Bericht hinzu:

   • Vorname
   • Nachname
   • Einstellungsdatum
   • Land
   • Arbeits-Email
   • Privat-Email
   • Email des Vorgesetzten
   • Name des Vorgesetzten
   • LinkedIn-URL
   • Abteilung
   • Berufsbezeichnung
   • Berichtet an

   • SRE-Benutzerregion

     Hinweis

     SRE User Region ist ein benutzerdefiniertes Feld. Dieses Feld wird verwendet, wenn ein IT-Onboarding-Ticket erstellt wird. Wenn Ihr Unternehmen diese Informationen nicht benötigt, ist dieses Feld optional. Andernfalls stellen Sie sicher, dass Sie dieses benutzerdefinierte Feld in BambooHR gemäß der Dokumentation zum Erstellen benutzerdefinierter Felder erstellen.

   BambooHR stellt bestimmte Mitarbeiterfelder erst nach dem Einstellungsdatum eines Mitarbeiters zur Verfügung. Um die Pre-Onboarding-Workflows zu unterstützen, müssen Sie die folgenden benutzerdefinierten Felder erstellen und manuell ausfüllen, wenn Sie einen neuen Mitarbeitereintrag hinzufügen:

   • NewHireDepartment
   • NewHireJobTitle
   • NewHireReportsTo

   Um diese benutzerdefinierten Felder in BambooHR zu erstellen, folgen Sie der Dokumentation zum Erstellen benutzerdefinierter Felder.

6. Die Filterergebnisse sollten Alle Mitarbeiter sein.

7. Klicken Sie auf Speichern.

Erstellen Sie einen Bericht über Mitarbeiteraufgaben

Um die erforderlichen verbleibenden HR-Aufgaben für das HR-Agent-Projekt zu generieren, verwenden Sie das folgende Verfahren, um einen Bericht zu erstellen, der alle wesentlichen Mitarbeiteraufgaben enthält, die für das Projekt erforderlich sind:

1. Melden Sie sich bei Ihrem BambooHR-Dashboard an.

2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Berichte.

3. Klicken Sie auf + Neuer Bericht (normalerweise oben rechts).

4. Geben Sie einen Berichtsnamen ein: Mitarbeiteraufgabenbericht.

5. Fügen Sie die folgenden Felder zum Bericht hinzu:

   • Aufgabe
   • Kategorie
   • Aufgabenliste
   • Zugewiesen an
   • Fälligkeitsdatum
   • Abschlussdatum
   • Abgeschlossen

6. Die Filterergebnisse sollten Alle Mitarbeiter sein.

7. Klicken Sie auf Speichern.

Erstellen Sie einen BambooHR-API-Schlüssel

Sie müssen einen API-Schlüssel generieren, um BambooHR im Projekt zu verbinden. Um Ihren API-Schlüssel zu erstellen, folgen Sie den Anweisungen von BambooHR, um einen neuen API-Schlüssel zu erstellen (Berechtigungen erforderlich). Sobald der API-Schlüssel erstellt ist, stellen Sie sicher, dass Sie ihn speichern. Dieser Schlüssel wird in den nächsten Schritten der Konfiguration verwendet.

Erstellen Sie ein Google-Formular

Dieses Formular ist für neue Kandidaten gedacht. Es ist in ihrer Willkommens-Email enthalten, um wichtige Informationen zu sammeln und den Prozess zur Erstellung eines IT-Service-Management-Tickets (Pre Onboarding | ITSM-Anfrage) zu initiieren. Diese Schritte können umgangen werden, wenn eine Alternative zu Google-Formularen bevorzugt wird. Die benutzerdefinierten Jitterbit-APIs in den folgenden Schritten Erstellen Sie die benutzerdefinierte Jitterbit-API sollten jedoch weiterhin befolgt werden, und die API sollte durch Ihr bevorzugtes Formular ausgelöst werden.

Erstellen Sie das Formular

1. Gehen Sie zu Google Forms.

2. Erstellen Sie ein leeres Formular.

3. Fügen Sie die folgenden erforderlichen Felder hinzu:

   1. Vollständiger Name (Fragetyp: Kurze Antwort)

   2. Adresse (Fragetyp: Absatz)

   3. Telefonnummer (Fragetyp: Kurze Antwort)

   4. Email (Fragetyp: Kurze Antwort, mit aktivierter Email-Validierung)

   5. Geben Sie Ihrem Formular einen Namen: Onboarding Form.

Verknüpfen Sie das Formular mit einem Google Sheet

1. Klicken Sie im Formulareditor auf Antworten.

2. Klicken Sie auf das grüne Google Sheets-Symbol in der oberen rechten Ecke.

3. Wählen Sie Ein neues Spreadsheet erstellen.

4. Geben Sie den Namen des Spreadsheets ein: Onboarding Form (Responses).

5. Klicken Sie auf Erstellen, um das Formular mit dem Spreadsheet zu verknüpfen.

Das Spreadsheet erstellt automatisch Spalten basierend auf Ihren Formularfragen. Überprüfen Sie, ob die Spalten in der folgenden Reihenfolge erscheinen, da das Skript von dieser genauen Reihenfolge abhängt:

• Zeitstempel
• Vollständiger Name
• Adresse
• Telefonnummer
• Email

Wenn die Spaltenreihenfolge anders ist, stimmen die Formularfragen möglicherweise nicht mit der erwarteten Reihenfolge überein. Um dies zu beheben, ändern Sie die Reihenfolge der Fragen in Ihrem Formular, um die oben angegebene Sequenz zu entsprechen.

Richten Sie das Apps Script ein

1. Gehen Sie im verknüpften Google Sheet zu Erweiterungen > Apps Script.
2. Der Apps Script-Editor öffnet sich. Standardmäßig heißt das Skript Unbenanntes Projekt.
3. Klicken Sie oben im Editor auf Unbenanntes Projekt und benennen Sie es in Onboarding Form (Responses) um.
4. Löschen Sie im Apps Script-Editor jeglichen vorhandenen Code.
5. Öffnen Sie die Datei googleForm_appScript.js aus dem HR-Agent-Paket.
6. Kopieren Sie den gesamten Code aus googleForm_appScript.js und fügen Sie ihn in den Apps Script-Editor ein.
7. Lassen Sie in dem eingefügten Code YOUR_ENDPOINT_HERE und YOUR_API_KEY_HERE als Platzhalter. Sie werden diese Werte später in Erstellen Sie die Jitterbit benutzerdefinierte API aktualisieren.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Richten Sie den Trigger für die Formularübermittlung ein

Konfigurieren Sie das Skript so, dass es automatisch ausgeführt wird, wenn jemand das Formular absendet.

1. Klicken Sie im Apps Script-Editor auf das Trigger-Symbol in der linken Seitenleiste.

2. Klicken Sie auf Trigger hinzufügen.

3. Konfigurieren Sie die Trigger-Einstellungen:

   • Wählen Sie aus, welche Funktion ausgeführt werden soll: Wählen Sie onFormSubmit.
   • Wählen Sie die Ereignisquelle: Wählen Sie Aus Tabelle.
   • Wählen Sie den Ereignistyp: Wählen Sie Bei Formularübermittlung.
   • Einstellungen für Fehlermeldungen: Wählen Sie Benachrichtigen Sie mich sofort.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn ein Benutzer das Formular übermittelt, sendet das Skript die Antwort an Ihr HR-Agent-Projekt und löst die Operation Create ITSM Request API aus.

Formular teilen

1. Gehen Sie zu Ihren Google Formularen unter forms.google.com und öffnen Sie Ihr Onboarding-Formular.

2. Klicken Sie auf Senden.

3. Klicken Sie auf das Link-Symbol, um den teilbaren Link zu erhalten.

4. Ändern Sie unter Link abrufen die Zugriffseinstellung auf Jeder mit dem Link.

5. Klicken Sie auf Link kopieren, um die Formular-URL zu kopieren.

6. Teilen Sie diesen Link mit neuen Mitarbeitern, damit sie auf das Formular zugreifen und es übermitteln können.

Jitterbit Cloud Datastore vorbereiten

Wenn Sie noch kein Cloud Datastore-Zugriffstoken haben, folgen Sie der Dokumentation, um eines zu generieren. Sobald Sie Ihr Zugriffstoken erstellt haben, speichern Sie es. Dieses Token wird in den nächsten Schritten der Konfiguration verwendet.

Erstellen Sie einen Schlüssel-Speicher im Jitterbit Cloud Datastore mit dem Namen candidate_welcome_emails, mit Feldern, die die in der folgenden Tabelle aufgeführten Namen und Typen haben.

Wenn Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen, verwenden Sie die folgende Tabelle, um zu bestimmen, ob jedes im Cloud Datastore-Benutzerinterface auf Erforderlich umgeschaltet werden sollte. Die Felder AlternativeKey und Value sind Standardfelder, die nicht entfernt oder umgeschaltet werden können.

candidate_welcome_emails

Dieser Schlüssel-Speicher enthält die Liste der Namen, Emails und personalisierten Inhalte der Willkommens-Emails für Kandidaten.

Projektvariablen konfigurieren

Im im Marketplace installierten Studio-Projekt müssen Werte für die folgenden Projektvariablen festgelegt werden.

Dies kann über das Aktionsmenü des Projekts erfolgen, um Projektvariablen auszuwählen und eine Schublade am unteren Rand der Seite zu öffnen, in der Sie die Werte überprüfen und festlegen können.

BambooHR

Jira

Confluence

Email

Für weitere Informationen zur Verwendung der Variablen siehe die Dokumentation.

OpenAI und GPT

Slack

Andere

Testverbindungen

Test Sie die Endpunktkonfigurationen, um die Konnektivität mit den definierten Projektvariablenwerten zu überprüfen.

Dies kann über die Registerkarte Projektendpunkte und -verbinder in der Designkomponentenpalette erfolgen, indem Sie über jeden Endpunkt fahren und auf Test klicken.

Email-Vorlagen hinzufügen

Im Workflow Common Operations, in seiner Operation Common Scripts, finden Sie ein Skript namens HTML Email Templates. Dieses Skript enthält alle Email-Vorlagen für das Projekt. Referenzvorlagen von Jitterbit sind zur Orientierung enthalten, müssen jedoch durch die tatsächlichen Email-Vorlagen Ihres Unternehmens ersetzt werden.

Zeitpläne erstellen

Bestimmte Workflows erfordern eine geplante Ausführung. Der KI-Agent enthält einen vorkonfigurierten Zeitplan, Täglicher Zeitplan, der für tägliche Trigger eingerichtet ist.

Sie haben die Möglichkeit, diesen bestehenden Täglichen Zeitplan zu verwenden (dies kann über das Aktionsmenü der Operation in Einstellungen > Zeitpläne erfolgen) oder einen neuen Zeitplan zu erstellen. Die unten aufgeführten Operationen müssen mit einem Zeitplan verknüpft sein:

• Controller - Suche Angebot unterzeichnet
• Controller - Suche Neueinstellungen - Woche davor
• Controller - Suche Einführungen
• Controller - Suche - LI-Beitrag schreiben
• Controller - Suche - Personalisierter Lernpfad
• Controller - Suche - Verbleibende HR-Aufgaben des Mitarbeiters
• Controller - Suche - In Bearbeitung befindliche IT-Tickets

Projekt bereitstellen

1. Öffnen Sie den Workflow Datastore Calls.

2. Suchen Sie die folgenden drei Cloud Datastore Endpunktaktivitäten:

   • Insert Welcome Email
   • Query Welcome Email
   • Delete Items

3. Klicken Sie auf jede Cloud Datastore-Endpunktaktivität und wählen Sie den Speicher mit dem Namen candidate_welcome_emailsStudio, den Sie im Schritt Jitterbit Cloud Datastore vorbereiten erstellt haben.

4. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertigstellen.

5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jede Cloud Datastore-Endpunktaktivität.

6. Bereitstellen des Studio-Projekts. Dies kann über das Aktionsmenü des Projekts erfolgen, um Bereitstellen auszuwählen.

Erstellen Sie die benutzerdefinierte Jitterbit-API

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte API mit dem API-Manager für eine der folgenden:

• Slack-Bot-API-Anforderungs-Handler: Erforderlich, wenn die Slack-Benachrichtigung, die im Design dieses KI-Agenten enthalten ist, verwendet wird.

• Google-Formular-API-Anforderungs-Handler: Erforderlich, wenn das Google-Formular, das im Design dieses KI-Agenten enthalten ist, verwendet wird.

Erstellen Sie den Slack-Bot-API-Anforderungs-Handler

Diese benutzerdefinierte Jitterbit-API löst die PlatformBot | Inbound Event-Operation aus. Konfigurieren und veröffentlichen Sie die benutzerdefinierte API mit den folgenden Einstellungen:

• API-Dienst: HR Agent - PlatformBot | Inbound Event
• Pfad: /
• Projekt: Wählen Sie das Studio-Projekt aus, das aus dem Jitterbit HR Agent im Marketplace erstellt wurde
• Zu triggernde Operation: PlatformBot | Inbound Event
• Methode: POST
• Antworttyp: Systemvariable

Behalten Sie die Dienst-URL der veröffentlichten API für die Erstellung der Slack-App. Die Dienst-URL finden Sie im API-Details-Bereich auf der Registerkarte Dienste, indem Sie über die Aktionen-Spalte des Dienstes fahren und API-Dienst-URL kopieren klicken.

Erstellen Sie den Google-Formular-API-Anforderungs-Handler

Diese benutzerdefinierte Jitterbit-API löst die Create ITSM Request API-Operation aus. Konfigurieren und veröffentlichen Sie die benutzerdefinierte API mit den folgenden Einstellungen:

• Dienstname: HR Agent - Create ITSM Request API
• Projekt: Wählen Sie das Studio-Projekt aus, das aus dem Jitterbit HR Agent im Marketplace erstellt wurde
• Operation: Create ITSM Request API
• Methode: POST
• Antworttyp: Systemvariable
• Sicherheitsprofil: Neues Profil erstellen
  • Profilname: HR Agent
  • Umgebung: Wählen Sie die Umgebung aus, in der das Jitterbit HR Agent-Projekt bereitgestellt ist
  • Typ: API-Schlüssel
  • Schlüssel: X-APIKey
  • Wert: Sie erhalten einen eindeutigen Schlüssel. Kopieren Sie diesen Wert vorerst. Dies ist erforderlich, um die Google-Formular-Konfiguration abzuschließen.
  • Klicken Sie auf Speichern.

Stellen Sie sicher, dass Sie das Sicherheitsprofil der API-Konfiguration zuweisen und es speichern. Behalten Sie die Dienst-URL der veröffentlichten API für die Verwendung im Google Formular. Sie finden die Dienst-URL im API-Details-Bereich auf der Registerkarte Dienste. Um die URL zu kopieren, fahren Sie mit der Maus über die Aktionen-Spalte des Dienstes und klicken Sie auf API-Dienst-URL kopieren. Nachdem Sie sowohl den API-Schlüssel als auch die Dienst-URL haben, vervollständigen Sie die Konfiguration des Google Formulars App-Skripts. Stellen Sie sicher, dass Sie das App-Skript speichern, nachdem Sie die Dienst-URL und den API-Schlüssel hinzugefügt haben.

Erstellen Sie die Slack-App, testen Sie die Verbindung und setzen Sie das Projekt erneut ein

Um die HR-Agent-Chatoberfläche in Slack zu erstellen, erstellen Sie eine Slack-App mit der im Anpassungsdateien dieses KI-Agenten bereitgestellten Slack-App-Manifestdatei. Alternativ können Sie es von Grund auf neu erstellen.

Wenn Sie die bereitgestellte Slack-App-Manifestdatei (slack_app_manifest.json) verwenden, müssen Sie die folgenden Platzhalter durch Ihre eigenen Konfigurationswerte ersetzen:

Nachdem Sie die Slack-App installiert haben, erhalten Sie deren Bot-Token.

Öffnen Sie die Konfiguration der Projektvariablen erneut und geben Sie das Bot-Token für den Wert der Projektvariablen slack.bot.user.token ein.

Sobald das Bot-Token festgelegt ist, testen Sie die Slack-Verbindung und setzen Sie das Projekt erneut in Betrieb.

Triggern Sie die Projekt-Workflows

Bereiten Sie zu Testzwecken Ihre Testdatensätze vor und führen Sie die folgenden Operationen aus. Sie können eine Operation über die Ausführen-Option der Operation ausführen, die erscheint, wenn Sie mit der Maus über die Operation fahren:

• Controller - Suche Angebot Unterzeichnet
• Controller - Suche Neueinstellungen - Woche Vorher
• Controller - Suche Einführungen
• Controller - Suche LI-Beitrag Schreiben
• Controller - Suche - Personalisierter Lernpfad
• Controller - Suche - Verbleibende HR-Aufgaben
• Controller - Suche - In Bearbeitung IT-Tickets

Die beiden anderen Haupt-Workflows werden durch die benutzerdefinierten Jitterbit-APIs ausgelöst:

• PlatformBot | Eingehendes Ereignis: Slack löst diesen Workflow über die benutzerdefinierte API HR Agent - PlatformBot | Eingehendes Ereignis aus. Das Senden einer Direktnachricht an die Slack-App initiiert den Trigger der benutzerdefinierten API.
• Create ITSM Request API: Google Form löst diesen Workflow über die benutzerdefinierte API HR Agent - Create ITSM Request API aus. Das Senden eines Beispiel-Formulars initiiert den Trigger der benutzerdefinierten API.

Alle anderen Workflows werden durch andere Operationen ausgelöst und sind nachgelagert zu den oben aufgeführten. Sie sind nicht dafür gedacht, eigenständig ausgeführt zu werden.

Fehlersuche

Überprüfen Sie die API-Protokolle und die Betriebsprotokolle für detaillierte Informationen zur Fehlersuche.

Für zusätzliche Unterstützung kontaktieren Sie den Jitterbit-Support.

Unterschiedliche Nutzung von Endpunkten

Wenn Sie den im Template verwendeten Endpunkt ändern, müssen Sie mehrere Projektkomponenten anpassen. Dieser Abschnitt beschreibt die erforderlichen Aktualisierungen für jeden Workflow, der den Endpunkt verwendet.

HRIS-Plattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine HR-Plattform verwendet, die nicht BambooHR ist, verwenden Sie die Anweisungen in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt anzupassen.

Der HR Calls Workflow enthält alle Operationen, die Daten von HR-Plattformen extrahieren. Da jede HR-Plattform eine einzigartige API-Dokumentation und -Funktionen hat, variieren die Schritte zum Abrufen von Informationen zwischen den verschiedenen HR-Plattformen.

Erkennen und Verarbeiten von unterzeichneten Angeboten

Die folgenden Operationen erkennen Kandidaten, die unterzeichnete Angebote haben, und lösen den Workflow zur Angebotsverarbeitung aus:

• Get Applicant Status: Ruft den aktuellen Status der Bewerber ab.
• Get Applicant Status - Prep for Details: Bereitet Bewerberdaten für die detaillierte Abfrage vor.
• Get Applicant Details: Ruft detaillierte Informationen über Bewerber ab.

Diese Operationen laufen auf dem Controller - Search Offer Signed Controller. Wenn die Operationen einen Kandidaten mit einem Status für ein unterzeichnetes Angebot erkennen, lösen sie die Operation Start - Single Offer aus, um den Workflow zu verarbeiten.

Vervollständigen Sie die folgenden Schritte, um die Operation Start - Single Offer zu konfigurieren:

1. Öffnen Sie die Offer Signed Data to Common Model Employee Schema Transformation.
2. Aktualisieren Sie das Quellschema.
3. Vervollständigen Sie die Feldzuordnungen, um die erforderlichen Variablen zuzuweisen (zum Beispiel offerSigned_manager).

Wenn Sie neue Operationen für die Anforderungen Ihrer HR-Plattform erstellen, fügen Sie diese dem Controller - Search Offer Signed Controller hinzu.

Abrufen benutzerdefinierter Berichte von Ihrer HR-Plattform

Die Operation GET Custom Report by ID dient zwei Zwecken:

1. Abrufen einer Liste von Mitarbeitern.
2. Abrufen verbleibender HR-Aufgaben.

Nachdem die Operation die Berichtsdaten abgerufen hat, ruft der Agent eine nachfolgende Operation auf, die die Quelldaten einem gemeinsamen Schema (common_schema_employeeInfo) zuordnet und Variablen zuweist, die der Workflow benötigt.

Die folgenden Workflows verwenden diese Operation:

Für jeden Workflow öffnen Sie die Transformation der Verarbeitungsoperation und führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aktualisieren Sie das Quellschema, um Ihrer HR-Plattform zu entsprechen.
2. Vervollständigen Sie die Feldzuordnungen, um die erforderlichen Variablen zuzuweisen.

Mitarbeiterdaten nach ID abrufen

Die Get Employee by Id Operation ruft Daten für einen einzelnen Mitarbeiter von Ihrer HR-Plattform ab. Die Get Employee Details by Id Operation ordnet die Quelldaten dem gemeinsamen Schema (common_schema_employeeInfo) zu.

Vervollständigen Sie die folgenden Schritte, um diese Operationen zu konfigurieren:

1. Aktualisieren Sie die Get Employee by Id Operation mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform.
2. Öffnen Sie die Get Employee Details by Id Transformation, um das Quellschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen abzuschließen, um die erforderlichen Variablen zuzuweisen.

Dateien von Ihrer HR-Plattform herunterladen

Die folgenden Operationen laden Dateien von Ihrer HR-Plattform herunter:

• Get List of Files: Ruft eine Liste von Ordnern ab.
• Get List of Files - Filter for Folders v2: Filtert die Ordnerliste, um den richtigen Ordner zu identifizieren.
• Get List of Files - Filter & Download Single File: Lädt eine einzelne Datei aus einem Ordner herunter.
• Get List of Files - Download All Files: Lädt alle Dateien aus einem Ordner herunter.
• Get List of Files - Download File v2: Handhabt den Dateidownload über die API.

Get List of Files konfigurieren

1. Aktualisieren Sie die Operation mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform, um eine Liste von Ordnern abzurufen.
2. Aktualisieren Sie in den BambooHR Variableneinstellungen die Variablen, die mit bamboo.folder beginnen. Diese Variablen identifizieren den richtigen Ordner für jeden Workflow.
3. Öffnen Sie die Get List of Files - Filter for Folders v2 Transformation, um das Quellschema zu aktualisieren.
4. Vervollständigen Sie die Transformationszuordnungen gemäß den Kommentaren im Zielschema.

Get List of Files - Filter & Download Single File konfigurieren

Aktualisieren Sie in den BambooHR Variableneinstellungen die Variablen, die mit bamboo.folder.file beginnen. Diese Variablen identifizieren die richtige Datei für jeden Workflow, wenn Sie eine einzelne Datei aus einem Ordner herunterladen.

Konfigurieren Sie Get List of Files - Download All Files

Dieser Vorgang lädt alle Dateien aus dem gefilterten Ordner herunter. Der Vorgang wird hauptsächlich im Workflow Pre Onboarding | Woche vor den Dokumenten verwendet, um Onboarding-Dokumente zu senden. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie die Projekt-Workflows.

Konfigurieren Sie Get List of Files - Download File v2

Dieser Vorgang ist sowohl mit Get List of Files - Filter & Download Single File als auch mit Get List of Files - Download All Files als deren nächsten Schritt verbunden. Aktualisieren Sie den Vorgang mit dem API-Aufruf Ihrer HR-Plattform, um den Datei-Download zu verwalten.

Abrufen von Daten zu Mitarbeiterabwesenheiten

Der Vorgang Get a list of Who's Out wird in AskHR-Workflows verwendet, um Benutzerfragen wie "Wer ist morgen nicht im Büro?" zu beantworten.

Um diesen Vorgang zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aktualisieren Sie den Vorgang, um den API-Endpunkt Ihrer HR-Plattform aufzurufen, der Daten zu Abwesenheiten abruft.

2. Verwenden Sie die folgenden Variablen, um den Datumsbereich in Ihrer HTTP-Anfrage zu filtern:

   • $llm_response_start_date: Das Startdatum, das das LLM basierend auf der Anfrage des Benutzers auf einer Kommunikationsplattform wie Slack generiert.

   • $llm_response_end_date: Das Enddatum, das das LLM basierend auf der Anfrage des Benutzers auf einer Kommunikationsplattform wie Slack generiert.

ITSM-Plattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine IT-Service-Management (ITSM)-Plattform verwendet, die nicht Jira ist, verwenden Sie die Anweisungen in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu modifizieren.

IT-Onboarding-Tickets erstellen

Um diese Vorgänge für eine andere ITSM-Plattform zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aktualisieren Sie den Vorgang ITSM - Create Task in JIRA, um den API-Endpunkt Ihrer ITSM-Plattform zu verwenden.

2. (Optional.) Ziehen Sie in Betracht, diese gängigen Variablen im Vorgang zu verwenden, um Konsistenz zu wahren:

   • $it_laptopChoice_list: Die Laptopwahl des neuen Mitarbeiters.
   • $it_application_list: Die Liste der bereitzustellenden Anwendungen.
   • $it_gSuite_list: Die Liste der bereitzustellenden Google Workspace-Dienste.
   • $newHire_department: Die Abteilung des neuen Mitarbeiters.
   • $newHire_region: Die Region des neuen Mitarbeiters.

3. Stellen Sie sicher, dass Ihre Operation die Variable $newHire_itTicket mit der IT-Ticket-URL aus der API-Antwort befüllt.

Abrufen von laufenden IT-Tickets

Die Operation Search ITSM Issue ruft laufende IT-Onboarding-Tickets ab. Diese Operation wird als Teil des First Week | In-progress IT Tickets Workflows ausgeführt.

Um diese Operation für eine andere ITSM-Plattform zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Aktualisieren Sie die Operation Search ITSM Issue, um den API-Endpunkt Ihrer ITSM-Plattform zum Abrufen laufender IT-Onboarding-Tickets zu verwenden.
2. Öffnen Sie die Transformation GET IT Newhire In-progress tickets - to Common Model IT Ticket Schema, um das Quellschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen abzuschließen.

Wissensmanagement-Plattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Wissensmanagement-Plattform als Confluence verwendet, nutzen Sie die Anleitungen in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu modifizieren.

Abrufen von IT-Onboarding-Inhalten

Die Operation AskHr - Get IT Onboarding Content ruft Inhalte von Ihrer IT-Onboarding-Dokumentationsseite ab. Der KI-Agent verwendet diese Inhalte, um IT-bezogene Fragen im Slack-Bot zu beantworten. Diese Operation verwendet die Projektvariable confluence.base.url.

Um diese Operation für eine andere Wissensmanagement-Plattform zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. (Optional) Fügen Sie im Abschnitt Projektvariablen eine Variable für die Basis-URL Ihrer Plattform hinzu.

2. Aktualisieren Sie die Operation AskHr - Get IT Onboarding Content, um den API-Endpunkt Ihrer Plattform zu verwenden.

3. Aktualisieren Sie die Transformation der Operation, um dem Antwortschema Ihrer Plattform zu entsprechen.

4. Stellen Sie sicher, dass Ihre Operation die Variable $it_onboarding_content mit den abgerufenen Inhalten befüllt. Der KI-Agent verwendet diese Variable in einem LLM-Prompt, um Benutzerfragen im Slack-Bot zu beantworten.

CSV-Vorlagen

CSV-Vorlagen sind ein Kernbestandteil dieses Projekts. Die Vorlagen ermöglichen Workflows, die Dateien analysieren und angepasste Emails sowie IT-Tickets generieren. Während Sie die Daten in diesen Vorlagen für Ihr Unternehmen anpassen können, müssen Sie, wenn Sie die Struktur der Vorlage ändern, die zugehörigen Prompts aktualisieren.

Die folgenden Operationen enthalten Eingabeaufforderungen, die für spezifische CSV-Vorlagendateien entworfen wurden:

Wenn Sie die Struktur einer CSV-Vorlagendatei ändern, aktualisieren Sie die entsprechende Eingabeaufforderung, um der neuen Struktur zu entsprechen.

Formulareinreichungsplattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Formulareinreichungsplattform als Google Forms verwendet, nutzen Sie die Anweisungen in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu ändern.

Der KI-Agent verwendet ein Formular, um Informationen für den Start des ITS Calls Workflows zu sammeln.

Um den KI-Agenten so zu konfigurieren, dass er eine andere Formularplattform verwendet, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Konfigurieren Sie Ihr Formular so, dass Benutzerdaten an die Jitterbit benutzerdefinierte API gesendet werden.

2. Öffnen Sie die Formularantwort in das gemeinsame Mitarbeiterschema-Transformation, um das Quellschema zu aktualisieren und die Feldzuordnungen abzuschließen.

Datenlagerplattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Datenlagerplattform als Cloud Datastore verwendet, nutzen Sie die Anweisungen in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu ändern.

Der KI-Agent verwendet Cloud Datastore, um entworfene Willkommens-Emails und Email-Adressen von Kandidaten zu speichern. Das Datenspeicher ermöglicht das Einfügen, Abfragen und Löschen von Datensätzen. Sie benötigen die gespeicherte Email-Adresse des Kandidaten, um die Willkommens-Email nach der Genehmigung durch den Manager zu senden.

Um den KI-Agenten so zu konfigurieren, dass er eine andere Datenplattform verwendet, aktualisieren Sie die folgenden Operationen:

Speichern von Daten zur Willkommens-Email

Die Operation Datastore | Insert Welcome Email fügt die folgenden Daten in den Datenspeicher ein:

Löschen von Daten zur Willkommens-Email

Die Operation Datastore | Delete Welcome Email entfernt Datensätze, nachdem die Email an den Kandidaten gesendet wurde oder wenn der Manager die Entwurf-Email ablehnt.

Konfigurieren Sie die Operation so, dass sie die interne Datensatz-ID aus der Variable $dataStore_item_id akzeptiert. Die Operation enthält Protokollanweisungen, um die Löschung zu verfolgen:

WriteToOperationLog("------------------------------");
WriteToOperationLog("Deleting Key: WE-" + $dataStore_Key + " With itemID: " + $dataStore_item_id);
WriteToOperationLog("------------------------------");
$dataStore_item_id

Die Abfrageoperation ruft den Wert $dataStore_item_id ab, der den zu löschenden Datensatz identifiziert.

Kommunikationsplattformen

Wenn Ihr Unternehmen eine andere Kommunikationsplattform als Slack verwendet, nutzen Sie die Hinweise in diesem Abschnitt, um Ihr Projekt zu modifizieren.

Der KI-Agent verwendet Slack für IT-, HR- und Managerbenachrichtigungen sowie für alle Benutzerinteraktionen.

Konfigurieren Sie den eingehenden Ereignishandler

Konfigurieren Sie Ihre Kommunikationsplattform so, dass Benutzeranfrageereignisse an die Jitterbit benutzerdefinierte API gesendet werden. Der PlatformBot | Inbound Event-Betrieb empfängt diese Ereignisse und löst die Kette von Operationen aus, die Benutzer Nachrichten verarbeiten.

Aktualisieren Sie die Projektvariablen

Aktualisieren Sie die folgenden Projektvariablen, um mit Ihrer Kommunikationsplattform übereinzustimmen:

Validieren Sie Plattformnachrichten

Der Validate Platform Message-Betrieb überprüft, ob eingehende Nachrichten von einem Endbenutzer und nicht vom Bot selbst stammen, und extrahiert Variablen für die spätere Verwendung.

Konfigurieren Sie Ihren Betrieb, um die folgenden Variablen zu befüllen:

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemata der Transformation, um mit der API Ihrer Kommunikationsplattform übereinzustimmen.

Benachrichtigungsnachrichten senden

Die Operation Post Notification Message to Channel sendet Nachrichten oder Antworten an Plattformkanäle.

Konfigurieren Sie Ihre Operation, um die folgenden Variablen zu verwenden:

Wenn $platform_thread_ts einen Wert enthält (größer als 0), sendet die Operation die Antwort an diesen Thread. Andernfalls sendet die Operation eine neue Nachricht an den Kanal. Konfigurieren Sie diese Logik in Ihrer Transformationszuordnung:

if($platform_thread_ts > 0, $platform_thread_ts)

Aktualisieren Sie die Quell- und Zielschemata der Transformation, um mit der API Ihrer Kommunikationsplattform übereinzustimmen.

Gesprächsverlauf abrufen

Die Operation Conversation History ruft die letzten fünf Nachrichten im Gesprächsverlauf ab und ordnet die Nachrichten dem gemeinsamen Zielschema common_conversation_history_schema.json zu.

Das Zielschema enthält einen Knoten thread_latest_reply, der die neueste Antwort in einem Thread darstellt. Dieser Knoten wird mit Variablen aus der Operation Validate Platform Message gefüllt.

Aktualisieren Sie das Quellschema der Transformation, um mit der API Ihrer Kommunikationsplattform übereinzustimmen.

Schreibindikator senden

Die Operation Post Typing to Channel sendet einen Schreibindikator an den Kanal.

Konfigurieren Sie Ihre Operation, um die folgenden Variablen zu verwenden:

Wenn $platform_thread_ts einen Wert enthält, sendet die Operation den Schreibindikator an diesen Thread. Andernfalls wird der Indikator an den Kanal gesendet. Konfigurieren Sie diese Logik in Ihrer Transformationszuordnung:

if(Length($platform_thread_ts) > 0, $platform_thread_ts, unmap());

Aktualisieren Sie die Quell- und Ziel-Schemas der Transformation, um mit der API Ihrer Kommunikationsplattform übereinzustimmen.

Löschen des Schreibindikators

Die Operation Delete Message entfernt den Schreibindikator aus dem Kanal, nachdem der Bot seine Antwort gesendet hat.

Konfigurieren Sie Ihre Operation, um die folgenden Variablen zu verwenden:

Aktualisieren Sie die Quell- und Ziel-Schemas der Transformation, um mit der API Ihrer Kommunikationsplattform übereinzustimmen.

Benutzer-Email anhand der Benutzer-ID abrufen

Die Operation Get User Email by UserId ruft die Email-Adresse eines Benutzers anhand seiner Benutzer-ID ab.

Konfigurieren Sie Ihre Operation, um die folgenden Variablen zu verwenden:

Aktualisieren Sie die Quell- und Ziel-Schemas der Transformation, um mit der API Ihrer Kommunikationsplattform übereinzustimmen.

Benutzerinformationen anhand des Namens abrufen

Die Operation Get UserID & Email by Name and Surname ruft die Email-Adresse und die Benutzer-ID eines Benutzers anhand seines vollständigen Namens ab.

Konfigurieren Sie Ihre Operation, um die folgenden Variablen zu verwenden:

• Anfrageschema

  Variable	Beschreibung
  $slack.bot.user.token	Authentifizierungstoken

• Antwortschema

  Die Operation füllt die folgenden Variablen aus:

  Variable	Beschreibung
  $platform_email	Email-Adresse des Benutzers
  $platform_userID	Benutzer-ID

Die Operation vergleicht den vollständigen Namen des Benutzers von Ihrer Plattform mit entweder $llm_response_manager_full_name oder $newHire_fullName, um den richtigen Benutzer zu finden. Aktualisieren Sie diese Logik, um der Datenstruktur der Benutzer Ihrer Plattform zu entsprechen:

pass = false;
real_name = json$get_response$item.members$item.profile$real_name$;
if($llm_response_manager_full_name == real_name || $newHire_fullName == real_name,
  pass = true;
  WriteToOperationLog("We found a matching slack user for: " + $llm_response_manager_full_name + " " + $newHire_fullName);
);
//pass = true;
Pass

Aktualisieren Sie die Quell- und Ziel-Schemas der Transformation, um mit der API Ihrer Kommunikationsplattform übereinzustimmen.